Технология закупок товаров. Организация коммерческих сделок

Технология закупок товаров. Организация коммерческих сделок. Под закупками понимается приобретение товаров и услуг. Они, таким образом, являются частью производственных функций наряду с внутренней производственной деятельностью, сбытом, финансированием и управлением.

В зависимости от положения на рынке закупки могут иметь различное значение. Рыночная экономика товары имеются в наличии в любое время и в неограниченном количестве, т.е. предприятие имеет возможность свободного выбора поставщиков. Здесь необходимо развивать инструментарий, который позволит выбрать из альтернативных предложений наиболее благоприятные и лучшие. Дефицитная экономика Если товары не имеются в наличии в любое время и их количество ограничено, то предприятие оптовой торговли должно активно работать над организацией поставок от производителей.

Должен быть разработан инструментарий, с помощью которого предприятие торговли могло бы выделиться среди конкурентов в соревновании за приобретение товаров, имеющихся на рынке в недостаточном количестве. В специфической ситуации дефицита закупка товаров является важным вопросом существования для каждого предприятия торговли.

Необходимо, что бы руководство предприятия оптовой торговли проводило активный поиск путей получения товаров для торговли. Цель торговли - стать хозяином положения, т.е. неотъемлемым элементов цепочки прохождения товара от производителя до потребителя. Для достижения этой цели торговля должна выступать партнером производителя, который может помочь в достижении максимального сбыта производимых им товаров на основе договорных отношений. Вся деятельность на рынке закупок определяется понятием маркетинг закупок.

В настоящее время в России ее можно рассматривать как элемент при создании эффективного предприятия оптовой торговли. Ниже будут показаны цели, отдельные шаги и организация маркетинга закупок, которые надо понимать как общее руководство к действию. Целью маркетинга закупок является выявление необходимых товаров в нужном количестве, необходимого качества, в нужное время и в нужном месте. При этом, разумеется, следует учитывать, что приобретенные товары к тому же должны соответствовать спросу на рынке сбыта.

С одной стороны существует товарный поток от производителей через торговлю к потребителю, с другой стороны поток информации от потребителя через торговлю к производителю. В итоге должна быть достигнута согласованность обоих потоков. В этом процессе торговля играет решающую роль. Детальное изучение потребностей потребителей является основой и исходным пунктом эффективной торговой деятельности. Следующим шагом является нахождение источников приобретения товаров для удовлетворения существующих потребностей.

При этом следует стремиться к установлению постоянных связей. Но может сложиться ситуация, когда на рынке закупок не удается найти товары, способные удовлетворить соответствующий спрос. В этом случае предприятие торговли может творчески подойти к вопросу и само разработать новый продукт. Создание нового продукта может происходить, с одной стороны, в кооперации с производителем, с другой стороны, оптовая торговля может сама закрыть бреши на рынке, организуя собственные предприятия.

В обоих случаях, во-первых, важно найти благоприятные источники получения товаров. Во-вторых, важное значение имеет обеспечение долгосрочной надежности поставщиков. Для успешного выполнения задачи закупок товаров рекомендуется комплексный подход. Процесс закупок происходит в несколько этапов, которые в идеальном случае следуют друг за другом. 1. Определение потребностей - анализ ситуации, определение цели 2. Анализ источников закупок, исследование рынка закупок 3. Отбор источников закупок 4. Аквизиция - использование инструментов маркетинга закупок 5. Переговоры по поводу условий разговоры при заключении общего договора, текущие в рамках текущего договора 6. Размещение заказов 7. Контроль за поступлением товаров На каждом этапе осуществляется текущий контроль и проверка.

Своевременное и точное выявление потребностей служит существенной предпосылкой для возможностей своевременных закупок требуемых товаров в необходимых количествах и нужного качества.

Если потребность в товарах была оценена слишком высоко, то в следствии этого возникают залежи, т.е. запасы товаров на складе, которые нельзя продать или можно продать с убытком. Если потребность оценена слишком низко, заказывается мало товаров, а значит и запасы слишком малы. Оборот поэтому меньше, чем мог быть. Кроме того, раздосадованные покупатели могут обратиться к конкурентам, т.е. возникают потери сбыта. Аналогичная ситуация возникает, если качество товаров, требуемое покупателем, оценено неверно.

Основанием для определения спроса могут быть - запросы и поступление заказов от покупателей предприятий розничной торговли, общественного питания - регулярные опросы, которые могут проводиться среди определенного круга покупателей малая выборка - доклады собственных сотрудников продавцов, командированных - доклады агентов по сбыту торговых представителей, уполномоченных торговых маклеров - статистика по сбыту статистика по продаже, которая дает справки о предыдущем обороте, а также обороты по отдельным группам товаром или товарам по большей части по областям сбыта и группам покупателей - доклады о состоянии рынка, биржевые доклады, доклады о ярмарках, публикации в специальных журналах - систематическое исследование рынка После того, как предприятие оптовой торговли определит, каким ассортиментом оно хочет заниматься, следующим шагом должно стать определение поставщиков, у которых можно приобрести желаемые товары. Если должны быть закуплены новые товары, то при любых обстоятельствах необходимо получить информацию о возможных источниках закупок.

Но и тогда, когда предприятие имеет определенных поставщиков уже длительное время, есть смысл поискать других поставщиков, получить сведения об их предложении и сравнить их с имевшимися до сих пор. Закупка товаров всегда в одних и тех же источниках из соображения привычки или удобства может стоить дорого.

Предварительный выбор источников закупок. Если имеется потребность в определенных товарах, то получатель сначала должен определить, у каких поставщиков если их на рынке несколько, он хотел бы получить товар.

Этот предварительный выбор покупатель делает не только на основании сведений о том, какой поставщик, по опыту, поставляет товары по самым благоприятным ценам. Определяющим является то, какой поставщик предлагал наиболее короткие сроки поставок и нужное качество товаров. Другим важным критерием при принятии решения является надежность поставщика.

Внутренняя информация. Если товары, которые необходимо закупить, прежде уже однажды закупались, то источники закупок известны. Поэтому необходимая информация может быть получена на предприятии. Для правильной организации сбора информации внутри предприятия необходимо организовать систему корпоративного знания. Внешняя информация Если необходимо найти новых поставщиков, например. С целью сравнения условий прежних поставщиков с условиями еще неизвестных или если предприятие не удовлетворено прежними поставщиками, или если есть необходимость в получении не закупавшихся прежде товаров, то информация об источниках закупок должна быть получена извне.

Всю документацию, все учреждения и мероприятия, служащие выявлению новых источников закупок поставщиков, называют источниками информации. При этом необходимо различать первичные, и вторичные источники информации. Первичные источники информации Информация необходимая для осуществления закупок, получается прямо, непосредственно на рынке закупок.

Первичными источниками информации являются - письменная информация, телефонные запросы или личные переговоры с поставщиками и покупателями - посещения ярмарок, выставок и товарных бирж - отчеты о командировках закупщиков и сбытовиков, а также самостоятельных посредников по сбыту - осмотр предприятий поставщиков и покупателей - сообщения о тестировании для закупок и продаж. Вторичные источники информации В этом случае не проводится специального сбора сведений, а данные, полученные для других целей, оцениваются с точки зрения проблемы закупок.

Вторичными источниками информации являются - статистика товарооборота и розничных оптовых цен - адресные книги, отраслевые справочники, путеводители по закупкам, каталоги и проспекты по продажам - специальные книги и журналы - рыночные и биржевые бюллетени - отчеты о деятельности фирм - каталоги ярмарок - ежедневные экономические газеты - копии заказов и доклады о посещениях - публикации торговых палат - сведения о зарубежном опыте.

Отбор источников закупок После того как предприятие составило обзор возможных источников закупок, выбираются те, которые в наибольшей степени соответствуют требованиям предприятия. Критериями оценки являются прежде составленные - требования к потребительским характеристикам продукции - сроки поставок - упаковка - логистика - срок платежа - качество товаров - надежность поставщика Кроме того, необходимо оценить готовность поставщика к кооперации на длительную перспективу.

Возможно, что, поставщик, ориентирует свое производство на определенные потребности предприятия оптовой торговли. Последнее, таким образом, может оказывать влияние на предложение товаров со стороны производителя, что бы мог быть составлен оптимальный для оптовой торговли ассортимент. Если предприятие оптовой торговли выбрало определенных поставщиков, оно должно сделать следующий шаг поставщики должны быть приобщены к сотрудничеству, их надо убедить сотрудничать с данным предприятием оптовой торговли.

Использование аквизиция источников закупок инструменты маркетинга закупок. Совершенно очевидно, что при закупке товаров выигрывают те предприниматели в сфере оптовой торговли, которые предложат производителю наилучшие условия сделки. Но хорошая сделка, в зависимости от индивидуально масштаба, может иметь различный характер, и ее оценка не должна ориентироваться на исключительную цену. Производитель оценивает различные факторы по тому, какие из них способствуют достижению цели его предприятия.

Целями производителя могут быть - получение прибыли - обеспечение ликвидности - расширение оборота - создание межрегионального рынка сбыта. При этом во внимание принимаются следующие факторы - гарантированность и перспективность каналов сбыта - размещение новой продукции на рынке - условия транспортирования - анализ сбыта - условия складирования. Задача торговли при заключении сделки в том, чтобы предложить производителю такую закупку, которая помогла бы последнему в выполнении поставленных перед ним целей.

Инструменты, которые могут служить для выполнения этой задачи, показаны ниже. При этом в зависимости от ситуации на рынке необходимо решить, нужно ли для достижения успеха использование этих инструментов и при этом стать лучше конкурентов и достичь сотрудничества. Важным инструментом в рамках маркетинга закупок является политика цен и оценка объемов заказа товаров, поскольку они непосредственно определяют прибыль производителя.

Вряд ли можно привести боле убедительные аргументы при продаже, чем хорошая цена, которая должна иметь важнейшее значение. Но поскольку прибыль является разностью между ценой и издержками, оценка объемов закупок является отправным пунктом с точки зрения издержек. Многие виды издержек возникают не по отношению к отдельным товарам, а в связи с заказом так называемые фиксированные издержки заказа. Примером могут служить издержки обработки заказа в управлении, расходы на визиты агентов к покупателям, банковские сборы, издержки на транспортировку и т.д. Для этих статей расходов характерно то, что они редко имеют одинаковую величину не зависимо от того, охватывает заказ один продукт или десять.

Кроме того, мощности производителя при больших объемах заказов загружаются равномерно, возможно долгосрочное планирование производства, в результате чего достигается экономия издержек. Вследствие этого, производители, как правило, предпочитают таких покупателей, которые заказывают большие объемы продукции даже по более низким ценам.

Инструментом маркетинга закупок для оптовой торговли является, таким образом, большие объемы закупок. Этого можно достичь путем концентрированного размещения заявок у немногих производителей. Другой возможностью является создание несколькими предприятиями оптовой торговли закупочного объединения, в результате чего в зависимости от величины этого объединения по обстоятельствам могут достигаться большие объемы закупок. Однако нельзя забывать, что большие объемы закупок могут повлечь за собой проблемы, например, большие издержки на хранение или не рентабельность вложенных средств.

При повышении объемов закупок необходимо стремиться к развитию таких сделок, как получение товаров розничной торговлей по указанию оптовой торговли транзитом. При такой закупке товары заказываются оптовой торговлей, поставка осуществляется непосредственно розничной торговле. Оформление счетов-фактур происходит через оптовую торговлю. Эта форма имеет то преимущество, что в результате объединения предприятий розничной торговли для закупок улучшаются условия закупки, а путь следования товаров при прямой поставке упрощается. Следующая форма сотрудничества между оптовой торговлей и производителем - это товарная политика.

Оптовая торговля в системе сбыта стоит ближе к потребителю и через розничную торговлю имеет гораздо более тесные контакты с рынком, чем производитель. Этот рыночный ноу-хау может представлять интерес для производителей при разработке новой продукции или приспособлений имеющейся продукции к требованиям рынка. Оптовая торговля может, например, дать импульс с точки зрения качества, упаковки, или также маркировки какого-либо продукта.

На основе систематического исследования рынка может быть получена информация, имеющая большую ценность и для предприятия оптовой торговли. На основе плодотворного сотрудничества в этой области оптовая торговля может привязать к себе производителя на длительный период, поскольку последний зависит от информации из этого источника. Крупные предприятия могут также дать по собственной инициативе поручение производителю на производство какого-либо продукта с точно определенными свойствами.

Эти товары, как правило, продаются под торговой маркой предприятия торговли. Первым инструментом привязки производителя к оптовой торговле является проведение предприятием оптовой торговли мероприятий по содействию рекламе и продаже. Это может происходить, скажем, в рамках особых информационных мероприятий или рекламы.

Так, их целью может быть поддержка при проникновении на рынок или введение новых продуктов на рынок. При этом оптовая торговля может приготовить на своем предприятии мощности для фасовки и освободить производителя от этой работы например, упаковка муки в расфасовке, удобной для домашнего хозяйства. Привязка производителя к оптовой торговле может происходить путем кооперации вплоть до переплетения капитала обоих предприятий. Возможно участие предприятия оптовой торговли в предприятии-производителе и наоборот или обмен капиталами и паями.

Таким образом, возникает взаимная заинтересованность в успехе коммерческого партнера. Предпринимаются попытки найти оптимальное решение. Описание инструментов политики закупок ясно показывает, что речь идет не об изолированных элементах. Их взаимосвязь является основой того, что эти инструменты редко используются изолированно, а большей частью применятся их комбинацией. Путем их соединения можно достичь большего результата, чем можно было бы ожидать при простом суммировании воздействия отдельных инструментов.

Какова должна быть комбинация для достижения оптимального результата в каждом отдельном случае, в общем и целом сказать нельзя, поскольку в каждом случае преследуются различные цели. Вдобавок с течением времени меняется влияние факторов среды, что делает необходимым текущий критический контроль используемого инструмента на каждом предприятии. В заключении необходимо сказать, что очень важны личные контакты между коммерческими партнерами.

При долгосрочном сотрудничестве необходимо создание отношений доверия. Когда достигнуто принципиальное соглашение между производителем и потребителем по поводу сотрудничества, следует наиболее жесткий и наиболее трудный момент в маркетинге закупок переговоры по поводу условий договора. Здесь необходимо обговаривать конкретные условия и способы платежа, на основе которых будут осуществляться поставки. Следует рассмотреть две возможности.

Долгосрочная привязка поставщика в форме периодических поставок в рамках основного договора - это первая возможность. Обе стороны выражают волю к долгосрочному сотрудничеству и определяют рамки и условия этого сотрудничества. В первую очередь это касается цен и условий поставок. Каждый участник договора принимает на себя определенные права и обязанности, которые необходимо выполнить. В рамках договоренностей об условиях проводятся отдельные поставки, которые могут осуществляться уже без крупных отдельных соглашений и отдельных договоров.

В результате привычности отдельных отношений возникают эффекты рационализации, ведущие к меньшим издержкам при закупках. Кроме того, гарантируются постоянные контакты с покупателями на основе стабильных связей. Следует отметить, что соглашения такого рода имеют и недостатки. Здесь сужаются сфера принятия решений и гибкость предприятия оптовой торговли. В зависимости от обстоятельств в рамках договора возможно в отдельных соглашениях обговорить особые условия например, для особенно больших объемов закупок или при проведении рекламных акций. Второй формой поручения являются отдельные сделки от случая к случаю. В этом случае обговаривается и заключается договор по конкретной поставке.

В этом договоре обговариваются, как правило, все частности. Большей гибкости в данном случае в качестве недостатка обычно противопоставляются худшие условия закупок, а также проблематичность регулярного и долгосрочного доступа к товарам.

В ситуации дефицитной экономики и недостатка товаров именно надежность закупок должна иметь приоритет для оптовой торговли. Целью менеджмента торговли, поэтому, должно стать заключение долгосрочных основных договоров с поставщиками, которые гарантируют надежное распоряжение товарами. Размещение заказов Размещение заказов завершает процесс закупок. После предварительного определения условий речь идет о формальном акте конкретного заказа товара. При уже имеющихся отношениях по поставкам особенно важно, чтобы имелись простые, быстрые методы, позволяющие без осложнений осуществлять сделки, например, факс или телефон.

Контроль за поступлением товаров После размещения заказа происходит поставка товаров предприятию оптовой торговли. При этом контроль за поступлением товаров должен гарантировать своевременное осуществление поставок товара заказанного вида, в нужном количестве и соответствующего качества. Отдельные шаги таковы. Сначала прием товара, который должен быть проверен на соответствие по количеству и качеству.

Поставленный заказ должен быть сопоставлен с заказом и данными в накладной. Возможные рекламации должны быть безотлагательно направлены поставщику. Если поставка осуществлена корректно, то должен быть осуществлен платеж, если он не был произведен ранее. При устойчивой валюте платеж, как правило, производится по истечении срока платежа. Тщательное проведение контроля за поступлением товара является весьма сложной составной частью процесса закупок, поскольку на этой стадии производится контроль выполнения договора, или должна быть покрыта возможная недостача.

Под организацией производственных процессов понимают пространственную и временную организацию деятельности на предприятии. Рисунок 1. Общая схема технологических потоков Таким образом, предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком договора осуществляется поставка товара на склад.

На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товар, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар. После этого товар отправляется к месту хранения. На полученные заказы от покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе производится подсортировка заказа и погрузка.

После чего товар доставляется в магазины. Приемка товара в розничной точке производится по той же схеме, что и на складе. Покупатель принимает товар или его часть. Не годный товар не принимается или заменяется. 1.4. Организация договорных связей с поставщикамиОрганизация договорных связей с поставщиками в ООО Фламинго состоит из следующих стадий Определение потребности в материале Выбор поставщиков Обработка заказов Контроль выполнения условий договора Поступление материала Оприходование материала Контроль счетов Определение потребности в материале Определение потребности в материале включает следующие этапы - Определение потребности в материале. -Подготовка заявки на материал. -Оформление заявки на материал. -Согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ Планирования Потребности в Материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Подготовка заявки на материал Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов -Обычная консигнация - Производство -Поставка третьему лицу -Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки. Оформление заявки на материал В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала.

Заявки бывают следующих видов -Обычная консигнация -Производство -Поставка третьему лицу -Перемещение запасов. В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов. Согласование заявки на материал На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита визы в определенном месте бланка заявки.

Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал. Выбор поставщиков Данная стадия состоит из следующих этапов -Подготовка списка возможных поставщиков. -Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал. -Выбор поставщиков. Подготовка списка возможных поставщиков На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса на материал Данная стадия состоит из следующих этапов -Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками. -Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал. - Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками. На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть -Традиционная почта -Средства факсимильной связи -Электронная почта -Личная доставка представителем Исполнителя Заказчика Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал.

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки Отправка запроса возможным поставщикам Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться -Традиционная почта -Факсимильная связь -Электронная почта -Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам. На основании записей об отправке запроса сделанных при его отправке и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах. Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Данная стадия состоит из следующих этапов -Получение предложений от возможных поставщиков -Согласование полученных предложений -Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков - Выбор наиболее подходящих поставщиков. Регистрация получения предложений от возможных поставщиков. При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу.

Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. Согласование полученных предложений от возможных поставщиков. При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации Регистрация получения предложений от возможных поставщиков. При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке.

Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. Выбор наиболее подходящих поставщиков. На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков. Обработка заказа.

На данной стадии выполняются следующие этапы -Оформление и отправка заказа -Выполнение обязательств по оплате заказа. Оформление и отправка заказа. На данном этапе производятся следующие операции -Подготовка заказа -Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком -Оформление или продление договора с поставщиком -Оформление заказа - Отправка заказа выбранному поставщику -Регистрация отправки заказа.

Подготовка заказа. При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны -Идентификационный номер заказа -Дата отправления заказа. -Идентификатор заказываемого материала или группы материалов -Краткое описание заказываемого материала или группы материалов - Выбранные условия поставки. Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

Проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком. На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления. Оформление или продление договора. На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа. При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано -Идентификационный номер заказа -Дата отправления заказа. -Идентификатор заказываемого материала или группы материалов - Краткое описание заказываемого материала или группы материалов -Выбранные условия поставки. Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново. Отправка заказа выбранному поставщику.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться - Традиционная почта -Факсимильная связь -Электронная почта -Личной доставкой представителем. Регистрация отправки заказа поставщику. При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге. Выполнение обязательств по оплате заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы -Получение инвойса в соответствии с заказом. -Согласование полученного инвойса - Выполнение обязательств по оплате заказа. -Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате. -Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке Получение инвойса счета-фактуры в соответствии с заказом.

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные - Идентификационный номер инвойса -Дата отправки инвойса -Идентификатор заказываемого материала или группы материалов -Количество материала -Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета Согласование полученного инвойса счета - фактуры. В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате. На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправка уведомления о выполнении обязательств по оплате. Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке. Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку поставку материала, согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны. Контроль выполнения условии договора по поставке материала.

На данной стадии производятся следующие этапы -Отслеживание местонахождения груза материала в процессе доставки -Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза материала в процессе доставки. На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза материала в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки. Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику. Поступление материала. На данной стадии производятся следующие процедуры -Организация приёма груза в установленном месте -Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком. -Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Организация приёма груза в установленном месте. В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз материал по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза. Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными поставщиком. После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

Выставление претензий в соответствии с невыполнением отдельных условий договора. В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными невыполнением и условий договора или отклонениями от них. Оприходование материала.

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные -Идентификатор материала - Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка. -Количество -Краткое описание материала -Цели закупки Внутреннее или внешнее потребление. Контроль счетов.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса. Задачами закупок для предприятия, снабжающего розничных торговцев продуктами питания являются - исследование рынка формирование ассортимента ценовая политика организация доставки товаров политика в области коммуникаций.

В целом технология проведения закупок на ООО Фламинго осуществляется следующим образом. Поиск новых поставщиков и поддержание связи с ними осуществляется агентами. В обязанности агента входит находить поставщиков, разносить бланки заказов, принимать заказы. Для того, чтобы агенты не пересекались у одних и тех же поставщиков по карте города обозначены районы, в каждом из которых работает только один агент. Всего районов порядка 30. Каждому агенту выделено по 2-4 района.

Количество районов зависит от насыщенности поставщиками. Состояние коммерческой работы агентов Таблица 2 Месяц Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Количество агентов 13 20 19 13 8 Объем заказов 507941 545844 389985 373973 92340 Заказов на 1 агента 39 072 27 292 20 526 28 767 11 543 Зарплата агентов 15 238 16 375 11 700 11 219 2 770 После заключения договора делается заказ по телефону или непосредственно через агента. Т.к. ассортимент планируется менять, то агент регулярно должен заносить бланки заказов поставщику.

После получения заказа доставка осуществляется либо на следующий день, либо на день, специально назначенный. В отделе выписки подготавливают документы для экспедиторов с вечера. Утром экспедиторы получают груз у поставщика и развозят по складам. При приемке предприятие может отказаться от части или всего товара, если товар не удовлетворяет требования по количеству и качеству. В этом случае товар заменяется на следующий день или довозится, или предприятию возвращаются деньги.

Оптимальная организация работы с поставщиками является залогом успеха фирмы на рынке. Поэтому закупками на торговом предприятии занимается специальный отдел. 1.5. Документальное оформление коммерческой сделкипри закупке товаровДля функционирования торгового предприятия, как и любой другой организации, необходимо документальное оформление результатов своей деятельности. Для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен соответствовать требованиям законодательства.

Документ должен содержать достоверную и аргументированную информацию в виде текста, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа должен быть представлен в форме сплошного связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей в первой части указывается основание составления документа, во второй - излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов составных частей и стабильный порядок их распределения - наименование организации - автор документа - указание вида документа - заголовок - адрес - дату документа - индекс документа - текст - визы - подпись - отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Принимая во внимание специфику торгового дела предприятия, законом предусмотрены следующие обязательные виды документов организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между предприятиями.

Организационно-правовые документы - это документы, необходимые для открытия предприятия, его функционирования в соответствии с законом.

Сюда относятся свидетельство о регистрации юридического лица, учредительные документы, устав, разрешения на торговлю, лицензия на определенную торговую деятельность, заключение территориального санитарно-эпидемиологического надзора, заключение пожарной инспекции, иные документы, свидетельствующие о регистрации предприятия в налоговых органах и соответствующих фондах, бухгалтерские балансы, документы, подтверждающие право занимать данную площадь, журнал проверок.

Внутренними документами называются распорядительные, управленческие документы, штатное расписание, приказы, положения инструкции, а также правила, акты, заключения, справки, все формы отчетов, первичные документы, доверенности и трудовые договоры.7 Документы регулирующие отношения между коммерческими организациями - прежде всего хозяйственные договоры. Под хозяйственными договорами следует понимать соглашения, заключаемые между организациями, предприятиями с целью обеспечения их хозяйственной деятельности и выполнения их взаимных обязательств в процессе экономической деятельности. В торговле основными хозяйственными договорами являются договор купли продажи, договор поставки, договор комиссии консигнации, договор аренды, договор складского хранения товаров, договор на техническое обслуживание оборудования.

Наряду с хозяйственными договорами документами являются письма, докладные записки, справки и другие документы.

Оформляющие отношения между партнерами. Договором называется соглашение, заключенное между двумя и более заинтересованными сторонами. Договор регулирует отношения партнеров в осуществление хозяйственной деятельности и определяется как согласие сторон, направленное на установление, изменение либо прекращение обязательств. Договор в дополнении к законодательству может регулировать как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами отношения при условии, что они не противоречат законодательству.

Сторонами договора могут выступать как физические. Так и юридические лица, в том числе государственные учреждения и организации, однако непременным условием является свобода в заключении договора. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом. Если условия договора не определено сторонами или диапозитивной нормой, соответствующие условия определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон. Стороны в праве установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора.

Договор заключается с целью - юридически заключить отношения между партнерами т.е. придать им характер обязательств, выполнение которых защищено законом - определить порядок, способы и последовательность совершения действий партнерами - предусмотреть способы обеспечения обязательств и последствия их невыполнения.

В торговле применяются возмездные договоры - договор, по которому одна из сторон должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей. Договор предполагается возмездным, если из закона, иных правовых актов, содержания или существа договора не вытекает иное. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров не данного вида не установлена иная форма.

Договор заключается посредством направления оферты предложения заключить договор одной из сторон или ее акцепта принятия предложения другой стороной. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашения по всем существенным условиям договора. Существенными являются те условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.

Структура договора включает в себя преамбулу, предмет договора, права и обязанности сторон, условия обеспечения обязательств, а также прочие условия, определяемые сторонами в каждом конкретном случае. На торговом предприятии используются следующие виды договоров Таблица 3 Договор купли-продажи Устанавливает вид, количество, качество товаров, сроки и место передачи товара, сроки и сумму оплаты.

Товар переходит в собственность покупателя в момент, указанный в договоре. Договор поставки Поставщик обязуется поставить товар, учитывая вышеуказанные условиях. Договор комиссии Товар не переходит в собственность комиссионера, он лишь получает процент от заключенных сделок. Договор консигнации Разновидность договора комиссии, но консигнатор выплачивает поставщику по мере реализации товара. При окончании срока, консигнатор обязан выкупить или вернуть товар. Договор товарообмена Стороны договариваются о передаче друг другу определенные по качеству и количеству товары.

Если существует разница в стоимости товаров, то она может быть доплачена. Договор купли продажи - это договор, по которому одна из сторон продавец обязуется передать товар в собственность другой стороне покупателю, а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму цену. Данный вид договора получил широкое применение в торговле, как наиболее соответствующий сути отношений между продавцом и покупателем, которыми могут быть юридические или физические лица индивидуальные предприниматели. В договоре стороны оговаривают количество, ассортимент, качество поставляемых товаров.

Обязанности продавца и покупателя. Покупатель обязан оплатить непосредственно до или после передачи ему продавцом товара. Договором могут быть определены иные сроки оплаты - Оплата товара полностью. В случаях, когда покупатель не исполняет свои обязательства или своевременно не оплачивает товар продавец в праве потребовать оплаты товара и уплаты процентов или возврата товара Предварительная оплата.

В случае не оплаты товара поставщик может не поставлять товар Оплата при продаже товара в кредит. При поставке товара в кредит стороны могут согласовать оплату товара в рассрочку. Если покупатель в срок не производит очередной платеж, то поставщик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возврата товара. В договоре также определяется порядок поставки товара.

Договор поставки - это договор, по которому поставщик или продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в указанный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным и иным подобным использованием. Этот договор, как правило, заключается между производителями и посредниками или производителями и предприятиями розничной торговли.8 Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям - это разновидность договора поставки.

Отличается регулярностью поставок. Договор комиссии - это договор, по которому одна сторона комиссионер обязуется по поручению другой стороны комитента за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. Т.е. это договор на проведение посреднической сделки. Непременным атрибутом договора является то, что товар остается в собственности комитента.

Это дает право комитенту в любой момент вернуть товар. Предметом договора является определение порядка действий каждой из сторон при совершении комиссионных операций. В заключаемых в оптовой торговле договорах комиссии определяются реализация комиссионером товара комитента закупка комиссионером товара для комитента. Количество, качество и ассортимент товаров определятся, как и в договоре купли-продажи. Договор о передаче товара на консигнацию.

Это разновидность договора комиссии. Консигнант поставляет товар на консигнационный склад консигнатора с целью демонстрации и продажи. Причем консигнатор предоставляется исключительное право представительства на договорной территории. В этом договоре оговаривается срок, за который товар должен быть продан. Не выкупленный товар возвращается консигнанту или выкупается консигнатором. Поставленный товар в течение всего периода консигнации начиная с даты поставки, является собственностью консигнанта.

Консигнатор обязан перевести денежные средства за проданный товар Консигнанту после получения денег от покупателя товара путем перевода причитающихся консигнанту сумм на его расчетный счет. Товарообменные сделки. Особая форма договорных отношений предприятий. Обусловлено прежде всего - необходимостью в расширении ассортимента - расширение рынка сбыта - неудовлетворительное выполнение денежной системой своих функций. Предприятия оптовой торговли в силу своей специфики заключают сделки, предметом которых являются именно товары.

Предметом договора мены является обмен одного товара на другой, причем, обмениваемые товары могут быть как равноценными, так и не равноценными. При неравноценном обмене одна из сторон оплачивает разницу до или после обязанности поставить товар. При заключении договоров касающихся купли продажи, транспортировки, хранения товара необходимо обратить внимание на следующие пункты. Предмет договора - формулировка целей и задач, которых каждая из сторон намерена достигнуть.

Для этого стороны согласуют условия сделки. Условие договора купли-продажи товара считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Количество товара, подлежащего покупателю, предусматривается договором в соответствующих единицах измерения или в денежном выражении. Условие о количестве товара может быть согласовано путем установления в договоре порядка его определения. Качество передаваемого товара должно соответствовать договору.

При отсутствии в договоре условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями. Проверка качества товара может быть предусмотрена законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов или договором. При заключении договора стороны согласуют ассортимент товаров. Если ассортимент в договоре не определен и в договоре не установлен порядок его определения, но из существа обязательства вытекает, что товары должны быть переданы покупателю в ассортименте, исходя из потребностей покупателя, которые были известны продавцу в момент заключения договора, или отказаться от исполнения договора.

Цена товара - покупатель обязан оплатить товар по цене, предусмотренной договором. В договоре указывается возможность изменения цены в течение действия договора. Порядок расчетов - в этом разделе указываются сроки оплаты. В договоре купли продажи плата товара может быть в рассрочку или непосредственно до или после передачи товара.

В договоре комиссии оплата производится после продажи товара покупателю. Обязанности сторон - каждая из сторон берет на себя обязательства, что отражается в договоре в виде их четкого разграничения. В договоре купли продажи продавец обязан передать покупателю товар, указанный в договоре. Если иное не оговорено, продавец обязан передать относящиеся к товару документы сертификат, инструкция. Срок исполнения обязательств определяется в договоре.

Покупатель в свою очередь обязан принять переданный ему товар, за исключением случаев, когда он в праве потребовать замены товара. В договоре комиссии комиссионер обязан исполнять принятое на себя поручение на наиболее выгодных для комитента условиях. Комиссионер отвечает за недостачу, утрату или повреждение находящегося у него имущества комитента. Комитент обязан уплатить комиссионеру вознаграждение указанное в договоре. В договоре консигнации, помимо этого, добавляются варианты действий в случае истечения срока консигнации.

Ответственности сторон - не выполнение одной из сторон какого-либо пункта договора влечет за собой предусмотренные договором штрафные санкции либо прекращение договора и последующее рассмотрение споров в установленном порядке. Форс-мажор - существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, это является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа.

Разрешение споров и применимое право. В этом разделе указывается, каким способом стороны будут решать предполагаемые вопросы. Необходимо также отметить, какие условия следует выполнить до обращения в суд при возникновении разногласий по договору. Порядок отгрузки - устанавливается согласования взаимодействия транспортных служб продавца и покупателя. Особое внимание здесь следует уделить упаковке товара и его сохранности при транспортировке.

В договоре также следует установить момент перехода от продавца к покупателю риска случайной гибели товара. Для функций управленческого и бухгалтерского учетов необходимо определять в договоре момент перехода собственности на товар. Обычно в договорах купли-продажи, поставки, консигнации переход собственности происходит в момент приемки товара покупателем. По договору комиссии перехода собственности не происходит, но ответственность за сохранность товара переданного на комиссию лежит на комиссионере. 1.6.