Организация работы с информацией

Организация работы с информацией. Работа с информацией связана с одной из функций маркетинга на предприятии аналитической.

Определение аналитической функции не означает, что проводится исключительно анализ ситуаций, а включает в себя прежде всего сбор и обработку информации, которая необходима для принятия грамотного, с наименьшей степенью вероятности ошибки управленческого решения. Уместно привести высказывание, сложившееся в среде управленцев Кто имеет информацию, тот владеет ситуацией. Информация складывается из разнородных данных, голых фактов, собранных из всевозможных источников.

На основе информации формируются знания, которые помогают принимать решения и избегать неоправданного риска. Сбор и анализ данных представляет особую трудность для предприятий из-за следующих особенностей экономической ситуации в России отсутствие достоверной и точной информации по многим вопросам и, следовательно, необходимость постоянно проверять ее различными способами большое количество источников информации и полное отсутствие ее структуры отсутствие открытого доступа к информации как официальной, так и коммерческой большая эффективность использования неформальных каналов информации по сравнению с официальными, преобладание в анализе рыночной ситуации качественных методов над количественными.

Поэтому в отсутствие надежной статистики отечественные исследователи вынуждены кроме многократных перепроверок результатов использовать многоступенчатые схемы получения информации. Рассмотрим информационное поле, в графическом виде представленное прямоугольником рис. 3. Информационное поле включает весь объем существующей где-либо и в каком-либо виде информации.

В практической работе доступна только некоторая ее часть, как правило, очень малая по объему, которая на рисунке расположена в правой нижней четверти. Информация, существующая где-либо, но пока недоступная предприятиюДоступная информация Информация, имеющаяся у предприятия, неиспользуемаяИспользуемая информация Рис. 3. Информационное поле. Стрелкой указан вектор направления информационной работы Причина ограниченности имеющейся информации очевидна недостаток денег на ее получение, неразумность организации работы, постоянный цейтнот, ее разобщенность, разрозненность и т.д. Очевидно стремление расширить область доступности информации, поднять разделяющую планку вверх. Однако наряду с имеющейся в распоряжении любо го управляющего или отдела маркетинга полезной, нужной, значимой информации всегда есть огромный массив информации бесполезной, устаревшей, неважной, которая, загромождая ценную информацию, делает просеивание и выбор последней еще более сложным.

Условная грань на информационном поле, отделяющая полезную от бесполезной информации, располагается вертикально.

Допустим, что справа от этой грани располагается полезная информация, а слева бесполезная. Специалист, имеющий отношение к принятию решений, согласится с тем, что правая нижняя часть информационного поля в про порциях значительно меньше, чем три другие области.

Вывод из проведенного выше анализа информационного поля очевиден расширить область доступной и полезной информации в направлении указанного на рисунке вектора. Последовательность получения информации следующая 1 сбор и анализ всей имеющейся информации по интересующей проблематике 2 анализ требующейся для принятия решения информации 3 ранжирование требующейся информации по степени важности 4 оценка сложности получения информации и требуемых для этого денежных, временных, людских и прочих ресурсов 5 определение границ собираемой информации, т.е. на каком этапе работы можно остановиться.

Объем получаемой информации напрямую связан с затратами, необходимыми для ее получения. Графически это выглядит как логарифмическая, или экспоненциальная, зависимость рис. 4. К сожалению, не всегда удается заранее определить, на каком этапе происходит насыщение объема информации, дальше которого эффективность используемых ресурсов снижается 6 если хотя бы раз или два пройти последовательно вышеперечисленные шаги 1 5, то результатом должно стать понимание того, что имеется, и того, что необходимо, т.е. разработка и утверждение строгого перечня а всей имеющейся информации из каких источников получена, кем получена, дата, степень важности для предприятия, степень доступа сотрудников Рис. 4. Вид зависимости объекта получаемой информации от сопутствующих затрат. б необходимой информации, которая должна обновляться и пополняться например, ежедневный утренний курс валют.

У информации, с которой приходится работать сотрудникам предприятий, имеются две очень важные особенности, с которыми необходимо считаться при ее анализе и обработке.

Любая информация, также как и ее источник, имеет определенную степень достоверности, т.е. любая информация обладает качеством недостоверности. Нельзя свято верить одному источнику информации. Нужно искать и находить разные и анализировать их путем сопоставления. Метод совместного анализа информации целесообразно применять тогда, когда существует некоторый набор источников, но ни один из них явно не является приоритетным и надежным.

Наш сегодняшний, да и ближайший будущий рынок именно таков. Отсутствие достоверной количественной информации приводит к тому, что точно определить такие показатели, как объемы суммарных продаж или оказанных услуг, не представляется возможным. Ряд предприятий используют этот метод для оценки разнообразных показателей. Что необходимо и что можно сделать для повышения степени достоверности информации 1. Использование возможно большего количества надежных источников информации, как показано в приведенном выше примере.

Ложь разная, а правда всегда одна несоответствие истине всплывет рано или поздно, не в одном, так в другом месте. 2. Согласование, анализ и взаимное увязывание всех данных. Чтобы определить, какое количество товара продается у конкурента в соседней булочной, следует определить количество машин, завозящих хлеб, их примерный вес и примерную степень загрузки, сколько наименований продукции имеется в продаже, какова посещаемость булочной. 3. Получать данные в определенном интервале времени и сопоставлять их во времени.

Не может быть такого, чтобы предприятие, имея крупный склад, к которому днем и ночью стоит очередь грузовиков, приехавших получать товар, показывало нулевые результаты деятельности.