Организация аналитического учета

Организация аналитического учета. Хотя аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия при принятии управленческих решений.

Синтетический учет может дать ответ на вопрос, каковы обороты, к примеру, по счету 41 Товары. Если же нужна более подробная информация, приходится прибегать к учету аналитическому. Объектами аналитического учета могут быть товары, контрагенты, договора и любые другие объекты. Целью аналитического учета является сбор информации о том или ином объекте аналитики, разбросанной по разным синтетическим счетам. Типичные вопросы, на которые должен дать ответ аналитический учет, могут быть Каковы обороты по каждой ассортиментной группе товаров и по каждому конкретному товару, Каковы обороты по всем товарам, полученным от конкретного поставщика.

В рассматриваемых программах аналитический учет организован совершенно по-разному. Это как раз то, в чем между этими тремя программами существует принципиальная разница. Однако следует отметить, что все три программы позволяют внести в один журнал операций данные о деятельности нескольких предприятий и получить раздельные и консолидированные отчеты хотя степень удобства при этом обеспечивается разная.

Аналитический учет в Инфо-Бухгалтере целиком и полностью базируется на аналитических субсчетах, которые можно создавать. Например, на счете 41 Товары можно создать субсчета для каждого конкретного вида товаров. После этого можно будет определять остатки и обороты по каждому виду товаров. Аналогичным образом можно разбить счет 41 на аналитические субсчета не по товарам, а по поставщикам и получать соответственно остатки и обороты по всем товарам, полученным от конкретного поставщика.

Система простая и интуитивно понятная, но имеющая большие недостатки в том случае, если вам нужно получать аналитическую информацию в нескольких разрезах одновременно. Предположим, вы хотите знать обороты по счету 41 с разбивками по группам товаров и по поставщикам. Такой аналитический учет обычно называется авторами бухгалтерских программ многомерным. Программа Инфо-Бухгалтер с этой задачей справиться не может.

Следует отметить, что аналитический учет, базирующийся на субсчетах, перестает быть сквозным для разных синтетических счетов. Допустим, что надо получить аналитику по каждому из объектов, входящих в основные фонды. Тогда придется создать обширный список субсчетов к счету 01, а затем повторить этот процесс и для счета 02. В итоге, стандартными средствами нельзя будет получить сводную информацию о балансовой стоимости и износе конкретного объекта. Надо обратить внимание на то, что в Инфо-Бухгалтере возможности аналитического учета определяются на этапе построения плана счетов. А внести какие-либо существенные изменения в план счетов в середине отчетного периода, как правило, не представляется возможным.

Эти недостатки несколько сглаживаются тем, что перед построением отчета из всех операций в журнале можно отобрать только те, которые отвечают определенным условиям. Соответственно, при построении отчета только отобранные операции и будут учтены. Кроме того, очень многим бухгалтерам многомерный аналитический учет не нужен. У программы Турбо Бухгалтер аналитический учет является сильной стороной, но организован он несколько непривычно и экзотическим, с точки зрения ортодоксального бухгалтера, способом.

Хотя пользователь может использовать аналитические субсчета, основным средством ведения аналитического учета здесь являются так называемые аналитические признаки условные обозначения видов выполняемых работ, подразделений, товаров, поставщиков и других объектов аналитики. Аналитические признаки могут быть указаны для каждой проводки или операции в качестве комментариев.

Например, для всех проводок, отражающих продажи товаров, можно указывать код товара, с которым производилась операция, наименование поставщика и покупателя, а также номер договора, в рамках которого осуществлялась поставка. Это дает возможность при построении отчетов анализировать остатки и обороты по счету 41 в разрезе любого из вышеперечисленных признаков или любой их комбинации. Разные признаки не зависят друг от друга, одной проводке можно назначить только один аналитический признак, а соседней пять теоретически у одной проводки их может быть несколько десятков.

При необходимости можно заставить пользователя вводить аналитические признаки к определенным счетам в обязательном порядке. При указании аналитических признаков можно использовать справочники товаров, юридических лиц и другие. Можно привести следующий пример если для каждой операции в журнале указывать, с товаром какой группы и от какого поставщика она производится, то появляется возможность разбить обороты по счету 41 на обороты по группам товаров например, моющие средства, мясные продукты, спиртное.

Описанный подход к аналитическому учету делает его весьма гибким. Используя аналитические признаки при построении отчетов, можно разбивать итоги на отдельные суммы в самых разных разрезах и отбирать информацию произвольным образом. Использование аналитических признаков не является обязательным.

При отсутствии потребностей в аналитическом учете аналитические признаки можно не проставлять. Короче говоря, программа Турбо Бухгалтер предоставляет мощные возможности для ведения аналитического учета. В программе 1СБухгалтерия ведение аналитического учета основывается так же, как и в Турбо Бухгалтере, а именно на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета конкретные товары, материалы, договора.

Эти аналитические признаки авторы программы называют субконто. Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто Материалы и Склады. Это означает, что каждый раз, когда надо будет составлять проводку или операцию с участием счета 10, нужно будет указать конкретный материал и склад.

При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно пользоваться имеющимся в программе справочниками Основные средства, Товары, Материалы и ещ 19 других. Объекты, перечисленные в этих справочниках, могут быть объединены в группы и подгруппы. При построении ряда отчетов можно использовать субконто. С их помощью можно - получить более мелкую градацию итогов внутри одного счета - объединить все итоги с разных счетов, относящихся к определенному объекту - получать итоги, которые имеют отношение ко всем указанным объектам аналитического учета одновременно.

Таким образом, можно задать, например, условие типа Обращать внимание при построении отчета только на те проводки, которые имеют отношение к учету пряжи на запасном складе. А вот задать такое правило построения отчета, как Учесть при построении отчета все проводки, имеющие отношение либо к выплатам Иванову по договору 15, либо к выплатам Петрову по договору 25 стандартными средствами в 1СБухгалтерии невозможно.

В этом она уступает Турбо Бухгалтеру, но в целом имеющиеся в ней средства ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для большинства ситуаций. Рис.3. Справочники в программе 1СБухгалетрия. Изображение, полученное путем использования клавиши Print Screen во время работы программы. 5.