Поняття контролю

Поняття контролю. Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві. Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючи дій. Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання встановлених завдань, планів та рішень. Контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу.

Він є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє порівнювати досягнуті результати із запланованими.

Дуже поширеним є погляд на контроль лише як засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визначення призводить до того, що процедура контролю на практиці зводиться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо . Інколи контроль розглядається як забезпечення виконання прийнятих рішень. Контроль - це спостереження за процесом функціонування обєкта й перевірка його відповідності щодо ухвалених управлінських рішень, законів, планів, норм, стандартів, правил, наказів та ін. виявлення результатів впливу субєкта на обєкт, допущених відхилень від вимог управлінських рішень, від встановлених принципів функціонування організації та регулювання. виявляючи відхилення та їх причини, працівники контролю визначають можливості цілеспрямованого коригування поведінки обєкта управління, способи впливу на обєкт з метою усунення відхилень ліквідації перешкод на шляху оптимального функціонування системи.

До основних економічних категорій, що стосуються контролю, належать контрольна діяльність, норми контролю, обєкт та субєкт контролю, відхилення від норм тощо. Контроль - це одна з аналітичних функцій управління виробництвом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються із заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі. Тлумачення терміна контроль залежить від обєкта контролю.

Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому, і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття контроль в управлінні необхідно розглядати у трьох основних аспектах - як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність - як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного звязку - як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення. Завдання контролю є загальними та конкретними.

Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності обєкта фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних, а загальні - всебічна діяльність обєктів, що контролюються.

Основними завданнями контролю є - визначення фактичного стану обєкта чи його частини в даний момент часу - прогнозування стану і поведінки обєкта чи його частини на визначений майбутній період часу - зміна стану та поведінки обєкта чи його частини таким чином, щоб при зміні зовнішніх умов, в допустимих межах, були зазначені необхідні й оптимальні значення характеристик обєкта чи його частини - завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик обєкта від заданих тих, що передбачались - збір, передача, обробка інформації про стан обєкта - забезпечення стійкого стану обєкта при досягненні критичних значень характеристик обєкта. Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з визначення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсутність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльності структурних підрозділів стає неможливою.

Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями діяльності, розподіляють зусилля та впливають на виконання робіт. 1.2. Види контролю в організації Серед загальних видів контролю, відносно стадії виконання господарської операції, можна виділити попередній, поточний та заключний контроль.

Контроль нагадує айсберг, більша частина якого, як відомо, прихована водою.

Деякі найбільш важливі види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Так, наприклад, хоч планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім, тому що здійснюється до фактичного початку робіт. Головним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила та лінії поведінки розроблюються для забезпечення виконання планів, то їхнє жорстке дотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку. В організаціях попередній контроль використовують в трьох ключових галузях - по відношенню до людських, матеріальних та фінансових ресурсів. Попередній контроль в області людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і якостей, що необхідні для виконання тих чи інших обовязків і відбору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того щоб переконатися, що прийняті робітники зможуть виконувати доручені їм обовязки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти чи стаж роботи в даній галузі. В багатьох організаціях попередній контроль людських ресурсів продовжується й після їх найму, в ходу курсу навчання.

Навчання дозволяє встановити, що ще додатково потрібно додати і керівному складу, і рядовим виконавцям до вже існуючих знань і навиків, перед тим як приступати до фактичного виконання своїх обовязків. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що найняті робітники будуть трудитись ефективно.

Очевидно, що виготовити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо.

Тому промислові фірми встановлюють обовязків попередній контроль використовуваних ними ресурсів. Контроль здійснюється шляхом вироблення стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, які надійшли, вимогам стандартів. Один із способів попереднього контролю в цій галузі - вибір такого поставщика, який довів свої можливості поставляти матеріали, відповідні технічним умовам.

До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів також відносять забезпечення їх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту. Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що дозволяє здійснювати також функцію планування.

Бюджет дає впевненість коли організація потребує готівкових засобів, що ці засоби в неї будуть. бюджет встановлює також граничні значення витрат і не дозволяє тим самим якому-небудь відділу чи організації в цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця. Поточний контроль - це такий вид контролю, який заснований на його застосуванні в процесі виконання роботи.

Так, Compact Computer Company має 34 точки контролю по всій складальній лінії для портативного компютера. В міру просування продукції ці періодичні точки контролю забезпечують правильний режим у виробничому процесі. Поточний контроль на оперативному рівні допомагає забезпечити виконання всіх робіт і розвиток подій згідно з планом.

Менеджери, які виконують поточний контроль на стратегічному рівні, зазвичай зосереджують увагу на квартальних результатах і ключових позиціях для того, щоб спостерігати організаційний процес і вносити необхідні корективи. Поточний контроль не проводять одночасно з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після виконання роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль належним чином, апарату управління необхідний зворотний зв язок. Зворотний зв язок - це дані про отримані результати.

Найпростішим прикладом зворотного звязку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Система зворотного звязку дозволяє керівництву виявляти велику кількість непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею задач.

Контроль за допомогою систем зворотного звязку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи - одне з найбільш розповсюджених явищ природи. Всі живі організми для того, щоб вижити, використовують системи контролю із зворотним звязком. Ви використовуєте контроль із зворотним звязком, коли берете до рук яку-небудь річ. Ваші очі бачать її і посилають відповідну інформацію до мозку, а той направляє команди мязам дотягнутися, взяти і піднести річ ближче.

Коли руки направляються до предмета, очі оцінюють вірність зворотного напрямку, а мозок віддає відповідні коректувальні команди. Якщо ви відміните системи зворотного звязку, закривши очі, то, якщо даний предмет малий за розмірами або швидко рухається, велика імовірність того, що ваші руки не зможуть схопити його через відсутність контролю. Менеджер може займатися вимірюванням результатів роботи підлеглих нескінченно. Існує система контролю і вимірювання результатів діяльності працівників, що називається МАРС МАРС - абревіатура з 4 основних складових даної системи - маяки, активність, розміреність і своєчасність. Маяки - визначення конкретних точок.

Кожна задача передбачає початковий момент, кінцевий, а також моменти між ними, призначені для контролю процесу виконання завдання. Маяки являють собою контрольні точки, події або відмітки, які повідомляються керівникові та працівникам, наскільки далеко вони просунулися на шляху вирішення спільно поставленої задачі. Активність - досягнення конкретних точок.

Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, спрямовану на рух від одного, встановленого завдання, маяка до іншого. При розробці плану виконання завдання рекомендується записувати кожний з етапів. Це дозволить працівникам зосередитися, оскільки вони будуть точно знати, що вони повинні зробити для досягнення наступної контрольної точки, як далеко вони просунулися на цьому шляху і скільки ще потрібно зробити.

Розміреність - послідовне виконання дій. Вона визначає, як встановлені маяки і в якому відношенні між собою знаходяться реальні дії. Розміреність вказує на правильну послідовність здійснених заходів, які ведуть до успішного і ефективного розвязання поставлених задач. Не слід забувати, що може існувати декілька способів досягнення заданого маяка, тому нехай працівники проявляють ініціативу в пошуках особистого шляху для вирішення поставленої задачі. Поступивши так, керівник збільшить сили працівників, переклавши на них відповідальність за виконану ними роботу, і надасть їм можливість навчатися на власних помилках і успіхах. Результатом стане не тільки успішне розвязання задачі, але й ефективна праця виконавців, впевнених у своїх можливостях.

Своєчасність - встановлення часових обмежень. Готують графік, який передбачає час виконання для кожної окремої дії плану розвязання задачі і дозволяє визначити, який час потрібний на подолання шляху від одного маяка до іншого.

Заключний контроль - це контроль, який зосереджений на результатах діяльності організації після завершення виробничого процесу. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів за минулий місяць, квартал, рік. Заключний контроль на операційному рівні виконує три основні функції - забезпечує менеджерів інформацією, необхідною для оцінки ефективності організації - часто використовується як база для оцінки і винагороди працівників організації - використовується для того, щоб налаштувати менеджерів, відповідальних за забезпечення або проведення виробничого процесу, на те, щоб вони спрямовували свою діяльність відповідним чином.

В рамках заключного контролю зворотний зв язок використовується після того, як виконана робота. Або відразу по завершенні контрольованої діяльності, або по закінченню визначеного раніше періоду фактично отримані результати порівнюються із потрібними. Порівнюючи фактично отримані і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичними були побудовані ними плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про виниклі проблеми і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому.

Якщо керівництво організації повязує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то очевидно, що фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і обєктивно. Виміряти результативність і давати відповідні винагороди необхідно для того, щоб сформувати майбутнє очікування про існування тісного звязку між фактичними результатами і винагородою. 1.3.