Распределение информационных потоков в организации

Распределение информационных потоков в организации. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Деятельность предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: - организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); - распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); - документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); - финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.); - информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.); - нормативные документы вышестоящих органов; - контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам.

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: - юридическую силу документов; - качественное и своевременное составление и исполнение документов; - организацию оперативного поиска документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами). Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством. При подготовке документов секретарь-референт часто использует следующие реквизиты: - эмблема организации или товарный знак; - код организации; - наименование организации; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - гриф ограничения доступа к документу; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - визы согласования документа; - печать; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию; - идентификатор электронной копии документа.

Структура и штатная численность предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в структуру и штатную численность фирмы вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений в структуру и штатную численность менеджер по персоналу делает отметку об исполнении. Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителем.

Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения. Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам.

Решения оформляются с использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа. Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам. Протокол составляется при проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который составляется наиболее подробно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле. Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату.

Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации. Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности: - имени и фамилии получателя; - наименования компании; - номера дома, улицы; - города; - штата (графства), почтового округа, указанного цифрами; - страны.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело. Претензия – документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.

Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью. Ответ на претензию может содержать следующие варианты: - о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято; - об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате; - об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью. Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации и составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Поступившие документы проходят следующие этапы: - первичную обработку; - предварительное рассмотрение, разметку; - регистрацию; - рассмотрение документов руководством; - направление на исполнение; - контроль исполнения; - исполнение документов; - подшивку документов в дела. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления. Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.

Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело. Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа секретарем; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем; - регистрация документа; - отправка документа адресату; - подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. 3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал». Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции: - ведение документации дирекции предприятия; - организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами; - поиск необходимой руководителю информации; - выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; - контроль исполнения документов и поручений руководителя; - бронирование гостиниц, авиабилетов; - планирование рабочего дня руководителя; - организация и участие во встречах и переговорах; - прием посетителей; - прием делегаций; - помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций; - решение административных вопросов в пределах своей компетенции; - работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором.

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора. Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал». ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ «Урал» Исполнительный директор ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 29.12.2003. Подпись И.И. Торева секретаря-референта генерального директора 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - действующим законодательством РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - правилами трудового распорядка; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. Секретарь должен знать: - структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство; - инструкцию по делопроизводству; - государственные стандарты по оформлению управленческих документов; - правила орфографии и пунктуации; - правила эксплуатации организационной и вычислительной техники; - деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию; - правила ведения телефонных переговоров; - правила техники безопасности и противопожарной защиты; - приемы оказания первой медицинской помощи. 1.6. Секретарь должен уметь: - составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы; - пользоваться средствами связи и организационной техникой; - работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK; - пользоваться базой данных предприятия; - пользоваться возможностями Интернета; - принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы; - редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; - вести деловые переговоры. 1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором. 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору. 2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором. 2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение. 2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения. 2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений. 2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору. 2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов. 2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации. 2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора. 2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел. 2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов. 2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных. 2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема. 2.14. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов. 3. ОБЯЗАННОСТИ Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан: 3.1. Сохранять конфиденциальность информации. 3.2. Выполнять распоряжения руководства. 3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов. 3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию. 3.5. Обеспечивать сохранность документов. 4. ПРАВА Секретарь-референт исполнительного директора имеет право: 4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов. 4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками. 4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений. 4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за: 5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов. 5.2. Несохранность конфиденциальной информации. 5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей. 5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации. 5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 6. ВЗАИМОСВЯЗИ Секретарь-референт исполнительного директора в своей деятельности взаимодействует: - со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов; - с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов; - с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.

Коммерческий директор Подпись Е.В Салов С инструкцией ознакомлена Секретарь-референт Подпись 01.12.2004. 4.