Информационное обеспечение

и коммуникации в управлении»

Информация – сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования. В менеджменте информацию определяют, как предмет труда руководителя, как совокупность сведений о состоянии управления. Информированность работников повышает производительность труда на 10-30 %.

Информацию можно классифицировать по признакам:

ü по аспектам менеджмента – экономическая, организационная, социальная, техническая.

ü по характеру представления – визуальная, аудио, аудио – видео.

ü по форме – цифровая, буквенная, кодированная.

ü по источникам – внешняя, внутренняя, входящая, исходящая.

ü по полноте.

ü по достоверности.

ü по своевременности представления.

Процесс движения информации проходит в несколько этапов:

1. отбор информации, которая бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

2. собранная информация кодируется (письмо, таблицы, графики, символы). Подбирается способ ее передачи (устно, письменно, сигналы)

3. передача информации с помощью различных средств.

4. восприятие информации, расшифровка и осмысливание.

Но информация должна возвращаться к отправителю, то есть показать, как на нее отреагировали – обратная связь. Устойчивая обратная связь должна быть осознанной, планироваться заранее. Она позволяет повысить качество и надежность управленческой информации. Но не всегда удается избежать помех при передаче информации. Это такие помехи, как:

-предвзятости,

-стереотипы,

-технические неисправности оборудования,

-физические недостатки,

-отсутствие интереса к информации,

-психологические.

Коммуникативные процессы в организации протекают в двух направлениях – горизонтальные потоки и вертикальные потоки движения информации. Общение проходит в таких видах, как беседа, собрание, совещание.

Совещание - это ответственный этап работы менеджера и важный фактор организации. Служебные совещания предполагают включение отношений участников в жесткие рамки выработки управленческих решений. Основное назначение совещаний – это решение таких проблем и задач, которые требуют активной формы выработки коллективных решений.

Совещания классифицируются:

1. Совещания, связанные с выработкой и принятием управленческих решений,

2. Совещания, связанные с организацией реализации уже принятых решений,

3. Совещания по итогам осуществления какого либо решения, оценка результатов,

4. Совещания по решению текущих вопросов и проблем.

Порядок подготовки и проведения совещания. За несколько дней, необходимо предупредить участников совещания в письменном виде, сообщив им вопросы и цели совещания. Открывает совещание руководитель, который оглашает цель и регламент совещания, далее дают высказаться участникам совещания. В конце совещания руководитель подводит итоги и намечает задачи на будущее.

Для более быстрого и качественного обмена информацией применяют технические средства – компьютерные программы и локальные сети, факсы и телексы, мобильную связь, сканеры.

 

Задание для усвоения.

 

1. Какие требования предъявляются к документам?

2. В чем отличие собрания от совещания, каким образом проходит подготовка к этим мероприятиям?

3. Можно считать деловой беседой экзамен, собеседование при приеме на работу и почему, назовите признаки делового общения.

4. Что такое слухи и как они влияют на коммуникативные процессы в организации?

5. Какие помехи могут иметь место в организации при передаче информации?

6. Что может произойти в организации при недостатке или утаивании информации?

 

«Власть и личность»

Управление можно определить, как умственный и физический процесс, который приводит к тому, что подчиненные выполняют поручения и решают задачи. Невозможно эффективно выполнять функции менеджмента без руководства. Руководитель становится во главе организации и делегирует полномочия своим подчиненным. Руководитель, человек одновременно лидером и управляет своими подчиненными.

Лидерство – это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы людей, направляя их усилия на достижение целей организации.

Влияние – это любое поведение одного индивида который вносит изменение в поведение, ощущения и отношения другого индивида.

Средства, с помощью которых оказывается влияние, могут быть разнообразными: от просьбы до принуждения или угрозы.