Порядок учёта

Учёт личного состава работников осуществляет отдел кадров. Информацию о размере оклада или тарифа содержат приказы руководителя. Бухгалтер открывает на каждого работника лицевой счёт (Т-54), где указаны: табельный номер работника; специальность (должность), квалификация (оклад), дата поступления на работу, общий трудовой стаж.

Расчёты с персоналом по оплате труда включают 3 процесса:

1) начисление зарплаты;

2) удержания из зарплаты;

3) выплата зарплаты.

Сведения о начислении, удержании и выплате зарплаты ежемесячно накапливаются в лицевом счёте работника.

Начисление заработной платы – это хозяйственный факт, означающий признание организацией своей (кредиторской) задолженности перед работниками за выполненную ими работу и определение суммы этой задолженности. Виды начислений заработной платы показаны в табл. 2.2.

Таблица 2.2.

Начисления заработной платы
за проработанное время	за непроработанное время
в нормальных условиях:	доплаты за отклонение от нормальных условий:	· отпускные · больничные
· по расценкам · по тарифам · по окладам · районный коэффициент	· ночные · сверхурочные · праздничные · премии · простои

 

Начисления заработной платы в бухгалтерском учёте разделены на две категории: за фактически проработанное время и за непроработанное время. В заработке, начисленном за проработанное время (когда работник фактически находился в организации и/или выполнял порученную ему работу), выделяются две составляющих: за работу в нормальных условиях и доплаты. Работа в нормальных условиях подразумевает стандартный рабочий режим, оплачиваемый по сдельной или повременной системе.

При повременной оплате заработок начисляют по окладам или тарифам за фактически отработанное время с учетом квалификации работника или занимаемой должности.

Основной документ для начисления повременной оплаты – табель учета рабочего времени. Табель в одном экземпляре составляет табельщик и передаёт в расчётный отдел бухгалтерии. В табеле количество отработанных часов проставляется цифрой – «8», «б» – болезнь; «о» – отпуск; «к» – командировка.

При сдельной форме заработок зависит от количества изготовленной продукции и установленных расценок.

Универсальным документом для оплаты сдельной работы считается наряд – индивидуальный или бригадный. В серийном производстве применяют маршрутные листы, которые выписывают заранее на определенную партию изделий. В них последовательно отмечают передачу изделий от одного рабочего к другому по всей технологической цепочке.

Доплаты и надбавки к заработной плате.

Ночные. Ночным считается время с 22-00 до 6-00 (ст.96 ТК). Это время фиксируется в табелях итогами за месяц. Оплата в ночное время оплачивается в повышенном размере по условиям коллективного договора (ст.154 ТК).

Сверхурочные. Продолжительность трудовой недели не может превышать 40 часов (ст.91 ТК), а продолжительность трудового дня определяется условиями коллективного договора. Оплата за первые 2 часа сверхурочных работ – в 1,5-ом размере от расценок и тарифов, последующие часы – в двойном размере (ст. 152 ТК).

Выходные и праздничные – подлежат оплате в двойном размере или оговаривается предоставление другого выходного дня (ст. 153 ТК).

Простой – это время вынужденного перерыва в работе, когда рабочие находятся на предприятии, но не могут быть использованы. Простой по вине рабочего не оплачивается. Простой по вине администрации или внешним причинам оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки (если работник письменно предупредил работодателя о начале простоя), оформляется листком о простое (ст. 157 ТК).

Оплата бракованной продукции. Брак – это продукция, не отвечающая требованиям стандартов и технических условий. Брак бывает частичный (исправимый) и полный (неисправимый). На обнаруженный брак составляют акт. Полный брак по вине рабочего оплате не подлежит, с виновного удерживается сумма ущерба.

Проводка: Дт 70 Кт 28.

Частичный брак по вине рабочего оплачивается по пониженным расценкам. Брак, допущенный не по вине рабочего, оплачивается наравне с годными изделиями. Исправление брака сопровождается начислением зарплаты за исправление. Проводка: Дт 28 Кт 70.

Начисления за фактически непроработанное время в бухгалтерском учёте также подлежат отражению на счёте 70. К этой категории начислений относят отпускные и больничные.

Порядок расчёта отпускных.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам минимальной продолжительностью 28 календарных дней. Работодатель имеет право установить дополнительный отпуск отдельным категориям работников в соответствии с коллективным договором – максимальным пределом он не ограничивается. Основанием для расчёта отпускных является приказ руководителя о предоставлении работнику очередного отпуска.

Для определения суммы отпускных применяется порядок, основанный на расчёте среднего заработка. В расчёт среднего заработка включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации. При этом не принимаются к расчёту: больничные, разовые премии, материальная помощь, подарки к праздникам и юбилеям и т.п.

 

Пример: Менеджеру Иванову Т.К. предоставлен очередной отпуск на период 28 календарных дней.

 

1. Определяем зарплату работника за 12 месяцев, предшествующих отпуску:

ЗП₁₂ = 282 000

2. Определяем среднедневной заработок:

ЗП_дн = ЗП₁₂ : 12 : 29,4 = 282 000 : 12 : 29,4 = 799-32

Число 29,4 определено как среднее число дней в месяце после вычета 12-и официальных праздничных дней в году (365 дн. – 12 дн.) : 12 мес.

Как быть, если работник болел? Рабочие дни в не полностью отработанных месяцах переводим в календарные при помощи коэффициента 1,4.

3. Рассчитываем сумму отпускных. Среднедневной заработок умножаем на количество дней отпуска:

ЗП_отп = ЗП_дн х Д_отп = 799-32 х 28 = 22 380-96

 

Отпускные, как правило, выплачиваются в летнее время. Для равномерного включения этих сумм в издержки в течение года организация может создавать резервы, которые в современной методологии бухгалтерского учёта признаются оценочными обязательствами – вероятными суммами расхода, величину которых можно оценить.

Синтетический учёт резерва на отпуска ведётся на счете 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей».

 

№ 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей»
Дебет	Кредит
– Р Использование резерва (начисление отпускных): Д 96-1 К70	Сн –
+ Р Начисление резерва (ежемесячно, равными долями) с отнесением на счета затрат: Д 20,23, 25, 26 … К96-1

Рис. 2.2. Теоретическая модель счёта 96

 

Начисление резерва означает создание предварительного источника финансирования для отпускных: суммы резерва включаются в себестоимость продукции ещё до фактического расхода средств на начисление отпускных. Расходование резерва происходит в момент фактического ухода работников в отпуска.

 

Порядок расчёта больничных(пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам).

• Основанием для расчёта больничных является табель учёта рабочего времени и листок о временной нетрудоспособности.

• Пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка за 2 года (730 дней), предшествующих году наступления нетрудоспособности.

• Заработок, принимаемый к расчёту, ограничен пределом: например, за 2011 год – 463 000 руб., за 2012 год – 512 000 руб.

• Сумму пособия ограничивает стаж работы: до 5 лет – 60 %; до 8 лет – 80 %; более 8 лет – 100 %. Независимо от стажа пособие выплачивается в размере 100 %: при наличии 3-х детей, инвалидам ВОВ, при производственном увечье, по беременности и родам.

• Пособие выплачивается не только по месту основной работы, но и по совместительству.

• Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные – Фонд социального страхования (ФСС).

• Пособие выплачивается не только по месту основной работы, но и по совместительству.

 

Пример: В 2013 г. начисляется пособие по временной нетрудоспособности Семёновой А.А., стаж работы 6 лет, 10 дней болезни.

Определяем расчётный период: 2011 – 2012 гг.

Сумма заработка застрахованного лица:

в 2011 г. – 470 000 руб., max 463 000 руб.

в 2012 г. – 420 000 руб., max 512 000 руб.

1. Определяем зарплату работника за 730 дней, предшествующих году болезни:

ЗП₇₃₀ = 883 000

2. Рассчитываем среднедневной заработок:

ЗП_дн = 883 000 : 730 = 1 209-59

3. Учитываем стаж работы:

ЗП_дн ^ст= ЗП_дн х К_ст = 1209-59 х 0,8 = 967-67

4. Определяем размер пособия, умножением среднедневного заработка на количество дней болезни:

ЗП_бол = ЗП_дн^ст х Д_бол = 967-67 х 10 = 9676-71

5. Определяем сумму пособия за счёт работодателя:

ЗП_бол ^раб = ЗП_дн х 3 дня = 967-67 х 3 = 2 903-01(Д 26 К70)

6. Определяем размер оплаты пособия за счет ФСС:

ЗП_бол^фсс = ЗП_бол – Зп_бол^раб = 9676-71 ‒ 2 903-01 (Д 69-1 К70)

 

Удержания из заработной платы с позиций синтетического учёта означают погашение кредиторской задолженности работодателя перед работником и признание кредиторской задолженности перед налоговой инспекцией. Рассмотрим виды удержаний.

Таблица 2.3.

Удержания из заработной платы
обязательные	добровольные
по законодательству	по инициативе организации	· товары в кредит · благотворительность · добровольные алименты · профсоюзные и партийные взносы
· налог на доходы физических лиц (НДФЛ) · по исполнительным листам	· за материальный ущерб · за брак · остаток подотчётных сумм

 

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывают в соответствии с НК гл.23.

 

Пример: Инструктору отдела кадров Зорькиной П.Н. начислена за январь заработная плата 30 000 руб. Количество детей – 2.

1) Определяем совокупный доход (СД) работника по все видам начислений:

СД = 30 000

2) Определяем налоговые вычеты: стандартные (СНВ), социальные, имущественные:

СНВ = 2 х 1 400 = 2 800

(Стандартные вычеты на детей до достижения заработка 280 000 руб. – 1 400 руб., на третьего ребёнка и ребёнка-инвалида – 3000 руб.)

3) Исключаем налоговые вычеты из совокупного дохода – определяем налогооблагаемую базу (НОБ):

НОБ = СД – НВ = 30 000 – 2 800 = 27 200

4) Рассчитываем сумму налога на доходы физических лиц по ставке 13 %:

НДФЛ = НОБ х 0,13 = 27 200 х 0,13 = 3 536 (Д70 К68).

 

Удержания по исполнительным листам.

Исполнительный лист – это постановления судебных и административных органов по удержанию алиментов, штрафов и взысканий. Бухгалтер регистрирует исполнительные листы и делает пометку в лицевом счёте работника.

Алименты удерживаются с суммы зарплаты (после удержания налогов), больничных, а также с суммы пенсий, стипендий.

Выдача заработной платы– завершающая процедура расчётов с персоналом.

После отражения информации о начислениях и удержаниях в лицевом счёте каждого работника бухгалтер составляет сводный учётный регистр – расчётную ведомость. Это регистр аналитического учёта, так как ведут его по каждому табельному номеру.

Расчётная ведомость традиционно содержит 3 раздела: «Начислено», «Удержано», «К выдаче». Возможны 2 варианта оформления расчётов:

1) расчётно-платёжная ведомость – в одном документе производится и расчёт, и выдача зарплаты под роспись; рекомендуется на предприятиях с численностью работников не более 50 человек.

2) расчётная ведомость + платёжная ведомость + расчётный листок для каждого работника.

На работников, получающих заработную плату с применением платёжных карт, составляется только расчётная ведомость, а расчётно-платёжная и платёжная ведомости не составляются.

Зарплату наличными выдают в установленные дни кассир или раздатчики. По истечении трёх дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную зарплату, а против фамилий не получивших ставит «депонировано».

«Депонировать» означает отдавать на хранение, сохранять. Неполученная зарплата должна быть сохранена в течение определенного времени. Суммы невостребованной зарплаты кассир сдаёт в банк на расчётный счёт с указанием «депонированные суммы». Это указание делают для того, чтобы банк хранил их отдельно и не мог использовать на прочие выплаты организации, потому что работники могут их востребовать. Суммы депонированной зарплаты организация обязана хранить в течение 3-х лет. Если за этот срок они не востребуется, то их следует отнести на прочие доходы.

Зарплата безналичными выплачивается в случае перечисления денежных средств на лицевые счета работников в банке, в том числе на карточные счета.