Делопроизводство коллегий

Делопроизводство коллегий. Коллегии состояли из присутствия и канцелярии.

Присутствие образовывали президент, вице-президент, четыре-пять советников и четыре асессора (помощ¬ника). Устанавливался принцип коллегиальности управлени. Канцелярия коллегии возглавлялась секретарем, в ведении которого нахо¬дился ее штат: нотариус или протоколист, ведший протоколы заседаний; реги¬стратор, составлявший списки входящих и исходящих документов; актуариус — хранитель документов; переводчик и многочисленные писцы и копиисты.

Секретарь докладывал дела присутствию. Члены присутствия заявляли свои мнения по очереди, начиная с младших, не повторяясь («снизу, не впадая один другому в речь»). Дела решались «по множайшему числу голосов»; при равенст¬ве голосов перевес давало мнение президента. Протокол и решения подписыва¬лись всеми членами присутствия. Входящие документы коллегий были четырех типов-формуляров: «указ» от вышестоящих учреждений или царя; «промемория» от равнозначного данной коллегии учреждения; «доношение» от нижестоящего органа и, наконец, «челобит¬ная» от частного лица. Генеральный регламент устанавливал, что входящий документ принимает секретарь коллегии, который делал на нем помету — «запись». Смысл помет следующий: входящий документ получен такого-то числа, внесен в книгу учета поступлений входящих бумаг определенного типа и, согласно проставленному на нем номеру, «запущен» в делопроизводство.

По¬мета «Выписать» означала приказ секретаря одному из подьячих начать составлять выписку из необходимых документов для подготовки дела к докладу в совете.

Она часто представляла собой копию (или, как тогда говорили, «список слово в слово») входящего документа, к которой прилагались копии или краткие выжимки собранных по дан¬ному делу документов (ответы на запросы из других учреждений, справки по материалам архива коллегии, копии или выписки из за¬конодательства). Готовую выписку на заседании совета зачитывал вместе с входящим документом секретарь в соответствии с описанной выше процедурой.

В ходе обсуждения дела на заседании коллегии составлялся про¬токол — самый важный документ кол¬лежского делопроизводства. Генеральный регламент подробно огова¬ривал содержание протокола. Он должен был начинаться с даты обсуждения, иметь список присутствующих и включать в себя следующие обязательные разделы: Список рассматриваемых на за¬седании дел; Запись-протокол высказанных мнений («разговоров о важных делех») с отметкой в тех случаях, когда «о каком деле большаго изъяснения требует и оное до другова времени отстрочить»; Запись результатов голосования с отметкой «когда члены в голосах не согласны». Если же решение принимается единогласно, то окон¬чательное мнение каждого в протокол не записывалось (гл. 30 Генерального регламента). Протокол заканчивался подписями членов коллегии и секретаря.

Протокол был важен прежде всего потому, что являлся основой для создания исходящих документов коллегии.

Сам протокол оставался в совете, но из него делалась выписка по данному делу. На основании выписки — «ведения» и появлялся исходящий документ — «приговор», который был снаб¬жен, как и протокол, подписями членов коллегии, но, в отличие от протокола, имел и печать коллегии. Формуляр приговора был уста¬новлен Сенатом в 1721 г. По сути «при¬говор» — это название исходящего документа коллегии для внутрен¬него пользования, а для других учреждений он имел уже другое название и измененный, в соответствии с этим, формуляр («указ», «репорт» или «доношение», «промемория» или «память». Не случайно, в делах коллегий сохранилось огромное количество входящих и почти нет «репортов», «указов» и «доношений», которые, есте¬ственно, не сохранились потому, что рассылались по адресам.

Зато в большом количестве сохранились так называемые «отпуски» исходя¬щих документов — черновики, снабженные пометами об исходящем документе. Таким образом, типичное «дело» коллегии состояло из следующих документов: входящий документ с отметками о получении и от¬правлении его в делопроизводство коллегии; ведение из протоко¬ла; приговор (указ, репорт, доношение); отпуск с пометой об отправлении подлинного приговора. При составлении исходящих документов на¬иболее внимательно подходили к доношениям, шедшим царю или в Сенат. Указы требовали, чтобы доношения готовились по всем пра¬вилам, т. е. коллегии были обязаны «все основания и обстоятельства написать и мнение свое о том деле напоследи приложить, без чего в Сенате секретарю не принимать и докладывать не дерзать». Запре¬щалось подавать доношения в Сенат, если на данное дело уже суще¬ствовали «точные указы», по которым нужно было его решить без обращения в Сенат. И только «на что указу иметь не будут и затем решения учинить не можно, то о том доносить со мнением в Сенат». Движение «дела», проходящего через бюрократическую машину коллегии и обраставшую все новыми и новыми бумагами, было лишь одной из частей делопроизводства как процесса.

Кроме этого, были и другие части: разнообразный учет движения бумаг и их хранение.

Различные формы учета в Генеральном регламенте назывались об¬щим термином «регистратура». Термин «регистратура» применялся и к регист¬рационной книге («юрналу»), в которой фиксировались различные документы.

Основная цель регистрации была определена как охрана до¬кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку¬ментов.

При создании коллегий процедуре регистрации было уделено осо¬бое внимание еще и потому, что в этом видели надежное средство борьбы про¬тив волокиты. В главе 4 Генерального регламента «О исполнении указов» предпи¬сывалось иметь в коллегиях два вида регистрационных документов: книгу, в которую следовало записывать о делах, «которые вершены и действом исполнены», т. е. прошли весь круг делопроизводства, а также специальную роспись, которую нужно было «держать на сто¬ле» или прибитой к стене, «дабы непрестанно в памяти было — те дела, которые не вершены или и вершены, а действом не исполнены». Детально оговаривалось и ведение «юрнала» — повседневной за¬писки, дневника, который учитывал все производимые в коллегии дела. Надлежало «по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать» содержание каждого дела «и имя к тому принадлежащих особ и ме¬сто, к кому и куда дело послано», чтобы «по юрналу легко мочно найти в регистратуре» нужную информацию (гл. 32 Генерального регламента). В «юрнал» в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело); он же вел ре¬гистрационные книги («регистратуры») А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих.

Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве.

Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге.

Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов — реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В — для записи краткого содержания документов, на¬правленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала рас¬положенные в хронологической последовательности краткие выпис¬ки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сена¬та, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги.

Книга D содержала крат¬кие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по террито¬риальному и хронологическому принципам и по завершении года вме¬сте с реестром переплетались.

Во многих коллегиях существовали регистрационные книги учета доку¬ментов по отраслям ведомства данной коллегии, раздельно велась регистрация секретной корреспонденции. Кроме регистрационных книг разного типа, существовали сбор¬ные книги, которые сшивались из бумаг, поступивших в коллегию или возникших в ходе бюрократической работы. Их было чрезвычай¬но много, и их типы закон не регламентировал, хотя из Генерального регламента следует, что обязательно требовалось иметь в коллегиях книги-сборники, состоящие из подлинных указов царя, Сената, дру¬гих учреждений, действующего законодательства, завершенных дел, к которым приплетались отпуски и приложенные дополнительные документы по данному делу. Довольно скоро в коллегиях встала проблема хранения многочис¬ленных бумаг и книг. В Генеральном регламенте архиву уделена глава 44. В ней устанавливалось, что все доку¬менты, кроме законодательных и справочных, имеют трехлетний срок хранения, после чего они переносятся в архив, где передаются под расписку архивариусу.

Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии.

В пер¬вом хранились «особые уставы, регламенты и все документы» по государственному управлению, во втором — финансовые до¬кументы коллегий. Генеральный регламент установил сроки исполнения доку¬ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справоч¬ные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу.

При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол¬легия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины». Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы.

Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий. После проведения губернской реформы в 1775 г когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежде¬ниям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохрани¬лись структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами.

Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. 3.