АНАЛИЗ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЖЕЛЕЗНОДРОЖНЫМ ОКРУГОМ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

АНАЛИЗ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЖЕЛЕЗНОДРОЖНЫМ ОКРУГОМ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА. Организация работы с документами - важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния во многом зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации.

Документационное обеспечение деятельности комитета по управлению округом осуществляется общим отделом.

Общим отделом оказывается методическая помощь по вопросам делопроизводства подразделениям комитета, а также осуществляется контроль за соблюдением требований инструкции по делопроизводству и других нормативных актов по работе с документами в структурных подразделениях. Основным нормативным документом по делопроизводству любого учреждения является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 № 14-р, Регламентом администрации г. Хабаровска.

За организацию делопроизводства, соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях комитета по управлению округом отвечают их руководители.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений, входящих в состав комитета.

Документирование управленческой деятельности в комитете осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей записи (магнитные диски). Документы, созданные с использованием различных способов и носителей информации, образуют единый документальный массив комитета. Комитет является собственником информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств местного бюджета, а также полученных путем иных установленных законом способов.

В деятельности комитета создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.). Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсы, телеграммы, телефонограммы. Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты: 1.Общие положения. 2.Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений Мэра города.

Требования к реквизитам документов. 3.Подготовка и оформление документов администрации города. 4.Правила оформления документов. 5.Организация документооборота и исполнения документов. 6.Поисковая система по документам. 7.Контроль за исполнением документов. 8.Организация документов в делопроизводстве. 9.Порядок передачи документов на хранение в госархив Хабаровского края. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управления.

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных за определенный период времени.

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Анализируя документооборот Комитета Железнодорожного округа администрации г. Хабаровска за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов: - поступающие (входящие); - отправляемые (исходящие); - внутренние.

Таблица 3.1 - Документооборот Комитета Железнодорожного округа администрации г. Хабаровска за период с 2006 по 2008 гг. Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов Итого 2006 318 389 34 741 2007 539 487 81 1 107 2008 720 680 154 1 554 Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций. Внутренние документы учреждения оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке служащие Комитета Железнодорожного округа используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.

Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка. Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем отдела по организационно-методической работе комитета.

При первичной обработке корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов.

Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: - адрес отправителя; - время отправки и получения документа; - при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Документация, поступающая на имя председателя комитета, передается секретарю председателя.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он обращается к начальнику отдела. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.

Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Председателя передается его секретарю.

Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Председатель комитета наносит резолюцию – распределяет поручения между начальниками отделов.

С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям.

Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу. В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

В комитете подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.

Отправляемые документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа секретарем; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение); - регистрация документа; - отправка документа адресату; - подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником отдела.

Начальник отдела по организационно-методической работе вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом.

Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель;примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. Контроль за своевременным и полным исполнением указов, постановлений и распоряжений, законов и решений осуществляет председатель Комитета и начальник отдела по общей работе.

Контроль исполнения включает: - внесение в документы подконтрольных пунктов; - учет служебных документов в Комитете; - доведение документов до исполнителей; - определение сроков представления информации о ходе исполнения; - контроль за сроками исполнения; - направление напоминаний об истечении сроков исполнения; - непосредственную проверку хода исполнения; - проверку качества исполнения; - учет и анализ результатов исполнения; - снятие документов с контроля; - подготовку информаций о состоянии контроля и исполнения.

По указам, постановлениям и распоряжениям, законам и решениям первая информация должна представляться в сектор контроля общего отдела не позднее 30 дней после выхода поставленного на контроль документа (если не установлен другой срок) и должна содержать сведения о принятых мерах для выполнения контролируемого указа, постановления или распоряжения, закона или решения (принятые постановления или распоряжения администрациями городов и районов по данному вопросу, изданные приказы и т.д.). Если в процессе реализации указа, постановления (распоряжения), закона, решения и других документов выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то лицом, ответственным за выполнение данного документа, готовится на имя Председателя Комитета, за подписью лица осуществляющего контроль.

Продление срока исполнения указа, постановления (распоряжения), закона, решения или отдельных его положений должно быть оформлено не менее, чем за 5 дней до истечения срока его выполнения.

При организации исполнения указов, постановлений, распоряжений, законов, резолюций и поручений Главы Администрации (Губернатора) края применяются следующие меры упреждающего контроля: - определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений, в том числе принятие решений (постановлений, распоряжений и т.п.). Разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений; - направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений.

В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного их выполнения; - осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений; - регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений; - проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений; - внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц. 4