СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЖЕЛЕЗНОДРОЖНЫМ ОКРУГОМ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЖЕЛЕЗНОДРОЖНЫМ ОКРУГОМ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА. Целью проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию работы с документами в Комитете по управлению Железнодорожным округом администрации г. Хабаровска.

Задачи проекта: - разработать план организации работы с документами; - обосновать рациональность внедрения автоматизированных систем по работе с документами. - систематически контролировать организацию работы с документами.

Проведение работ по совершенствованию документационного обеспечения комитета по управлению округом проходит по следующим основным направлениям: - создание нормативно-методической базы документационного обеспечения (инструкций, положений, рекомендаций и др.); - установление рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы ДОУ, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями; - упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления; - внедрение рационального порядка прохождения и обработки документов; - развитие, разработка и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации; - создание механизма дальнейшего развития системы документационного обеспечения, повышение квалификации работников и ведение методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

Далее рассмотрим основные функции системы автоматизации делопроизводства.

Таблица 4.1 - Система автоматизации делопроизводства и документооборота Комитета Железнодорожного округа администрации г. Хабаровска Номер Описание № 1 регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; № 2 регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документ № 3 списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; № 4 осуществление контроля за исполнением поручений; №5 поиск документов В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации.

Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации: - на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области; - какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; - какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия; - определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для Комитета.

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать: 1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; 2.Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; 3.Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; 4.Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; 5.Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов; 6.Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; 7.Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины.

Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД. Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит: - Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала. - При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд.

При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. - Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

При переходе к работе с электронными документами рост производительности труда служащих Комитета составит 25-50%, уменьшится время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составит до 80%. Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно- технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, Комитета железнодорожного округа были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были предложены следующие мероприятия по совершенствованию и оптимизации работы с документами: - разработан список нерегистрируемой документации - предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов; - предлагается наделить секретаря Председателя Комитета дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию; - при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; - рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме; - предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления; - при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; - правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые реквизиты; - при составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем отдела по организационно-методической работе; - при внутренней переписке предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров.

Контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль.

Так для повышения эффективности контроля исполнения решений в Комитете Железнодорожного округа администрации г. Хабаровска необходимо проведения следующих мероприятий: - Разработка положений о структурных подразделениях на основе функционально-целевой модели органа управления с усилением контрольных функций. - Разработка единых методик, стандартов контрольной деятельности. Их отсутствие влечет за собой разобщенность, различные толкования, разнонаправленность действий контрольных органов на всех уровнях. - Осуществление контроля за исполнением нормативно-правовых документов в строгом соответствии с общими и частными принципами контроля за исполнением нормативно-правовых документов. - Повышение уровня мотивации исполнителей путем организационных мероприятий по совершенствованию структур и технических средств, привлечения исполнителей и всех заинтересованных лиц к принятию решения. ЗАКЛЮЧЕНИЕ За время прохождения проектно-диагностической практики в отделе было рассмотрено Положение о деятельности муниципального образования, изучены должностные инструкции сотрудников муниципального органа, также принимала участие в осуществляла прием граждан, работала с документами.

Работа, которой пришлось заниматься во время практики вызвала большой интерес, позволила проверить и закрепить теоретические знания, полученные в учебном процессе. Проведенное исследование позволило получить следующие результаты: Анализируя документооборот Комитета Железнодорожного округа администрации г. Хабаровска за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении Комитета выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, Комитета железнодорожного округа администрации г. Хабаровска были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства.

Были предложены следующие мероприятия по совершенствованию и оптимизации работы с документами: разработан список нерегистрируемой документации - предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов; предлагается наделить секретаря Председателя Комитета дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме; предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения управления; Внедрение проекта по совершенствованию работы с документами позволит повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

При переходе к работе с электронными документами рост производительности труда служащих Комитета составит 25-50%, уменьшится время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составит до 80%.