ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РФ

 

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

В.А. ЧЕВЫЧЕЛОВ

 

ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ

 

Учебное пособие

 

 

Москва «Союз» 2000

ББК 65.052 я 73

Ч - 43

 

 

Чевычелов В.А.

  Данное учебное пособие подготовлено кандидатом экономических наук В.А.… Рекомендуется в помощь изучающим курс «Бухгалтерский учет и аудит» в высших учебных заведениях, а также практическим…

Часть I

ДОКУМЕНТ КАК НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ

Термин "документ" (documentum) латинского происхождения и означает доказательство, свидетельство. В словаре русского языка С.И. Ожегова… Разнообразное понимание документа обусловлено прежде всего спецификой предмета… Например, бухгалтерский учет ведется на основании первичных доку-ментов, составляемых при совершении той или иной…

Часть II

КРИТЕРИИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Организация управления в наши дни невозможна без применения компьютерных технологий. Практически все работники сферы управления в учреждениях,… Нормативно-правовую основу по организации делопроизводства составляют: · Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и…

Часть III

МЕТОДИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три… документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

Часть IV

ПРОБЛЕМЫ СВОЕВРЕМЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ

На документы вышестоящих органов власти и управления, содержащие поручения контроля ставится штамп ''Контроль'' в верхнем правом углу первого… Копии документов со штампом "Контроль" в обязательном порядке… В отделе контроля документы, содержащие поручения, регистрируются и вводятся в базу данных. На каждое поручение…

Часть V

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: · постановку документа на контроль; · проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

Часть VI

КОНТРОЛЬ ДОСТОВЕРНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ И ПРИЕМЕ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то… Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, позволяющее соединять компьютеры… Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - это возможность получить…

Часть VII

ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

На сегодняшний день в промышленной эксплуатации применяется большой перечень программных средств, используемых для автоматизации офисной… В качестве системного программного обеспечения, используемого при построении… Исходя из изложенного, электронная система документооборота должна удовлетворять следующим требованиям:

СЕКРЕТАРЬ ДОСЬЕ БИБЛИОТЕКА

СЕКРЕТАРЬ - Менеджер сообщений и поручений.

Обеспечивает управление документами и электронную переписку между сотрудниками и организациями: создание, хранение, классификацию и пересылку любой информации в электронном виде.

Позволяет руководителям направлять поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение со сбором отчетов об их исполнении.

Служит:

· Средством организации подготовки и согласования документов.

· Системой сбора регламентной отчетности от подразделений.

· Базой данных контроля исполнения поручений руководителя (внутренних распоряжений), решений и поручений Совета директоров, ...

· Системой организации совещаний с формированием личных и корпоративных календарей.

· Электронной экспедицией, абонентским ящиком для получения электронных сообщений.

· Системой рассылки корреспонденции (по факсу, по любой Е-mail-системе, Internet, в рамках Lotus Notes) и многим другим целям.

В системе обеспечиваются:

возможность описания посредством настроек новых шаблонов сообщений и отчетов, различающихся как содержанием, так и формой представления (например, на бланке организации, по форме отчетности);

формирование заданий, выдача и прием поручений по ним, контроль исполнения (отметку о том, что задание выполнено, ставит лицо, давшее его, а не сам исполнитель);

удобная настройка режимов передачи сообщений (срочность, шифрация), связь с Internet;

различные режимы печати информации: с "конвертом", только содержимое без "электронного" адреса отправителя и прочих служебных полей;

интеграция с календарем - средством планирования деловых встреч, напоминаний о сроках завершения работ, важных датах.

 

ДОСЬЕ - Менеджер контактов и событий.

Является средством накопления и поиска информации об организациях, их представителях и связанных с ними СОБЫТИЯХ.

Самостоятельное определение различных типов событий (переговоры, совещание, письмо, телефонный звонок, договор, договоренность и др.) позволяет организовать ведение информации в любой удобной форме.

Служит:

· Телефонным и адресным справочником.

· Картотекой отдела кадров и службы безопасности для хранения учетной информации о сотрудниках, включая фотографии и другую факсимильную информацию.

· Досье по организациям-контрагентам. (Организации могут подразделяться по сфере Ваших интересов: партнеры, клиенты, покупатели, поставщики, органы власти и управления, общественные организации, фирмы-конкуренты. Для каждой организации ведется список ее контактных лиц, а также история всех контактов.)

· Регистрационным журналом заявок (например, на техническое обслуживание).

Обеспечивает:

конфиденциальность и ограниченный доступ к информации при групповой работе;

удобство систематизации содержимого и поиска информации по различным критериям;

формирование поручений по выделенным документам;

возможность описания посредством настроек новых типов событий, различающихся как содержанием, так и формой представления;

установку ссылок на любые электронные подлинники.

 

БИБЛИОТЕКА - Менеджер документов.

Является средством хранения, систематизации и поиска электронных копий документов.

Настраиваемые шаблоны различных типов документов в сочетании с использованием в качестве содержимого файлов любого приложения (например, Word или Excel) позволяют организовать хранилище (архив) разнообразной документации.

Позволяет создать:

· Архив бланков и типовых документов (например, договоров, счетов, отчетов), которые подготавливаются сотрудниками соответствующих служб и могут использоваться в дальнейшем всеми сотрудниками.

· Базу данных договоров, счетов, накладных.

· Оперативную "полку" архива для документов, находящиеся в работе, с ограничением доступа по списку исполнителей.

· Архив-хранилище всей документации организации.

· Хранилище данных по интересующей организацию тематике: рекламных материалов, статей, обзоров и т.п.; то есть своего рода доску объявлений и архив бюро научно-технической информации.

· Документы, хранящиеся в библиотеках, помимо текстовой информации, могут содержать графические изображения, табличные данные, звуковую и видеоинформацию, ссылки на другие базы, Internet сервера и т.д., причем структура документов является произвольной.

 

Обеспечивает:

систематизацию по видам хранимых документов и их темам-категориям;

полнотекстовый поиск по содержимому документов;

различные режимы печати документов;

конфиденциальность и ограниченный доступ к информации при групповой работе;

формирование поручений по выделенным документам;

подключение модулей распознавания образов и программ-переводчиков.

 

Таким образом, электронная система документа, реализованная в среде Lotus Notes, во всей полноте использует возможности этого в настоящее время общепризнанного стандарта для систем поддержки групповой работы:

· Высокий уровень сервиса, сравнимый с сервисом существенно более дорогих распределенных систем.

· Хранение информации практически любого формата, учет и контроль за прохождением документов.

· Построение различных форм представления документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов.

· Встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу "что на экране, то и в документе".

· Включение в документы файлов, подготовленных в других приложениях (Microsoft Word, Excel, ...), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов (OLE).

· Документ включает ссылки на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

· Средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов. Полнотекстовый поиск в базах, содержащих десятки тысяч документов, выполняется за несколько секунд за счет специализированных алгоритмов.

· Защита информации на всех уровнях - сервер, база данных, форма, документ, секция документа. Электронная подпись и шифрование данных.

· Тиражирование изменений вместо распределенного доступа. В каждом узле сети хранятся копии необходимых данных и нет необходимости постоянного доступа к базам данных по дорогостоящим, выделенным линиям связи.

· Проблемами связи и обмена информацией занимаются сервера системы (а не пользователи) по любым имеющимся телекоммуникационным линиям связи.

· Возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных (бухгалтерии, банки, управление транспортом и т.п.). Отсылка сообщения непосредственно в любую из имеющихся баз данных системы.

· Непосредственный доступ к информации в сети Internet. Для доступа к базам достаточно иметь любой Web-браузер, например Netscape Navigator или Internet Explorer.

· Технология Domino обеспечивает взаимодействие с клиентами Internet в реальном времени и позволяет представить базы данных в качестве корпоративного Web-узла, обеспечивая при этом эффективные средства защиты данных, полнотекстового поиска и обмена сообщениями.

· Масштабируема в широких пределах: от отдельно взятой ПЭВМ до систем с сотнями серверов и десятками тысяч пользователей. Расширение происходит без переработки прикладных систем, без замены системного программного обеспечения и оборудования.

· Возможно использование разнородной техники (IBM PC, Macintosh, SUN, HP, ...).

· Высокая живучесть - физическое уничтожение любого из серверов не приведет к сколько-нибудь ощутимым потерям информации в системе, не вызовет остановки ее работы.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Часть I. ДОКУМЕНТ КАК НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ................................................ 3

Часть II. КРИТЕРИИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА................................................................................................... 14

Часть III. МЕТОДИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА............................................................ 20

Часть IV. ПРОБЛЕМЫ СВОЕВРЕМЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ............................................................................. 26

Часть V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................. 30

Часть VI. КОНТРОЛЬ ДОСТОВЕРНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ
И ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 33

Часть VII. ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА............. 47

 

 

А.В. ЧЕВЫЧЕЛОВ

 

 

ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ

 

 

Корректор Л.В. Лазуткина

Компьютерная верстка Н.Е. Гончаровой

 

 

ЛР№020658

Подписано в печать 26.10.2000.

Формат бумаги 60х84/16. Гарнитура Таймс. Уч.-изд. 3,5 л.

Заказ № 489. Тираж 1000 экз.

 

Издательство МГСУ «Союз»

107150, г. Москва, ул. Лосиноостровская, 24

 

Отпечатано

в Издательско-полиграфическом комплексе МГСУ «Союз»

107150, г. Москва, ул. Лосиноостровская, 24