Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання
Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання - раздел Философия, Діловодство в управлінській діяльності Переважна Більшість Документів, Що Відправляються Із Установ Та Спрямовуються...
Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації і не обов’язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Акт– цеофіційнийдокумент правової чинності, що підтверджує будь-які встановлені факти, події, вчинки, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, а також приватних або службових осіб.
Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується наказом керівника установи чи іншим розпорядчим документом. Деякі акти складаються однією уповноваженою особою (ревізором, інспектором).
Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.
Акти поділяються на законодавчі (ті, що містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів) та адміністративні(на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).
Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:
1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.
2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.
3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.
4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.
5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.
Акти приймання-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи чи організації. Оскільки акт є документом суворої звітності, на його підставі порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.
Виклад і форма тексту акта чітко регламентовані. Текст акта складається з двох частин:
1) вступна, де вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також присутніх при його складанні, їх завдання;
2) констатуюча, в якій викладають суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки.
Реквізити:
· повна назва установи, закладу, відомства, організації;
· дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи);
· місце укладання (праворуч);
· назва виду документа (АКТ);
· номер;
· заголовок (,,про…”);
· текст;
· кількість примірників акта й місце їх зберігання;
· додатки до акта (кількість примірників і сторінок);
· підписи голови, членів комісії (обов’язково), присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.
У тексті акта вказують:
– підставу (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);
– присутніх;
– мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.
Якщо акт укладено комісією, то замість слова ,,Присутні” пишуть: ,,Голова комісії”, потім – ,,Члени комісії” з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови комісії, а далі за абеткою. Якщо були присутні свідки, то перелічують і їх.
Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який після ознайомлення зі змістом акта підписує його.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.
Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами (найчастіше його складають у трьох примірниках).
Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. Акти оформляють на загальних чи трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Зразок:
ВАТ „Полтавахіммаш” ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор товариства
(підпис) В.Ю. Бірюков 19.06.2007
АКТ№ 41
15.06.2007 м. Полтава
про приймання до експлуатації автоматичної стикозварювальної машини
Підстава: наказ директора товариства від 14.06.2007 за № 75-б.
Складено комісією:
Голова – начальник механоскладального цеху Загоруйко К.А.
Члени комісії: 1.Заступник начальника ремонтного цеху Пугач В.Р.
2. Інженер-технолог Семенов А.А.
Присутні: 1. Інженер-конструктор Устинов О.Г.
2. Майстер цеху № 2 Малебчук Я.В.
У період із 10.06.2007 по 15.06.2007 комісія провела перевірку роботи автоматичної стикозварювальної машини з метою встановлення її фактичної продуктивності. Перевірка здійснювалась у п’ятьох режимах.
Виходячи із результатів проведеного обстеження відповідно до «Методичних вказівок щодо визначення основних техніко-економічних показників нової техніки», комісією встановлено:
1.
Складено у трьох примірниках:
1-й – директорові;
2-й – до відділу постачання;
3-й – до справи.
Голова комісії (підпис) К.А. Загоруйко
Члени комісії: (підписи) В.Р. Пугач
А.А. Семенов
Присутні: (підписи) О.Г. Устинов
Я.В. Малебчук
Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих осіб чи обставин діяльності підприємств, установ, організацій, закладів тощо.
Залежно від призначення розрізняють два види довідок: особисті та службові.
Особисті довідки підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України керівник підприємства, установи, організації зобов’язаний видати на вимогу працівника довідку на підтвердження місця його роботи на підприємстві, в установі, організації із зазначенням посади (спеціальності), часу роботи, розміру заробітної плати й інших питань.
Службові довідки складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи і містять інформацію про дії та факти службового характеру. Такі документи повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства тощо.
Службові довідки можуть бути зовнішніми або внутрішніми.
Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником установи чи організації та завіряються печаткою.
Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.
Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, аналізуотриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.
Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше довідки оформляють на бланках організації чи підприємства, до яких вносять від руки індивідуальні відомості.
Реквізити:
· назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних);
· повна назва організації, установи, що видає довідку;
· адресат – посада, назва установи, прізвище, ініціали (для службових);
· дата видачі;
· місце укладання;
· назва виду документа (ДОВІДКА);
· порядковий номер (посередині);
· заголовок до тексту (для службових);
· текст;
· посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх);
· посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про кошти або матеріальні цінності);
· печатка (якщо довідку укладено не на бланку) – для зовнішніх.
У тексті зазначають:
– прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);
– статус, спеціальність, розряд, посада, звання тощо;
– місце проживання (якщо потрібно);
– розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (у разі потреби);
– назву установи, закладу, до яких подається довідка;
– посадовий оклад і місце, куди подається довідка (на прохання працівника).
Якщо в тексті вказано, куди буде пред’являтися видана довідка, адресата не зазначають. Вимагати від працівника дані про місце, куди буде подано довідку з місця роботи, не дозволяється. Якщо працівник не називає організації, куди він подаватиме довідку, це не є підставою для відмови у виданні довідки.
Текст довідки особистого характеру доцільно починати з прізвища, імені та по батькові у називному відмінку. Рекомендується уникати зворотів типу: ,,…дійсно проживає…”, ,,…дійсно навчається…”, ,,…справді працює …”, ,,…зараз навчається…”, ,,цим повідомляється…”.
Ділова сфера одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства Саме за допомогою ділових паперів документів листів встановлюються... Дотримання стандартів із діловодства в практичній діяльності організації... Дисципліна Діловодство введена в програму вищих навчальних закладів України Її завдання полягає в тому щоб...
Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах
До слова в документації насамперед ставляться такі дві вимоги: воно повинно бути вмотивованим і відповідати нормам української літературної мови. Розглянемо найголовніші принципи, яких слід дотриму
Рівні стандартизації і структура тексту документа
Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії.
1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб ви
Основні реквізити документів згідно з держстандартом
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізити – обов’язкові елементи укладання ділового папера. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Пост
Правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає докумен
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Структуру діловодства складають:
а) система документації, документування, організація роботи з документами;
б) управління справами, загальний відділ, канцелярія;
в) кл
Положення: види, структура тексту, реквізити
Положення— це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, організацій і підприємств, що ї
Інструкція: групи, особливості укладання
Інструкція— правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сто
Правила як службовий документ організаційного характеру
Правила— це службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку.
За формо
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Документація, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ, називається:
ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
2. Головач А.
Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання
Серед різних форм розпорядчо-виконавчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. За
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
ПОСТАНОВА № 1279
15 серпня 2003 р. м. Київ
Про нагородження Почесною грамотою
Кабінету Міністрів України
Кабінет
Загальні й часткові розпорядження
Розпорядження– це правовий акт управління службової особи, державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форми власності), що видається в межах їхньої компе
Накази: види, структура тексту та реквізити
Наказ– це розпорядчий документ, що видається керівником установи, підприємства, організації (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосу
Вимоги до укладання тексту наказу
1. Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі („Зарахувати”, „Призначити”, „Здійснити”, „Наголосити”, Звільнити”
Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення
Вказівка – це розпорядчий документ керівників органів та установ державної влади та місцевого самоврядування переважно інформаційно-методичного характеру, який створюють для органі
ВКАЗІВКА
17.11.2005 № 140 м. Доброполь
Про проведення комплексної ревізії
діяльності Управління з монтажу,
демонтажу і ремонту шахтного обладнання
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Які з перерахованих не належать до розпорядчих документів:
а) постанова;
б) інструкція;
в) доручення;
г) наказ;
ґ) розпорядження;
д) ухвала?
ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
2. Головач А.С. Зразки
ДОВІДКА№ 97
Григорчук Ольга Федорівна працює завідувачем відділу комплектації фондів. Її посадовий оклад складає 750 (сімсот п’ятдесят) грн. на місяць.
Видано для подання до дит’ясел №
Службові записки
Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце
Види, особливості та структура тексту службових листів
Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.
Службовий лист – це один із різ
План роботи
науково-технічної ради Державного відкритого
акціонерного товариства „Шахта „Чайка”
на І квартал 2006 р.
№
пор.
Д
Приватні.
2. Службові:
– ініціативні;
– телеграми-відповіді.
Службові телеграми поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу
ТЕЛЕГРАМА
Відкрите акціонерне товариство «Консум »
вул Ватутіна 29
Полтава
Директорові
Відвантажуйте 25 вересня верстати станції Полтава
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Довідка – це:
а) зобов’язання на виконання певного замовлення;
б) встановлення факту належності до діяльності певної організації;
в) документ, що гарантує оплату чи на
ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
2. Гриценко Т.Б. Українська мова та к
Порядок укладання контракту
Ініціатором укладання контракту може бути як керівник підприємства, установи, так і особа, яка наймається на роботу.
Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України контракт укладає
Підстави для зміни й розірвання контракту
Умови контракту можна змінювати в будь-який час (за згодою сторін). Ініціатором змін може бути одна зі сторін. Зміни оформляють у вигляді окремого доповнення до раніше укладеного контракту. В допов
Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка
Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, що заповнюється особою при зарахуванні на роботу (навчання) або для участі в певному конкурсі. Такий документ є узагальн
З ОБЛІКУ КАДРІВ
1. Прізвище Брянцев ФОТО
ім’я Роман по батькові Геннадійович
2. Стать чоловіча
3. Дат
Порядок ведення трудових книжок
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб
Порядок заповнення трудових книжок
Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником підприємства чи установи або уповноваженим ним орган
Автобіографія
Я, Подолинський Артем Сергійович, народився 28 березня 1973 року в м. Кременчук Полтавської обл.
1980 року пішов до першого класу середньої школи № 15 м. Кременчука.
Після закінче
Характеристика: структура тексту, реквізити
Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей особи (працівника, учня, студента, службовця) як члена колективу.
Характеристику пред’яв
АТЕСТАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА
Гаркавенко Валентини Семенівни, економіста фінансового відділу
ВАТ «Знамено»,
1975 року народження,
освіта вища
Гаркавенко В.С. працює на посаді економіста фінан
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Який правовий документ засвідчує певну домовленість між партнерами про засади спільної виробничої і творчої діяльності:
а) договір;
б) трудова угода;
в) контракт;
ТЕМА 6. ОСОБИСТІ ОФІЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
МЕТА:з’ясувати особливості особистих офіційних документів, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отр
Заява про призначення пенсії
Реквізити:
· назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається громадянин;
· назва виду документа;
· прізвище, ім’я, по батькові та адреса того, хто подає зая
Вимоги до написання доручення і розписки
Доручення (довіреність) – це документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підста
Довіреність
Цією довіреністю ХКФ № 3 в особі директора Воїнова Олега Антоновича, який діє на підставі пункту 16 Статуту фабрики, уповноважує юридичного консультанта фабрики Максименка Леоніда Петровича за посв
Специфіка укладання заповіту
Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження майном, яке йому належить, на випадок смерті.
Заповіт, як правило, викл
Посвідчення: групи, реквізити
Посвідчення– документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян.
Групи:
1. Посвідчення особи.
2. Посвідчення про надання громадянам
Тестові завдання
1. Документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів, називаються:
а) орга
ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
2. Гриценко Т.Б. Українська мова та к
Документи з господарсько-договірної діяльності
В основі нових умов господарювання і розвитку ринкових відносин лежить економічна самостійність підприємств, і договір між ними є одним із важливих засобів міжвиробничих зв’язків. Цивільний кодекс
Підприємства
Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. Якщо
Мета попереднього розгляду ділових паперів
Усі документи, що надійшли до підприємства (установи), підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або спеціально призначеною для цього особою (секретарем чи офіс-менедж
Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів
Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень (реєстраційних індексів) з подальшим записом у реєстраційних формах
Тестові завдання
1. Установа, що має відокремлене майно, може від свого імені набувати майнових та особистих немайнових прав і виконувати обов’язки, бути позивачем і відповідачем у суді, арбітражі або в третейськом
ЛІТЕРАТУРА
1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
2. Гриценко Т.Б. Українська мова та к
Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист
Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:
– повну схоронність грошей та інших цінностей;
Структура тексту та реквізити заяви-зобов’язання
Заява-зобов’язання – документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.
Такі позики (кред
Особливості оформлення заявки
Заявка – документ, що використовується для організації операцій купівлі-продажу.
Зокрема заявка використовується при купівлі валюти на Міжбанківській валютній біржі.
Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи
Квитанція – документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів. Квитанція, як правило, склада
Оформлення відкриття рахунка в банку
Підприємство (установа, організація) для зберігання грошей та здійснення розрахунків відкриває в банку рахунки залежно від виду діяльності – розрахункові, поточні та інші.
Підприємство має
Використання
1. Чеки заповнюються та підписуються від руки чорнилом, кульковою ручкою або з використанням технічних засобів.
2. Отримувача вказують після слів ,,Кому”. При розрахунках за товари
Тестові завдання
1. Лист, що укладається з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань, називається:
а) супровідним;
б) гарантійним;
в) рекламаційним;
г) інформаційни
Організація прийому закордонної делегації
Мета візиту може бути наступною: з'ясування можливостей встановлення контактів; проведення переговорів; підписання документів; організація семінару, ярмарку, виставки і т. ін.
До пр
Дипломатичне листування
Дипломатичні документи — це офіційні документи, «державні папери». Для мови дипломатичних документів особливо важливим є (і саме в цьому її специфіка) не стилістична довершеність, не музикал
Види дипломатичного листування
ВЕРБАЛЬНА НОТА — найпоширеніший нині документ. Міністерство закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування в основному шляхом обміну вербальними нотами. Вербальні но
Інші форми дипломатичної діяльності
Оскільки поняття «дипломатичне листування» охоплює лише ті дипломатичні документи, що надсилаються певному адресату (адресатам) і на які отримувачі повинні у свою чергу давати відповідь в аналогічн
ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ
1. Дипломатичні документи – це:
а) одна із форм дипломатичної діяльності, спрямована на здійснення цілей і завдань зовнішньої політики;
б) участь у міжнародних конгресах, конферен
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов