рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Раздел Образование
/
Складання професійних документів: загальні вимоги, текст, основні реквізити, види.

Реферат Курсовая Конспект

Выберите учебное заведение

Складання професійних документів: загальні вимоги, текст, основні реквізити, види.

Складання професійних документів: загальні вимоги, текст, основні реквізити, види. - раздел Образование, Пояснювальна записка Документ — Основний Вид Ділового Мовлення. Види Документів Та Їх Класифікація...

Документ — основний вид ділового мовлення. Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи. Правила оформлення документів.

Основні реквізити справочинства Текст- головний реквізит документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об`єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Вимоги до мови документів (до тексту документа):

Об`єктивність( відсутність суб'єктивних характеристик):

- уникати особових займенників,умовного і наказового способів дієслова, слів тип дуже, великий.

- відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;

- уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися;

- переважне вживання пасивних зворотів: завод будується робітниками, лекції вивчаються студентами.

Логічна послідовність:

- тісний логічний зв'язок між реченнями;

- частотність слів з ознаками мети, причини,результативності (для цього, з цією метою, таким чином);

- чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Переконливість і доказовість:

- викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних;

- обгрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;

- лаконічність(більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.

Уніфікація і стандартизація:

- наявність схем побудови тексту;

- підготовка і виготовлення бланків, якщо в установі виникає більше 20 % стандартних ситуацій.

Ясність викладу і точність опису:

- точний вибір слова;

- правильне користування термінами;

- уникання професіоналізмів;

- орфографічна, пунктуаційна і граматична точність.

Справочинство (делопроизводство) – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності.

Реквізити– основні елементи, з яких складається будь-який документ. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.

Основними реквізитами є:

- зображення герба республіки;

- емблема організації чи підприємства

- зображення урядових нагород

- найменування міністерства чи відомства

- найменування організації чи установи

- назва структурного підрозділу

- адресат

- резолюція

- гриф затвердження

- поштова адреса, номер телефону

- назва виду документа

- дата

- індекс

- дата вхідного документа

- місце складання або видання

- відмітка про контроль

- заголовок до тексту

- текст

- відмітка про наявність додатків

- підпис

- гриф погодження

- відмітка про завірення копії

- візи

- відмітка про виконання документа й відсилання його в справу

Формуляр- сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що мають постійну інформацію. У бланках документів в основному використовується трафаретний текст.

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на 2 категорії:

- документи з низьким рівнем стандартизації;

- документи з високим рівнем стандартизації.

Документи з низьким рівнем стандартизації –це ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості. Основне для цієї категорії документів - правильно розмістити реквізити і підібрати спосіб викладу тексту. Ця категорія документів в основному існує в формулярах.

Документи з високим рівнем стандартизації –це ділові папери, в яких може бут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, в яких виражена думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Документи цієї категорії в основному оформляються на бланках. Переважна кількість документів з високим рівнем стандартизації оформляється як службова документація від імені підприємств, організацій чи установ. Перевага документів високого рівня стандартизації полягає в тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні і пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки способу викладу тексту.

Спосіб викладу тексту –це добір слів, словосполучень, побудова речень і зв`язки між ними. В основному використовується в документах з низьким рівнем стандартизації і кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування. Для цього типу документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації.

За способом викладу виділяють такі види текстів:

- розповідь

- опис

- роздум.

Для розповіді, яка відтворює реальне життя у динаміці характерним є:

- вживання обставин часу, що вказують на послідовність перебігу подій або виконання дій ( спочатку, тоді, потім, пізніше), та обставин місця ( в Україні, у коледжі, у місті).

- використання дієслів-присудків із значенням послідовності дій, що стосуються однієї особи ( народився, навчався, працював);

- можливість уживання в одному тексті дієслів різних часових форм

( народився, навчаюся, проживаю).

Використовується такий вид тексту в протоколах, звітах, автобіографії

Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей.

Для цього способу викладу характерно:

- вираження одночасності через дієслова однієї часової форми ( тільки в минулому, тільки в теперішньому або тільки в майбутньому часі).

- вживання однорідних членів речення;

- використання неповних речень з опущеним присудком ( посередині – стіл).

Використовується цей спосіб у актах, наказах, постановах.

Для роздуму, який виражає причиново-наслідкові відношення, характерними є:

- вживання складнопідрядних речень з підрядними причини, мети, умови.

- Використання обставин причини, мети, умови;

- Вживання вставних слів, що вказують на порядок вислову думок, джерело інформації, впевненості чи невпевненості. Саме у цьому способі викладу находить своє втілення така логічна форма думки, як доказ.

Використовується в характеристиках, доповідних і пояснювальних записках.

У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

Найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Отже, послідовність викладу, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі.

Развернуть

Открыть в широком формате

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Пояснювальна записка

Вступ Державотворча роль мови Функції мови Стилі типи і форми мовлення Мова це ідеальна... Теоретичний матеріал з підготовки до практичної роботи... В зошиті записати і усно підготувати виступ на тему хв Здоровий спосіб життя за і проти для участі в...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Складання професійних документів: загальні вимоги, текст, основні реквізити, види.

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Пояснювальна записка
Перед вищими медичними (фармацевтичними) навчальними закладами І—ІІІ рівнів акредитації МОЗ України поставлено завдання підготувати висококваліфікованих, грамотних, з належним інтелектуальним потен

Завдання для самостійної роботи
№ з/п Назва тем Кількість годин Культура мовлення під час дискусії

Стилі, типи і форми мовлення
В Україні статус державної має тільки українська мова, що закріплено Законом «Про мови в Українській РСР» і Конституцією України: «Українська РСР забезпечує українській мові статус державної з мето

Літературна мова. Мовна норма. Культура мови. Культура мовлення під час дискусії.
1.Літературна мова 2.Мовна норма 3.Мовленнєва культура- критерії професійної майстерності фахівця. 4.Культура мовлення під час дискусії.

Основні вимоги до мовлення
Найважливіші риси зразкового мовлення Короткі поради щодо побудови і мовного оформлення висловлювання Змістовність Глибоко осмисліть

Перед тим, як вступати в спілкування, слід узяти до уваги.
В офіційній обстановці Де спілкуємось?

Дискусія, культура мовлення під час дискусії
Наше життя так чи інакше містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії,які мають призводити до вирішення певних професійних питань. У зв’язку з цим в

Формування навичок і прийомів мислення.
Культура мовлення тісно пов`язана з культурою мислення. Правильна, виразна,багата мова – це не лише ефективний засіб передачі думки, а й вияв поваги до людей, з якими спілкуєшся, до народу, який ст

Види, форми, прийоми розумової діяльності.
Розумова діяльністьлюдини – безпосередньо випливає з мислення. Мислення – основа розумової діяльності людини.Пізнання нового відбувається через розумові дії (операції): аналіз, син

Основні закони риторики.
Усе, що постає у людській свідомості, набуває форми слова. Система знаків, яку називаємо мовою, фіксує знання про світ, що оточує людину, є важливим чинником її самоусвідомлення, дає її змогу вираз

Закони сучасної риторики
Концептуальний закон. Систематизація матеріалів обговорення, всесторонній аналіз і знання. Закон моделювання аудиторії. Портрет будь-якої аудиторії визначається: по-перше, соціально-

Етика ділового спілкування, її предмет і завдання.
1.Сутність і зміст етики ділового спілкування. 2. Поняття етики ділового спілкування, її предмет та завдання. 3. Професійна етика.????????????

Поняття етики ділового спілкування, її завдання.
Ділове спілкування є необхідною частиною людського життя, найважливішим видом відносин з іншими людьми.Вічним і одним з головних регулятрів цих відносин виступають етичні норми, в яких виражені наш

Етика – вчення про мораль, порядність.
Мораль – це система етичних цінностей, які визнаються людиною, найважливіший спосіб нормативної регуляції суспільних відносин, спілкування і поведінки людей в самих різних сферах с

Мовленнєвий етикет.
1.Структура ділового спілкування 2.Комунікативна компетенція медичних працівників. 3.Техніка ділового спілкування 4. Універсальні величини діловог

Отримувач інформації, співрозмовник
- факт підтвердження або не підтвердження співрозмовником отримання інформації. Даний фактор є надзвичайно важливим для здійснення ефективного спілкування між людьми. Зале

Правила спілкування фахівця під час проведення зустрічей, переговорів, прийомів.Спілкування по телефону
1.Загальні принципи й правила ділового спілкування фахівця під час проведення зустрічей, переговорів, прийомів. 2.Спілкування по телефону: культура телефонного діалогу

Проведення ділових переговорів, зустрічей нарад
а)Підготовка до переговорів і проведення ділової наради Сам успіх переговорів залежить від старанності їх попередньої підготовки. Процес підготовки до переговорів поділяють на два т

Спілкування по телефону: культура телефонного діалогу
Неможливо уявити собі сучасні ділові стосунки без телефонного зв`язку, який забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією на відстані. Майстерність телефонної розмови полягає в тому, щоб з

Основні вимоги до етикету телефонної розмови
Погана підготовка, невміння виділяти головне, чітко і грамотно висловлювати свої думки призводять до значних утрат робочого часу (до 20-30%). Так стверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед

Терміни і термінологія. Загальнонаукові терміни.
1.Лексика за сферою вживання. Термінологічна і професійна лексика. 2.Терміни і термінологія. Функції та структурно-граматичні особливості слів-термінів. 3.Правила

Терміни і термінологія. Загальнонаукові терміни.
Терміни - це слова або словосполучення, які вживаються в науковій, публіцистичній, діловій сфері мовлення для точного вираження понять і предметів. Діловому стилю характер

Суфіксальний спосіб.
Суфіксальний спосіб словотворення, що полягає у з’єднанні суфікса з коренем або похідною основою, найбільш поширений у термінологічному словотворенні. Приєднуючись переважно до іменних осн

Префіксальний та префіксально-суфіксальний способи.
Префіксально-суфіксальний спосіб творення нових термінів характеризується одночасним приєднанням префіксів і суфіксів, що несуть різне смислове навантаження. При утворенні українських меди

Точність і доречність мовлення. Складні випадки слововживання. Пароніми та омоніми. Вибір синонімів
1.Багатозначність слова. Точність і доречність мовлення. 2.Синоніми, пароніми та омоніми у мові фаху 3.Складноскорочені слова, абревіатури та

Складноскорочені слова, абревіатури та графічні скорочення.
Використання складноскорочених слів, абревіатур,графічних скорочень стало продуктивним у ХХ столітті, коли поширення інформації у зв’язку з науково- технічною і соціальною революціями стало вимагат

Орфографічні та орфоепічні норми сучасної української літературної мови. Словники.
1. Особливості українського правопису. 2. Правопис прізвищ, імен та по батькові в українській мові. 3. Правопис складних іменників і прикметників. Правопис присл

Правопис і відмінювання прізвищ
Українські прізвища вимовляються і пишуться за правилами вимови та за загальними нормами укр. правопису: Литвиненко, Назар, Солов'яненко, Писаренко. При перекладі з російської мови

Відмінювання прізвищ
1.Жіночі прізвища на -а змінюються за відмінками: Р. Макарової Д. Макаровій 2.Жіночі прізвища, які закінчуються на -о, -й

Морфологічні норми сучасної української літературної мови у професійному спрямуванні.
1.Особливості використання у професійному спілкуванні: 1.1.іменників 1.2.займенників ( див. самостійну роботу) 1.3.прикметників 1.

Особливості відмінювання іменників II відміни.
У Р.в. іменники II відміни залежно від їх значення мають закінчення -а (-я), -у (-ю). В останній редакції "Українського правопису " уживання варіантів -а

Відмінювання кількісних числівників.
Числівники від 5 до 20, а також 30 відмінюються за таким зразком: н. вісім сімнадцять тридцять

Порядкові числівники.
Порядкові числівники змінюються, подібно до прикметника, за відмінками, родами і числами. Мають ті самі закінчення , як і прикметники твердої групи. У складених порядкових числівниках змін

Критерії класифікації документів
Документ –засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Найважливішою класифікаційною

Особові офіційні документи
Особові документи - це документи, що містять інформацію щодо особового складу організації чи підприємства, яка фіксується в заявах, автобіографіях, характеристиках, в наказах про о

Зразок резюме
Іванова Оксана Володимирівна Домашня адреса: Контактні телефони: Дата народження: Сімейний стан: Мета: Освіта: Досвід роботи (трудова

Довідково-інформаційні документи
Переважна більшість документів, що відправляється із установ та спрямовується в них є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для при

Зразки документів
Завідуючому ЧистенськимФАПом Мусаєву Ф.Ш. фельдшера ФАПу Максимовської Ю.І. Пояснювальна записка 5 січня 2003 року я при

Протокол
загальних зборів студентів 1 курсу природничо-географічного факультету від З вересня 2003р Голова зборів Мурашко В.Д. Секретар Доценко А.Р. Присутні: заступник декана факультету д

Витяг з протоколу
загальних зборів студентів 1 курсу природничо-географічного факультетувід З вересня 2003 р Голова зборів Мурашко В.Д. Секретар Доценко А.Р. Присутні: заступник декана факульте

Етикет ділового листування
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа повинні дотримуватись таких правил: 1.Починати лист необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою в

Професійна документація медичного працівника
Кабінети медичної статистики збирають, контролюють та аналізують матеріали роботи лікувально-профілактичних закладів, які мають важливе значення для організації роботи цих закладів щодо поліпшення