Понятие компьютерных документов, их реквизиты

1. Понятие компьютерных документов. Под термином «компьютерный (машинный) документ» по­нимаются документы, создаваемые, хранимые и/или предостав­ляемые адресату с помощью компьютерной техники и докумен­ты, переданные современными электронными средствами пере­дачи информации. В основе объединения этих документов в одну группу лежит сходство их технологии изготовления, хране­ния и передачи. При этом учитывается, что все чаще современ­ные средства связи выступают как необходимое звено докумен­тооборота, в т.ч. в системах, использующих традиционные бумажные документы. Следовательно, условия прохождения документов в этих каналах связи, а они аналогичны условиям изготовления документов с помощью компьютерной техники, влияют на правовой статус таких документов в целом.

2. Реквизиты компьютерных документов. Реквизиты всех видов документов выполняют две функции: информационную (сообщают от кого исходят сведения, со­держащиеся в документе) и удостоверительную или защитную (подтверждают подлинность информации и одновременно защи­щают ее от фальсификации). Именно благодаря наличию реквизитов можно разграничить документированную информацию и другие виды информации.

Возможность идентификации информации с помощью реквизитов – единственное, что придает какой-л. информации статус документа. Законодательство не уточняет, что подразумевается под тер­мином «идентификация». В юридической литературе сложилось понимание идентификации как исследования объектов с целью разрешения вопроса об их тождестве. Можно сказать, что задача идентифика­ции реквизитами информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечение сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства. Все это полностью распространя­ется и на компьютерные документы.

Наиболее распространенными реквизитами традиционных письменных документов является физическая подпись человека и печать. Именно с ними, как правило, связывается юридиче­ская сила этих документов, их способность быть доказательства­ми при разрешении споров. Оба этих реквизита являются ин­дивидуальными, их фальсификация в достаточной степени за­труднена, особенно по сравнению с иными реквизитами доку­ментов. Важнейшим достоинством этих реквизитов является то, что в юридической практике выработано большое количество эффективных способов по установлению их подлинности. Указанные реквизиты неразрывно связаны с письменной формой документа и, как правило, с бумажным или аналогич­ным ему материальным носителем информации.

Технология изготовления, хранения и передачи компьютер­ных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняю­щие свои функции в традиционных документах, далеко не все­гда приемлемы для них. В рамках родового понятия компьютерного документа необ­ходимо выделить более дробные группы. Необходимость такого подразделения связана с тем, что конкретные реквизиты, ис­пользуемые для придания определенному документу правового статуса, могут существенно варьироваться в зависимости от осо­бенностей технологий, применяющихся при изготовлении, хра­нении и передаче такого документа. В целях изучения проблемы реквизи­тов в качестве основания для классификации компьютерных документов выбирают два основания: а) форму их представления потребителю; б) тип носителя, на котором зафиксированы данные.

По первому основанию в литературе проводится подразделе­ние компьютерных документов на машиночитаемые (созданные с помощью средств ЭВТ и непосредственно не воспринимаемые человеком) и человекочитаемые (также созданные посредством компьютеров и электронного оборудования для передачи инфор­мации, но в пригодном для непосредственного восприятия чело­веком виде).

По второму классификационному основанию документы делят­ся на находящиеся на бумажных, магнитных и иных (оптические, CD-диски) носителях, являющихся индивидуально-опреде­ленными предметами, вещами, а также документы, существующие в виде электромагнитных сигналов. В дальнейшем документы на иных носителях и документы, существующие в виде электромаг­нитных сигналов, будут рассматриваться вместе с документами на магнитных носителях, т.к. реквизиты, используемые в настоящее время для удостоверения той и другой группы одинаковы. Внутри этих групп деление компьютерных документов более многообразно.

При установлении право­вых характеристик реквизитов компьютерных документов надо, прежде всего, исходить из их технико-технологических особенно­стей. В зависимости от конкретных условий изготовления, хране­ния или передачи документов, правовые нормы должны устанав­ливать требования к реквизитам документа, соблюдение которых обеспечивает признание юридической силы за определенной формой документа или за всеми существующими его формами.

В ФЗ «Об информации, информатизации и защите ин­формации» упоминаются два реквизита, могущие применяться либо вместе, либо по отдельности в зависимости от вида компь­ютерного документа. В ч. 2.ст. 5 Закона говорится о физической подписи лица на документе, «полученном из автоматизированной информацион­ной системы», а в ч. 3 той же статьи в отношении этих же доку­ментов допускается использование электронной цифровой под­писи. Очевидно, в первом случае, хотя в Законе это прямо не отмечено, законодатель имел в виду компьютерные документы, предоставляемые в человекочитаемой форме и на бумажном носителе — машинограмме. Во втором же случае логично пред­положить, что проставление электронной цифровой подписи (ЭЦП) целесообразно, прежде всего, в отношении машиночи­таемых документов на соответствующих носителях. В то же вре­мя Закон не закрепляет за определенным видом документа толь­ко определенный из перечисленных реквизитов. Такой подход совершенно правилен, так как он позволяет учитывать указан­ную выше способность компьютерных документов -- в один и тот же временной отрезок находиться на различных типах носи­теля и иметь несколько форм представления. Так, получив ма­шинограмму (распечатку) из компьютера должностное лицо подписывает ее и одновременно может заверить документ, нахо­дящейся в памяти компьютера, ЭЦП. Необходимость в послед­нем особенно остра в ситуациях, когда документ передается на расстояние с помощью телекоммуникационных систем или, ес­ли информация, содержащаяся в нем, является результатом об­работки первичной информации и для конечного потребителя важно убедиться, что ее обработка проходила в соответствии с определенными процедурами.

В принципе с тех же позиций, но несколько менее опреде­ленно, регулирует проблему реквизитов компьютерных докумен­тов ГК РФ. В ст. 160 ГК РФ в качестве реквизитов называется также физическая подпись и «электронно-цифровая подпись». Кроме того, в части 2 этой статьи вводится новый реквизит «фак­симильное воспроизведение подписи с помощью средств механи­ческого или иного копирования». В отношении машинных доку­ментов этот реквизит применим при передаче машинограмм или традиционных письменных документов по телекоммуникацион­ным системам, в частности, через телефаксимильную связь.

Итак, можно утверждать, что наиболее важными реквизитами компьютерных документов современное законодательство признает: физическую подпись; факсимильное воспроизведение физической подписи и ЭЦП. Еще раз отметим, что мы включаем в число рек­визитов и печать, хотя и не названную выше в качестве обязатель­ного реквизита, но в силу традиционной юридической практики и требований целого ряда нормативных актов безусловно являющейся таковым.

Личная (физическая) подпись должностного лица и печать, как уже говорилось, очевидно, могут выполнять свое предназначение реквизитов только в отношении одного вида компьютерных доку­ментов – документов, изготовленных на бумажном носителе и представленных в человекочитаемой форме, т.е. машинограммах. Их функции в отношении таких документов фактически не­чем не отличаются от выполняемых ими функций при их про­ставлении на традиционных письменных документах. Они дос­таточно подробно описаны в литературе, и мы здесь не будем на этом останавливаться. Но есть и одна интересная особенность, которая заслуживает внимания. Возможна ситуация, когда машинограмма содержит информа­цию (полностью или частично), исходящую не от лица и/или лиц, составивших документ, т.е. не первичную информацию, а информацию, назовем ее вторичной, явившуюся продуктом пере­работки компьютером какой-то первичной информации. Такое возможно, например, при использовании «экспертных систем» или систем, связанных с обработкой больших объемов информа­ции. При использовании подобных систем ни лицо, получающее первичную информацию и создающие на ее основе документ, ни конечный заказчик информации могут не иметь полного пред­ставления о существе и технологии процедур обработки инфор­мации и средствах ее защиты. Более того, некоторые сведения, особенно в части способов защиты, не будут им предоставляться, даже если они захотят с ними ознакомиться. Надежность и эф­фективность подобных АИС их пользователи оценивают, как ра­нее уже отмечалось в значительной степени по формальным при­знакам. В частности, выполнены ли требования законодательства в отношении сертификации таких систем, имеют ли соответст­вующие лицензии их собственники и разработчики.

Принимая во внимание названные критерии, пользователи при получении конкретного документа должны все-таки иметь какое-то подтверждение того, что информация в системе обра­батывалась и защищалась в соответствии с установленными строго определенными правилами. В описанной ситуации возможны два способа заверения до­кумента. В одном случае подпись лица на таком документе подтвер­ждает, что все необходимые процедуры обработки и защиты информации, которые должны были быть использованы при составлении данного документа, были соблюдены. Второй способ заверения может включать наряду с подписа­нием человеком документа и дополнительное проставление на документе каких-либо знаковых отметок, возможно аналогичных ЭЦП, подтверждающих соблюдение установленных правил при операциях с первичной информацией внутри компьютерной сис­темы. То есть здесь будут присутствовать два реквизита — личная подпись и некий аналог ЭЦП. при этом последний будет исхо­дить как бы от компьютера, точнее от соответствующего про­граммного обеспечения, а не от лица, подписавшего документ.

В отношении машинных документов — машинограмм, полу­ченных из современных средств связи или через компьютерные сети в качестве дополнительного реквизита, наряду с ЭЦП может быть использована печать. Передача изображения печати или каких-либо знаков, выполняющих аналогичную функцию (рису­нок, фирменный знак и т.п.) не наталкивается на серьезные труд­ности технического порядка. Кстати, таких знаков может быть и несколько, отражающих, например, разные этапы изготовления документа. Предлагаемый способ удостоверения машинных доку­ментов должен найти отражение в законе. В ст. 5 Закона наряду с ЭЦП в качестве реквизита должно быть предусмотрено примене­ние печати или аналогичного знакового средства.

Можно попробовать рассматривать пе­чать в качестве единственного основного реквизита в таких до­кументах. Однако внедрение данного способа наталкивается на серьезные трудности, так как пока в судебной экспертизе не существуют методы, позволяющие с уверенностью близкой к абсолютной решать вопросы, связанные с удостоверением факта подделки печатей или их оттисков. К сожалению, решение дан­ной проблемы еще далеко от окончательного, в значительной степени из-за использования преступниками для подделки печа­тей, штампов и их оттисков современных технических средств, в т.ч. и компьютерной техники.

Факсимильное воспроизведение подписи и печати в отно­шении компьютерных документов также применимо только в отношение машинограмм. Факсимиле, как правило, использует­ся в двух случаях: (1) когда организация имеет большой документооборот и проставление личной подписи должностного лица в ее физическом варианте невозможно; (2) когда документ передается потребителю посредством современных электронных средств передачи информации, по­зволяющим получать точную копию подписи и печати. В общем виде все сказанное выше относительно физической подписи и печати справедливо и в отношении факсимиле.