Состав подсистем ЕАИКС АС РФ

8.1 Подсистема «Судебное делопроизводство»

Подсистема «Судебное делопроизводство» предназначена для автоматизации процесса обеспечения судебно-арбитражного делопроизводства в системе арбитражных судов Российской Федерации. Подсистема «Судебное делопроизводство» является одной из важнейших подсистем ЕАИКС АС РФ, сопровождая основной технологический процесс, протекающий в арбитражном суде – рассмотрение судебных дел.

В подсистеме «Судебное делопроизводство» осуществляется учет и накопление массива первичных данных, на основе которых впоследствии решаются задачи анализа, оперативного контроля, принятия оперативных управленческих решений во взаимодействии с другими подсистемами ЕАИКС АС РФ.

Основными целями создания подсистемы «Судебное делопроизводство» является обеспечение регламентных сроков рассмотрения и оформления судебных дел, формирование статистической отчетности и повышение качества работы технологических звеньев арбитражных судов, ответственных за ведение судебного делопроизводства.

Подсистема «Судебное делопроизводство» должна решать следующие основные задачи в рамках ЕАИКС АС РФ:

· автоматизации рутинных операций, связанных с судебным делопроизводством;

· обеспечения информационных потребностей арбитражных судов РФ;

· обеспечения субъектов экономической деятельности информацией о ходе рассмотрения судебных дел, заявлений и жалоб.

Основной проблемой, которая должна быть решена в рамках создания подсистемы «Судебное делопроизводство», является организационное и методическое обеспечение единства ведения судебного делопроизводства во всей системе арбитражных судов РФ, предусматривающее использование современных информационных технологий в качестве неотъемлемого базиса развития судебно-арбитражной системы.

Критериями достижения указанных целей должно стать:

· сокращения времени на формирование и получение оперативных отчетов (судебных сводок), регламентированных статистических отчетов о работе арбитражных судов;

· повышения полноты и достоверности учитываемой и предоставляемой информации (в том числе, в части соответствия действующему АПК);

· обеспечения единства и полноты классификации учитываемой информации;

· обеспечения технических возможностей формирования полнотекстового банка данных судебных актов.

Подсистема «Судебное делопроизводство» должна охватывать следующие структурные подразделения арбитражного суда:

· управление (отдел) делопроизводства (включающие в себя канцелярию, экспедицию, архив и др.);

· судебные коллегии и судебные составы.

С подсистемой «Судебное делопроизводство» должны взаимодействовать следующие категории пользователей:

· судьи и помощники судей;

· специалисты, ответственные за делопроизводство в судебных составах;

· специалисты канцелярии;

· специалисты экспедиции;

· специалисты, ответственные за контроль исполнения.

В арбитражном суде техническое сопровождение подсистемы «Судебное делопроизводство» должны обеспечивать специалисты управлений (отделов) информатизации.

Функциональные задачи (блоки), реализуемые в подсистеме «Судебное делопроизводство»:

· обеспечение реализации общих функций;

· формирование электронного архива документов судебно-арбитражной практики;

· обеспечение учета производства в арбитражном суде первой инстанции;

· обеспечение учета производства в арбитражном суде апелляционной инстанции;

· обеспечение учета производства в арбитражном суде кассационной инстанции;

· обеспечение учета производства по пересмотру судебных актов в порядке надзора;

· обеспечение автоматизации распределения дел между судьями;

· обеспечение учета и распространения классификаторов системы;

· обеспечение формирования отчетов;

· обеспечение формирования утвержденной судебной статистики;

· администрирование системы.

Подсистема «Судебное делопроизводство» информационно взаимодействует с подсистемами «Судебная статистика» и «Делопроизводство». Информационная совместимость должна быть обеспечена за счет использования унифицированных форматов обмена данными между подсистемами.

В ходе выполнения работ по созданию подсистемы «Судебное делопроизводство» должен быть выполнен переход (на тех участках, где это возможно) к безбумажной технологии ведения делопроизводства с применением ЭЦП при обмене данными, а также использование современных технологий ввода информации в систему (в частности, с использованием сканера штрих-кода). Использование автоматизированной технологии распределения дел позволит исключить возможность влияния аппарата суда на назначение судей для рассмотрения судебных дел, что в дальнейшем позволит снизить вероятность возникновения коррупции в системе арбитражных судов.

В результате создания и внедрения подсистемы «Судебное делопроизводство» должны быть достигнуты следующие изменения показателей объекта автоматизации:

· уменьшение трудозатрат, необходимых для формирования статистических отчетов, за счёт исключения необходимости участия человека при формировании отчётов и использования процедур автоматического расчёта;

· исключение трудозатрат, связанных с повторной регистрацией информации;

· уменьшение количества логических ошибок, содержащихся в информации в автоматизированной системе за счет разработки специальных программных и организационных процедур выявления ошибок;

· уменьшение трудозатрат (в т.ч. финансовых) на сопровождение автоматизированной системы за счет применяемой программной архитектуры, технологических средств сопровождения и использования современных средств администрирования.

Создаваемая подсистема «Судебное делопроизводство» призвана заменить устаревшее используемое программное обеспечение и предоставить пользователям новый уровень функциональных возможностей.

В соответствии с методологией создания комплексных автоматизированных систем при выполнении работ используется цикличность этапов создания подсистемы. В ходе работ при необходимости следует реализовать несколько циклов (итераций) по отдельным функциональным задачам.

8.2 Подсистема «Делопроизводство»

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации информационных процессов делопроизводства и документооборота, связанных с документационным обеспечением системы арбитражных судов. Разработка подсистемы должна базироваться на концепции функционирования единого хранилища документов, единства системы учета и отчетности, в ходе разработки должны быть определены единые правила ведения делопроизводства, единая система классификации и кодирования документов для всей системы арбитражных судов.

Пользователями подсистемы «Делопроизводство» являются руководство АС и сотрудники аппарата арбитражных судов.

Подсистема «Делопроизводство», в соответствии с требованиями нормативного документа «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», должна обеспечить решение следующих задач:

· регистрация входящей корреспонденции с возможностью автоматической нумерации документов;

· регистрация внутренних и исходящих документов с возможностью автоматической нумерации документов;

· возможность учета реквизитов входящих, внутренних и исходящих документа;

· подготовка проектов внутренних и исходящих документов в электронно-цифровой форме;

· визирование проектов документов исполнителем при помощи технологии электронной цифровой подписи и передачу документа на согласование в электронно-цифровой форме;

· согласование проектов документов в электронно-цифровой форме при помощи технологии электронной цифровой подписи и формирования листа согласования;

· регистрация движения входящих, внутренних и исходящих документов, включая сведения о движении бумажных оригиналов и копий внутри суда;

· контроль исполнения документов;

· формирование реестров рассылки исходящих документов;

· списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и автоматическое формирование дел;

· систематизация документов и дел с их последующей передачей в подсистему «Архив»;

· хранение электронных документов, полученных преобразованием (оцифровыванием) оригинальных документов на бумаге, содержащих собственноручные подписи и оттиски печатей, заверенных электронной цифровой подписью для придания оцифрованным документам равной правовой силы исходным документам на бумаге;

· автоматическое распознавание электронных документов и хранение полученных сведений в виде текстов;

· возможность поиска записей в базе данных документов по набору учетных реквизитов карточки документа, а также поиск по тексту документа.

При реализации подсистемы «Делопроизводство» должно быть предусмотрено ее взаимодействие со следующими подсистемами, входящими в состав ЕАИКС АС РФ:

· подсистема «Архив» в части передачи документов и дел;

· подсистема «Судебное делопроизводство» в части передачи информации о входящих судебных документах и получения информации об исходящих.

Подсистема «Делопроизводство» предусматривает использование единых справочников ЕАИКС АС РФ.

В результате создания и внедрения подсистемы «Делопроизводство» должны быть достигнуты следующие изменения показателей объекта автоматизации:

· повышение оперативности контроля над потоками документов и исполнением документов, достоверности получаемой, обрабатываемой и хранимой информации;

· сокращение времени на получение информации, предоставляемой по запросам судов и организаций, формирование и получение регламентированных отчетов по документообороту отдельных подразделений арбитражных судов РФ, выполнение трудоемких рутинных операций при осуществлении общего делопроизводства;

· увеличение производительности труда работников подразделений арбитражных судов РФ за счет автоматизации трудоемких операций по работе с документами;

· улучшение координации деятельности работников подразделений арбитражных судов РФ.

Создание подсистемы «Делопроизводство» рекомендуется проводить поэтапно в интеграции с подсистемой «Судебное делопроизводство» с заменой устаревшего программного обеспечения, используемого в настоящее время.

В рамках последующего развития подсистемы должны быть рассмотрены вопросы о расширении функциональности подсистемы в части реализации возможностей:

· учёта внутреннего движения документов, контроля сроков исполнения распоряжений и других функций управленческого документооборота;

· потокового сканирования входящих документов с использованием штрих-кода;

· поиска учётных карточек документов на основании штрих-кода, считанного при помощи ручных сканеров с оригинальных документов;

· поддержки конвертовальных систем для облегчения массовых рассылок исходящих документов.

8.3 Подсистема «Архив»

Подсистема «Архив» предназначена для автоматизации процессов архивного хранения дел в арбитражных судах. Система охватывает архивное хранение судебных и номенклатурных дел с организационно-распорядительными, кадровыми и бухгалтерскими документами.

Подсистема автоматизирует деятельность судей и специалистов судебных составов, сотрудников архивных отделов и делопроизводственных отделов арбитражных судов.

Техническое сопровождение подсистемы осуществляют подразделения автоматизации арбитражных судов в общем порядке.

Подсистема «Архив» должна обеспечить автоматизацию следующих задач:

1) ведение картотеки дел архивного хранения;

2) учёт выдачи дел и учёт документов-заместителей;

3) формирование отчетных форм (номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, сдаточных описей дел структурных подразделений и т.д.) в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации;

4) назначение и изменение сроков архивного хранения дел;

5) поиск учётных записей дел и документов на основании атрибутов и текстовых сведений документов;

6) экспертиза ценности документов;

7) учёт и маркирование дел и документов с использованием машиночитаемого
штрих-кода;

8) хранение дел в оцифрованном виде с ЭЦП.

Для успешного функционирования подсистема «Архив» должна использовать для хранения базы данных единое хранилище подсистемы управления базами данных ЕАИКС АС РФ. Подсистема «Архив» взаимодействует с подсистемами «Судебное делопроизводство» и «Делопроизводство» в части передачи сведений о документах и делах, подлежащих архивному хранению.

Для считывания штрих-кода должны применяться ручные сканеры, для считывания электронных образов документов - потоковые и планшетные сканеры.

8.4 Подсистема «Дистанционное обучение»

Подсистема «Дистанционное обучение» предназначена для автоматизации профессионального образования кадров системы арбитражных судов, планирования карьеры государственных служащих и прохождения ими государственной службы в соответствии с Федеральным законом от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы РФ», а также обеспечение контроля квалификации сотрудников арбитражных судов.

Потенциальными пользователями подсистемы «Дистанционное обучение» являются судьи и сотрудники аппарата системы арбитражных судов, а также специалисты специализированных учебных учреждений и других вспомогательных организаций.

В подсистеме «Дистанционное обучение» должно быть предусмотрено выделение следующих групп пользователей:

1) обучающийся – пользователь, взаимодействующий с подсистемой в части получения информации о доступных программах обучения, формирования заявок на прохождение обучения, составления индивидуального плана обучения, доступа к инструктивным и методическим материалам, обучающей литературе, прохождения аттестации;

2) преподаватель (тренер) – пользователь, составляющий программы и планы обучения, формирующий тесты, опросные листы и анкеты, формирующий списки обучаемых и групп обучаемых, осуществляющий контроль прохождения обучения, получающий оперативные и аналитические отчеты;

3) администратор подсистемы – пользователь, обеспечивающий функционирование подсистемы, ее настройку и сопровождение.

Для организации обучения необходимо развернуть подсистему на основе программно-аппаратного комплекса ЦОД и организовать возможность удаленного доступа обучаемых и преподавателей к подсистеме с рабочих мест, либо со специально выделенных под обучение и тестирование компьютеров, в пределах зоны обслуживания ЦОД.

Для полноценного внедрения подсистемы необходимо организовать разработку учебных материалов, а также привлечь квалифицированных преподавателей для управления учебным процессом. Кроме того, целесообразно организовать обслуживание арбитражных судов в специализированных центрах дистанционного обучения, используя при этом техническое оснащение региональных ЦОД.

Подсистема «Дистанционное обучение» должна решать следующие основные задачи:

1) ведение базы данных обучаемых, преподавателей, специализированных учебных учреждений и учет их реквизитов;

2) ведение базы данных инструктивных и методических материалов, обучающей литературы;

3) анализ и прогнозирование потребностей в обучении;

4) формирование программ обучения;

5) составление расписаний обучения;

6) формирование списков обучаемых и групп обучаемых;

7) проведение аттестации по итогам обучения;

8) учет результатов обучения;

9) формирование оперативных и аналитических отчетов на основании первичных данных;

10) ведение справочников и администрирование подсистемы.

Эксплуатация подсистемы «Дистанционное обучение» взаимосвязана с поддержанием информационного обеспечения (в части использования единых справочников) и с эксплуатацией подсистем управления административно-хозяйственной деятельностью (в части использования функций учета кадров), входящих в состав ЕАИКС АС РФ.

Внедрение подсистемы «Дистанционное обучение» позволит систематизировать процессы обучения, сократить время на анализ потребностей в обучении, сократить расходы на командировки судей и сотрудников аппарата арбитражных судов, уменьшить поток документов, требующихся для оформления обучения, увеличить возможное число обучаемых, а также осуществить оперативный контроль за процессами обучения.

Создание подсистемы «Дистанционное обучение» рекомендуется проводить поэтапно:

1) обследование и уточнение потребностей в автоматизации процессов обучения;

2) разработка макета подсистемы;

3) опытная эксплуатация подсистемы;

4) доработка подсистемы в соответствии с результатами опытной эксплуатации;

5) информационное наполнение подсистемы;

6) внедрение подсистемы «Дистанционное обучение» в опытной зоне;

7) полномасштабное внедрение подсистемы.

При создании подсистемы необходимо учитывать сроки разработки и внедрения взаимосвязанных подсистем, входящих в состав ЕАИКС АС РФ. Предполагается, что основным направлением развития подсистемы «Дистанционное обучение» будет являться расширение информационного наполнения подсистемы (развитие программ обучения, пополнение перечня обучающей литературы и др.).