Формування судових справ

5.1. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у додатку 33.

5.2. На обкладинці судової справи вказуються:

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення;

у цивільній, адміністративній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

5.3. Для кримінальних справ, що надійшли від органів досудового слідства (дізнання), може бути використана та обкладинка, у якій справа надійшла, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці заповнюються необхідні реквізити суду, порядковий номер справи тощо.

Якщо кримінальна справа, що надійшла до суду, підшивається судом у нову обкладинку, то в справі зберігається також обкладинка, у якій справа надійшла.

5.4. Пункт 5.4 виключено

(згідно з наказом Державної судової
адміністрації України від 25.09.2012 р. N 109)

5.5. До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;

копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею;

протокол попереднього розгляду справи;

(пункт 5.5 доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом
Державної судової адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100,
у зв'язку з цим абзаци п'ятий - тринадцятий вважати
відповідно абзацами шостим - чотирнадцятим)

клопотання учасників процесу, що надійшли у зв'язку з попереднім розглядом справи;

постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;

абзац сьомий пункту 5.5 виключено

(згідно з наказом Державної судової
адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100,
у зв'язку з цим абзаци восьмий - чотирнадцятий
вважати відповідно абзацами сьомим - тринадцятим)

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;

документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв'язку з призначенням справи до судового розгляду;

документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;

за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи;

розписки про вручення повісток про виклик до суду.

Бланк опису документів у кримінальних справах підшивається тільки в справах за скаргами потерпілих. У інших кримінальних справах, що надійшли до суду, опис документів продовжується.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються перед протоколом судового засідання в хронологічному порядку.

(абзац чотирнадцятий пункту 5.5 із змінами, внесеними згідно з
наказом Державної судової адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100)

5.6. Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

(абзац шостий пункту 5.6 із змінами, внесеними згідно з наказом
Державної судової адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100)

супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.6.1. Документи цивільної справи в порядку наказного провадження підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

заява про видачу судового наказу, яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту заяви заявником усунуто);

документи, додані до заяви про видачу судового наказу;

конверт, у якому надійшла заява про видачу судового наказу;

якщо заяву про видачу судового наказу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення цієї заяви без руху та документи, надані заявником (крім підтверджувальних документів, а також заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзацу третього цього пункту);

розписка про отримання боржником копії судового наказу;

ухвала про скасування судового наказу (у разі надходження до суду заяви про скасування судового наказу);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.7. Документи справи, у якій позовну заяву (заяву) було залишено без руху і недоліки позивачем (заявником) не усунуто, підшиваються у міру надходження до суду чи формування у суді в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви (заяви) без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява);

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху позивачеві (заявнику);

інше листування з приводу залишення позовної заяви (заяви) без руху;

ухвала про повернення позовної заяви (заяви) як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві (заявнику) ухвали про повернення позовної заяви (заяви);

супровідний лист щодо повернення позовної заяви (заяви) позивачеві (заявнику);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.8. У разі відмови у відкритті провадження у справі документи справи підшиваються в такій послідовності:

(абзац перший пункту 5.8 із змінами, внесеними згідно з наказом
Державної судової адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100)

ухвала про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви) та повернення позивачеві (заявникові) позовної заяви (заяви);

конверт, у якому надійшла позовна заява (заяви);

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві (заявникові) ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви) разом з позовною заявою (заявою) та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.8.1. Підпункт 5.8.1 пункту 5.8 виключено

(згідно з наказом Державної судової
адміністрації України від 26.09.2007 р. N 100)

5.9. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

5.10. Документи, що підшиваються до судової справи, мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка здійснила відправлення.

5.11. Усі аркуші у справі нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи, розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі (додаток 34);

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

5.12. У кожній судовій справі складається опис документів у справі. У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи.

5.13. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

5.14. На третій сторінці обкладинки справи обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій обвинувального висновку, вироку, рішення, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).

5.15. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

5.16. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

5.17. Усі матеріали підшиваються до справи нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.18. При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалів.

5.19. Нерозглянуті по суті судові справи зберігаються у сейфі головуючого судді.