Прийняття рішень за результатами ревізії та контроль їхнього виконання.

Завданняревізіївиконання кошторисів бюджетних установ:

1) дати об’єктивну оцінку стану виконання кошторису на утримання бюджетних установ, а також збереження та використання основних засобів, матеріальних цінностей;

2) виявити порушення фінансової та бюджетної дисципліни, допущені в господарсько-фінансовій діяльності бюджетних установ щодо виконання чинних законодавчих і нормативних актів уряду України, які стосуються: підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів за видами видатків на їхню функціональну діяльність, забезпечення ощадливого витрачання та збереження коштів і матеріальних цінностей, ведення бухгалтерського обліку та складання звітності, здійснення внутрішньогосподарського контролю;

3) розробити заходи для ліквідації виявлених порушень і недоліків, відшкодування збитків, завданих бюджетній установі дія­ми чи бездіяльністю відповідальних службових осіб, і запобігання зловживанням і недолікам у подальшій роботі ревізованої бюджетної установи.

Основні напрямиревізії:

1. Контроль операцій з використання бюджетних і спеціальних позабюджетних коштів на рахунках у банку.

2. Контроль стану збереження майна бюджетних установ.

3. Ревізія фактичних видатків на утримання бюджетних
ус­танов.

4. Перевірка стану бухгалтерського обліку та достовірності звітності.

Джерела інформації для контролю кошторисів бюджетних установ:

а) положення про бюджетні організації, централізовані бухгал­терії бюджетних установ, кошториси на утримання бюджетних установ, розрахунки за кодами економічної класифікації видатків, накази про облікову політику, внутрішні регламенти та розпорядження щодо господарсько-фінансової діяльності;

б) первинні документи, облікові регістри (меморіальні ордери, відомості аналітичного обліку, оборотні відомості, книги (картки) складського обліку), книга Журнал-Головна;

в) фінансова звітність: баланс, звітність про виконання кошторисів;

г) акти попередніх ревізій і перевірок бюджетних установ різними відомствами державного контролю, а також підрозділамивнутрішньогосподарського контролю.

Відповідно до чинного бюджетного законодавства України бюджетним установам, що фінансуються з місцевих бюджетів, в установах банків відкриваються:

· поточні бюджетні рахунки на видатки установи, яких може бути відкрито кілька: на виплату заробітної плати; на придбання медикаментів, продуктів харчування; на оплату комунальних послуг; на капітальні видатки; на інші поточні видатки;

· поточний бюджетний рахунок для фінансування підвідомчих установ, якщо у структурі управління є підвідомчі бюджетні установи;

· валютні поточні рахунки.

Порядок відкриття поточних бюджетних рахунків бюджет­них установ та здійснення банківських розрахункових операцій регламентується нормативними актами Національного бан­ку України.

Починаючи контроль операцій з використання бюджетних і спеціальних позабюджетних коштів на рахунках в банку, ревізор повинен ознайомитися з особливостями організації безготівкових розрахунків бюджетної установи, облікового процесу і з’ясувати, які саме рахунки відкрито ревізованою бюджетною установою та в яких саме банках.

Послідовність і напрями контролю:

1. Контроль правомірності відкриття бюджетних поточних рахунків за їхніми видами здійснюється методом нормативно-правової перевірки на відповідність вимогам бюджетного законодавства щодо призначення та функціональної діяльності бюджетної установи.

2. Перевірка тотожності залишків у виписках банків з поточного бюджетного рахунку на перше число місяця, з якого починається ревізований період, і даних бухгалтерського обліку бюджетної установи, застосовуючи метод порівняння даних з меморіальним ордером № 2, книгою Журнал-Головна (за кожним поточним бюджетним рахунком ведеться окремий меморіальний ордер: 2а, 2б, 2в і т. д.).

3. Суцільний документальний контроль операцій за місяцями ревізованого періоду:

а) записів за дебетом рахунку 311 «Поточні рахунки на видатки установи» для визначення своєчасності та повноти зарахування банком фінансування з бюджету, а також як відновлення окремих невикористаних за призначенням бюджетних асигнувань (депонування заробітної плати, невикористані підзвітні суми, повернення раніше виданих авансів дебіторами тощо);

б) записів за кредитом рахунку 311 «Поточні рахунки на видатки установи» для визначення правомірності й доцільності використання коштів за напрямками економічної бюджетної класифікації видат­ків і достовірності відображення таких витрат в обліку.

При цьому за всіма поточними рахунками, відкритими в банках, здійснюється контроль виписок банку та первинних докумен­тів до них для визначення їхньої достовірності. Застосовуються також методи візуальної перевірки виписок банку та первинних документів та порівняння їхніх дат, а в разі виникнення підозр на недостовірність — проводиться зустрічна перевірка таких документів з даними банків, фінансових відділів місцевих державних адміністрацій.

Контроль цільового використання бюджетних коштів здійснюється методами порівняння, аналізу й логічної перевірки на відповідність призначенню коштів за кошторисом доходів і видатків бюджетної установи. Здійснюючи контроль цільового використання бюджетних коштів треба врахувати, що відповідно до Закону України «Про закупівлю товарів, робіт (послуг) за держав­ні кошти» від 22 лютого 2000 р. бюджетні організації повинні попередньо укладати з постачальниками (підрядниками) договори на закупівлю матеріальних цінностей на суму понад 5 тис. євро (здійснення капітального ремонту на суму понад 100 тис. євро) на підставі тендерних торгів. Тендерні торги можуть проводитись управліннями місцевих державних адміністрацій, які надаватимуть бюджетним установам інформацію про ціни та підприємства, у яких можна робити закупівлю. Запровадження тендерних торгів створює умови для ефективного раціонального використання бюджетних коштів.

Доосновних порушеньбюджетного законодавства, що їх виявляють під час проведення ревізії, належать:

— перевищення окремих видів видатків за кошторисом;

— наявність непередбачених кошторисом видатків;

— порушення чинного законодавства про закупівлю товарів, робіт (послуг) за державні кошти;

— перерахування авансів і платежів за безтоварними рахунками (особливо в разі наявності невикористаних за призначенням асигнувань наприкінці ІІІ, ІV кварталів року);

— часткова оплата за рахунок бюджетних коштів витрат, джерелом фінансування яких мають бути позабюджетні спеціальні кошти.

Схема процесу контролю операцій з надходження й використання коштів на поточному бюджетному рахунку в банку наведена на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Схема процесу контролю операцій з надходження
й використання коштів на поточному бюджетному рахунку в банку

 

4. За наявності в бюджетній установі розрахункових операцій чеками та акредитивами, треба перевірити звіти про використання чекових книжок і первинні документи до них для з’ясування законності здійснення таких операцій, своєчасності оприбуткування товарно-матеріальних цінностей на склад, відповідності даних звітів корінцям чекових книжок та записів виписок банку за відповідними рахунками даним меморіального ордера № 4, книзі Журнал-Головна.

5. Бюджетні установи поряд з бюджетними коштами можуть мати позабюджетні спеціальні кошти, які за принципом надходження й використання поділяються на: спеціальні кошти від надання платних послуг, виконання робіт; суми за дорученнями, депозитні суми та інші позабюджетні кошти. При здійсненні конт­ролю ревізор керується Інструкцією про порядок використання
й обліку позабюджетних коштів бюджетних установ та звітності по них, затвердженою ГУДКУ від 11 серпня 1998 № 63 (зі змінами), Бюджетним кодексом України та нормативними актами Національного банку України щодо банківських операцій.

Джерела ревізії: кошторис доходів і видатків бюджетної установи, розрахунки до кошторису, первинні документи (виписки банку з кожного рахунку за видами позабюджетних коштів, платіжні доручення, квитанції тощо), меморіальний ордер № 3
у розрізі видів спеціальних коштів (3а, 3б, 3в, ...), книга обліку спеціальних коштів, звітність про виконання кошторису зі спеці­альних позабюджетних коштів, рахунок 313 книги ЖурналГо­ловна, поточні рахунки обліку спеціальних коштів.

Напрями й послідовність контролю поточного рахунку спеціальних коштів такі самі як і поточного бюджетного рахунку. Слід урахувати, що чинним законодавством забороняється використання спеціальних коштів, які надійшли до каси бюджетної установи без попереднього їхнього зарахування на поточний рахунок у банку. За дебетом рахунку 313 «Поточний рахунок для обліку спеціальних коштів» здійснюється контроль повноти та своєчас­ності оприбуткування виручки від платних послуг, які надходять через касу або як попередня оплата послуг від замовників на підставі господарських договорів та актів виконаних робіт, послуг. Використання спеціальних коштів за цільовим призначенням визначається методом аналізу й порівняння за кош­торисом цього виду позабюджетної діяльності, а також логічної перевірки взаємозв’язку з функціональною виробничою діяльністю.

Під час перевірки депозитних сум потрібно врахувати, що це кошти, які надходять до бюджетної установи, але не мають відношення до виконання єдиного кошторису доходів і видатків. До депозитних сум належать кошти, які надходять у тимчасове розпорядження бюджетних установ і з настанням відповідних умов підлягають поверненню (наприклад, кошти хворих, які перебувають на лікуванні в лікувальних установах; суми, що надані в тимчасове користування судовим органам і які підлягають повер­ненню їхнім власникам чи перерахуванню за належністю відповідно до рішень суду). Під час ревізії депозитних сум перевіряється дотримання методики документального оформлення операцій із приймання, повернення, оприбуткування та списання таких грошових коштів, а також їхнього відображення в обліку на рахунках 315 «Поточні рахунки для обліку депозитних сум» і 672 «Розрахунки за депозитними сумами» та картках аналітич­ного обліку в розрізі одержувачів коштів і на предмет своєчас­ності перерахування останніх до бюджету, якщо вони не затре­бувані після трьох років з часу надходження.

Контролюючи суми за дорученнями, слід урахувати, що такі кошти бюджетні установи отримують від фізичних чи юридичних осіб на виконання певних доручень і їхнього витрачання здійснюється на видатки, зазначені в дорученні, без складання кошторису доходів і видатків.

Джерелами ревізіїє дані рахунків 314 «Поточний рахунок для обліку сум за дорученнями» і 673 «Розрахунки за коштами, одержаними на видатки за дорученнями», книга Журнал-Головна, меморіальний ордер № 4, картки аналітичного обліку до рахунку 673, первинні документи (доручення, звіти про виконання доручень, виписки банку та платіжні документи, відомості, накладні, дозвіл на відкриття рахунку).

Основні напрями контролю:

1) перевірка правомірності відкриття рахунку в банку методом аналізу даних про обґрунтованість і правомірність дозволу фінансового органу на відкриття такого рахунку в банку (наявність рішень місцевих органів влади або нормативно-правових актів уряду щодо права отримувати кошти на виконання певних доручень (добровільні компенсації хворих за надані їм лікувальними закладами медичні послуги), на виплату стипендій, матеріальної допомоги та доплат до державних стипендій за рахунок коштів замовників, на придбання путівок працівникам установи, кошти, що надходять як благодійні та спонсорські внески);

2) перевірка операцій з надходження сум за дорученнями на правомірність джерел коштів та цільового призначення цих коштів;

3) перевірка дотримання цільового використання коштів, от­риманих на виконання певних доручень;

4) перевірка правильності відображення операцій із сумами за дорученнями і розрахунках за ними в бухгалтерському обліку та звітності.

Контроль стану збереження майна бюджетних установ проводиться за такими напрямами:

1) перевірка зберігання, технічного стану та використання
основних засобів, МШП;

2) перевірка стану збереження матеріальних запасів;

3) перевірка дотримання умов зберігання майна (повнота закріплення майна за місцями зберігання й експлуатації, матеріально-відповідальними особами; наявність та оформлення договорів про повну матеріальну відповідальність; оцінка добору кадрів на посади матеріально-відповідальних осіб; відповідність складських приміщень вимогам установленого порядку для забезпечення збереження матеріальних цінностей);

4) перевірка стану обліку в матеріально відповідальних осіб;

5) перевірка повноти та своєчасності проведення інвентаризації майна та відображення її результатів в обліку.

Контролюючи стан збереження та використання основних засобів, МШП та матеріальних запасів, ревізор керується:

· інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою наказом ГУДКУ та МФУ від 30 жовтня 1998 р. № 90;

· порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою КМУ від 22 січня 1996 р. № 116;

· типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженою наказом ДКУ та Міністерства економіки України від 10 серпня 2001 р. № 142—181.

Під час проведення ревізії бюджетних установ контроль стану збереження майна контролюється, як правило, за допомогою част­кових інвентаризацій основних засобів, МШП і матеріальних
запасів у місцях їхнього зберігання чи використання. Об’єкти, що підлягають інвентаризації, визначаються ревізором, який очолює інвентаризаційну групу, щодо номенклатури матеріальних цінностей, матеріально відповідальних осіб і структурних підрозділів. Методика проведення інвентаризації, документального оформ­лення її результатів є загальною і визначена інструкцією № 90.

При проведенні інвентаризації одночасно здійснюється обсте­ження умов зберігання, використання та технічного стану окремих об’єктів основних засобів і МШП, видів матеріальних запасів за їхньою номенклатурою, а також перевірка стану обліку в мате­ріально відповідальних осіб за місцями зберігання та викорис­тання у структурних підрозділах бюджетної установи.

Повнота закріплення об’єктів майна (основних засобів, МШП, продуктів харчування та інших запасів) перевіряється методом порівняння даних про залишки за субрахунками відповідних видів майна на перше число місяця в розрізі матеріально відповідальних осіб у книзі Журнал-Головна та оборотних відомостях. Наприклад, повнота закріплення господарських матеріалів і канцелярського приладдя перевіряється порівнянням даних книги Журнал-Головна про залишки на перше число місяця із субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» з підсумковими даними оборотних відомостей про залишки матеріалів, відповідних за номенклатурою цієї облікової групи, у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Правильність документального оформлення та відображення в обліку результатів інвентаризації контролюється методом норматив­но-правової перевірки на відповідність вимогам інструкції з інвентаризації щодо документального оформлення, визначення та відоб­раження її результатів в обліку. Поряд з методом нормативно-правової перевірки широко застосовується метод перевірки кореспонденцій рахунків виходячи з даних змісту господарських операцій, які відображають результати інвентаризації. Повнота об’єктів інвентаризації визначається методом порівняння інвентарних описів з даними аналітичного обліку в оборотних відомостях.

На відміну від інвентаризації майна підприємницьких суб’єк­тів її проведення в бюджетних установах має такі особливості:

а) надлишки матеріальних запасів підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на збільшення доходів загального (бюджетного) фонду (кредит рахунку 702), а по об’єктах основних засобів — на збільшення фонду в необоротних активах (кредит рахун­ку 401), по МШП — на збільшення фонду МШП за їхніми видами (кредит рахунку 411);

б) втрати матеріальних запасів у межах затверджених норм природних втрат у разі виявлення фактичних нестач і після заліку пересортиці списуються на зменшення доходів загального
фонду (дебет рахунку 702);

в) нестачі об’єктів основних засобів, матеріальних цінностей понад норми природних втрат або за відсутності норм втрат та від псування цінностей відносяться на рахунок винних осіб за цінами відповідно до постанови КМУ від 22 січня 1996 № 116;

г) нестачі матеріальних цінностей понад норми природних втрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі тощо), а також коли конкретні винуватці не виявлені списуються з балансів лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому в такому порядку:

1) за кожним випадком нестач або псування матеріальних цінностей на суму до 2500 грн включно — з дозволу керівника установи;

2) за кожним випадком нестач або псування матеріальних цінностей на суму від 2500 грн до 5000 грн — з дозволу керівника установи вищого рівня, а на суму понад 5000 грн — з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади, голови місцевої державної адміністрації;

ґ) матеріальні цінності, непридатні для подальшого використання, морально застарілі, фізично зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха, списуються з балансів установ, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів, з дозволу:

1) керівника установи, якщо вартість одиниці (комплекту) матеріальних цінностей — до 2500 грн;

2) керівника установи вищого рівня, якщо вартість одиниці (комплекту) матеріальних цінностей — від 2500 грн до 5000 грн;

3) керівника місцевої державної адміністрації, якщо вартість одиниці (комплекту) матеріальних цінностей — понад 5000 грн.

Продаж основних засобів може здійснюватися бюджетними установами тільки через біржі, аукціони та за конкурсом як майна, що є державною власністю. Кошти, отримані від продажу будівель і споруд, вносяться в дохід бюджету, а від продажу інших основних засобів і матеріальних запасів витрачаються на придбання матеріальних цінностей, необоротних активів та їхній ремонт, модернізацію та здійснення інших видатків за кошторисом.

Основні напрями ревізії фактичних видатків на утримання бюджетних установ:

1. Ревізія фактичних видатків на утримання бюджетної установи починається з перевірки наявності затвердженого єдиного кошто­рису доходів і видатків та розрахунків до нього, правильності його формування щодо вимог чинного законодавства України.

2. Загальна оцінка виконання єдиного кошторису доходів і видатків проводиться методом аналізу на підставі даних поточної звітності про кошторисні цільові призначення бюджетних коштів, касові та фактичні видатки в розрізі їхніх видів за кодами економічної класифікації видатків бюджету. Після цього здійснюється контроль фактичних видатків за ревізований період за місяцями року щодо їхньої правомірності, доцільності, достовірності, ефективності за видами таких видатків згідно з кодами економічної класифікації (див. рис. 3.2).

3. Перевірка видатків на заробітну плату (КЕК 1111). Такі
видатки належать до основних за обсягом видатків за кошторисом.

Основними джерелами інформаціїдля контролю є дані штат­них розписів персоналу установи, тарифікаційні списки працівників, накази, розпорядження з питань кадрів, табелі про відпрацьований працівниками час, розрахунково-платіжні відомості, картки особових рахунків працівників, групувальні відомості, меморіальний ордер № 5, книга Журнал-Головна.

Контроль видатків на оплату праці та взаємопов’язаних із цим розрахунків проводиться в такій послідовності:

а) правильність визначення чисельності персоналу та застосування посадових окладів, місячних ставок заробітної плати, доплат, надбавок кожному працівнику (методом нормативно-право­вої перевірки даних тарифікаційних списків, штатних розкладів на відповідність галузевим інструкціям відповідних міністерств
і відомств щодо оплати праці працівників, виробничих показни­ків — нормативів навантаження на одного працівника);

б) перевірка відповідності показників з фактичної чисельності працівників протягом ревізованого періоду штатному розкладу, змінам в оплаті праці (методом аналізу даних наказів та розпоряджень з питань кадрів, штатних розписів, класифікатора працівників за умови комп’ютерної форми облікового процесу або розрахункових-платіжних відомостей та особових рахунків праців­ників при ручному варіанті організації облікового процесу). Особ­лива увага має бути звернена на правомірність зарахування в штат тимчасово працюючих, позаштатних працівників за сумісництвом;

в) перевірка достовірності даних про відпрацьований час (аналіз і порівняння даних бази нарахування заробітної плати в ком­п’ютері та табелях обліку відпрацьованого часу структурних підрозділів, зустрічна перевірка даних профкомів про видані путівки працівникам на лікування, туристичні й інші, та табельного обліку про цей відрізок часу, аналіз даних про виконану