Создание нового шаблона

1.При создании нового шаблона:

· на основе существующего документа: щелкните по команде Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

· на основе существующего шаблона: щелкните по команде Создать в меню Файл, выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, пометьте переключатель "Шаблон", а затем нажмите кнопку "ОК".

2.Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в поле "Имя файла" введите подходящее, легко запоминающееся имя для нового шаблона.

3.В поле "Сохранить в" откройте папку "Шаблоны". Папка Шаблоны обычно создается автоматически при установке Office (или Word) и располагается в той же папке, что и Office (или Word).

4.В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".

5.Добавьте текст или рисунки, которые должны обязательно присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документе. Внесите, если надо, изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

6.В меню Файл выберите команду Сохранить.

Таким образом в папку "Шаблоны" добавляется еще один новый шаблон, который Вы теперь можете выбирать за основу вновь создаваемого типового документа при выполнении команды Создать из меню Файл.

Упражнение 1.4 Настройка шаблона письма.

1.Предварительно создайте новую папку с именем "Новые шаблоны писем". Эта папка должна быть создана в уже имеющейся папке "Шаблоны" – тогда ваш шаблон будет доступен при создании нового документа.

2.Создайте новый шаблон письма для своей организации на основе встроенного шаблона Современное письмо. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Письма и факсы, а в ней – значок Современное письмо и ОК.

3.Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в качестве имени шаблона введите слово письмо и свою фамилию (например, "Письмо Тютчевой").

4.В поле "Сохранить в" откройте папку "Новые шаблоны писем", находящуюся в папке "Шаблоны".

5.В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".

6.Введите название и адрес вашей организации в соответствующие поля.

7.Добавьте текст или рисунки, которые обязательно должны присутствовать в письмах Вашей организации и удалите те элементы, которые не должны появляться. Внесите, если надо, изменения в стили и другие параметры форматирования.

8.В меню Файл выберите команду Сохранить.

После этого, чтобы создать типовое письмо, достаточно выбрать команду Создать из меню Файл и указать нужный шаблон — сведения о вашей организации будут располагаться в новом документе там, где вы их поместили.

Упражнение 1.5 Создание шаблона на основе документа.

1. Рассмотрите примеры документов, приведенные в Приложении 1-3:

· Приложение 1. Проект приказа.

· Приложение 2. Пример служебного письма.

· Приложение 3. Проект договора.

2. Ознакомьтесь с изложенными в Методических указаниях к самостоятельной работе по курсу «Автоматизация офисного делопроизводства» правилами и стандартами оформления организационно – распорядительных документов.

3. Определите, какие необходимые реквизиты присутствуют в примерах документов. Отсутствие таких реквизитов в документе лишат его юридической силы.

4. Используя приобретенные знания по редактированию и форматированию в Word, наберите образцы приказа, служебного письма и договора.

· Шапка письма создается в виде таблицы, у которой отключены линии сетки. Этот же прием следует применить и при наборе "паспортных" данных в примере договора.

· Рисунок логотипа вставляется в виде кадра, для которого в параметрах отменена опция "обтекание текста".

5. Сохраните набранные документы в своем рабочем каталоге.

6. Создайте на основе этих документов шаблоны, используя приведенные выше указания.

Упражнение 1.6 Создание рекламной листовки предприятия с использованием трафарета бланка предприятия.

1. Разработайте трафарет бланка вашего предприятия. Вставьте в нужные мета все необходимые ревизиты предприятия. В качестве прототипа ипсользуйте прижожение 6
2. Используя трафарет разработанного вами бланка предприятия, создайте рекламную листовку с предложениями о реализации продуктов основной хозяйственной деятельности вашего предприятия.
3. Представьте результат в электронном виде в соответствующем разделе отчёта вашей лабораторной работы.

 

ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО РАБОТЕ:

Каждый студент работает со своим вариантом набора документов предприятия. Номер варианта соответствует номеру в списке учебной группы.

Варианты основной деятельности предприятий:

1) по предоставлению консалтинговых услуг,

2) посредническая фирма по продаже косметики и парфюмерии,

3) крупно-, мелко-, среднеоптова фирма по продаже продуктов питания,

4) строительно-монтажная фирма по предоставлению услуг в своей области,

5) изготовление мебели,

6)акционерная компания по производству хлебобулочных изделий,

7) фондовый магазин.

8) супермаркет продуктовый,

9) интернет-магазин техники,

10) предоставление услуг по автоперевозкам грузов,

11) предоставление услуг по авиаперевозкам пассажиров,

12) издательские и полиграфические услуги,

13) услуги по организации культурно-массовых мероприятий,

14) ремонт и обслуживания бытовой техники,

15) изготовление и обслуживание компьютерной техники,

16) услуги по созданию и внедрению компьютерных программ и офисного оборудования и техники,

17) производство и реализация лаков и краски,

18) розничный магазин из продажи водочных и табачных изделий,

19) аптека,

20) туристические услуги.