Входные и выходные формы документов

Заголовочная часть содержит следующие характеристики доку­мента и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организа­ции, работающего);

• характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

• наименование документа;

• зона для проставления кодов постоянных для документа рек­визитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая инфор­мация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для про­ставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее эле­менты имеют по две регистрационные клетки: в одной типограф­ским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, где располагаются количественно-суммовые основа­ния и их названия, которые обычно размещены в левой части таб­лицы. Документы, как правило, являются многострочными, с по­стоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату за­полнения документа.

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и распо­ложения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической зада­чи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком разме­щения данных этих документов в памяти машины.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ явля­ются различные сводки, таблицы, сгруппированные по опреде­ленным признакам. Обобщенные данные могут быть представ­лены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вы­вод сводных данных на машинные носители (магнитные диске­ты) широко используется в автоматизированной информацион­ной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ.

Важнейшей формой вывода сводных данных для пользователя остаются бумажные носители, получаемые на печа­тающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.

При использовании типовых проектных решений автоматизи­рованной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным ус­ловиям. Определяется состав сводок, необходимых данной органи­зации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется раз­работка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учи­тывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.

При составлении эскиза выходного документа рекомендуется составить таблицу по следующей форме:

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т. е. наименования сводки. Они записываются на машинные носи­тели и используются при составлении сводных таблиц на ПЭВМ.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки долж­ны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для исполь­зования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. В соответствии с ма­шинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет по­лучить на ПЭВМ готовую выходную форму, имеющую юридиче­скую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

Разработка форм первичных и сводных документов выполняет­ся на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.

При разработке форм документа с помощью ПЭВМ, так же как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге со­ставить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам.