Основные сведения об MS EXCEL

1. Структура экрана

Окно приложения MS Excel обладает всеми элементами окон Windows: строка заголовка окна, кнопки управления размерами окна, системное меню. В главном меню Файл, Правка и т.д. функционально скомпонованы команды, необходимые для работы с электронными таблицами. Пункт меню Вид содержит список команд, определяющих внешний вид экрана. Команда Панели инструментов... позволяет вывести на экран/убрать с экрана панели инструментов: стандартную, форматирования, рисования и т.д. Вывод на экран Строки формул и Строки состояния также управляется из меню Вид. В режиме Полный экран на экране остается только строка главного меню. Команда Масштаб позволяет увеличить (напр., 150%) или уменьшить (напр., 75%) изображение на экране.

Рабочая область окна MS Excel представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, на пересечение которых находятся ячейки. Строки заголовков содержат наименования столбцов (А, В, С...) и строк (1, 2, 3...). Количество строк и столбцов в электронной таблицу ограничено только ресурсами компьютера. Для просмотра таблицы используются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Стиль адресных ссылок, наличие или отсутствие полос прокрутки, сетка и т.д. задаются командой Параметры из меню Сервис.

2. Рабочая книга

Документ, создаваемый в MS Excel — файл рабочей книги. Рабочая книга состоит из заданного по умолчанию (СервисПараметрыОсновные) количества листов, ярлыки которых присутствуют на экране. Переход по листам осуществляется с помощью мыши. Состав рабочей книги может изменяться: листы добавляются (ВставкаРабочий лист), удаляются (ПравкаУдалить лист), переименовываются (ФорматЛист). Вы можете скопировать, переместить их в пределах данной рабочей книги или в другую книгу — ПравкаПереместить или Скопировать. Команда ФорматЛистСкрыть или Показать позволяет не выводить рабочий лист на экран или, наоборот показать его. Список этих команд приведен также в контекстном меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши на ярлыке листа (см. Рис.1).

Рис.1.

3. Ввод и редактирование данных

Курсор экрана в электронной таблице имеет форму прямоугольника и указывает на активную ячейку. В ряде случаев приходится иметь дело не с одной ячейкой, а с интервалом ячеек. Выделение фрагмента рабочего листа выполняется с помощью мыши (при этом цвет первой ячейки интервала в отличие от остальных не изменяется). Выделение несмежных ячеек выполняется при нажатой клавише Ctrl.

Для ввода данных необходимо установить курсор экрана в соответствующую ячейку, ввести данные с клавиатуры и закончить ввод нажатием клавиши Enter. Одни и те же данные можно ввести сразу в несколько ячеек: выделив нужные ячейки, введите данные в одну из них, а затем нажмите Enter. Для ввода данных в интервал ячеек выделите интервал. Затем последовательно вводите данные в ячейки этого интервала.

Некоторые данные можно заполнить автоматически (определенный ряд чисел, дни недели, названия месяцев). Для заполнения ряда чисел набираются первых два, выделяются левой кнопкой мыши и протягивают за левый нижний угол выделенной области (см.рис.2-а) на необходимое число ячеек. Для заполнения стандартных рядов необходимо набрать только одно значение (см.рис.2-б).

а) б)

Рис.2.