Контроль выполнения бюджета предприятия

Контроль выполнения бюджета предприятия. Бюджетирование без обратной связи это даром потраченное время. Любая система является жизнеспособной, если имеет в своем составе элементы обратной связи, которые предусматривают анализ того, что сделала система, и текущую корректировку поведения системы по мере поступления сигналов о ее состоянии.

Бюджетирование это тоже система, весьма серьезная и ответственная система финансового планирования бизнеса, и она должна предусматривать соответствующую обратную связь. Роль обратной связи в данном случае играет контроль выполнения бюджета. Система контроля выполнения бюджета на предприятии является своеобразным мониторингом финансового состояния предприятия.

Важность этой системы не вызывает сомнений. Тем не менее, говоря о путях практической реализации системы, следует принимать во внимание стратегическое позиционирование предприятия. Будем различать три подхода к реализации системы контроля бюджета предприятия 1. простой анализ отклонений, ориентированный на корректировку последующих планов 2. анализ отклонений, ориентированный на последующие управленческие решения 3. анализ отклонений в условиях неопределенности 4. стратегический подход к анализу отклонений.

Так или иначе, каждый из подходов ориентирован на анализ отклонений. Дадим характеристику каждого из подходов. Простой анализ отклонений производится в соответствии со схемой, помещенной на рис. 4. Суть подхода состоит в том, что система контролирует состояние выполнения бюджета путем сопоставления бюджетных показателей и их фактических значений. Если отклонение носит существенный характер, то финансовый менеджер принимает решение о необходимости вносить соответствующие коррективы в бюджет последующего периода.

В противном случае никакие корректирующие действия не производятся. В этой связи важным представляется вопрос о существенности издержек. Представляется, что в качестве критерия для определения важности издержек следует использовать конечные итоговые бюджетные показатели, например, величину суммарного денежного потока. Имея соответствующую компьютерную программу, финансовый менеджер рассчитывает последствия конкретного отклонения фактических показателей от плановых значений на величину суммарного денежного потока.

На основании отклонения фактического суммарного денежного потока от планового значения делается вывод о необходимости производить корректировку плана следующего периода. Рис. 4. Схема простого анализа отклонений, ориентированного на корректировку последующих планов Возвратимся к примеру, рассмотренному в предыдущем параграфе. Прошли два периода запланированного года. Результаты контроля бюджета представлены в табл. 16. Табл. 16. Результаты контроля бюджета в рамках простого анализа отклонений Квартал 1Квартал 2планфакт план факт Исходные показатели для анализа Объем продаж10,0009,60030,00024,560Средняя цена единицы продукции20.0019.8520.0019.25Поступление денег от потребителей230,000223,392480,000388,114 Средняя цена 1 кг. сырья0.600.610.600.63Постоянные накладные затраты60,60060,60060,60064,460Ставка переменных накладных издержек2.002.002.002.08Показатели для принятия решенияВыручка от реализации продукции200,000190,560600,000472,780Ито говый годовой денежный поток84,84084,12084,84027,217В первом квартале произошло несущественное снижение объема продаж, слегка снизились цены на единицу готовой продукции и увеличились цены на сырье.

Это привело к снижению выручки на 3 и снижению суммарного денежного потока на 1. Финансовый менеджер посчитал, что такое снижение не является существенным, и принял решение не корректировать планы второго квартала.

Анализируя выполнение плана второго квартала, мы замечаем отклонение большего количества факторов возросла не только цена килограмма сырья, но и накладные издержки как переменные, так и постоянные.

В результате, фактическое поступление денег от потребителей во втором квартале меньше запланированного на 19, а итоговый годовой денежный поток уменьшился на 68 27,217 грн. против запланированных 84,840. Вполне естественно, что финансовый менеджер должен скорректировать планы будущего, третьего, квартала.

Имея программу моделирования бюджета, он определяет объем продаж третьего квартала, который позволяет ему компенсировать существенные отклонения второго квартала. С помощью прямого подбора нетрудно установить, что для того, чтобы выполнить план по денежному потоку на уровне 85,000 грн. необходимо продать в третьем квартале 48,500 единиц продукции против 40,000 запланированных. При этом необходимо вернуться на уровень бюджетных позиций по всем остальным показателям, включая цену, переменные и постоянные накладные издержки, а также цену сырья.

Анализ отклонений, ориентированный на последующие управленческие решения, предполагает более детальный факторный анализ влияния различных отклонений параметров бизнеса на денежный поток. По существу, производится декомпозиция влияния всех, вместе взятых, отклонений на величину итогового денежного потока. Технология проведения такого контроля выглядит следующим образом. Шаг 1. Установление всех факторов, которые влияют на величину денежного потока.

Шаг 2. Определение суммарного отклонения денежного потока от бюджетного значения. Шаг 3. Определение отклонения годового денежного потока в результате отклонения каждого отдельного фактора. Шаг 4. Составление таблицы приоритетов влияния, которая располагает все факторы по порядку, начиная с более значимых. Шаг 5. Составления окончательных выводов и рекомендаций в части управленческих решений, направленных на выполнение бюджета. В табл. 17 приведены результаты контроля с элементами факторного анализа отклонений.

Табл. 17 Результаты контроля бюджета с факторным анализом отклонений Квартал 1Квартал 2план факт Откло-нение план факт Откло-нение Исходные показатели для анализа Объем продаж10,0009,600-4.0030,00024,560-18.13 Средняя цена единицы продукции20.0019.85-0.7520.0019.25-3.75В ыручка от реализации продукции200,000190,560-4.72600,000472,7 80-21.20Средняя цена 1 кг. сырья0.600.611.670.600.635.00Постоянные накладные затраты60,60060,6000.0060,60064,4606.37С тавка переменных накладных издержек2.002.000.002.002.084.00Показате ли для принятия решенияПоступление денег от потребителей230,000223,392-2.87480,00038 8,114-19.14Итоговый годовой денежный поток84,84084,102-0.8784,84027,217-67.92 Факторный анализ отклонений денежного потока по следующим параметрамОбъем продаж84,84085,8801.2384,84048,342-43.02 Средняя цена единицы продукции84,84087,4653.0984,84068,352-19 .43Средняя цена 1 кг. сырья84,84087,7253.4084,84079,242-6.60По стоянные накладные затраты84,84084,8400.0084,84081,389-4.07 Ставка переменных накладных издержек84,84084,8400.0084,84080,188-5.4 8Как видно из таблицы, отклонения денежного потока второго квартала являются весьма существенными 68 Это вызывает необходимость произвести факторный анализ отклонений.

Технология проведения этого анализа достаточна проста.

Основная идея состоит в ответе на вопрос какое отклонение имел бы годовой денежный поток, если бы каждый фактор действовал отдельно.

Это означает, что необходимо сделать многократный пересчет бюджета для каждого отдельно действующего фактора при условии, что этот параметр принял значение, наблюдаемое по факту выполнения бюджета. Разумеется, что для проведения такого анализа должна использоваться компьютерная программа, позволяющая оперативно пересчитывать бюджеты. Более подробно процедура выглядит следующим образом. За основу берем компьютерную программу бюджетирования, в которую вместо плановых значений первого квартала подставлены фактические значения этих параметров.

В то же время все остальные праметры сохраняют свои плановые значения. Имея фактические значения переметров, указанные в табл. 33 для второго квартала, подставляем в программу бюджетирования фактическое значение первого параметра, объема реализации продукции, и рассчитываем величину годового денежного потока. В данном случае оно получилось равным 48,342 грн. Затем восстанавливаем в программе бюджетирования плановое значение объема продаж и подставляем вместо планового значения цены ее среднее фактическое значение, которое составляет 19.25 грн. Для этого значения программа рассчитывает величину годового денежного потока 68,352 грн которая заносится в соответствующую ячейку табл. 33. Аналогичным образом производится расчет значения годового денежного потока для каждого отдельно взятого фактического значения параметра бизнеса все остальные при этом фиксируются на уровне своих плановых значений.

Результаты анализа в комплексе позволяют установить приоритеты влияния каждого фактора.

В данном конкретном случае отклонение объема продаж играет наиболее существенную роль, так как его фактическое отклонение от плана создает отклонение денежного потока на уровне 43. Ближайший по влиянию фактор цена продукции, которая в данном случае приводит к отклонению денежного потока на 19.43. Влияние остальных факторов сравнительно менее существенно. Выводы, сделанные в отношении приоритетов влияния факторов, предопределяют управленческие решения, которые могут быть рекомендованы соответствующим функциональным подразделениям предприятия. Основной центр ответственности за невыполнение бюджета это маркетинговое подразделение предприятия.

Очевидно, что нужно обратить особое внимание на неэффективность работы этого подразделения усилить контроль выполнения текущих заказов потребителей, улучшить систему прогнозирования объемов продаж, проводить более сдержанную политику ценовых скидок и т.д. Разумеется, в рамках второго подхода по-прежнему остается необходимость корректировать объемы и, возможно, цены продаж будущих периодов. Однако в отличие от первого подхода это перепланирование делается на фоне новых управленческих решений.