Виды документов

Виды документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами.

Основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета служат надлежаще оформленные первичные документы К первичным документам относятся 1 официальные документы - заказы, акты сдачи-приемки, платежные документы, счета-фактуры, договора с поставщиками и покупателями и многие другие, которые обязательно должны иметь оригиналы подписи руководителя, главного бухгалтера и печати предприятия, установленные законодательством либо соглашением сторон 2 распорядительные документы - приказы распоряжения приходные, расходные кассовые документы накладные на приход, расход материальных ценностей, реализацию лицевые счета по оплате труда и многие другие заполненные на утвержденных бланках унифицированных форм Росстата РФ и подписанные уполномоченными на то лицами 3 справки, расчеты, составленные непосредственно бухгалтером, такие, например, как расчет рентабельности, расчет издержек производства реализованной продукции, расчет отпускных, исправительные записи и т.д. Все перечисленные формы первичных оправдательных документов обязаны подтверждать записи на счетах бухгалтерского учета.

На практике часто имеют место случаи отражения хозяйственных операций предприятия просто путем указания сумм в регистрах учета, в результате по истечении времени бухгалтер не может вспомнить, чем была вызвана данная запись на счетах бухгалтерского учета. Положение осложняется, если бухгалтеры или другие должностные лица увольняются, а их место занимают другие лица. Во избежание такой ситуации абсолютно все действия, каждый шаг по отражению хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета должны быть подтверждены документами, бухгалтерскими справками, расчетами, сделанными от руки и т.д. Данные сведения бухгалтерских документов, характеризующие оформленную хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Обя зательными реквизитами каждого бухгалтерского документа для призна ния его юридически правильным являются 1 наименование документа акт, требование, накладная и др. 2 дата составления документа число, месяц, год 3 содержание операции, отраженной в документе 4 измерители операций в количественном и стоимостном выраже нии 5 подписи лиц, ответственных за совершенную хозяйственную операцию и правильность ее оформления в документе.

Отсутствие обязательного реквизита в документе или не заполнение обязательного реквизита надлежащим текстом или цифрами делает документ либо недостаточно обоснованным и поэтому требующим до оформления, либо вовсе недействительным.

В документах могут быть и другие реквизиты, состав которых опре деляется характером хозяйственной операции, как-то номер документа, наименование и адрес предприятия, номер его расчетного счета.

Достоверность учетной информации обеспечивается сплошным документированием состояния и движения средств и источников хозяйственной деятельности. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

НЕТ записи хозяйственной операции без документа, и НЕТ документа без записи, соответствующей ему хозяйственной операции. При этом следует учитывать, что, в основном, хозяйственные операции специфичны для данного предприятия, и в этом случае запись производится при обязательном наличии документа. В то же время, некоторые хозяйственные операции едины для всех предприятий и регламентируются правительственными органами.

Тогда запись подобных хозяйственных операций производится на основании общего для всех предприятий документа, чаще всего закона или нормативного акта. Например Запись по оприходованию товара от поставщика производится бухгалтером только при поступлении к нему приходной накладной или акта приемки товара, ни в коем случае не по устному указанию руководителя. Запись по удержанию налога на доходы из заработной платы сотрудника производится бухгалтером на основании действующего закона в этом случае приложение документа с текстом указанного закона не требуется.

Сохранение учетной информации обеспечивается хронологической записью хозяйственных операций в соответствующем учетном регистре и сквозной нумерацией поступающих в бухгалтерию документов и совершаемых на их основании записей хозяйственных операций. Это относится, конечно, к документам, поступившим в бухгалтерию что является обязательным условием нормального функционирования любой системы бухгалтерского учета. Выборка и, соответственно, анализ информации о состоянии и движении средств и их источников обеспечивается систематической записью хозяйственных операций на соответствующих счетах синтетического и аналитического учета.

Например Запись хозяйственной операции по выдаче денежных сумм в подотчет сотруднику Петрову, отражаемая бухгалтером сразу по трем счетам Касса , Расчеты с подотчетными лицами счета синтетического учета и Расчеты с Петровым счет аналитического учета, позволяет определить по выборке с указанных счетов, куда и кому ушли деньги из кассы, а также возможность их возвращения или с кого их можно востребовать. Кроме того, документы подразделяются по нескольким признакам по своему назначению по времени составления по способу охвата операций.

По своему назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, оправда тельные, расчетные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительный документ это тот, в котором формулируется приказ ордер на совершение хозяйственной операции. Например, приказ по предприятию на командирование сотрудника является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу. Являясь основанием для совершения операций, эти документы, однако, не подтверждают факта совершения операций и не могут служить основой для отражения их в учете. Оправдательным является документ, в котором обосновывается необ ходимость выполнения хозяйственной операции, или удостоверяется факт выполненной операции.

Например Договор, Акт, Счет или Реше ние учредителей. Расчетным считается документ, в котором производятся вычисления с различными измерителями количественными или стоимостными хо зяйственных операций. К расчетным документам относятся, например, платежные ведомости и другие группировочные ведомости. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов.

Следует отметить, что один и тот же документ, например, требование на материал, может быть по назначению оправдательным, по времени составления первич ным, по способу охвата разовым. В одном бланке такого документа содержатся сведения и о распоряжении на совершение хозяйственной операции, и о ее совершении. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и др. Большая часть бухгалтерских документов комбинированные распорядительно-исполнительные, например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того как заработная плата выдана, она приобретает статус исполнительного оправдательного документа.

Их применение в практике бухгалтерского учета уменьшает количество учетных записей, ускоряет обработку, делает их более обозримыми и сокращает затраты труда. По способу охвата операций документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.

Разовым называется документ, оформляющий одну хозяйственную операцию. Пример наряд на работу. Накопительный документ отражает однородные разовые документы в последовательном порядке их составления, в основном это ведомости. Накопительные ведомости обычно заводятся для записи в них разо вых документов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склады, по расходу материалов со складов, по приходу денег в кассу и расходу денег из кассы, по выпуску готовой продукции и др. По лимитно-заборным картам, напротив, материалы со склада отпускаются в течение месяца многократно, в пределах установленного лимита.

Группировочным считается документ, в котором отражаются однород ные разовые документы, сгруппированные по тем или иным видам материалов, затрат и другим признакам. Примером этого вида документа может служить группировочная ведомость по расходу материалов со склада в производство. В ней документы собраны по группам материалов.

Отсюда и название документа группировочный документ. Группировочная ведомость составляется в конце месяца на основании документов, сгруппированных за месяц, чем она отличается от накопительная ведомость, которая ведется ежедневно, по мере поступления документов. Группировочные документы широко применяются в бухгалтерском учете, когда перечисления разовых документов, на основе которых они составляются, не требуется. По количеству имеющихся строк для оформления хозяйственной операции разовые документы подразделяются на однострочные и многострочные.

Однострочным документом возможно оформление одной хозяйственной операции на один предмет или одну работу, так как для этого в нем имеется только одна строка, например, приходный ордер на материал, требование на материал. Многострочным документом оформляется одна хозяйственная операция на несколько предметов или работ, потому что для этого в нем есть несколько строк, например, требование на материалы, накладная на возврат материалов из цеха на склад. Из сказанного видно, что один и тот же документ, например требование на материал, является по назначению оправдательным по времени составления первичным по способу охвата разовым по количеству имеющихся в нем строк однострочным или многострочным. Итак, группировка документов по определенным признакам показывает, что каждый документ в бухгалтерском учете имеет свое назначение и может одновременно относиться к различным классификационным группам.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на - материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно - материальных ценностей например, акт накладная приемки - передачи основных средств, акт о приемке материалов - денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации платежное поручение, приходный кассовый ордер и др расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам счет, счет - фактура и др Документ, составляемый бухгалтерией предприятия на основании вычислений, расчетов и т.п называется документом бухгалтерского оформления.

Документы бухгалтерского оформления составляют работники бухгалтерии, а не работники, осуществляющие хозяйственные операции.

Эти документы не являются основанием для проведения хозяйственных операций и не подтверждают факта их совершения. Они составляются на основании ранее оформленных документов распоряди тельных и оправдательных для подготовки дальнейших записей в бухгалтерском учете с целью их облегчения и ускорения.

К таким документам относятся, например, расчеты естественной убыли товаров, расчет суммы претензии поставщикам, расчет амортизационных отчислений по основным средствам и др. 1.1 Формы документов Форма документа определяется совокупностью показателей реквизитов и их расположением в документах. Хозяйственные операции разнообразны, и каждый вид хозяйствен ной операции для своего описания в документе требует таких реквизи тов, которые полно и точно характеризуют данную операцию.

Чтобы все документы были унифицированы, создаются единые формы документов, пригодные для записи в них однообразных операций. Форма документа определяется совокупностью показателей реквизитов и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят, в основном, от содержания отражаемой хозяйственной операции.

Каждый вид хозяйственной операции для своего описания в до кументе требует таких реквизитов, которые бы полно и точно ха рактеризовали данную хозяйственную операцию. Следовательно, формы, документов бывают тоже разные. Таким образом, если бы каждое предприятие для записи хозяйственных операций само стоятельно изготовляло необходимые бланки, то это привело бы к большому разнообразию этих документов, потому что каждое предприятие создавало бы свои формы документов.

Однородность хозяйственных операций, проводимых на пред приятиях, дает возможность унифицировать документы, т. е. соз дать единые формы документов, пригодные для записи в них од нообразных операций всеми организациями. Такие единые формы документов с указанием необходимых рек визитов и применяются в каждой стране. Ти повые формы документов являются обязательными для примене ния всеми. В этих документах реквизиты расположены так, что охватывают все необходимые данные для полного, точного и ясного описания совершенной хозяйственной операции. Это является необходимым условием для отражения совершенной хозяйственной операции в счетах бухгалтерского учета.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования Соблюдение установленных форм и реквизитов документов. При составлении документов надо заполнять все имеющиеся реквизиты, потому что неиспользование того или иного реквизита ведет к неполному описанию содержания данной хозяйственной операции. Если после заполнения реквизита соответствующими данными остается свободное место, его надо прочеркнуть.

Это необходимо для исключения возмож ности вписать в документ какие-либо данные после его составления. Точность и ясность изложения в документах содержания совершен ных хозяйственных операций. Нельзя писать, например, в расходном кассовом ордере Выдать Иванову на расходы 1500 одну тысячу пятьсот руб так как указана только фамилия а сотрудников с такой фамилией может быть несколько. Следует обязательно указать его инициалы, место работы и на какие расходы выданы деньги.

Для правильного оформления указанной хозяйственной операции в расходном кассовом ордере следовало бы записать Выдать инженеру отдела снабжения Иванову А.П. на командировочные расходы 1500 одну тысячу пятьсот рублей. Четкое и разборчивое написание текста и цифр в документах. В документе, как в текстовой части, так и в цифровых данных, не допускаются подчистки и помарки. Наличие подчисток и помарок делает документ недействительным.

Наименование месяца в документе следует писать прописью, а не цифрами. Например 7 февраля, а не 7 II или 7 2. Указанный способ обозначения месяца затрудняет подделку. В денежных документах сумма должна обозначаться и цифрами и прописью для предотвращения их подделки в целях присвоения денежных средств. Цифры в документах должны записываться ясно и четко, а это значит во-первых, что каждую цифру следует писать отдельно одну от другой, не соединяя их между собой линиями, как это мы делаем при написании текста необходимо соблюдать установленные правила начертания цифр, т. е. писать так четко, чтобы, например цифру 3 нельзя было принять за цифру 8 или наоборот во-вторых, при надобности писать цифры в столбец, как это требуется при составлении, например накопительных и группировочных ведомостей, соблюдать правило расположения цифр по разрядам, т. е. единицы записывать под единицами, десятки под десятками и т. д. Соблюдение этих требований предохраняет от возможных ошибок при записи документов в счета, дает возможность правильно и быстро произвести подсчет итогов в документах.

Подписи лиц, ответственных за совершенную хозяйственную операцию, отраженную в документе, должны быть сделаны настолько разборчиво, чтобы можно было прочесть их фамилии. Своевременность оформления хозяйственных операций докумен тами. Все документы должны составляться своевременно, например, оп равдательные в момент совершения хозяйственных операций, накоп ительные по мере поступления первичных документов, и в достаточ ном количестве.

Нарушение этого требования ведет к несвоевременной записи хозяйственных операций в счета и, как следствие этого, к отставанию бухгалтерского учета и отчетности. Ответственность за своевременное и правильное составление и оформление документов несут лица, совершающие хозяйственные операции, как-то заведующие складами материальных ценностей и готовой продукции, подотчетные лица, работники цехов мас тера, нормировщики и др. и счетные работники, принимающие участие в составлении документов.

По некоторым хозяйственным операциям документы составляются в нескольких экземплярах.

Так, например, счет-фактура на реализуемую готовую продукцию выписывается в зависимости от потребности в четырех или пяти экземплярах. Каждый экземпляр документа имеет свое назначение. Например, один экземпляр платежного поручения остается у предприятия для составления на его основе корреспонденции счетов и записи в счета, а три экземпляра направляются в банк для исполнения поручения.

В этом случае первый экземпляр является подлинным, а остальные, будут копиями. В зависимости от количества оттисков, полученных при одновременной записи, различают записи простые и записи копировальные. При простой записи получается один оттиск. Простая запись производится чернилами. Она применяется при составлении, например приходных и расходных кассовых ордеров, накопительных и группировочных ведомостей. Копировальная запись применяется тогда, когда надо иметь несколько оттисков при одновременной копии.

Она производится при помощи копировальной бумаги. Право подписи первичных документов. Документ, послуживший основанием для совершения хозяйственной операции, подписывают сотрудники, ответственные за эту операцию. Перечень лиц, имеющих право подписывать документы, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. Число таких лиц должно быть минимальным. Например, должны быть утверждены лица, имеющие право затребовать товарно-материаль ные ценности со склада предприятия, и лица, разрешающие их отпуск.

Образцы подписей этих лиц должны находиться у заведующего складом. Документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписывают руководитель и главный бухгалтер, а в их отсутствие лица, ими на то уполномоченные. Правильно составленные документы должны отвечать перечисленным выше требованиям, чтобы обеспечить дальнейшее продвижение документов в бухгалтерском учете.

Прежде чем сделать на основании того или иного документа соответствующие записи в счетах, следует проверить правильность его составления, т. е. соответствие записи, сделанной в документе, фактически произведенной хозяйственной операции, а также законность самой операции. 1.2 Бухгалтерская обработка документов Этот процесс состоит в приведении документов в состояние, позволяющее произвести краткие, ясные и точные записи совер шенных хозяйственных операций в счета с минимальной затратой труда и времени.

Бухгалтерская обработка документов состоит из нескольких этапов или стадий и производится в таком порядке проверка по форме и сущности совершенных хозяйственных операций, от раженных в документах таксировка документов арифметическая проверка цифр исправление ошибок, обнаруженных в документах формирование дел гашение документов. Проверка по форме Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления данной хозяйственной операции использован бланк соответст вующей формы, и все реквизиты документа заполнены.

Записи в первичных документах можно делать чернилами, химическим ка рандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих средств, средств механизации и другими средствами, обеспечи вающими сохранность этих записей в течение времени, установ ленного для хранения документов в архиве. Проверка сущности совершенных хозяйственных операций, от раженных в документах, состоит в том, что устанавливается целе сообразность и законность самой операции, т.е. ее соответствие существующим законоположениям, распоряжениям и постановле ниям правительственных органов.

Таксировка документов Выражение таксировка документов, применяемое на практи ке, неточно обозначает производимую работу. Таксировать это значит расценить что-либо, проставить в документе цену или рас ценку чего-либо. Следовательно, можно говорить о таксировке чего-либо в документах, а не о таксировке документов. В этом по нимании таксировка производится до бухгалтерской обработки документов.

Например, на складе предприятия таксируются в приходных ордерах материальные ценности, поступившие на склад, в требованиях материальные ценности, отпущенные со склада в цехах предприятия таксируются работы в рабочих наря дах. Таксировка в документах производится для исчисления стоимо сти таксируемых материальных ценностей путем умножения их количества на цену, заработка за выполненную работу и в других случаях. Под таксировкой иногда понимают исчисление в доку ментах стоимости материальных ценностей или работ.

В этом по нимании таксировка производится во время бухгалтерской обработки документов. Например, в требованиях таксируются материальные ценности, поступившие со склада, т. е. в них исчисляется стои мость каждой материальной ценности и подсчитывается итог. Арифметическая проверка Целью арифметической проверки является выявление ошибок, допущенных при таксировке и подсчетах итоговых сумм. При проверке документов по существу устанавливают законность и це лесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Арифмети ческая проверка документов состоит в повторении тех же арифме тических действий, которые были применены при исчислении цифровых данных лицами, составившими тот или иной документ. Например, проверяется правильность исчисления стоимости ма териалов путем умножения их количества на цену, правильность подсчета сумм и выведения итогов. Исправление ошибок в документах Ошибки в документах могут состоять в неправильном написа нии цифр или слов, или же в излишне написанных цифрах или словах.

Такие ошибки исправляются только чернилами и, в зави симости от их характера, двояко либо путем зачеркивания непра вильно написанных цифр или слов и написания над ними правильных цифр или слов, либо путем только зачеркивания излишне написанных цифр или слов. Зачеркивание производится аккуратно одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть специально оговорено на этом же документе и подтверждено подписями лиц, которые будут подписывать или уже подписали документ, в зависимости от вре мени обнаружения ошибки, т. е. обнаружена ли ошибка во время составления документа или при проверке документа по существу операции, в нем отраженной.

Наличие в документе исправлений, не оговоренных указанным выше способом, делает документ не действительным. В кассовых документах приходные и расходные ордера и в банковских платежных документах чеки, платежные поручения и др. исправление ошибок не допускается.

При обна ружении ошибки в документе, направляемом в банк, взамен его выписывается другой документ. Формирование дел При формировании дел необходимо соблюдать следующие тре бования - документы постоянного и временного сроков хранения необхо димо группировать в дела раздельно - подлинники должны быть отделены от копий - годовые сметы и отчеты от квартальных и месячных -в дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого доку мента. В дело группируют документы одного периода месяца, квартала, календарного года, кроме переходя щих дел например, личные дела, не закрывающиеся по оконча нии календарного года. При наличии в деле документов за не сколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием меся ца. Приложения к документам, независимо от даты их утвержде ния или составления, присоединяют к документам, к которым они относятся.

Существуют определенные правила группировки дел по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные рас порядительными документами, являются приложениями к ним, и их группируют вместе с указанными документами.

Плановые и от четные документы хранят в делах того года, к которому они отно сятся по своему содержания, независимо от времени их составле ния или даты поступления. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации располагают в таком порядке объясни тельная записка к отчету, баланс и приложения.

Лицевые счета со трудников организации по заработной плате группируют в само стоятельные дела и располагают в них в порядке алфавита. Прото колы заседаний совета трудового коллектива или собрания акцио неров организации группируют по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещают после про токолов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписку группируют за календарный год и систематизируют в хронологи ческой последовательности документ-ответ помещают за доку ментом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельно сти предприятия, группируют в одном деле при условии, что они относятся к одному и тому же вопросу. Папки с документами пе реплетают. На титульном листе указывают наименование органи зации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период год, месяц, общее количество листов в деле, срок хранения дела. Гашение Гашение бухгалтерских документов состоит в том, что на про веренные и обработанные документы накладывается штамп или от руки производится надпись, свидетельствующая о том, что документ в учете отражен.

Гашение документов производится для того, чтобы в дальнейшем они не могли быть использованы повторно в целях злоупотреблений. При этом указанная отметка делается на каждом документе индивидуального характера, например на аван совом отчете, на счете поставщика и др. На документах же массо вого характера требования на материалы, наряды на работу и др. указанная отметка производится на первом верхнем документе сброшюрованной пачки.

Все документы, приложенные к приход ным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послу жившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки Полу чено или Оплачено с указанием даты числа, месяца, года.