Документальная проверка

Документальная проверка. Только хорошо подделанный торговый документ выглядит убедительно. Проверка хозяйственной деятельности организаций является одним из основных методов проверки правильности ведения бухгалтерского учета, и может проводиться не только контролирующими органами, но и непосредственно бухгалтером.

Под грубым нарушением правил документального оформления бухгалтерского учета, понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур. При документальной проверке выявляют обоснованность документов по определенным принципам. При проверке проверяющим выявляются доброкачественные и недоброкачественные документы.

Документ может характеризоваться как доброкачественный, то есть правильно оформленный и верно отражающий совершенную операцию, или как недоброкачественный. Недоброкачественным считается всякий документ, неправильно оформленный и не отражающий действительно совершенные операции или же отражающий их в искаженном виде. Недоброкачественные документы можно подразделить на недоброкачественные по форме и неправильно отражающие произведенные операции.

Документы недоброкачественные по форме подразделяются, в свою очередь, на неоформленные и неправильно оформленные, однако при условии, что как те, так и другие отражают реальные операции в неискаженном виде и объеме. Документы, неправильно отражающие произведенные операции, считаются подложными и подразделяются на две группы фальсифицированные документы и документы, содержащие заведомо ложные сведения. К первой группе относятся такие документы, в которых имеются подчистки и другие искажения например, чек с поддельной подписью, платежная ведомость с подложной распиской в получении по ней денег и т. п В этих случаях фальсификации подвергается материал документа.

Ко второй группе относятся те документы, которые, будучи правильно оформлены, содержат заведомо ложные сведения о характере, объеме и подробностях операции например, счет организации с указанными в нем завышенными ценами, накладная с указанной в ней заниженной суммой или количеством и т. п Подложные документы, содержащие заведомо ложные сведения, подразделяются на бестоварные и безденежные полностью или частично. Документ, которым оформлено движение каких-либо материальных ценностей, их поступление или расход, в то время как эти ценности похищены или остались без движения, называется бестоварным например, счета на якобы отпущенные товары, в то время как эти товары не приходовались. Аналогичны безденежные документы, которыми оформлены операции с денежными средствами, которых не было в действительности например, счет частного лица за выполненную им работу, представленный при авансовом отчете, в то время как в действительности работа не выполнена, деньги не выплачены, а присвоены авансодержателем, который и сфабриковал безденежный документ. Необходимо указать, что иногда на одном и том же документе имеются следы обоих видов подлогов например, расходная накладная на отпуск сырья из склада в цех, содержащая подложные подписи должностных лиц, причем сырье в действительности отпущено не было и накладная составлена для списания сырья. Один и тот же документ может являться одновременно недоброкачественным как по форме, так и по существу отраженной в нем операции та же расходная накладная без даты. Способы распознавания дефектных документов крайне разнообразны.

Имеется ряд формальных признаков, которые, не свидетельствуя сами по себе о злоупотреблении, вместе с тем должны привлечь к документу внимание проверяющего и служить сигналом для проверки операции, которая оформлена этим документом.

К числу таких признаков относятся 1. Отсутствие при исполнительном документе документа распорядительного, например отсутствие требования на выдачу в цех материалов со склада при наличии расходной накладной склада, по которой материал числится отпущенным в цех. 2. Отсутствие при распорядительном документе исполнительного документа. 3. Составление документа с нарушением установленной формы, например составление доверенности не по форме. 4. Отсутствие реквизитов документа, например номера, даты, наименования организации. 5. Взаимное несоответствие отдельных реквизитов документа, например несоответствие наименования организации и ее адреса угловому штампу и круглой печати и т. п. 6. Недооформление документа, например отсутствие подписи должностных лиц. Так, счет на отпущенный мелким оптом товар из розничного магазина оказался без подписи бухгалтера.

Проверяющий установил, что по счету был отпущен неоприходованный товар, поэтому счет не дали бухгалтеру на подпись. 7. Излишнее оформление документа, то есть наличие на документе резолюции или разрешительных надписей в таком количестве, какое не требуется при нормальном оформлении документа. 8. Отсутствие при документах необходимых приложений.

При ведомости на выдачу заработной платы не оказалось табелей некоторых рабочих.

Следствием было установлено, что эти рабочие вымышленные лица, подписи их подложны, деньги, полученные на их имя, присвоены прорабом. 9. Несоответствие приложений документу.

Например, если сумма сводного документа не соответствует итогу приложенных к нему первичных документов.

При проверке подотчетных сумм было обнаружено, что к авансовым отчетам приложены документы на суммы, не совпадающие с записями в авансовых отчетах. В дальнейшем было установлено, что, зная о предстоящей проверке, бухгалтер заменил подложные документы, представленные ранее при авансовых отчетах, другими документами, не проведя счетной проверки. 10. Расхождение в содержании нескольких экземпляров одного и того же документа.

При оформлении заказов приемщик в экземплярах квитанций, выдаваемых на руки заказчикам, указывал правильно принятую сумму и срок выполнения. В тех же экземплярах квитанций, которые сдавались в бухгалтерию, срок выполнения и, соответственно, сумма приемщиком уменьшались, а разница присваивалась. 11. Подписание документа лицами, не имеющими на это права. Расходный кассовый ордер, при котором была приложена платежная ведомость на выплату заработной платы строительным рабочим, как и сама платежная ведомость, были подписаны не руководителем предприятия, имеющим право первой подписи, а производителем работ и бухгалтером, похитившими совместно наличные деньги, выписанные на имя несуществующих рабочих.

Впоследствии они показали, что это нарушение было совершено ими для того, чтобы хищение не мог обнаружить распорядитель кредитов. 12. Подделка подписей, наличие всякого рода подчисток, исправлений текста, не оговоренных при подписании документа.

Подделка подписи может быть установлена криминалистической экспертизой. Однако подписи, совершенные, например левой рукой, обычно легко распознаются, и проверяющий может обратить внимание на документ, снабженный такой подписью. Подчистки, исправления текста, не оговоренные при подписании документа, часто свидетельствуют о том, что они внесены в текст документа после его подписания. Все вышесказанное относится к определению недоброкачественных документов. Но не каждый документ, отнесенный к доброкачественным, отражает законные хозяйственные операции.

Метод выявления незаконных хозяйственных операций заключается во встречной сверке документов. Встречная сверка документов заключается в сопоставлении двух экземпляров одного и того же документа или двух различных документов, связанных между собой единством операции и находящихся в разных организациях, ведущих взаимные расчеты поставщик и покупатель, или в двух частях одного предприятия склад и цех, или же, наконец, двух записей в учетных регистрах двух разных организаций.

Этот прием дает возможность выявить в ряде случаев подлоги в содержании документа. Если проверять документы организаций предприятий изолированно друг от друга, то установить злоупотребление невозможно тогда как при встречной проверке экземпляров одного и того же документа, находящегося в обеих организациях предприятиях, легко обнаружить злоупотребления в следующих случаях а если документы находятся в двух разных предприятиях, но связаны между собой единством отраженной в них операции.

Заведующий магазином в котором товары и тара учитывались только в денежном выражении, войдя в преступный сговор с бухгалтером организации, принимавшим порожнюю стеклотару бутылки, банки, получал от него копии приемных накладных с указанием большего количества стеклотары, чем сдавал ему в действительности. На эту сумму заведующий магазином изымал из магазина товары или наличные деньги. Бухгалтер же в приходной накладной, оставшейся в делах организации, принимавшей стеклотару, указывал то количество, которое было фактически принято.

Эти преступные операции были вскрыты только после проведения встречной сверки расходных накладных, находившихся в магазине, с приходными накладными, находившимися в делах организации, принимавшей стеклотару б если документы связаны единством операции и находятся в разных оперативных отделах одного предприятия. Кладовщик, похитивший продукты по договоренности с шеф-поваром, списывал эти продукты на производство по бестоварным накладным.

Так как продукты в действительности на производство не поступали, в меню не значились блюда, на которые могли быть израсходованы эти продукты. Злоупотребление было документально подтверждено в результате сопоставления расходных накладных кладовой с меню столовой в при сопоставлении записей в счетных регистрах двух организаций, ведущих расчеты. Похищенные при посредстве ряда преступных махинаций наличные деньги бухгалтер списал в уменьшение задолженности предприятия-поставщика, которое было ликвидировано и не предъявило задолженности к взысканию.

Это незаконное списание было документально подтверждено при сопоставлении записей лицевого счета этого кредитора в бухгалтерии покупателя с карточками лицевого счета покупателя в архиве предприятия-поставщика. Глава2 Документальное оформление торговых операции 2.1 Приобретение товара Торговля - это отрасль хозяйства, обеспечивающая обращение товара, их движение из сферы производства в сферу потребления.

Все торговые операции, должны в обязательном порядке быть оформлены документально. 2.1.1Договор купли - продажи В торговой деятельности предприятия чаще всего употребляют договора купли-продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество вещь, товар в собственность, т. е. полное хозяйственное ведение или оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и доплатить за него определенную цену. Составление договора является сложной и ответственной частью заключения сделки.

Договор выполняет следующие функции - юридически закрепляет отношения между партнерами, придавая им характер, обязательность выполнения которых защищено законом - определяет порядок и способы выполнения обязательств - предусматривает способы защиты обеспечения обязательств. Долгосрочные контракты позволяют предприятию планировать деятельность, определять перспективы развития. Объект сделки оговаривается, при необходимости записывается и закрепляется к договору как неотъемлемая его часть в виде приложений.

Когда определяют количество, то в договоре строго оговаривают и указывают единицу измерения количества и каким образом он устанавливается. Количество определяется единицами веса, объема, длины, в штуках и т. д. Также возможно использовать оговорку при необходимости. В тех случаях, когда товар изменяется в течение транспортировки и хранения. Например, произойдет усушка. В случаях, когда используются нестандартные единицы измерения мешок, пачка, бутыль, необходимо уточнить вес мешка, пачки, объем бутыли и т. д. Обязательно оговариваются количественные характеристики товара.

Определение качества происходит с помощью стандартов, образцов, технических описей, каталогов и проспектам продавца, являющимися неотъемлемой частью договора. Например, при продаже продовольственных товаров, их качество подтверждается в соответствии со стандартами, сертификатом, выдаваемым компетентной государственной организацией, ветеринарной службой и т. д. Также сравнение может производиться с помощью специальных эталонов качества.

Рассматривается и срок, дата поставки, то есть срок, в течение которого товар должен быть поставлен продавцом покупателю. Сроки могут быть следующими - с определением фиксированной даты поставки - с определением периода месяц, год и т. д с применением специальных терминов, таких как немедленная поставка, со склада и т. д. В случаях, когда поставка осуществляется частями, составляются календарные планы, где указываются сроки поставки каждой партии.

Сроки связаны не только с временным периодом, но и с какими-либо действиями покупателя, например, предоплатой, авансом и т. д но это не должно быть отражено в договоре. Одно из существенных условий договора - это цена. Если она отсутствует, то такой договор могут признать недействительным. Договорная цена может быть твердой, скользящей. Согласование цены может проводиться устно, так и в телеграммах, письмах.

После согласования договорная цена указывается в договоре, возможно в спецификации, при этом иногда считают нужным зафиксировать цену документально. Возможно оформление согласования цены протоколом, который признается неотъемлемой частью договора. 2.2