Деятельность руководителя в структуре управления. Пути улучшения организации труда руководителя

Деятельность руководителя в структуре управления. Пути улучшения организации труда руководителя. Мы уже отмечали, что усиление нестабильности внешней среды по¬требовало изменений в способах управления производственной органи¬зацией, чтобы она была способна реагировать на изменения внешних условий.

Раньше, в стабильных условиях, господствовала т.н. «рациональная организация» (главными теоретиками которой были Ф.Тэйлор и М.Вебер). Она предусматривала порядок, установленный четко разработан¬ными правилами. Рационалистическое направление имело и имеет ши¬рокое распространение. Оно прошло путь от улучшения трудовых опе¬раций путём хронометража, до внедрения ЭВМ, промышленных робо¬тов и целевых программ. Рациональное управление основывается на ряде принципов, главные из которых: - чёткая структура управления: кто за что отвечает, кому подчиня¬ется, с кем и по каким вопросам взаимодействует; - известные и соблюдаемые правила работы; -система контроля за этими правилами с применением соответ¬ствующих стимулов и санкций к подчинённым. -оценка деятельности на основании этих принципов.

Существуют определённые правила, которые соблюдаются при организации процесса «мозгового штурма». 1. Не критиковать и не одергивать говорящего. 2. Никогда не называть высказанную идею нереальной или аб¬сурдной. 3. Необходимо стараться набирать как можно большее количе¬ство идей, не обращая внимания на их качество. «Мозговой штурм» создает предпосылки для творческого мышления, поэтому, чем боль¬ше предложений, тем лучше. 4. Следует всячески приветствовать творческие порывы.

Каждый участник может развить идеи, высказанные другими. 5. Все предложения должны обязательно фиксироваться. Рассмотрев главные подходы к управлению производственной организацией, перейдем к анализу управленческих ценностей и мо¬делей поведения руководителя.

Прежде всего, заметим, что следует различать термины руковод¬ство и управление. Руководство есть система административных, командно-распорядительных воздействий. Управление система приёмов и правил по наиболее эффективному использованию работ¬ников для достижения производственных целей организации и лич¬ных целей работников. Управление — это не только наука, но и ис¬кусство. Стиль управления в значительной мере зависит от уровня культу¬ры и ценностных ориентации руководи геля. Стиль работы руководи¬теля, особенность, его компетентность в современных динамично меняющихся социально-экономических условиях определяет успешную работу возглавляемой им организации.

Если обобщить многогранную деятельность руководителя, то можно выделить три её главных направления: • управление технико-технологической подсистемой предприя¬тия; • управление его экономической подсистемой; • управление социальной подсистемой — производственным коллективом.

И хотя в реальной практике управление этими подсистемами представляет собой единый процесс, все же следует констатировать, что управление коллективом представляет наиболее сложную задачу для руководителя, по крайней мере, по двум причинам. Во-первых, со¬циальная организация обладает исключительной сложностью, особен¬но в сфере неформальных отношений, во-вторых, потому, что в подав¬ляющем своем большинстве руководители являются техническими спе¬циалистами, инженерами, которых в техническом вузе искусству управ¬ления людьми учат явно недостаточно.

Они знают цели организации, но не всегда ясно представляют, что работники имеют свои собственные цели, далеко не всегда со¬впадающие с целями организации. А искусство руководителя и зак¬лючается в умении согласовывать личные цели работников, их по¬требности и интересы с целями и интересами организации. Руково¬дитель постоянно находится в системе отношений с руководимым им коллективом, вышестоящим руководством и смежными руково¬дителями.

Практика показывает, что во взаимоотношениях руководителя и коллектива порой возникают критические ситуации, которые невоз¬можно ни объяснить, ни опровергнуть ссылками на «объективные обстоятельства». Они есть проявление низкой управленческой куль¬туры руководителя, которая заключается в недооценке «человеческо¬го фактора» производства. На наших предприятиях принципы управления во многих случа¬ях такие же, какие были в начале века, когда широкое распростране¬ние приобрела система Тейлора.

Как известно, концепция тейлориз¬ма исходит из установки, что исполнитель ленив и пассивен и поэто¬му требует по отношению к себе жестких стандартизованных управ¬ленческих воздействий. Современное же понимание культуры еди¬ноначалия включает в себя весьма обширный арсенал приёмов рабо¬ты с людьми, которые приняли характер норм. Среди них можно выделить следующие: 1. Чёткое понимание руководителем общественно значимых цен¬ностей. 2. Чёткое видение перспектив развития. 3. Инновационный, творческий подход к решению возникающих проблем. 4. Знание принципов управления. 5. Постоянное саморазвитие. 6. Умение наладить групповую работу. 7. Корректная манера поведения, способность управлять собой, уважительное отношение к подчинённым. 8. Знание основ социальной психологии.

Сложные и многоплановые аспекты работы руководителя можно объединить в три основных стиля руководства: - директивный стиль (авторитарный); - коллегиальный стиль (демократический); - нейтральный стиль (попустительский). Директивный стиль характеризуется высокой централизацией ру¬ководства, преобладанием единогласия.

Руководитель требует пол¬ной информации о всех производственных вопросах, включая второ¬степенные, решения принимает единолично, к мнению коллектива не прислушивается. Основными методами управления являются приказы, распоряжения, санкциями — выговоры, замечания, лише¬ние премий и иных льгот. Интересы дела становятся значительно выше интересов людей, в общении преобладает приказной тон. Коллегиальный (демократический) стиль характерен тем, что между руководителем, его заместителями и подчинёнными полномо¬чия и ответственность распределяются в соответствии с их должно¬стным положением. Руководитель, придерживающийся этого стиля, всегда выясняет мнение коллектива по всем важным производствен¬ным вопросам и принимает коллегиальные решения.

Коллектив ре¬гулярно информируется о положении дел на производстве. Руково¬дитель заботится о благоприятном психологическом климате в кол¬лективе, стремится к органическому сочетанию интересов дела и интересов людей.

Нейтральный (попустительский) стиль характеризуется тем, что руководитель устраняется от активного участия в управлении кол¬лективом. Такой руководитель или ждёт указаний сверху, или попа¬дает под влияние коллектива. Руководитель стремится не рисковать, предпочитает, чтобы возникающие проблемы или конфликты разре¬шались сами собой, стремится снять с себя персональную ответ¬ственность.

Такой стиль руководства рано или поздно приводит к возникновению неуправляемых конфликтных ситуаций, которые чаще всего разрешаются вмешательством вышестоящей организации путём смены руководства. Вышеуказанные стили руководства с точки зрения их формаль¬ной характеристики и содержательной стороны могут быть пред¬ставлены следующей схемой, предложенной известным специалис¬том в области социальной психологии К.Левиным. Следует заметить, однако, что при характеристике стилей руко¬водства существенным моментом является то обстоятельство, что в чистом виде тот или иной стиль может себя и не обнаружить.

Он обусловлен рядом социально-психологических факторов, которые с неизбежностью приходится иметь в виду руководителю, а именно: специфику наличной ситуации, своеобразие решаемых задач, квали¬фикацию и сработанность членов коллектива, их личностные осо¬бенности и т.д. РЕЗЮМЕ: Правило I. Верный способ одержать победу в споре — это уклониться от него. Правило 2. Проявляйте уважение к мнению собеседника, никогда не говорите, что он не прав. Правило 3. Если вы не правы, признайте это быстро и решительно. Правило 4. С самого начала придерживайтесь дружелю¬бного тона. Правила 5. Сумейте заставить собеседника сразу же отве¬тить вам "да". Правило 6. Давайте большую часть времени говорить со¬беседнику.

Правим 7. Пусть собеседник считает, что высказанная вами мысль принадлежит ему. Правило 8. Всегда старайтесь искренне смотреть на вещи с точки зрения собеседника. Правило 9. Относитесь сочувственно к мыслям и жела¬ниям других.

Правило 10. Взывайте к более благородным мотивам. Правило II. Подавайте свои идеи эффектно. Правило 12. Бросайте вызов, задевайте за живое. 4.Управленческая позиция руководителя. Пути ее совершенствования. Стиль руководства. Особенности труда руководителя. В структуре управленческой позиции руководителя (УПР) выде¬ляются два главных компонента: власть и авторитет. Власть есть та¬кая форма социальных отношений, которая определяет действия других людей посредством административно-правовых механизмов.

Система власти включает в себя отношения господства и подчине¬ния, отношения субординации (многоуровневого подчинения) и иерархии. Авторитет, в отличие от власти, есть персональная характеристика того или иного руководителя. Авторитет основывается на уважении и, вследствие этого, добровольном подчинении личнос¬ти, а не должности. На должность назначают, авторитет завоёвыва¬ют. Если властные полномочия подкреплены авторитетом, это суще¬ственно укрепляет УПР. Мы же рассмотрим социальный аспект, факторы, которые нега¬тивно влияют на оценку работниками руководителя, ослабляют его управленческую позицию.

Эти факторы могут быть сведены, в ос¬новном, к следующим: 1. Некритическая приверженность прецедентам, прошлому опы¬ту. Опыт — это всегда прошлое знание, а действительность соче¬тание новых ситуаций, которые требуют новых решений. 2. Необъективная оценка кадров, определяющая их последующее поведение.

Она сводится к следующим позициям: — ошибка излишней снисходительности — тенденция оценивать всех работников выше их истинного уровня; — ошибка излишней требовательности — тенденция оценивать работников ниже их истинного уровня. Считается, что при этом по¬вышается личная ответственность работников, хотя бывает как раз наоборот; — ошибка личной предрасположенности ситуация, когда лич¬ное пристрастие руководителя влияет на оценку больше, чем дело¬вые качества работника; — ошибка по свежести впечатлений — тенденция использовать лишь последние события деятельности работника как базу для решения о его рейтинге вместо того, чтобы анализировать результатив¬ность за более длительные отрезки времени; — ошибка под воздействием «эффекта ореола», когда руководи¬тель оценивает работника на основе общего впечатления (хорошего или плохого), которое произвел на него работник.

Управленческий стиль есть совокупность типичных взглядов, ценно¬стей, разделяемых руководителем по отношению к руководимому им коллективу.

Наиболее типичными являются следующие стили управ¬ленческого мышления: технократический, финансовый, юридический и социологический. Разумеется, в реальной практике управления все они сочетаются, по речь идет о том, какая позиция преобладает. Определяющими свойствами технократического стиля мышле¬ния являются ориентация на модель единственного наилучшего пути, однажды зафиксированной цели, неприемлемость участия в выработке решений тех, кто не является профессиональными специ¬алистами в данной сфере деятельности.

С ними допускается, и то в крайнем случае, обсуждение целей, но не средств. Интерес исполни¬телей, их видение проблемы не считается фактором, достойным вни¬мания. Технократическое мышление, перенесенное в социальную сферу, порождает корпоративность административного управления, сопро¬тивление нововведениям. При этом становится невозможным моби¬лизовать социальный потенциал организации. Как правило, руково¬дители с технократическим мышлением являются сторонниками су¬ществующей системы со всеми её достоинствами и недостатками, противниками перемен.

Финансовое мышление основано на приоритете экономических категорий, оценке результатов деятельности производственной орга¬низации в стоимостном выражении, однако оно не очень связывает¬ся с процессами социальных изменений и нововведениями, вытека¬ющими из этих изменений. Юридическое мышление концентрирует свое внимание на фор¬мальной стороне взаимоотношений, ответственности, выполнении обязательств, правовых процедур.

Такое понимание, безусловно. чрезвычайно важно для утверждения принципов правовой экономи¬ки, успешного развития цивилизованных рыночных отношений. Тем не менее в юридическом мышлении заменю придание исключитель¬ной роли юридическим нормам в регулировании трудовой деятель¬ности без достаточного учета конкретных условий социально-эконо¬мической жизни организации. Особо следует остановиться на социологическом стиле мышле¬ния. Он заключает в себя понимание человека как определяющего фактора производства, как социального деятеля во всем богатстве технических, экономических, юридических и особенно социальных отношений. Такой стиль даёт возможность руководителю управлять организацией, учитывая возможность вырабатывать стратегию её развития в изменяющихся условиях.

Само же это развитие становит¬ся ведущим фактором принятия эффективных управленческих реше¬ний в нестандартных ситуациях, используя социальный потенциал руководимой организации.

В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим (см. стр. 5). При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи. Организация рабочего места. Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы.

От того какой это будет кабинет зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя. При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: 1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний.

Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2; 2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты: 2.1. Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое; 2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого; 2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели; 2.4. Мебель должна выглядеть эстетично. 3. Оборудование.

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь: 3.1. Канцелярские принадлежности. 3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя. 3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое.

Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации. 3.4. Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю незабывать назначенные встречи или другую полезную информацию. 4. Цветовое оформление кабинета.

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. Работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации.

Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности, которых входит: Регистрация поступающей корреспонденции. Сортировка в зависимости от предназначения. Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию. Хранит документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива.

Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место. Ведение телефонных разговоров. Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения.

Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей. Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат.

Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минималь¬ное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необ¬ходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы. Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу.

Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут. Проведение совещаний, конференций. Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо: Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель; Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов; Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов; Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии; Как можно раньше послать приглашение участникам; Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой; Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников.

Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

Составление графика работы. Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже отмечалось ранее строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов. Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами.

Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности. Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900 продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации.

Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Подготовка и проведение выступлений. Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно подготовиться.

Перечислим основные рекомендации призванные помочь оратору. Прежде всего важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность; 2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?; 3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете.

Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать; 4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям; 5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера; 6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации; 7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части; 8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений. 9. Если нет опыта публичных выступлений необходимо потренироваться; 10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи. Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно.

При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастной состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план выступления, который должен включать: Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения.

То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя; Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.