Особенности бухгалтерских информационных систем и тенденции их развития

Бухгалтерские информационные системы (БУИС) создаются в целях получения информации, необходимой для управ­ления производственной и хозяйственной деятельностью пред­приятий.

БУИС рассматривается как основ­ной компонент управления деятельностью предприятия и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

В БУИС осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйствен­ной деятельности на предприятии в первичных документах, их об­работка, накопление, формирование финансово-экономических показателей, отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяй­ственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная ин­формация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернатив­ных вариантов использования ограниченных ресурсов. Прежде всего, она предоставляет количественные данные для таких функ­ций управления производственной и коммерческой деятель­ностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

На этапе планирования бухгалтер должен представить данные о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была достигнута поставленная цель или нет; если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации явля­ются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оцениваются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожи­даемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные на­правления деятельности, определяются себестоимость произво­димой продукции и другие показатели.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не толь­ко проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты дея­тельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС, являясь системой под­держки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля и анализа в системе уп­равления предприятием.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она долж­на быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтер­ской информации заключается в том, что она должна использоваться при составлении планов, основываться на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались преды­дущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, получен­ные от использования учетной информации, должны быть боль­ше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринима­лась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на пред­приятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять требованиям существенности, полноты, консерва­тивности, сравнимости и постоянства.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем ЭИС, так и специфические. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статис­тического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, поскольку каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных для лю­бой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтер­ского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — един­ственный источник достоверной информации для обратной свя­зи. Именно эту информацию руководители предприятия исполь­зуют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (авто­матизация первичного учета).

В зависимости от функциональности современные БУИС можно классифицировать на мини-системы, универсальные сис­темы и системы для крупных предприятий. Они позволяют пол­ностью автоматизировать весь комплекс задач бухгалтерского учета на небольших, средних и крупных предприятиях соответ­ственно.

Одной из современных тенденций является возможность аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в БУИС и используемой менеджерами и руково­дителями для принятия управленческих решений. Это привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Примерами, таких программ являются «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и др. Они могут функционировать самостоятельно, а также применяться для рас­ширения функциональных возможностей отдельных БУИС. Источником информации для проведения анализа являются формы финансовой отчетности предприятия.

Другим важным направлением развития современных БУИС является их интегрированность в многофункциональные систе­мы управления предприятием — корпоративные информацион­ные системы (КИС). Такие системы предназначены для комп­лексной автоматизации управления финансами и бизнесом предприятия. При проектировании КИС предприятие рассмат­ривается не в виде структуры подразделений, выполняющих отдельные функции, а как совокупность бизнес-процессов. Одним из главных бизнес-процессов является бухгалтерский учет.

На российском рынке по состоянию на 2010 год отмечается следующее распределение долей поставщиков: SAP (система «R/3») — 50,5 %, 1С («1С: Управление производственным предприятием»)— 26 %, Oracle — 8,2 %, Microsoft (пакеты Microsoft Dynamics) — 7,4 %, Галактика — 2,4 %

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке является возможность ведения бухгалтерско­го учета в международных стандартах. В своем большинстве зарубежные программные продукты способ­ны поддерживать два варианта учета: западный и российский. Основные их недостатки — громоздкость, вызывающая труднос­ти их внедрения и освоения, а также высокая цена.