Унифицированная система документации и организация документооборота

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

Документы, содержащие исходные данные организаций и пред­приятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяют­ся на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним докумен­там относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, доку­менты оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадле­жит к двум группам документационных систем:

• организационно-распорядительные;

• специальные.

Организационно-распорядительная документация – это систе­ма, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-спра­вочную документацию. К организационной - относится нормативная документация, регла­ментирующая правовой статус организации и ее структурных под­разделений, правила и инструкции. К распорядительной - приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распоря­дительная деятельность. Информационно-спра­вочная документация включает служебную пере­писку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику дея­тельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машин­ной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартиза­ции. Унифицированная система документации (УСД) включает ком­плекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской. Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, орга­низации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и ко­личественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенк­латурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несу­щих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анали­зируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представле­ния результатной информации.

Документооборот – последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Существует множество программ организации электронного документооборота.