Язык управленческих документов - раздел Образование, Обработка внутренних документов. 34
Для Успешного Управления И Выработки Правильных И Своевременн...
Для успешного управления и выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и достоверной (рисунок 6).
Составляя разнообразные документы, вы должны позаботиться о соблюдении этих требований.
Вопросы, решаемые при помощи управленческих документов, ограничены функциями учреждения, предприятия или организации. Их круг достаточно стабилен. Ограниченная тематика и однотипные повторяющиеся управленческие ситуации приводят к тому, что при составлении управленческих документов используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.
Рисунок 6 – Свойства управленческой информации
Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения , и хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность, но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.
Особенности официально-делового стиля:
специфики построения предложений;
ограниченное употребление глаголов в личной форме;
краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений;
оформление дат и чисел в документах;
употребление специальной терминологии;
точность и определенность формулировок.
Рассмотрим подробнее эти требования.
Специфика построения предложений.
При составлении деловых документов принято использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме “Обоснование” - “Действие” - “Объект”.
Примеры:
В связи с эпидемией гриппа (обоснование) приказываю отменить (действие) занятия в школе (объект) со 02.03.2004 г. по 09.03.2004 г.
Вследствие финансовых трудностей (обоснование) вынуждены прекратить поддержку (действие) кандидата в депутаты (объект).
Двусоставные предложения (с подлежащим и сказуемым) могут строиться по одной из двух схем: “Обоснование” - “Субъект действия” - “Действие” или “Субъект действия” - “Обоснование” - “Действие”.
Примеры:
В соответствии с Вашим ходатайством (обоснование) администрация (субъект-подлежащее) сочла возможным выделить (действие-сказуемое) Вам материальную помощь в размере месячного оклада. Сэкономленные средства (субъект-подлежащее), в соответствии с решением совета директоров (обоснование), будут распределены (действие-сказуеное) между акционерами.
Для выражения действия в деловой речи и документах часто вместо глагола используются конструкции из глагола и отглагольного существительного. Таким образом, в документе искусственно фиксируется действие и объект этого действия.
В документах часто используются сложноподчиненные предложения. В таких предложениях, как правило, главное предложение располагается перед второстепенным, например:
Мы надеемся, что руководство Вашей фирмы с пониманием отнесется к возникшим у нас обстоятельствам. Заблаговременно предупреждаем, что в случае неуплаты электроэнергия будет отключена.
В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо привычного “потому что” используются союзы “так как”, “в силу того, что”, “вследствие того, что” и т. п.
Употребление глаголов в личной форме.
Как уже говорилось выше, деловому общению свойственен безличный характер. Поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и второго лица. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются в распорядительных документах, подписываемых директором (“приказываю”, “разрешаю”), и в личных документах — заявлениях, расписках и т. п.
В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Например вместо “мы уведомляем” пишется “администрация предприятия уведомляет”, вместо “вы должны ответить” следует написать “комитет должен дать ответ” и т. п.
Краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений.
В различных документах, в целях ограничения их размеров, применяются разнообразные сокращения. Их можно разделить на две большие группы: графические и аббревиатуры.
Графическими сокращениями называются применяемые в документах сокращенные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения. В документах допускается использовать только общепринятые графические сокращения. Такие сокращения перечислены в государственных стандартах, словарях и справочниках по делопроизводству. Некоторые из них представлены в таблице 1.
Таблица 4 – Графические сокращения
Сокращение
Полное написание и чтение
Сокращение
Полное написание и чтение
А
ампер
пос.
поселок
атм
атмосфера
пр.
прочее
г
грамм
р., руб.
рубль
г. (при названии)
город
рис.
рисунок
г., гг. (при цифрах)
год, годы
р-н (при названии)
район
га
гектар
с
секунда
гр-н
гражданин
с. (при названии)
село
д.
дом
см
сантиметр
ж.д.
железнодорожный
см.
смотри
и т.д.
и так далее
т
тонна
и т.п.
и тому подобное
т.е.
то есть
к., коп
копейка
т.е.
то есть
кг
килограмм
тыс.
тысяча
м
метр
тыс.
тысяча
мм
миллиметр
ц
центнер
Аббревиатуры или, как их еще называют, лексические сокращения, существуют как самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде. Все разнообразие аббревиатур можно разделить на несколько групп (табл. 3.4).
Употребление специальной терминологии. Точность и определенность формулировок.
Терминология в сфере административного управления складывалась в течение десятилетий. Термином называется слово или устойчивое словосочетание с четко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека. Существует как общепринятая в управлении терминология, так и отраслевая — отражающая содержание той специальной области, которой посвящен документ.
при составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов
ВНИИатоммаш, СПбэнергосбыт
Использование в документе терминов может привести к трудностям, вызванным незнанием их значений или неправильной трактовкой, поэтому употребление терминов регламентируется стандартами. На практике при составлении документа используются специальные терминологические словари, раскрывающие содержание терминов. Их могут использовать как авторы документа, так и адресаты в случае возникновения сомнений.
Отбор терминов предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к различным ошибкам, не допустимыми в официальных документах.
Деловые письма и документы, от чьего бы лица они ни были составлены, представляют организацию в целом. Внешний вид документа, безупречный стиль и язык, отсутствие ошибок, — все это производит впечатление и на конкурентов и на партнеров. Писать неграмотно недопустимо. Выставить свою неграмотность напоказ, допустив ее при оформлении документа, — недопустимо вдвойне, так как этим вы ставите под сомнение серьезность и благополучие фирмы, которую представляете.
Разработчики современных текстовых процессоров позаботились об управляющем контингенте, который использует компьютеры для создания документов. Они снабдили текстовые редакторы функциями проверки документов на наличие орфографических и синтаксических ошибок. Составителю документа следует, просмотрев документ, заострить свое внимание на подчеркнутых местах и либо заменить неправильно написанное слово, выбрав один из предложенных вариантов, либо, последовав совету “электронного учителя”, изменить структуру предложения. Но, конечно, ни одна компьютерная программа не может отследить все ошибки.
Оформление дат и чисел в документах.
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.[1]
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.
Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.
Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
Глава Основные вопросы документирования организационной деятельности... Основные понятия и определения... Классификация документов...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Язык управленческих документов
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Общее методическое руководство организацией документационного обеспечения и архивного дела осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив).
Постановлением Правит
Вопросы к главе
1. Документ. Документооборот. Делопроизводство.
2. Цель и задачи делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Документирование. Документоведение.
3. Входящие, исходя
Информационные связи предприятия
Чтобы предприятия достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений и т. д. Каждое предприятие име
Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осущест
Обработка входящих документов
Общая схема работы с входящими документами представлена на рисунке 5.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
- Прием документов или экспедиционная об
Отметка об исполнении;
Номер дела – заполняется в архиве
Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы могут быть распределе
Обработка исходящих документов
Общая схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 6.
Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на подготовку того или иного д
Обработка внутренних документов
Общая схема работы с внутренними документами представлена на рисунке 7.
Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:
Составление проекта документа
Номенклатура и формирование дел организации
Систематизация исполненных документов и формирование дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.
Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
Хранение документов состоит из двух стадий: хранение документов в делопроизводстве (его называют также оперативным или текущим хранением) и в архиве. Оперативное хранение, в свою очередь, подраздел
Основные принципы автоматизации работы с документами
Технический прогресс принес в нашу жизнь множество полезных и удобных вещей. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы многих людей. Качественно другими
Вопросы к главе
1. Охарактеризуйте основные требования к организации документооборота на предприятии и схематично обозначьте основные потоки документов.
2. Персонал, занимающийся делопроизводством на пред
Основные правила составления документов
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру,
Юридическая сила документа
Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях , он должен обладать рядом эл
Вопросы к главе
1. Что такое реквизит. Перечислите обязательные реквизиты документов.
2. Что такое бланк документа. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов. К
Организация работы
Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение о структурном подразде
Вопросы к главе
1. Что такое устав. Какие разделы содержит текст устава. Охарактеризуйте каждый. Кто утверждает устав.
2. Что такое положение о подразделении. Какие разделы содержит текст положения о подр
Информационно-справочные документы организации
Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производст
Современное деловое письмо
Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, и
Вопросы к главе
1. Какие документы относятся к распорядительным. Дайте определение каждому.
2. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в организации). Каков поря
Унифицированные и специализированные формы первичного учета
Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все
Вопросы к главе
1. Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии.
2. Какую обязательную информацию должны содержать первичные учетные документы? Унифицированные формы первичного учет
Общие положения
"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый ка
Личное дело сотрудника
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключени
Трудовой договор
В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Трудовой договор— соглашение между работо
Вопросы к главе
1. Опишите группы документов по работе с кадрами. Какие документы должен предъявить поступающий на работу?
2. Что такое трудовой договор, и какие стороны участвуют при составлении трудовог
Ведение трудовой книжки работника
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отве
Учет и хранение трудовых книжек
В соответствии с п. 40 Правил каждая организация обязана с целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вести:
а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудово
Вопросы к главе
1. Нормативные документы, обеспечивающие ведение трудовых книжек. Правила внесения записей в трудовую книжку.
2. Какие сведения заносятся в трудовую книжку?
3. Оформление титульно
Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
Трудовой кодекс Российской Федерации дает определение перевода — изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора - и устанавливает следующие вид
Комплекс документов по оформлению отпусков
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность так
Комплекс документов по оформлению поощрений работников
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 119) работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Трудовой кодекс РФ предусматривает
Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
Дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ являются правом работодателя — юридического лица. Его единоличным исполнительным органом является руководитель орг
Комплекс документов по оформлению аттестации работников
Под аттестацией понимается процедура определения соответствия работников занимаемой должности. Как правило, аттестация предусматривает оценку сотрудника непосредственным и вышест
Комплекс документов по оформлению служебных командировок
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление ком
Комплекс документов по оформлению увольнения
В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового договора.
Основанием прекращения трудового договора может являться согл
Вопросы к главе
1. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению перевода на другую работу.
2. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению отпусков.
3. К
Условия игры
1. В игре предложено пять вариантов организаций, которые осуществляют финансово-хозяйственную деятельность на местном рынке. На основании организационных структур и миссии составляется Устав органи
Подготовка игры
Руководитель игры:
1. Распределяет участников игры по вариантам.
2. Дает информацию по организациям в соответствии с предложенными вариантами.
3. Перед каждым блок
Сценарий игры
Руководитель игры знакомит участников с целью игры и проводит краткий инструктаж по каждому из предложенных заданий.
В зависимости от количества технических средств участники делятся на по
Исходные данные по организациям
Вариант 1. ООО «Твой компьютер». Сеть магазинов
Миссия компании: Реализация компьютерной и цифровой техники оптом и в розницу юридическим и физическим лицам
Список использованных источников
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. 2-е издание, пе
Общие положения
1.1. Индивидуальное частное предприятие именуемое в дальнейшем (название предприятия), учреждено гражданином РФ (Фамилия, имя, отчество) и принадлежит ему на праве частной собственности.
1
Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
2.1. Предприятие создается с целью удовлетворения потребностей народного хозяйства и населения в товарах и услугах, оказания помощи в осуществлении программы жилищного строительства, обеспечения з
Органы управления и контроля, их компетенция
3.1. Текущее управление Предприятием осуществляется директором, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Учредителем. В этом случае между Учредителем и директором заключается договор (
Порядок распределения прибыли и формирования фондов
4.1. Имущество Предприятия формируется за счет вкладов Учредителя, доходов, полученных от реализации произведенных продукции, работ, услуг, доходов от выпуска ценных бумаг, кредитов банка, других
Гарантии работникам Предприятия
5.1. Трудовой коллектив Предприятия составляют все граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора. Отношения работника и Предприятия, возникшие на основе трудо
Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
6.1. Прекращение деятельности Предприятия может осуществляться в виде его ликвидации или реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования).
6.2. Ликвидация или
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на «____»______200__г.
Наименование служб и должностей
Кол-во штатных единиц
Должностной оклад (руб.)
Месячный фонд з
Общие положения
В этом разделе указываются:
1.1 Категория должности ( по квалификационному справочнику: руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители)
1.2 Квалификационные т
II.Функциональные обязанности работника
В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В качестве основы
I V. Персональная ответственность
Этот раздел регламентирует персональную ответственность работника за свою деятельность, правильное и своевременное использование предоставленных ему прав на порученном ему участке работы, что основ
Предмет договора
1.1. Работник обязуется выполнять работу по должности (указать должность) с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы
Обязанности и права Работника
2.1. Работник обязуется:
2.1.1. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него настоящим трудовым договором.
2.1.2. Соблюдать Правила внутреннего трудовог
Обязанности и права Работодателя
3.1. Работодатель обязуется:
3.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего трудового догов
Конфиденциальность (коммерческая тайна).
6.1. Работник обязуется в течение срока действия настоящего Договора и после его прекращения в течение трех лет соблюдать конфиденциальность коммерческой информации (коммерческую тайну), полученн
Заключительные положения
7.1. Расторжение прекращение настоящего Договора производится в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде.
7.2. Условия настоящего Договора Стороны признают конфиденци
Предмет договора
1. 1. Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги, указанные в п. 1.2. настоящего договора, а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.
1.2. Исполнитель выполняет следующие усл
Права и обязанности сторон
2.1. Исполнитель обязан выполнить работу лично, оказав услуги с надлежащим качеством, в полном объеме и в срок, указанный в п.1.4 настоящего договора.
2.2. Заказчик обязан оплатить работу
Заключительные положения
3.1. Стороны вправе в любое время вносить изменения и дополнения в настоящий договор в письменной форме в виде дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами
3.2. Стороны несут
Акт приема-сдачи оказанных услуг
по договору №____ от "_____"______200___г. между организацией (наименование организации) и гражданином (Фамилия, Имя, Отчество):
г.
ПРЕТЕНЗИЯ
«____»__________200___года я предоставил Вам автомобиль марки__________ (государственный №_____________, номер двигателя________, номер кузова________, номер шасси__________) для проведения ремонта
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов