Ведение трудовой книжки работника

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отвечающему за кадры, а на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовые книжки, она заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В течение всей деятельности работника в организации его перемещения и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых изменений строго регламентирована.

Трудовые книжки на работников-граждан Российской Феде­рации ведутся в соответствии с требованиями:

- Трудового Кодекса РФ;

- постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О тру­довых книжках", утвердившего Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

- постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых кни­жек»;

- приказа Минфина России от 22.12.2003 № 117н "О трудовых книжках", утвердившего Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

 

Необходимо помнить, что, если работа в организации для ра­ботника является основной, и он проработал свыше пяти дней, на него обязательно должна быть заведена трудовая книжка или вне­сена запись. Исключение составляют работодатели - физические лица. Они не имеют права оформлять и вносить записи в трудовые книжки своих работников. Документом, подтверждающим факт работы у работодателя - физического лица, является трудовой договор.

Форма трудовой книжки нового образца введена в действие с 1 января 2004 г. Все трудовые книжки, выданные раньше этого срока, действи­тельны. Обменивать и переписывать их не надо. Они будут действовать на всем протяжении рабочего стажа работника. Трудовые книжки нового образца надо заводить лицам, не имевшим ее ранее:

- принимаемым работникам, которые ранее не работали и тру­дового стажа не имеют;

- военнослужащим и причисленным к ним лицам, уволившимся со службы;

- лицам, не имеющим трудовую книжку, но у которых в соответ­ствии с их возрастом предполагается ее наличие, если с таким лицом заключается трудовой договор.

Трудовая книжка должна вестись на каждого работника, про­работавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной. Если он принимается на работу впервые, оформление трудовой книжки осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Записи в старых трудовых книжках надо делать в соответствии с Правилами и Инструкцией.

Вся ответственность за наличие и правильное ведение трудовых книжек возлагается Правилами на работодателя, т. е. на руководи­теля организации, который своим приказом (распоряжением) может назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ор­ганизацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Следует иметь в виду, что одной должностной инструкции, которой ведение кадрового дело­производства возлагается на конкретное должностное лицо (работ­ника кадровой службы, секретаря, бухгалтера и др.), недостаточно, т. к. должностная инструкция составляется не на конкретное долж­ностное лицо, имеющее фамилию, имя, отчество, а на должность. В обязательном порядке нужен приказ о назначении работника от­ветственным за ведение, хранение, выдачу трудовых книжек и вкла­дышей в них с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

На территории РФ записи в трудовые книжки делают на госу­дарственном языке РФ, т. е. русском. При этом возможно ведение записей на двух языках: русском и государственном языке респуб­лики.

Инструкция ввела ряд новых правил внесения записей в трудо­вую книжку. Цвет чернил может быть черного, синего или фиолетового цвета. При этом пользоваться разрешено не только перьевой и шариковой ручкой, но и гелевой. Между тем автор не рекомендует вносить записи в трудовую книжку такой ручкой, поскольку гелевые чернила быстро выцветают и легко "смазываются". Лучше всего использовать шариковую ручку.

Сокращения слов в трудовых книжках запрещены.

Все даты в разделах трудовой книжки надо писать арабскими цифрами (число и месяц-двузначными, год-четырехзначными).

При увольнении название федерального закона или норматив­ного акта, послужившего основанием увольнения, необходимо писать полностью. Данные о назначении пенсии работнику теперь в трудовую книжку включать не надо.

Трудовая книжка и вкладыш в нее выдается работнику за деньги. Сумма определяется торговой точкой. Заполняя бланк трудовой книжки работнику, не имеющему трудовой стаж, или вкладыш в нее, кадровик может по разным причинам испортить его. В таком случае стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем, т. к. порча произошла не по вине работника

Трудовая книжка состоит из обложки, титульного (первого) листа, разделов. Разделов всего два: "Сведения о работе" и "Све­дения о награждении". На обложке и титульном листе помещен Государственный герб Российской Федерации. Все разделы имеют 10 разворотов. На каждой четвертой странице содержится серия и номер трудовой книжки.

Если разделы в трудовой книжке заполнены, в нее вшивает­ся вкладыш, который состоит из титульного листа и двух выше­названных разделов. На титульном листе вкладыша помещено изображение Государственного герба Российской Федерации и надпись "Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)". Раздел "Сведения о работе" имеет 9 разворотов, раздел "Сведения о награждении" - 8.

В трудовую книжку вносятся сведения:

- о работнике;

- выполняемой им работе;

- переводе на другую постоянную работу;

- увольнении работника, а также основания прекращения тру­дового договора;

- награждении за успехи в работе;

- восстановлении в установленном порядке непрерывного тру­дового стажа;

- времени военной службы в соответствии с Федеральным зако­ном "О воинской обязанности и военной службе", о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и пси­хотропных веществ и таможенных органах;

- времени обучения на курсах и в школах по повышению ква­лификации, по переквалификации и подготовке кадров. Запись в трудовую книжку о времени повышения квалификации надо делать лишь в том случае, когда выдаваемый документ фикси­рует присвоение нового разряда, и т. д.;

- работе по совместительству. Эта запись делается по желанию работника по основному месту его работы, т. е. в той органи­зации, где хранится его трудовая книжка;

- о сроке отбывания наказания в виде исправительных работ.

Исключение составляют сведения о взысканиях. Они в трудо­вую книжку не вносятся, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела по­рядковый номер.

Бывают ситуации, когда работнику по каким-либо причинам может понадобиться трудовая книжка. В этом случае он должен написать заявление, а кадровик, отвечающий за трудовые книжки, обязан в течение трех дней выдать ему заверенную копию трудо­вой книжки или выписку из нее.

Все записи в трудовую книжку работника дублируются в его личной карточке.

 

8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»

Итак, как было указано выше, записи в трудовую книжку вносятся на основании нормативных документов – Правил, в которых указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, и Инструкции, в которой содержится информация о том, как правильно оформить сведения о работнике и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.

Рассмотрим порядок оформления различных разделов трудовой книжки.

На впервые принимаемого работника заполняется трудовая книжка нового образца. Ее оформление начинается с внесения сведений о работнике, которые помещаются на титульном листе трудовой книжки:

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения (число, месяц, год);

- образование;

- профессия, специальность;

- дата заполнения (число, месяц, год);

- подпись владельца книжки;

- подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).

Все записи заверяются печатью.

Фамилия, имя, отчество, дата рождения записываются на осно­вании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (лучше, если это будет паспорт). Работник, если он находился на военной службе, служил в ФСБ России, МВД России, представ­ляет военный билет или справку (в том случае, если в военкомате временно нет бланков военных билетов). Фамилию, имя, отчество надо писать полностью.

Далее заполняется графа "Дата рождения". Рекомендуется месяц рождения на титульном листе надо обозначать словом.

Образование, профессия, специальность вносятся на основании документов об образовании, квалификации или наличии специаль­ных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Аттестат, диплом, удосто­верение и другие документы должны иметь юридическую силу, т. е. быть оформлены и удостоверены в соответствии с существую­щими правилами. Если работник имеет, например, незаконченное высшее образование, запись об этом производится на основании представленных и должным образом заверенных документов: сту­денческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др.

Затем на титульном листе указывается дата заполнения трудо­вой книжки. Здесь месяц тоже лучше написать словом. После этого работник проверяет записи, сделанные кадровиком, и ставит свою личную подпись, подтверждая тем самым правиль­ность внесенных сведений. Свою личную подпись разборчиво про­ставляет также лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Все записи на титульном листе заверяются печатью. Это может быть печать организации или печать кадровой службы. Ее ставит лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек.

В процессе трудовой деятельности работник может поменять фамилию, имя или отчество. Иногда возникает необходимость исправить дату рождения, неправильно записанную на титульном листе. В этом случае работник представляет паспорт, свидетель­ство о рождении, о браке, о расторжении брака, т. е. документы, являющиеся основанием изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения. Кадровик должен зачеркнуть одной чертой преж­ние данные и записать новые.

Если работник поменял фамилию в результате замужества, женитьбы, лучше попросить его принести не только паспорт, но и свидетельство о браке, поскольку в паспорте запись иногда делают с ошибками. В таком случае в качестве основания для изме­нения фамилии необходимо указывать свидетельство о браке.

Ссылки на документы-основания надо сделать на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверить их подписью ра­ботодателя или уполномоченного им лица, т. е. ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации или печатью кадровой службы.

Раздел "Сведения о работе" включает графы:

- номер записи;

- дата записи, состоящая из числа, месяца, года;

- сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, совместительстве, о времени отбывания наказания, которое не засчитывается в непрерывный трудовой стаж, о восстановлении непрерывного трудового стажа, увольнении (с указанием причин, ссылкой на статью, пункт закона);

- наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.

Все записи в трудовой книжке должны нумероваться.

Далее проставляется дата записи (только арабскими цифрами). Даты, вносимые напротив записи о приеме на работу, в т. ч. и по совместительствуй переводе, а также увольнении - это даты при­казов о приеме, переводе, увольнении.

Присвоение квалификации, разряда, категории, класса, ус­тановление второй и последующих профессий, специальностей отражается датой их присвоения. Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. д.) в период работы квалифика­ционной комиссией организации, где он трудится, датой внесения записи будет дата приказа о присвоении нового разряда и т. д. Датой установления работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации будет дата ее установле­ния, обозначенная в документе, свидетельствующем об этом факте: удостоверении, дипломе и т. д..

Затем заполняется графа 3. Если работник ранее не имел тру­довой книжки и трудового стажа, запись об этом делать не надо. Эта запись будет первой в трудовой книжке для данной катего­рии принимаемых работников. Ее порядковый номер - первый.

Оформляя прием, кадровик в третьей графе должен в виде заго­ловка написать полное наименование своей организации, а также ее сокращенное наименование, если оно есть. Порядковый номер перед наименованием организации не ставится.

Далее идут названные выше записи, порядковый номер по­следней - 25. В соответствии с правилами внесения изменений и исправлений в ранее сделанные записи (о них сказано ниже) кадровик ставит следующий порядковый номер и делает соответ­ствующую запись.

Основания для внесения записей в трудовую книжку простав­ляются в графе 4.

Записи о приеме на работу или назначении на должность в тру­довую книжку вносятся сведениями, которые включают в себя структурное подразделение организации, в которое поступает работник, с указанием его конкретного названия и наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квали­фикации. Эти сведения должны базироваться на соответствующих квалификационных справочниках. Особое внимание необходимо уделять наименованиям должностей, специальностей, профессий, связанных с предоставлением льгот либо ограничений.

Кроме того, необходимо учитывать, что Инструкция предпи­сывает сначала указывать наименование структурного подраз­деления, затем - наименование должности.

Должность работника отражают в тексте приказа и в трудовой книжке, слово "профессия" по сложившейся практике не пишут.

В разделе "Сведения о работе" оформляют записи о переводе на другую постоянную работу. Если работник переводится вре­менно, запись об этом в трудовую книжку не вносится.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 -дата перевода, в графе 3 записывается, в какое структурное подраз­деление и на какую должность переведен работник в соответствии с записью в приказе о переводе, в графе 4 отражается основание - на­именование документа (приказ), его дата и номер.

Запись о переводе работника вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа о переводе. Запись, сделанная в трудовой книжке, переносится в личную карточку работника, а кадровик должен ознакомить с ней работника под расписку.

Если работнику присваивается новый разряд, классный чин, категория и т. д., сведения об этом надо обязательно внести в тру­довую книжку.

Если работнику присваивается другой разряд, устанавливается вторая профессия, он получает новое высшее профессиональное образование и продолжает работать по прежней профессии или должности, делается запись о получении новой квалификации (без присвоения разряда).

В том случае, когда работнику после окончания обучения пре­доставляется возможность работать по профессии более высокого разряда или на другой должности с присвоением разряда, надо сделать запись об установлении новой специальности, а затем за­пись о переводе.

По желанию работника в его трудовой книжке могут быть отра­жены сведения о работе по совместительству. Эта запись произво­дится по месту основной работы на основании документа, подтвер­ждающего работу по совместительству. В этом случае в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй - дата приема на работу в качестве совместителя, а в третьей делается запись о приеме или назначении в качестве совместителя. В четвертой гра­фе указывается наименование документа, на основании которого была внесена запись, со ссылкой на его дату и номер

Если работник уволился с постоянного места работы, продол­жая работать по, совместительству, то все последующие записи о работе по совместительству сделает кадровик той организации, в которой работник трудится в настоящее время и где лежит его трудовая книжка.

Если принимаемый на работу отбыл наказание в виде исправительных работ, в раздел 3 трудовой книжки должна быть сделана запись о времени исправительных работ. Её особенностью будет то, что время работы в исправительном учреждении не засчитывается в непрерывный стаж.

Оформление сведений об увольнении должно производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ или федеральных законов.