Назначение и основные элементы СУБД Access

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.

В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и другие.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы "под себя". Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access. С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access является интегрированность этой программы с Excel, Word и другими программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Компьютерная база данных, созданная в программе Microsoft Access, хранится в одном единственном файле, имеющем расширение mdb, т.е. в этом файле хранятся и данные, и инструменты для работы с ними. (mdb – аббревиатура от Microsoft Data Base). Однако некоторые виды данных (фотографии, видео, звук и т.п.) можно хранить и в отдельных файлах, имеющих соответствующий этим данным тип, а в файле базы данных хранить лишь ссылки на эти файлы (такой способ существенно уменьшает суммарный объем хранимых данных по сравнению с хранением тех же данных «внутри» файла базы).

На рис. 1 схематически показано «устройство» компьютерной базы данных в СУБД Microsoft Access.