Конструирование простых запросов на выборку данных

Конструирование «запросов на выборку» – наиболее часто встречающаяся задача при эксплуатации баз данных. В программе Access есть несколько средств создания «запросов на выборку». Выбор нужного средства осуществляется в диалоговом окне Новый запрос, появляющемся после нажатия кнопки Создать во вкладке Запросы. Создание запросов рассмотрим на примере той же базы данных Студент.

При построении запроса на выборку нужно выполнить следующие действия:

· определить таблицы и запросы, из которых будут выбираться данные;

· сформировать список полей выбранных таблиц и запросов, участвующих в создаваемом запросе;

· задать условия отбора записей;

· при необходимости задать порядок сортировки записей и условия вывода полей.

Выбор режима Простой запрос позволяет выполнить первые два действия с помощью Мастера. Вид окна мастера показан ниже.

После выбора списка полей появляется окно, завершающее работу Мастера. В тех случаях, когда выборка сводится просто к уменьшению числа выводимых полей следует выбрать режим Открыть запрос для просмотра данных, при необходимости задания условий отбора – режим Изменить макет запроса. Затем нажать кнопку Готово. При наличии среди отобранных полей числового типа Мастер предоставляет дополнительные возможности по обработке числовых данных.

Если был выбран режим Изменить макет запроса, то появится окно Конструктора, позволяющее задать условия отбора и задать порядок вывода отобранных записей.

Условия отбора записей зависят от типа полей, к которым они применяются. Рассмотрим наиболее часто применяемые варианты условий.

Для полей числового типа применяются операции сравнения, реализуемые с помощью следующих знаков: >, <, =, >=, <=, <>(не равно).

Эти же знаки применяются при задании условий для полей Типа дата.Большей считается более поздняя дата. При задании дат в ограничениях они задаются, обычно, в кратком формате. Например, #12.10.1998#. Значки # используются для указания того, что введена дата. Впрочем, если вы забудете их поставить, программа сделает это за вас.

Для полей текстового типа обычно используются знаки сравнения = и <>. Так же для полей этого типа полезно использовать оператор Like.Он применяется для создания масок при определении строк. В маске могут быть использованы: знак «?» - для обозначения любого одиночного символа; знак «*» для обозначения любой последовательности символов.

Например: 1) Для поиска в таблице имен «Ваня» и «Таня» можно задать маску Like ”?аня”. (Правда, при этом «придут» и Маня с Саней).

2) Для поиска тех, чьи фамилии оканчиваются на «-ов» необходимо задать маску Like “*ов”.

Оператор Like может быть полезен и при работе с датами. Например, для поиска всех родившихся в апреле в соответствующем условии надо ввести Like “*.04.*”.

Ниже приведен вид окна конструктора при построении запроса для выборки всех мужчин с фамилией на «К», родившихся после 1 января 1985 года.