З курсу Діловодство з використанням комп’ютерної техніки тема: СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА

МІНІСТЕРСТВО НАУКИ ТА ОСВІТИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ РАДІОЕЛЕКТРОНІКИ

МЕТОДИЧНI ВКАЗIВКИ

до лабораторних робіт

з курсу “Діловодство з використанням комп’ютерної техніки ”

тема: СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА

для студентів

спеціальності 6.030502 – «Економічна кібернетика»,

спеціалізація «Економічна кібернетика»

Затверджено

Кафедрою економічної кібернетики

Протокол № __ від _____2012 р.

Зав.кафедрою ЕК

____________ проф. Тімофєєв В.О.

Харків ХНУРЕ 2012

СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА

1.1 Цель работы: изучить возможности Word по созданию и использованию шаблонов документов; научиться использовать стандартные шаблоны, а также создавать собственные шаблоны различных документов.

Методические указания по организации самостоятельной работы студентов

Использование стилей и шаблонов. Стили – как метод автоматического форматирования

Стиль – это именованный и сохраненный как единое целое набор форматов, таких как шрифт, размер символов, отступы, обрамление и т.д. В момент применения стиля к выделенному тексту все инструкции по форматированию выполняются одновременно. Существуют:

· стили для символов – они применяются только к выделенному тексту.

· стили абзаца – они форматирует весь абзац целиком, например, выравниванием текста, межстрочным интервалом, рамкой и т.д.

Применить стиль можно одним из двух способов:

1.Выбрать нужное имя стиля в поле Стиль на панели Форматирование .

· Имена стилей абзацев в списке стилей отмечены слева символом абзаца. Чтобы применить стиль абзацев к одному абзацу, предварительно установите курсор в какое-нибудь место этого абзаца · Имена стилей символов. отмечены слева значком символов Чтобы применить стиль символов, не забудьте выделить текст, подлежащий форматированию.

2.Установить курсор в любое место форматируемого абзаца или выделить форматируемый текст и выбрать команду Стиль из меню Формат.Появится диалоговом окне Стиль (см рис ниже), в котором можно:

· В списке Стили[1] выбрать стиль, который следует применить, а затем нажать кнопку Применить[2].

· Если нужный стиль не представлен в списке Стили, то в поле Список[3] выбрать другую категорию стилей.

· Кнопка Создать[4] позволяет создать свой оригинальный стиль по образцу выделенного текста, отформатированного требуемым образом. После нажатия этой кнопки появляется диалоговое окно Создание стиля, в котором можно: дать созданному стилю имя, определить новый стиль как стиль абзаца или стиль символов, внести его в шаблон, задать стиль следующего за ним абзаца.

· Кнопка Изменить[5]позволяет произвольно изменить любой стиль, при этом весь текст в документе, отформатированный этим стилем, тоже изменится. Модифицированному стилю можно дать новое имя, и таким образом создать свой стиль на основе имеющегося.

· Кнопка Организатор[6] включает диалоговое окно, пользуясь которым можно скопировать нужные стили из текущего документа в любой другой документ, имя которого надо указать.

Рисунок 1.1 – Диалоговое окно Стиль.

1.3 Порядок выполнения работы

Упражнение 1.1 Применение стилей.

Для успешного выполнения упражнений, необходимо ознакомиться с Темой 1 и Темой 2 для самостоятельного изучения в «Методических указаниях к самостоятельной работе по курсу «Автоматизация офисного делопроизводства».

1. Откройте файлы с именами text1, text2 и text3.Создайте новый документ.Скопируйте в созданный документ последовательно текст из файлов text1, text2, text3.

2. Введите в начале получившегося документе название текста: “Приемы редактирования”

3. Сохраните документ в своей рабочей папке под именем text11

4. Выделите весь текст, выберите в меню Формат команду Стиль и примените стиль Обычный. Не снимая выделение, выберите в меню Формат команду Шрифт и установите шрифт - Обычный, размер шрифта - 12

5. В получившемся тексте подберите подходящие по смыслу абзацы в качестве названий для разных частей текста, и примените к этим абзацам следующие стили: (выбирать стили можно из ниспадающего списка в поле Стиль на панели инструментов Форматирование).

абзацы текста		стили
Название всего текста	–	Заголовок 1
Названия 1-й, 2-й и 3-й части текста	–	Заголовок 2
Подзаголовки внутри частей текста	–	Заголовок 3

6. Скопируйте в буфер обмена первую часть текста, перейдите в конец документа и вставьте из буфера обмена три копии этой части текста.

7. В меню Вставка выберите команду Номера страниц и пронумеруйте страницы документа.

8. Word может автоматически может создавать оглавление документа, если в тексте есть абзацы, отформатированные при помощи стилей “Заголовок”. Установите курсор в конце документа и в меню Вставка выберите команду Оглавление и указатели.В закладке Оглавление выберите формат Формальный и щелкните по ОК.

9. Войдите в режим предварительного просмотра печати, щелкните по кнопке Несколько страниц и, перемещаясь по сетке, выберите количество страниц 2 х 3. Затем с помощью кнопки Увеличение просмотрите последнюю страницу документа и закройте режим просмотра.

10. Сохраните документ под именем text11_1

Работа со структурой документа

В этом режиме заголовки текста снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности подзаголовков в документе. При этом слева перед… 11.1. Используя команду Структура из меню Вид просмотрите структуру… 11.2. Пользуясь кнопками панели инструментов Структура последовательно просмотрите заголовки вначале только1 уровня,…

Создание нового шаблона

· на основе существующего документа: щелкните по команде Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ. · на основе существующего шаблона: щелкните по команде Создать в меню Файл,… 2.Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в поле "Имя файла" введите подходящее, легко запоминающееся…

Содержание отчета

Набирается в электронном виде с использованием образца бланка титульного листа отчёта (приложение 5). Указывается в отчёте:

Цель работы.

Краткое описание выполненных операций и использованных средств.

Макет в электронном виде деловых документов:

- письмо на бланке предприятия (разработанном вамина с использованием приложения 6),

- приказ по предприятию о перераспределении должностных обязанностей (приложение 1 и приложение 7 ),

- резюме (приложение 4),

- заявление о приеме на работу (приложение 8),

- распечатка рекламной листовки предприятия.

Выводы о возможностях редактора по выполнению заданных операций.

Для закрепления полученных знаний, создайте свой вариант документов и продемонстрируйте преподавателю его вид (работу).

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое макет документа? Как осуществляется макетирование документа в Word?

2. Как отредактировать структуру документа?

3. Что такое стиль?

4. Как можно использовать стили для автоматического форматирования документа?

5. Как создавать и редактировать собственные стили?

6. Что такое мастер шаблонов? Какие шаблоны можно использовать в Word?

ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОПОЛНИТЕЛЬНЫМИ ВОЗМОЖНОСТЯМИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD ДЛЯ WINDOWS

2.1 Цель работы Научиться использовать основные приемы создания макросов. Научиться быстрым и…

Подключение макроса к панели инструментов.

2. Выполните команды меню Сервис, Настройка. В диалоговом окне щелкните на вкладке Команды. Из списка Категории” выберите категорию “Макросы”. В… 3. Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект и в списке выберите Основной… 4. Щелкните на кнопке Изменить выделенный объект и в списке выберите “Выбрать значок для кнопки”. В появившемся списке…

Закрепление макроса за комбинацией клавиш.

2. Установите курсор в последней строке текста и нажмите сочетание клавиш <Ctrl>+<Shift>+<E>. Текст до конца строки удалится. Создание макроса – Темно_Красный_Цвет. 1. Для создания такого макроса следует выполнить следующие команды:

Для закрепления полученных знаний, создайте свой макрос, подключите его к панели инструментов и закрепите его за комбинацией клавиш. Продемонстрируйте преподавателю его работу.

Приложение 1. Проект приказа

П Р И К А З №

О проведении итоговой аттестации слушателей из числа безработных граждан и незанятого населения

Приложение 2. Пример служебного письма

исх. N от 199 г.

на N от 199 г.

Рекомендательное письмо.

Иванова Наталья Петровна, имеет высшее техническое образование.

04.04.1998 года закончила с отличием обучение по специальности «Секретарь-референт» в Ростовском государственном профессиональном лицее - Региональном учебном центре «Спектр».

Центр с 1995 года специализируется на подготовке специалистов в области бизнес-администрирования, имея аккредитацию английской компании JHP. На базе РГПЛ-РУЦ «Спектр» традиционно ведется повышение квалификации секретарей - референтов областной, городской администрации. Обучение проводится «командой» преподавателей, имеющих международные сертификаты и дипломы.

Иванова Наталья Петровна:

· способна организовать работу в офисе, умеет работать с клиентами, готовить и проводить совещания, поездки, презентации, владеет английским языком со словарем;

· владеет навыками работы на ПЭВМ с операционными системами , MS DOS, Norton Commander, Windows, с БД Access , с табличным процессором Excel, текстовым редактором WORD.

· Знакома и умеет работать на современных средствах связи и оргтехники: сканере, факсе, ксероксе;

· Печатает на машинке «Olivetti» десятипальцевым слепым методом.

· Знает делопроизводство, документооборот, работу с кадрами.

· К личным качествам относятся: исполнительность, организованность, коммуникабельность и доброжелательность.

· Обладает необходимыми профессиональными качествами секретаря: внимание, память, стрессоустойчивость, управляет своими эмоциями, способна быстро обучаться.

Считаем, что Иванова Наталья Петровна соответствует профессиональным требованиям, предъявляемым к должности «Секретарь-референт».

Рекомендуется для работы в области бизнес-администрирования: секретаря-референта; менеджера офиса; менеджера по работе с персоналом; помощника руководителя.

Зам. директора РГПЛ-РУЦ «Спектр» Борисова М.В.

Приложение 3. Проект договора

исх. N от 199 г.

на N от 199 г.

ДОГОВОР №_________

г. Ростов - на- Дону

«_____» ________________1998 г.

ООО «Дон» , именуемое в дальнейшем «ИСПОЛНИТЕЛЬ», в лице директора Блошко А.Ю., действующего на основании устава, с одной стороны и Ростовский Государственный профессиональный лицей - Региональный учебный центр «Спектр», именуемый в дальнейшем «ЗАКАЗЧИК», в лице директора Кононец Н.А., действующий на основании устава, заключили настоящий договор о нижеследующем:

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.

1.1. Настоящим договором «ЗАКАЗЧИК» поручает , а «ИСПОЛНИТЕЛЬ» принимает обязательства по изготовлению и размещению двух световых коробов на торгово-остановочных комплексах по адресам:

-Сельмаш 1,

-Ворошиловский 18,

на основании согласованного «ЗАКАЗЧИКОМ» эскиза.

ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.

2.1. «ИСПОНИТЕЛЬ» обязуется выполнить работы с высоким качеством и в сроки, оговоренные настоящим договором.

2.2. «ИСПОЛНИТЕЛЬ» обязуется установить рекламу сроком на 1 календарный год с момента подписания акта приема - передачи.

2.3. «ИСПОЛНИТЕЛЬ» обязуется следить за техническим состоянием рекламных элементов в течение срока действия договора.

2.4. «ЗАКАЗЧИК» обязуется предоставить «ИСПОЛНИТЕЛЮ» все необходимые информационные материалы.

2.5. «ЗАКАЗЧИК» обязуется оплатить услуги «ИСПОЛНИТЕЛЯ» в размере пяти тысяч рублей

Оплата услуг производиться путем 70% предоплаты в течение трех дней с даты подписания договора, остаток оплачивается по выполнении работ, в течение трех дней с момента окончания работ.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.

3.1. «ЗАКАЗЧИК» берет на себя ответственность за достоверность предоставляемых исполнителю документов.

3.2. «ИСПОЛНИТЕЛЬ» оказывает услуги на основе документов, предоставленных «ЗАКАЗЧИКОМ»,

УСЛОВИЯ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА.

4.1. Договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами и утрачивает силу после оказания «ИСПОЛНИТЕЛЕМ» всех услуг, предусмотренных настоящим договором и полной оплаты их «ЗАКАЗЧИКОМ». Оба экземпляра договора имеют одинаковую силу.

4.2. Настоящий договор закрепляет все без исключения согласованные обязательства сторон и не подразумевает существования иных обязательств, кроме указанных в договоре.

4.3. Срок выполнения настоящего договора четырнадцать дней с даты получения предоплаты на расчетный счет «ИСПОЛНИТЕЛЯ».

ФОРС - МАЖОР.

5.1 Стороны не несут ответственность за выполнении своих обязательств по настоящему договору, если их выполнению помешали обстоятельства непреодолимой силы (действия Государственных органов, стихийные бедствия, забастовки, военные действия и т.д.).

5.2 Все разногласия, которые могут возникнуть в связи с выполнением настоящего договора, будут решаться сторонами путем переговоров. Разногласия, не урегулированные таким образом, решаются в порядке, установленном Российским законодательством.

АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН.

От лица «Исполнителя» От лица «Заказчика»

Лабораторна робота №1

Тема: "Розроблення макетів бланків документів"

Виконав:

Студент І курсу

Спец. 6.030502

Група _______

___________________

Перевірив:

Доц. Овсюченко Ю.В.

Харьков 2012

Київ-2007 УКРАЇНА

НАКАЗ про

Вул.Фермерська, 25, м. Вінниця, 253218; тел.:22-14-20 УКРАЇНА „НИВА” Товариство з обмеженою…

ВИТЯГ З НАКАЗУ

З метою належної організації керівництва відділення встановити такий… обов’язків

Заява

Прошу прийняти мене на посаду спеціаліста з моніторингу кредитування та збору кредитів до фінансово-економічного відділу з 1 грудня 2007 р.

До заяви додаю:

1) копію диплома про вищу освіту на 1 арк. В 1 прим.;

2) ідентифікаційний код;

3) автобіографію;

11 листопада 2007 року

___________________ ( )

Приложение 9 Образец протокола собрания предприятия

ВИРОБНИЧЕ ОБ’ЄДНАННЯ ім. Артема ПРОТОКОЛ Зборів трудового колективу виробничого об’єднання ім.Артема
04.11.2007	Київ	№ __________

Голова – Михайленко З.Ф.

Секретар – Шумська Г.В.

Присутні – 40 осіб

Відсутні – 5 осіб

Порядок денний:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю трудової дисципліни. Доповідач

Петренко П.В.

2. Розподіл грошових премій. Доповідач Борисенко А.Ф.

1. СЛУХАЛИ:

Петренко П.В. – Стан трудової дисципліни в колективі об’єднання незадовільний. Щоб поліпшити його, слід створити комісію з питань контролю дисципліни.

ВИСТУПИЛИ:

Грищенко Л.Я. – Необхідно включити до складу комісії 15 осіб, які не мали порушень дисципліни.

УХВАЛИЛИ:

До 13.11.2007 створити комісію з питань контролю дисципліни в об’єднанні в складі 15 осіб.

2. СЛУХАЛИ:

Голубченко Р.Д. – за минулий місяць робітники об’єднання Т.Н. Сіркова, Н.А. Іваченко, Г.М. Зозуля, К.Т. Бурова відзначилися у виконанні роботи.

ВИСТУПИЛИ:

Тахон Г.О. – За значні успіхи у виконанні роботи відзначити робітників грошовими преміями.

УХВАЛИЛИ:

Підготувати наказ про надання робітникам Т.Н. Сірковій, Н.А. Іваченко, Г.М. Зозулі, К.Т. Буровій грошових премій у розмірі 100 грн.

Голова Михайленко З.Ф.

Секретар Шумська Г.В.