Условное форматирование. Автоформат

Условное форматирование. Автоформат. Условное форматирование. Условное форматирование действует подобно будильнику. Оно позволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются спящими, пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых контрольных значений. Выделите ячейки, предназначенные для форматирования, затем в меню Формат выберете команду Условное форматирование Первое поле со списком в окне диалога Условное форматирование позволяет выбрать, к чему должно применяться условие к значению или самой формуле.

После задания условия нажмите кнопку Формат. Откроется окно диалога Формат ячеек, в котором можно выбрать шрифт, границы и другие атрибуты формата, который должен применяться при выполнении заданного условия.

Чтобы удалить условие форматирования, выделите ячейку или диапазон и затем в меню Формат выберите команду Условное форматирование. После открытия окна диалога нажмите кнопку Delete. Появиться окно диалога Удаление условия форматирования. Укажите условия которые хотите удалить и нажмите OK. Указанные условия исчезнут из окна диалога Условное форматирование, фактически они не удаляются, пока в этом окне диалога не нажата кнопка ОК. Если вы передумали, можете отказаться от удаления, нажав кнопку Отмена в окне диалога Условное форматирование. 2. Автоформат.

Вы можете сберечь сво драгоценное время, используя команду Автоформат меню Формат. Автоматические форматы Excel это заранее определнные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки. Команда Автоформат использует существующие формулы и текстовые надписи, чтобы определить, какое форматирование применить.

После выбора команды Автоформат можно обратиться к другим командам форматирования для частичного изменения отображаемых на экране значений. Если вас что-то не устраивает, выберите команду Отменить автоформат меню Правка и затем попробуйте добавить пустые столбцы или строки, чтобы отделить область, на которую не должна воздействовать команда Автоформат. Также можно выделить только те блоки ячеек в листе, к которым можно применить автоформат. Формулы. Ввод и копирование формул.

Мастер функций, палитра формул. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы сложение - вычитание умножение деление. Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу. 1. Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст выравнивается по левому краю, либо как числовое значение выравнивается по правому краю. Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства. Предположим, что в ячейке А1, таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу А1В1 и нажать Enter. Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке. 2. Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере. BCDE10РАБОТАВРЕМЯЦЕНАСУММА11Настройка клавиатуры2 17.80 35.6012Обслуживание машин4 3.80 15.2013Подготовка формуляров8 1.56 12.48141516Сумма 63.2817НДС 15 9.49 Рис.1. В столбце С, приведенной таблицы указано время в часах, затраченное на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а в столбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу.

В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать следующую формулу Е12Е13Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17 Е160,15. Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате например, в ячейке Е19 надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид Е12Е13Е140,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM, тогда формула будет выглядеть следующим образом SumE12E140,15. 3. Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку.

На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана под строкой пиктографического меню активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

Задание условий в Excel. Использование логических функций ЕСЛИ, И, ИЛИ. MS Excel имеет богатый набор логических функций, некоторые из них включены в надстройку Пакет анализа. Большинство логических функций используют логические выражения для определения истинности заданного условия. Функция ЕСЛИ имеет следующий синтаксис ЕСЛИ логическоевыражение значениееслиистина значениееслиложь В функции ЕСЛИ можно также использовать текстовые аргументы. Функции И, ИЛИ позволяют создавать сложные логические выражения.

Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения и. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют следующий синтаксис И логическоезначение1 логическоезначение2 логическоезначение30 ИЛИ логическоезначение1 логическоезначение2 логическоезначение30 Аргументы этих функций могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения. Диаграммы. Построение, редактирование. Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм.

В пятую версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы презентационного качества. Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии. Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм. 1. Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование.

Вызовите Конструктор диаграмм, щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме. Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в нем директиву As New Sheet. После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму.

Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем пятом шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными, а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа. 2. Типы диаграмм.

В меню Format появится директива Chart Type. Вызовите эту директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип диаграммы. Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню вызовите директиву Chart. В верхней части экрана справа появится маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм. 3. Дополнительные объекты.

В меню Insert расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Picture, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах BMP, PCX и т.д После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку.

Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер. Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода Enter. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью пиктографической панели Drawing, на которой есть все необходимые инструменты. Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или директивой Toolbars из меню View. 4. Актуализация диаграмм. Если вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом.

Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена актуализирована. Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag Drop или Drag Plot. Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее актуализации можно использовать директиву New Data из меню Insert. В диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая была добавлена.

Для этого либо промаркируйте эту область, либо укажите ее адрес. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет в диаграмму соответствующие изменения. Если вы неудовлетворенны результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой Undo из меню Edit. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа. Для введения пароля необходимо вызвать директиве Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options.

Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль.

Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt. MS Excel позволяет создавать различные графические объекты линии, прямоугольники, окружности, овалы, дуги, многоугольники, поля с надписями и кнопки, а также широкий ассортимент сложных, заранее определнных объектов с общим названием автофигуры.

При этом можно задать шрифт, узор, цвет и тип линии, расположение объектов по отношению к рабочему листу или к другим объектам. Также можно сделать копии изображений рабочих листов и использовать их в других книгах MS Excel или в документах, созданных в иных