Интенсивность

Деловые контакты. Управленческая деятельность - цепь разнообразных форм делового общения: коммуникативных (словесный обмен), интерактивных (непосредственное людское взаимодействие) и перцептивных (визуальное восприятие). Все они жизнедеятельны благодаря вербальному и невербальному языкам обмена информацией.

В зависимости от информационного взаимодействия людей различаются вербальное (словесное) и невербальное (моторно-наглядное) общение. В соответствии с этим существуют два потока информации: вербальная - все многообразие словесности, невербальная - образная (геометрические фигуры, рисунки, фотографии, предметы и т.д.) и телесно-выразительная (позы, жесты, мимика).

Необходимо умело использовать различные приемы вербального и невербального языка в управленческом общении. Ранее были рассмотрены его виды: субординационное, служебно-товарищеское и дружеское общение. В каждом из названных видов управленческого общения активно используются как вербальные, так и невербальные приемы взаимодействия с людьми. При этом разумно соблюдать гибкость и такт в обращении к этим приемам.

"Так, при субординационном общении руководителю не обязательно иметь "номенклатурный" вид и желательно осторожнее пользоваться мимикой и жестами. Бернард Шоу утверждал, что есть пятьдесят способов сказать слово "да" и пятьсот способов сказать слово "нет". А.С. Макаренко говорил о возможности сказать слово "спасибо" с десятками эмоциональных оттенков.

В служебно-товарищеском общении руководителю полезно помнить о его паритетном характере, а потому не злоупотреблять своим словословием. Кроме того, следует иметь в виду, что данная форма делового общения предполагает активное использование дискуссии и полемики. Подчиненные, как правило, близко к сердцу воспринимают уважительное отношение к себе руководителя, тем более, когда он его демонстрирует в виде дружеского общения.

Информационный пул руководителя. Все возрастающее значение в управленческой деятельности приобретает умение менеджера способствовать решению реальных и виртуальных деловых проблем подчиненными. Так возникает "эффект информационного пула", для задействования которого решающее значение имеет подбор форм коммуникационного общения руководителя со своими подчиненными и сторонними специалистами-консультантами, эксполами, футурологами.

В практике управления используются два вида информационных пула:

• малый информационный пул, который образуется благодаря наличию управленческой команды руководителя, состоящей из руководителя и группы его советников (консультантов), постоянно с ним работающих;
• большой информационный пул, который образуется при проведении руководителем служебных совещаний, различных управленческих игр ("мозговая атака", разбор ситуаций, метод Монте-Карло и др.), деловых переговоров.

В современных условиях профессиональный успех сопутствует тем руководителям, которые талантливо организуют названные пулы (надо уметь подобрать интеллектуальных работников и удержать их при себе), обсуждая на них разные проблемы, искусно дирижируют их проведением.

Руководитель отрабатывает свои умения активизировать интеллектуальный потенциал подчиненных, укрепляет доверие к себе в деловой беседе.

Деловая беседа - продуктивная форма управленческого общения. Она может быть официальной или неофициальной, индивидуальной и групповой, кратковременной или продолжительной, полезной или бесполезной, добровольной или вынужденной, со своими работниками или людьми со стороны.

Это видовая характеристика деловой беседы. Содержательное ее назначение - расположение ее субъектов к предметному рассмотрению конкретной проблемы, выяснение точек зрения, доверительный обмен мнениями и аргументациями, совместный поиск оптимального решения проблемы и вариантов служебного поведения. "Золотым правилом" проведения деловых бесед является известная фраза - "не жечь мостов общения". Сохранение доброжелательных отношений (деловых и личных) всегда желательнее для менеджера, чем обострение отношений с подчиненными.

С точки зрения управленческой риторики основой успеха деловой беседы является четкая логика ее подготовки и проведения. Логика построения деловой беседы - это своеобразное русло ее протекания. Ее составными компонентами являются дебютная, основная и завершающая стадии.

Дебют. С чего и как начать беседу - имеет важное значение для успешного ее осуществления. Нередко многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться.

Почему?

Во-первых, не был обеспечен "эффект первых фраз".

Во-вторых, не установлен эмоциональный контакт с собеседником.

В-третьих, не выдержаны сроки коммуникационной адаптации обеих сторон к личному имиджу участников беседы, манере говорить и слушать.

В-четвертых, не соблюдены специфические риторические приемы "правильных дебютов". Назовем некоторые из них: визуальная презентация своего доверия и симпатии сопредельной стороне, ясное и яркое изложение сути проблемы, жесткое соблюдение временного режима обмена информацией.

Основная стадия. Это деловой разговор по существу проблемы. Здесь полезно использовать "квантовый выброс" аргументации, чтобы развить свою позицию и обосновать. Необходимо сбалансировать "умение слышать" и "умение слушать". Помнить совет Цицерона: "Разговор - это не собственная вотчина, из которой позволительно выгонять других". Постоянно следить за поведением сопредельной стороны, прежде всего за ее эмоциональной реакцией. Стимулятором ведения беседы являются хорошо продуманные по содержанию и особенно по форме вопросы. Например, "Доказательно ли представлена нами суть рассматриваемой проблемы?", "Правильно ли мы поняли ваше предложение?", "Будьте любезны, повторите ваш вопрос". Никаких императивов и назидательности, раздражительности и небрежности в общении не должно быть. Мимика - лояльная и выражающая готовность совместно работать.

Завершающая стадия. "Конец - делу венец". На данной стадии осуществляется подведение итогов обсуждения. Происходят состыковка точек зрения каждой стороны, выявление вариантов построения взаимоприемлемой позиции. Есть смысл руководствоваться древними истинами: "Только беспристрастность излучает свет мудрости. Только бескорыстие рождает авторитет". При этом честное поведение сторон не исключает допустимость использования различных риторических приемов каждой из них.

Служебные совещания. Чем выше управленческий статус менеджера, тем больше времени (по некоторым исследованиям - до 80%) он проводит на различных служебных совещаниях. Без них практически не обойтись ни одному руководителю-администратору, но и злоупотреблять ими тоже не следует. Вспоминая слова Вольтера, что счастлив человек, которого смерть застает за любимым занятием, приходится констатировать, что есть немало руководителей, которые чрезмерно увлекаются служебными совещаниями во вред своему здоровью вплоть до инфарктных состояний. Управленческая ценность служебного совещания обусловлена двумя обстоятельствами: во-первых, оно выступает в качестве оперативно создаваемого информационного пула; во-вторых, оно создает морально-психологическую поддержку руководителю для его конкретных служебных действий.

Главный недостаток многих служебных совещаний - их затяжной характер, что реально проявляется в неоправданных временных затратах.

Приведем несколько советов по рациональному использованию времени при проведении служебных совещаний.

Их можно разделить на две группы.

Группа "А" включает советы конструктивного характера:

• аналитическое обоснование необходимости совещания;
• продуманное составление плана и технологии его проведения;
• разумное ограничение состава его участников;
• предварительное ознакомление его участников с повесткой совещания;
• сбор инициативных предложений от участников совещания до его начала.

Группа "Б" включает советы технологического характера:

• создание "комфорта общения" в виде раскрепощенности участников совещания и их доверительного настроя на обмен мнениями;
• жесткое соблюдение логики плана совещания;
• абсолютное требование ко всем соблюдать регламент выступлений, не поддерживать каких-либо "демократических иллюзий";
• небольшие перерывы для отдыха и кулуарного общения;
• демонстрация "корзины результатов" совещания;
• в конце совещания уважительно и профессионально отметить участников, внесших наибольший вклад в его работу.

Руководителю следует не забывать, что участники служебных совещаний неоднократно с ним общаются, а потому не простят ему повторов каких-то высказываний или примеров, языковых штампов, однообразного имиджа. Уметь выглядеть и восприниматься визуально и на слух свежо и достойно - постоянная проблема, которую приходится решать умному руководителю при проведении служебных совещании.

Переговоры. По целевой направленности они весьма разнообразны и обусловлены необходимостью установления деловых связей с государственными и иными деловыми структурами. Подобный характер отношений налагает особую ответственность на руководителя и его команду при подготовке и особенно при проведении переговоров.

В менеджменте существует метод "принципиальных переговоров", суть которого сведена к следующему:

• делать разграничение между участниками переговоров и предметом переговоров;
• сосредоточить внимание на интересах, а не на позициях;
• прежде чем решать, что делать, выделить круг возможностей;
• настаивать на том, чтобы результаты основывались на какой-то объективной норме.

Процесс переговоров, как правило, осуществляется посредством двух технологий. Одна из них связана с обсуждением существа дела. Другая представляет собой процедуру решения рассматриваемых вопросов по существу. Для каждых переговоров на основе отработанных базовых моделей названных технологий желательно конструировать их ситуативные модели, исходя из особенностей предстоящих переговоров. В риторическом плане полезно использовать ранее высказанные рекомендации и особенно те, которые относятся к принципам и приемам речевого поведения, к построению визуального контакта (исследования показывают, если люди смотрят друг на друга более 60% времени общения, то это показатель их заинтересованности друг в друге), к элегантному отстаиванию своих интересов.

В связи с последним положением, соблюдение которого чрезвычайно важно в переговорном процессе, выскажем четыре пожелания:

• во-первых, помните, что самая дешевая уступка, которую можно сделать другой стороне, - это дать понять, что она услышана;
• во-вторых, чаще используйте в переговорах древний способ делить пирог между двумя детьми: один его режет, а другой выбирает себе кусок, а потому никто не может пожаловаться на несправедливость;
• в-третьих, при многосторонних (большое количество участников) переговорах или при многочисленности рассматриваемых на них вопросов очень помогает процедура одного текста, предварительно или при проведении переговоров предложенного его участникам;
• в-четвертых, психологически правильно использовать площадь рабочего стола при размещении участников переговоров и особенно тех, кто должен на них задавать тон или имеет протокольный приоритет, создавать визуальный контакт между ними.

В литературе по риторике имеются советы по упреждению попыток затянуть переговоры, придать им неделовой характер или просто спровоцировать их срыв. Об этом можно прочитать в книге С.И. Поварнина "О теории и практике спора" (Пг., 1918). В ней есть специальный раздел "Уловки в споре", в котором дана типология недозволенных приемов аргументации: преднамеренные логические ошибки, догматические ссылки на авторитеты, игнорирование верных суждений. В развернутом плане фазы проведения переговоров в виде деловых бесед представлены в книге П. Мицича "Как проводить деловые беседы" (М, 1987).

Весьма интересны представленные автором методы нейтрализации оппонирования: цитирование, ссылка на авторитеты, задавание вопросов, опора на прецеденты, корректный юмор, предложение сделать перерыв на кофе, перенесение переговоров с предварительным согласованием дня их продолжения.

В заключение остановимся на невербальном языке общения, который часто недооценивается менеджерами и особенно преуспевающими руководителями в управленческом общении, при проведении служебных совещаний и переговоров, что в итоге значительно снижает их служебный авторитет.

А. Дистервег писал: "Кто способен приковать к себе слушателей, тот их властелин. Где начинается скука, прекращается внимание". Велика роль визуального облика ритора, эффекта жестов. "Руки - это глаза тела", - утверждал Вахтангов. "Руки высказывают мысль", - подчеркивал Станиславский.

"Жесты, - говорил Кони, - оживляют речь, но ими следует пользоваться осторожно". Нередко недоразумения в деловых контактах связаны с незнанием функционального назначения конкретных жестов. Тот или иной жест имеет различный смысл в разных странах. В этой связи весьма полезны советы Робера Морана: когда француз, немец или итальянец считает какую-то идею глупой, он выразительно стучит себя по голове, немецкий шлепок по лбу открытой ладонью - эквивалент восклицания: "Да ты с ума сошел!" Напротив, когда британец или испанец стучит себя по лбу, всем ясно, что он доволен и именно собой. Если голландец, стуча себя по лбу, вытягивает указательный палец вверх, это означает, что он по достоинству оценил ум собеседника. Немцы часто поднимают брови в знак восхищения чьей-то идеей. То же самое в Британии будет расценено как выражение скептицизма. На Ближнем Востоке, как и во многих странах ислама, не вздумайте протянуть кому-нибудь еду, деньги или подарок левой рукой. Там ее считают "нечистой".