Реферат Курсовая Конспект
Работа сделанна в 2003 году
Рационализация процесса делопроизводства - раздел Экономика, - 2003 год - Рабочее место и информационное обеспечение менеджера Рационализация Процесса Делопроизводства. В Настоящее Время В Связи С Почти П...
|
Рационализация процесса делопроизводства. В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу документационного обеспечения управления СДОУ - чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием СДОУ о местонахождении документа.
В обоих случаях в информационно-поисковую систему регистрационную форму или автоматизированную базу данных должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения. Для оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем СДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а СДОУ только контролирует сроки и правильность полноту их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространённых документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приёма по данному вопросу.
См. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. Учебное пособие для вузов ГУУ М. ЗАО Финстатинформ , 2002г. с.218 Обработку исполненных и отправляемых документов также целесообразно централизовать в единой экспедиции предприятия. Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещён. При приёме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы СДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлён на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.
Экспедиционная обработка отправляемых документов должна включать в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со СДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является повышение качества документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос.
Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
В целях экономии труда работников аппарата управления на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки. Построение эффективных информационно-поисковых систем также приводит к сокращению объёмов документации.
Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный и длительный поиск.
В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочем месте по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, высказанную оценку.
На мой взгляд, особенно важен личный пример руководителя, демонстрирующего умение держать слово и выполнять обещания. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.д. В качестве путей совершенствования и рационализации документооборота можно выделить следующие рационализация и сокращение количества применяемых форм документов организация скорейшей доставки документов введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения сведение к минимуму ручных операций и переписки данных применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов введение строгого контроля исполнения документов.
Важное современное средство совершенствования документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию.
Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств.
Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы документам созданным средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях. По мнению автора дипломного проекта, главная задача заключается в снижении дублирования традиционной и машинной документации, содержащей одинаковую информацию. Следовательно, менеджерам эффективней направлять только переработанную и синтезированную документацию, а исходную передавать на хранение в архив после переноса данных на компьютерный носитель.
Соблюдение государственного стандарта 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения имеет важное значение. Этим стандартом подтверждён единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации. Подробнее смотри приложение В. 3.2
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
А эффективная работа управленческого звена зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи,… Также немаловажное значение имеет то, как сам менеджер умеет организовать свой… Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая…
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Рационализация процесса делопроизводства
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов