АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ

АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ. Прохождение преддипломной практики в Санкт-Петербургском государственном политехническом университете дало возможность изучить основные направления деятельности кадровой службы изнутри и проанализировать ее особенности. Санкт-Петербургский государственный политехнический университет- государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования федерального подчинения в системе непрерывного образования, деятельность которого направлена на развитие образования, науки и культуры путем проведения фундаментальных и прикладных научных исследований и обучения в сфере высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлений науки и техники. Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Федерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Университет имеет свои традиции и является ведущим центром развития образования, науки и культуры Северо-Западного региона в областях своей деятельности.

Отдел кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно ректору Университета.

Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях. В своей деятельности отдел руководствуется Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации Об образовании , Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами. Особенности работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников Университета подразделяется на професорско-преподавательский состав далее ППС и управленческо-вспомогательный персонал далее УВП . То есть в Университете предусматриваются должности научно-педагогического профессорско-преподавательский состав, научные работники, инженерно-технического, административно-хозяйственного, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала.

К профессорско-преподавательским относятся должности декана факультета, заведующего кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя, ассистента. Педагогические работники-работники, осуществляющие педагогическую деятельность.

К управленческо-вспомагательному персоналу относятся секретари, бухгалтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так далее. Во главе кадровой службы Университета стоит начальник отдела кадров - Голощапова Евгения Анатольевна, у нее есть свой заместитель.

Им подчиняются инспекторы отдела кадров приложение 1 . Каждый инспектор имеет свои функциональные обязанности, исходя из которых формируются следующие группы Инспекторы сектора профессорско-преподавательского состава организация и проведение конкурсного отбора, документационное оформление приема, перемещения и увольнения ППС Инспекторы сектора управленческо-вспомогательного персонала документационное оформление приема, перемещения и увольнения УВП Группа учета личных дел оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.

Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся издание приказов по личному составу о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д. оформление, учет и хранение трудовых книжек формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников ведение учета представления ежегодных отпусков подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел подготовка статистических отчетов подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.

При осуществлении этих функций отдел кадров Университета взаимодействует с другими структурными подразделениями факультетами и кафедрами администрацией Университета юридическим отделом бухгалтерией отделом по управлению внебюджетной деятельностью общим отделом социальным отделом профсоюзными организациями К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями Университета рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д Секретари на кафедрах и других структурных подразделениях Университета на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом различные заявления, представления, ведомости, табеля и др консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью Университета.

Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством проректорами. Важным направлением работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является деятельность по документированию трудовых отношений.

К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Т-1 Приказ распоряжение о приеме работника на работу приложение 2 Т-1а Приказ распоряжение о приеме работников на работу Т-2 Личная карточка работника приложение 3 Т-3 Штатное расписание Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Т-5 Приказ распоряжение о переводе работника на другую работу Т-5а Приказ распоряжение о переводе работников на другую работу Т-6 Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику Т-6а Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работникам Т-7 График отпусков приложение 4 Т-8 Приказ распоряжение о прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении Т-8а Приказ распоряжение о прекращении расторжении трудового договора с работниками увольнении Т-9 Приказ распоряжение о направлении работника в командировку Т-9а Приказ распоряжение о направлении работников в командировку Т-10 Командировочное удостоверение Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-11 Приказ распоряжение о поощрении работника Т-11а Приказ распоряжение о поощрении работников. Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например Книга учета приказов О приеме О предоставлении отпусков учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д. О переводе Об увольнении Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Книга учета личных заявлений сотрудников Университета Книга учета сотрудников принятых на работу Книга учета сотрудников уволенных с работы Книга регистрации больничных листов Книга учета личных дел Книга учета документов для служебного пользования Журнал выдачи личных дел во временное пользование Журнал учета исполнительных листов И другие.

Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала.

Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы. В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах.

Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы. Личные дела заводятся не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке по первой букве фамилии сотрудника. Учет и регистрация личных дел ведется в Книге учета и алфавита личных дел. Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале. На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы Т-2. Используются карточки старого и нового образцов.

При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении. Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче.

Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив. Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного политехнического университета включает в себя следующие разделы 1. Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами.

Копии. 2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии. 3. Основания к приказам по личному составу. 4. Положение об отделе кадров. 5. Должностные инструкции сотрудников 6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров. 7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров. 8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений. 9. Личные дела. 10. Личные карточки преподавателей и сотрудников университета. 11. Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала. 12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием. 13. Документы о предоставлении работников университета к правительственным наградам представления, анкеты, списки трудов . 14. Заявления о приеме на работу по совместительству. 15. Графики отпусков, заявления на отпуск. 16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета. 17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину. 18. Документы для служебного пользования. 19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников. 20. Описи на дела, сданные в архив. 21. Акты об уничтожении дел. А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел Университета, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом.

Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы.

Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют. Для упрощения работы с документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием Радость кадровика. Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности Оперативный доступ к информации о кадровом составе. Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека. Подготовка и издание приказов. Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов. Все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек. Однако программу Радость кадровика нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и проверенная временем и уже довольно привычная для сотрудников отдела кадров Университета, но тем не менее морально устаревшая для современного уровня развития автоматизированных технологий.

Для учета, регистрации документов и хранении информации можно порекомендовать более новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS Electronic Document Management Systems. Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают АиТ Управление персоналом и Boss-кадровик.

Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом