Обработка документов

Обработка документов. Информационные службы используют как новые методы обработки, так и традиционные методы библиографирования.

Методы библиографирования делятся на две группы - аналитические - синтетические. К аналитическим методам относятся 1 Общий библиографический анализ документа, осуществляемый в целях выяснения ее основной тематики, формальных и содержательных особенностей, достоинств и недостатков, целевого и читательского назначения 2 Библиографическое описание документа 3 Аннотирование или реферирование 4 Индексирование и предметизация, т.е. выражение содержания документа с помощью предметных рубрик или условных знаков какой-то классификации. Результат последних трех операций в совокупности объединяются в библиографическую запись, составление которой образует переход от аналитических методов к синтетическим.

К синтетическим методам библиографирования относятся 1 Выявление документа как объекта библиографирования в целях их последующей библиографической обработки, представляющее собой начальный синтез, фактически предшествующий библиографическому анализу 2 Отбор документов по заранее заданным критериям 3 Группировка библиографических записей в библиографическом пособии.

Условность выделения аналитических и синтетических методов библиографирования состоит в том, что в действительности процессы библиографического анализа и синтеза диалектически взаимосвязаны и взаимно обусловлены, они переходят друг в друга и в реальном процессе библиографирования осуществляются в значительной мере одновременно.

Библиографическое описание - результат анализа первичного документа с целью идентификации и выявления совокупности необходимых и достаточных внешних признаков, преимущественно выявляемых по титулу документа без ознакомления с содержанием текста.

Библиографическое описание первичных документов - самая лаконичная, отчужденная от содержания первичных документов разновидность вторичных документов.

Библиографическое описание позволяет - выделить по перечню сведения данного первичного документа и найти его среди множества других адресная функция - получить предварительное представление об отраслевой принадлежности, тематике, содержании, целевом и читательском назначении, актуальности, достоверности и объеме приведенных сведений функция информирования - при достаточно информативном точном, емком заглавии выполнять сигнальную функцию, способствуя подготовке оперативных вторичных источников информации.

Общие требования и правила библиографического описания, набор элементов, их последовательность, условные разделительные знаки и выбор библиографического описания регулирует ГОСТ 7.1-84. По решению информационных служб в фирмах в ряде случаев используется краткое библиографическое описание без указания подзаголовочных и надзаголовочных сведений, сведений об издательстве или издающих организациях. Но каждый из элементов библиографического описания позволяет определить основные ценностные свойства документов актуальность тематики, новизну документа, степень обобщенности и разработанности проблемы, соответствие информационному дефициту и т.д. Даже полное библиографическое описание - самый отчужденный, свернутый вторичный документ.

Единые требования к составлению библиографического описания обеспечивают единообразие, выполнение которых обязательно и для традиционного бумажного и для компьютерного режимов. Аннотация - такая форма свертывания, при которой составляется краткая обобщенная характеристика, отражающая необходимый минимум сведений для идентификации первичных документов. В условиях рыночной экономики для предпринимателей составляются справочные аннотации, различающиеся охватом трех групп рассмотренных данных элементы, дополняющие библиографические описания или расшифровывающие недостаточно информативные заглавия историко-библиографические сведения тематические элементы.

Следует отметить, что в современных фирмах составляются чаще специализированные, а не общие справочные аннотации.

При этом общие - отражают все основные вопросы, а специализированные справочные аннотации обычно составляются для специалистов с целью удовлетворения вполне определенного информационного дефицита. В этом случае из всего текста в аннотацию включаются только те сведения, которые представляют непосредственный и наибольший интерес при удовлетворении информационного дефицита. Но это не значит, что объем специализированных справочных аннотаций будет меньшим из-за такой конкретизированной выборки, поскольку в них отражаются все возможные аспекты содержания с подробным освещением проблем. Такой подход к выбору информации повторно позволит не обращаться к первичным документам, особенно если они относятся к постановочным, теоретическим, методическим документам и т.д. Практический опыт аннотирования в условиях рыночной экономики позволяет сформулировать общие требования к аннотациям - содержание определяется библиографическим описанием, но не повторяет его заглавия и другие элементы, предполагает выявление структуры первичных документов и основных аспектов раскрытия содержания - аннотацию можно рассматривать как расширенное оглавление структуру первичного документа, позволяющего получить представление о том, освещен ли данный вопрос, как широко освещен, в сочетании с какими вопросами, в каких областях дополнительно может быть использован - аннотация определяется характером анализируемого материала технология, оборудование, материал, свойства, направления исследований и т.д аннотация должна быть соразмерна отражению отдельных аспектов по отношению к их объему в полном тексте и должна передавать смысл первичного документа своими словами - аннотации должны отражать сведения о степени новизны, точно передавать содержание, грамотно, четко и сжато излагать материал.

Реферирование предполагает подробное ознакомление с текстом первичного документа с целью идентификации новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных, наиболее важных, принципиальных фактических сведений и гипотез, теорий, методик, методов.

Самое трудоемкое установить важнейшие факты, поскольку гипотезы, теории, методики и методы включаются обычно полностью или в очень обобщенном виде. Факты же должны быть оценены и отобраны для включения в реферат, тем более, что селективные процессы не только сложны, но и субъективны.

Выбор основных фактов возможен из следующих частей текста введения или предисловия той части текста, где указываются цель и задачи документа где излагаются гипотезы и концепции теории, методики и методы где формулируются выводы. Фактические сведения содержатся и в заключении, рекомендациях и даже предположениях.

Понимание значимости в современных условиях рыночной экономики рефератов особенно на зарубежные издания, отсутствующие в библиотеках и других информационных центрах, приносит значительный эффект и прежде всего при выполнении научно-практических разработках.

Из всех вторичных документов реферат отражает подробное содержание первичного документа и отличается объемом и степенью обобщения материала 17 . После экстенсивного развития методологического аппарата в аналитико-синтетической обработке информации активизировался процесс слияния методов и приемов анализа в общие технологические цепочки.

В результате в начале 90-х годов разрабатывалась технология информационного мониторинга, способная объединить разнообразные методы библиографической, статистической и интеллектуальной обработки документов данных об объекте.

Информационная диагностика - технология анализа информации об объекте, реализуемая с помощью специальных процедур и методов в фиксированном предметном поле по избранным индикаторам для оценки состояния, тенденций и перспектив развития объекта. Диагностироваться может объект любой природы, если он изменчив с течением времени, а сведения об этих изменениях имеются в документальном потоке. Главные условия реализации процедур информационной диагностики 1 Анализируется не сам объект, а известная в обществе информация о нем 2 Для успешной диагностики должна обеспечиваться определенная полнота сбора документов данных об объекте, границы которого заранее описываются информационным аналитиком виде упорядоченного перечня ключевых слов или проблемно-ориентированного рубрикатора, фиксирующего предметное поле объекта 3 Диагностические признаки - оценочные индикаторы - могут быть выбраны из числа признаков объекта - его свойств, качеств, физических параметров. 4 Технологическая цепочка методов и процедур диагностики должна позволять информационному аналитику осуществлять диагностику незнакомого объекта с воспроизводимыми результатами оценки объекта.

По хронологическому признаку исследуемого периода в жизни объекта можно выделить три основных режима диагностики - Ретроспективный анализ объекта - Оперативная диагностика объекта - Мониторинговое наблюдение за объектом.

Ретроспективный анализ предполагает выявление закономерностей развития объекта за предшествующий период времени.

Ориентирован на выявление критических временных точек в развитии объекта. В информационной диагностике целесообразен обратно хронологический сбор источников информации об объекте, позволяющий прервать процесс накопления информационного массива при получении достаточных сведений о нем. Используя совокупность процедур информационного моделирования объекта поиск, отбор, аналитико-синтетическая обработка и систематизация документов с заданными критериями подобия на хронологической шкале, аналитик может варьировать набор конкретных методических процедур с учетом специфики диагностируемого объекта и его документального шлейфа.

В технологическую цепочку ретроанализа легко вкладываются процессы создания ретрорубрикатора, хронособытийная и хронолингвистическая шкалы, являющиеся основным методическим средством диагностики объектов. Для сложных социальных объектов уместно использовать менее жесткие приемы формализации данных - типологические ряды, номинативные шкалы. В зависимости от величины анализируемого периода могут использоваться методические подходы, существенно различающиеся по стратегии сбора и доле анализируемой информации Равномерный точечный прием предполагает фиксацию индикаторов в определенных временных точках на шкале - через десятилетие, пятилетие, ежегодно.

Для ретроанализа динамики цен на товары и архива биржевых котировок акций выбирается ежемесячный, еженедельный, ежедневный и даже почасовой тик. На результаты диагностики весьма повлияют пробелы - отсутствие информации об объекте в заданных точках.

Капельный метод целесообразен при диагностике стохастических процессов, а также при углубленном ретроанализе объекта в критических точках его развития. Избирательно фиксируется информация об объекте в любом месте хронологической шкалы, сравнивается с предыдущей каплей информации до относительно стабильного состояния объекта, которое и принимается за исходное.

Пошаговый метод - длительность шага в развитии объекта выявляется эмпирически в обратной или прямой хронологии анализа информации. В отличие от предыдущих подходов, он предполагает неравный по времени, но планомерный по всей шкале ретроанализ объекта. В результате ретроанализа информационный аналитик имеет в своем распоряжении материал для выделения этапов развития объекта, их сводной характеристики, выделения тенденций развития объекта за анализируемый период времени, а при использовании методов информационного прогнозирования может вычленять и перспективные направления его дальнейшего существования в определенных условиях.

Оперативная диагностика - экспресс-анализ состояния объекта в определенный момент развития. Может реализовываться в любой хронологической точке, но ориентирован, как правило, на оценку современного состояния объекта. Мониторинговый анализ - непрерывное наблюдение за развитием объекта с определенными временными интервалами в фиксированном информационном поле по заданным индикаторам. Именно мониторинговый режим предоставляет реальную возможность информационного прогнозирования объектов 20 . 3.3.