Факторы формирования корпоративной информационной системы

Информационные системы позволяют решать множество задач управления фирмой, но прежде всего это учет, анализ и принятие решений. Однако подавляющее большинство решений принимается в условиях дефицита информации. В процессе создания КИС учитывается структура этого дефицита. В качестве причин его возникновения можно рассматривать:

· внутренне обусловленные факторы (например, организационная структура и культура компании, качество источников данных, способы их обработки и представления);

· внешне обусловленные факторы (например, развитие потребностей рынка, конкурентная ситуация, технологии).

Внутренние факторы обычно возникают вследствие недочетов, допущенных при проектировании организации (распределение ответственности между различными уровнями управления и функциональными подразделениями).

Дефицит информации – один из характерных симптомов, указывающих на необходимость реструктурирования организации и реинжиниринга её бизнес- процессов. Минимизировать воздействие внешних факторов намного сложнее. В этом случае на первое место выходит проблема цены информации. Если проблемы внутри компании требуют решения практически в любом случае, независимо от затрат, то изменения внешней среды отходят на второй план. При правильно сформулированной КИС и оптимальных бизнес-процессах отслеживание и реакция на внешние изменения будут обеспечиваться автоматически. Однако полностью обойтись без внешних вспомогательных источников информации невозможно.

Информацию можно классифицировать по следующим критериям¹:

· соответствие организационным функциям (например, маркетинговая, финансовая);

· характер данных (качественные или количественные);

· соответствие управленческому уровню (оперативная или стратегическая);

· объект информации.

¹ Годин В.В., Корнеев И.К.Указ.соч.С.40.

Компаниям необходима информация, которая решающим образом могла бы повлиять на процесс управления и сам бизнес. При ее отсутствии процесс управления невозможен. К такого рода информации относятся сведения о ценах на рынках и промышленных стандартах в странах, где компания ведет свой бизнес. Особое место занимает информация неэкономического характера, например, о внутриполитических шагах правительства, влияющих на бизнес.

Однако этих так называемых сырых данных для принятия решения мало, требуется еще их соответствующая интерпретация, т.е. создание и корректировка модели поведения компании и её окружающей среды в соответствии с данными сведениями.

Без такой модели план действий компании составить невозможно. Чтобы означенная интерпретация отражала реальное положение дел и была полезна для практического принятия решений, необходима еще и дополнительная информация, снижающая степень неопределенности исходной.

Приобретение дополнительной информации приводит, как правило, к существенным затратам. Причем заранее очень редко бывает известно, насколько прибыль, полученная от использования информации, покроет и перекроет затраты, связанные с её получением. С другой стороны, существует и такая информация, применение которой в бизнесе позволяет определить сумму дополнительного дохода, например экономия от новой организации склада, полученная в результате использования новой методики оптимизации запасов.

Потребность в информации у любой системы (организации, компании, бизнеса или экономики в целом) не ограничена, но необходимый минимальный объем потребляемых сведений определяется ее выживания - тем максимальным уровнем неопределенности, который она может себе позволить, чтобы выжить. «Информационный КПД системы»¹ , т.е. её способность воспринять, осмыслить и качественно переработать получаемые сведения, обусловливает рациональный размер ресурсов, который нужно выделить для приобретения дополнительной информации.

Раньше у каждого сотрудника, отдела или подразделения были собственные требования и формы. Сегодня полученная информация может быть занесена в базу данных и использоваться всеми, кому она может

¹ Bergmann H.,Krizer I. Marketing- Informationsysteme Konzeptionelle Anforderungen und betriebliche Integration. Ruhr: Universitat Bochum,1994.

понадобиться. Штриховое кодирование, реляционные базы данных и корпоративные системы обмена данными позволяют легко собирать, хранить и передавать информацию.

Даже такой упрощенный подход к оптимизации накопления информации уже дает существенные результаты. Например, одна американская страховая компания обнаружила, что в ходе обработки заявлений некоторые фрагменты данных вводились в её компьютерную систему до пяти раз. Путем интеграции имеющихся систем компания смогла устранить избыточный ввод данных, а заодно и необходимость сверять неизбежно возникающие ошибки.