Тема 6. Совершенствование состава и форм документов

6.1. Унификация и стандартизация документов на современном этапе

Понятие оригинальных и однотипных задач в управленческой деятельности. Значение и объекты унификации и стандартизации.

6.2. Табель форм документов. Альбом форм документов

Табель форм документов и этапы его разработки. Структура Табеля форм документов (по функциональному признаку). Понятие Альбома форм документов. Унифицированная форма документа. Трафарет, таблица, анкета. Формирование Сборника примерных, типовых и трафаретных текстов документов.

Важно четко понимать, почему унификация и стандартизация являются главными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления на современном этапе. Следует уметь применять принципы унификации документов при решении оригинальных задач. Надо представлять себе Табель форм документов и Альбом форм документов в системе унификации документов организации. Менеджеру нужно уметь создавать документы в таких унифицированных формах как трафарет, таблица, анкета.

Тема 7. Особенности языка и стиля служебных документов

7.1. Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка общения в сфере управления

Участники, характер и условия делового общения. Особенности официально-делового стиля: «коллективный субъект», адресность информации, «игра по правилам», тематическая ограниченность в применении языковых средств и др. Особенности делового стиля языка. Этикет делового общения.

7.2. Требования к текстам документов

Употребление специальной лексики. Орфография. Грамматика. Синтаксис и пунктуация. Словообразование. Употребление заимствованных слов, числительных, имен собственных, сокращений. Лексические и графические сокращения и их типы. Употребление языковых формул и слов в однотипных падежных формах. Ограниченная сочетаемость слов. Отглагольные существительные. Ограниченное употребление глаголов в личной форме и др.

7.3. Устранение ошибок и решение языковых проблем при оформлении документов

Типичные языковые ошибки в текстах документов. Ошибки, связанные с незнанием значений слов, с употреблением числительных, стилистически окрашенной лексики и предлогов. Синтаксические ошибки.

Документы являются «лицом» организации. Плохо составленные документы отрицательно сказываются на ее имидже. На качество документов влияет не только правильное расположение реквизитов, но и язык, которым написан документ. Важно знать основные принципы официально-делового стиля взаимоотношений и переписки, фиксируя внимание на основных типичных ошибках, обнаруживаемых в текстах документов.