Документами, договорами и доверенностями

13.1. Работа с кадровыми документами

Особенности работы с кадровыми документами. Унифицированная система документации по труду: состоянию рынка труда, трудовым отношениям, повышению квалификации работников органов по труду, минимальным потребительским бюджетам, обращениям в органы по труду.

Документы, создаваемые и предъявляемые при приеме на работу. Трудовой договор (контракт). Документы, отражающие трудовую деятельность работника. Приказы по личному составу и особенности их оформления. Учетные карточки. Ведение трудовой книжки. Документы, создаваемые при увольнении работника. Формирование личного дела работника и подготовка его к архивному хранению.

13.2. Работа секретаря с бухгалтерскими документами

Кассовые операции на предприятии. Приходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер. Операции по счетам в банке. Платежное поручение. Чек. Объявление на взнос наличными. Заявка на продажу валюты. Отчетность за полученные в кассе предприятия денежные средства. Авансовый отчет. Документальное оформление представительских расходов. Смета расходов.

13.3. Работа секретаря с договорами и доверенностями

Оформление договоров. Гражданский кодекс Российской Федерации о видах договоров и их содержании. Оформление доверенностей. Случаи выдачи доверенностей и нотариального заверения доверенностей.

Кадровая работа с документами осуществляется во всех без исключения организациях либо специальной кадровой службой, либо в небольших фирмах - секретарем. Значение этой работы нельзя недооценивать, так как она очень важна для каждого работника при оформлении пенсии или во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Менеджеру следует знать разработанные Госкомстатом РФ формы первичной учетной документации по учету труда.

Секретарю приходится иметь дело и с отдельными бухгалтерскими документами. Это приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение, чеки, заявка на продажу валюты, авансовый отчет. Следует иметь представление об этих документах и их заполнении. Наконец, в ряде организаций, где нет специальной юридической службы, секретарь может выполнять работу по составлению и оформлению договоров, выдаче разных доверенностей.

 

Тема 14. Средства организационной техники

14.1. Назначение и классификация средств организационной техники для современных офисных технологий

Классификация средств оргтехники по функциональному признаку. Носители информации. Средства составления и изготовления документов. Средства репрографии и оперативной полиграфии. Средства обработки документов. Средства хранения, поиска и транспортировки документов. Средства электросвязи. Банковская оргтехника. Другие средства оргтехники.

14.2. Компьютерные технологии в документационном обеспечении управления. Концепция «электронного офиса»

Последовательное расширение применения ПК в документационном обеспечении управления. Плюсы и минусы компьютерных технологий. Компьютерные сети. Универсальные офисные программы. Создание презентаций. «Электронный офис». Специализированные офисные программы. Интернет в документационном обеспечении управления. Электронная почта.

Важнейшим направлением преодоления «бумажного бума» является применение средств организационной техники и компьютерных технологий. По функциональному признаку средства оргтехники классифицируются на: носители информации, средства составления и изготовления документов, средства репрографии и оперативной полиграфии, средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, банковская оргтехника и другие. Необходимо иметь представление о разнообразии средств оргтехники и добиваться их приобретения от руководителей фирм. Особое место в документационном обеспечении управления занимают компьютерные технологии, которые обладают огромными преимуществами, несмотря на отдельные свои недостатки. Компьютерные технологии существенно облегчают и улучшают качество работы с документами на всех стадиях движения документов, начиная от их создания или получения и заканчивая их хранением или уничтожением.

ЛИТЕРАТУРА

 

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Госу­дарственном гербе Российской Федерации" // СЗ РФ, 2003, № 27. Ст. 2696

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, инфор­матизации и защите информации" // СЗ РФ, 2003. № 2. Ст. 167.

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулиро­вании" // СЗ РФ. 2002. № 52. Ст. 5140.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.

Закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3520-1 "О товарных зна­ках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров" / / СЗ РФ. 2002. № 50. Ст. 4927.

Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993. № 5341-1 "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" //Ведо­мости СНД РФ и ВС РФ. 1993. № 33. Ст. 1311.

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" // СЗ РФ. 1997. № 10. Ст. 1127.

Положение об Архивном фонде Российской Федерации // СЗ РФ. 1998. № 49. Ст. 6007.

Положение о Федеральной архивной службе России // СЗ РФ. 2003. № 30. Ст. 3075.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис­полнительной власти. - М.: Росархив, 2001.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре­деления. - М.: Госстандарт России, 1998.

ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Техничес­кие условия. - М.: Изд-во стандартов, 1984.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1994.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей слу­жащих и тарифных разрядов ОК 016-94. - М.: Госстандарт России, 1994.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специали­стов и служащих. - М.: Минтруд России, 2001.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспече­ния управления. - М.: Главархив, 1991.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Унифицированные формы, инструктивные и методические ма­териалы по их применению. - М.: ВНИИДАД, 1993.

Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, 2003.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея­тельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, 2000.

Унификация текстов управленческих документов. Методические реко­мендации. - М.: ВНИИДАД, 1998.

Оформление документов. Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998.

 

Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М. 2005.

Государственные учреждения России XVI-XVIII вв. - М. Изд-во МГУ. 1991.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М. НОРМА. 1996

Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. – М. ИНФРА-М. 2000.

Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сборник научных трудов. - М. Главархив, ВНИИДАД, 1983.

Словарь сокращений и аббревиатур. - М. 1995.

Справочник по деловой переписке. – М. 1996.

Степанов Е.А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документ в административных структурах. – М. ВНИИДАД. 1995.

Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер.с анг. – М. 1995

Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации. Учебное пособие. – М. 1994.

Энциклопедия секретаря. – М. 2004.

Журналы:

Делопроизводство

Секретарское дело

Управление персоналом

Секретарь-референт

Справочник по управлению персоналом

Справочник секретаря и офис-менеджера