Тема 8. Порядок движения документов в организации

8.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Документооборот. Этапы документооборота. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. Входящие, внутренние и исходящие документы. Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ. Организация доставки документа. Регистрация и индексация документов: места и процедура. Документы, подлежащие регистрации. Индекс документа. Регистрационные журналы и карточки. Исполнение документов: сроки и качество. Этапы и технология контроля исполнения документов. Состав документов, подлежащих обязательному контролю исполнения. Обработка исполненных и отправляемых документов.

8.2. Анализ, методы учета и сокращения документооборота

Принципы организации документооборота. Организация рационального движения документов внутри организации. Технологическая схема движения документов. Документопотоки. Анализ и сокращение объема документооборота на разных его этапах. Объективные и субъективные факторы, влияющие на объем документооборота.

8.3. Создание информационно-поисковой системы и организация информационно-справочной работы в организации.

Основные части информационно-поисковой системы. Классификаторы в информационно-поисковой системе. Формы представления информации. Устная форма. Составление справки. Сводная таблица.

В предыдущих темах были рассмотрены вопросы создания документов. С этой темы начинается изучение процессов движения документов на предприятии. Главное в организации документооборота - рационализация движения документов. Это предполагает знание принципов организации и этапов документооборота, видов документопотоков и логики построения информационно-поисковой системы; учет документов и факторов, влияющих на объем документооборота, методов сокращения объема документов. В процессе движения документов часть из них следует регистрировать, как правило, наиболее важные и долго хранящиеся документы, а также те, по поводу которых возникает переписка. При регистрации документы получают индекс и включаются в информационно-поисковую систему, позволяющую многократно обращаться к документу. Рационализация документооборота требует четкого контроля исполнения документов по срокам и качеству. Существуют определенные этапы и технология контроля исполнения документов, обработка исполненных и отправляемых документов.