С конфиденциальными документами

10.1. Состав и источники конфиденциальной информации, каналы ее разглашения

Значение информационной безопасности. Защищенный документооборот и его принципы. Условия отнесения информации к коммерческой тайне. Перечень ценных сведений, составляющих тайну фирмы. Перечень документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа к ним. Присвоение и снятие грифа конфиденциальности с документа. Источники и каналы распространения ценной информации (преднамеренные и случайные). Угрозы документам в документопотоках.

10.2. Система и технология защиты ценной информации и конфиденциальных документов

Понятие и комплексность системы защиты информации. Основные направления ее защиты: правовая, организационная, техническая и программно-математическая защита информации. Трудности сохранения конфиденциальности в общем потоке документов. Особый порядок работы персонала с конфиденциальными документами. Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов. Учет и хранение дел с конфиденциальными документами: формирование справочно-информационного банка данных, картотеки (журнала) инвентарного учета конфиденциальных документах.

Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров. Особенности подготовки, проведения и оформления результатов плановых и неплановых конфиденциальных совещаний и переговоров. Обязательные процедуры организации и проведения конфиденциальных совещаний.

10.3. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации

Вопросы защиты ценной информации в организационных документах фирмы: уставе, положениях о структурных подразделениях и др.

Особенные документы, регламентирующие защиту ценной информации: положение о службе безопасности фирмы, положение о службе конфиденциальной документации, должностные инструкции сотрудников этих служб, перечень сведений, составляющих тайну фирмы, инструкция по обеспечению безопасности собственной информации фирмы и др.

Необходимо четко различать государственную и коммерческую тайны, иметь представление о сведениях, которые могут составлять тайну фирмы и которые тайной фирмы по закону быть не могут. Конфиденциальные документы оформляются, хранятся и используются соответствующим образом. Для этого проводится специальная работа с персоналом, работающим с документами, имеющими гриф ограничения доступа, контролируются подготовка, проведение и оформление результатов плановых и неплановых конфиденциальных совещаний и переговоров, а также разрабатываются и применяются особенные документы, регламентирующие защиту ценной информации.

Тема 11. Архивное хранение документов и дел

11.1. Понятие архива и история формирования государственной архивной службы Российской Федерации

Архивный фонд как часть документального фонда. История развития архивного дела в Древнерусском государстве, приказном, коллежском и министерском делопроизводстве. История формирования Единого государственного архивного фонда России в ХХ веке.

11.2. Архивный фонд Российской Федерации

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Структура и задачи государственной архивной службы России (Росархива). Дифференцирование документов по срокам хранения в зависимости от категории организации и вида документов.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Разновидности ведомственных архивов.

11.3. Порядок передачи дел в архивы. Хранение и использование документов архивов

Передача законченных дел в архив организации. Состав учетных документов архива. Документы общего и обособленного хранения. Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами.

Оборудование архивохранилищ. Проблемы рационального использования помещения и удобства оперативного использования документов. Защита помещений от природных и техногенных факторов, а также от доступа посторонних лиц. Вертикальный и горизонтальный способы хранения документов.

Формы использования документов в государственных и ведомственных архивах. Архивные справки, архивные копии документов, выписки из архивных документов. Условия изъятия документов из архивов.

Архивный фонд Российской Федерации представляет собой часть документального фонда страны. Он состоит из двух блоков: государственного и негосударственного. Важно знать назначение, структуру и задачи государственной архивной службы России (Росархива), понимать назначение негосударственной части архивного фонда страны, иметь представление о задачах, процедуре и особенностях длительного и постоянного хранения документов, а также формах использования документов в архивах. Важнейшей задачей всех архивов является обеспечение сохранности документов от природных и техногенных факторов, от доступа посторонних лиц, порчи и кражи документов, особенно представляющих собой большую историческую ценность.