Документоведения - раздел Менеджмент, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Традиционно Сфера Деятельности, Связанная С Обработкой Докум...
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фиксируют его употребление, следовательно, в речевой практике он появился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Именно это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).
В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,' позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель- это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы. Например, в Месопотамии из глины делали таблички, наносили острой палочкой знаки письма и затем обжигали, что позволяло зафиксировать написанное и сохранять в течение длительного времени; в Египте материалом для письма служил папирус - бумага, приготовленная из многолетнего травянистого растения с тем же названием; в странах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе и на Руси, для изготовления документов использовался пергамент - особым образом выделанная кожа животных; в Древнем Новгороде, как известно, применялась береста.
В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага.
Наряду с бумагой сейчас широко используются и новые носители -магнитные - лента, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе автоматизированные, средства.
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. .
Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях -документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной
Важное значение при документировании имеют средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:
простые орудия (ручки, карандаши и др.);
механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
средства автоматизации — компьютерная техника.
В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фотодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.
При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы; при использовании звукозаписывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.
Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к, информации спустя много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и документы - носители ретроспективной информации.
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа;
социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;
К специфическим функциям документа относятся:
управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);
функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12—14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:
организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам; например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.
Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборота др. - обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду сданными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.
Все темы данного раздела:
Государстве
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чащ
Приказное делопроизводство XV-XVII вв.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сло
Система коллежского делопроизводства
Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил
XIX - начала XX вв.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учр
В 1917—1941 гг.
Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройн
В 1945—1990 гг.
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения у
Делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хр
Документационного обеспечения
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы орга
Документацию
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на
Информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являютс
Основные требования к документам
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения уп
И охране труда
Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников
Понятие - термин - дефиниция
Основу любой научной дисциплины составляют понятия - представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Формирование понятий - результат по
Документационного обеспечения управления
В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем но
Общий вид и состав реквизитов документа
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов,
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименован
Код организации(4). Код формы документа (5).
Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКГТО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобра
Наименование организации (6, 7, 8).
Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наи
Дата (9).
Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения засе
Регистрационный индекс документа (10).
Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.
Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему орга
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесооб
Гриф ограничения доступа к документу (13).
Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут простав
Адресат (14).
Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осу
Гриф утверждения (15).
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответств
Резолюция (16).
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной р
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть ма
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты доку
Отметка о наличии приложений (20).
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В распорядительных документах сведения о наличии прило
Подпись (21).
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данн
Гриф согласования (22). Визы (23).
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласова
Отметка о заверении копии (25).
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).
Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направл
Бланки документов
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.
Гербов субъектов Российской Федерации
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются поли
Документации
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая вк
Организационно-правовых документов
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в ч
Назначение и состав плановой документации
Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поста
Составление и оформление плановых документов
Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в в
Документации
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется
Документов
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
1. Инициирование решен
Документов
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представител
И справочно-аналитической документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в.системе управлени
Информационных документов
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, проти
Назначение и состав отчетной документации
Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, ква
Составление и оформление отчетных документов
Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурно
Состава и форм документов
В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандар
Назначение Табеля форм документов
Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для ре
Разработка Табеля форм документов
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
Применяемых в деятельности организации
Наимено-вание формы доку-мента
Код фор
мы
Кем и когда
утверж
дена
Пери-
одич-
ность состав
Альбом форм документов организации
Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная фор
Ведение Табеля и Альбома форм документов
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспечения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в ак
Официально-деловой стиль
Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью язык
Употребление специальной лексики
Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому п
Употребление устаревшей лексики
Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: архаизмы и историзмы.
Архаизм — слово или словосочетание, вышедшее из употребления и потому воспринимаемое как уст
Употребление неологизмов
Неологизмы — слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона.
Употребление заимствованных слов
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексик
Употребление сокращений
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Употребление языковых формул
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело
Употребление слов в одной падежной форме
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение сл
Ограниченная сочетаемость слов
Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости
Конструкции с отглагольным существительный
В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо прост
В личной форме
Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.
Построение предложений
Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, например:
«В св
Ошибки, связанные с незнанием значений слов
К такого рода ошибкам относятся:
неразличение слов - паронимов (паронимы - близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например:
Окрашенной лексики
К такого рода ошибкам относятся:
употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «высокой» книжной лексики, например:
«прогнозирует» вместо «предвидит»
Неправильное употребление предлогов
К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и некоторых др.
Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилистической ок
Синтаксические ошибки
Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения.
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
Этикет делового общения
Этикет -это установленный порто к поведения где-либо. Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения.
В основе правил делового этикета леж
Основные этапы
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Соответственно масштаб
Поступающих в организацию
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сот
В службе документационного обеспечения
Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное пол
Документов внутри организации
В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей, реже - через
Документов
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистриров
Исполнение документов
При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. р
Анализ структуры документооборота
Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.
Для 100 адресатов на двух листах
Организации
Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организ
Сокращение объема документооборота
Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до
Регистрация и индексация документов
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному во
Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения
Реквизиты
Пояснения по заполнению
Автор (корреспондент)
Название вида документа
Дата документа
&
Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
И документной информации
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации н
Документов и формированию дел
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов,
Составление заголовков дел
Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок
Установление сроков хранения дел
Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременно
Деятельности и формирование дел
Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хр
Общие требования к формированию дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
расположение документо
Документов
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, п
Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.
На обложку каждого заведе
Документной информации
В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной струк
И каналы ее разглашения
Источники (обладатели) ценной, конфиденциальной документированной информации представляют собой накопители (концентраторы, излучатели) этой информации. К числу основных видов источ
И конфиденциальных документов
Система защиты информации (СЗИ) представляет собой комплекс организационных, технических и технологических средств, методов и мер, препятствующих несанкционированному (незаконному
Защищенный документооборот
Документооборот как объект защиты представляет собой совокупность (сеть) каналов распространения документированной конфиденциальной информации по потребителям в процессе управлен
Документов
В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:
не допустить попадания в данную фирму конфиденциа
Банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по ин
Ми документами
При выходе документов за пределы службы конфиденциальной документации их безопасность резко снижается за счет санкционированного ознакомления с ними значительного числа сотрудников
Документами
Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка н
При проведении совещаний и переговоров
Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Разрешение на прове
Защиты документированной информации
Нормативно-методическое обеспечение защиты конфиденциальной информации предназначено для регламентации процессов обеспечения информационной безопасности фирмы, в том числе при раб
Российской Федерации
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оцен
Фонда Российской Федерации
Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили:
национализированные бывшие ведомственные исторические
архивы;
дела ликвидированных уч
Архив коммерческой фирмы
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300
7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих
Хранения
Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в с
Состав учетных документов архива
На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедш
Оборудование архивохранилищ
Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранения ил
Использование документов архива
Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (пол
Секретарской деятельности
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейш
Деятельности секретаря
Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, ор
Разработка должностной инструкции секретаря
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может
Обучающая инструкция секретаря
Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой эле
Области применения обучающих инструкций
В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена главная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо, когда:
человек поступает на работу
Инструкции секретаря
Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффективной деятельности своего секретаря, должен содействовать созданию обучающей инструкции (ОИ).
Разработка специалистами инструк
Технологий
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных
Технологий
Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с первыми приемами общения (нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями) наших д
Современных информационных технологий
Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не
Техники
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов
Техники для современных офисных технологий
Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтехники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточняет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций ра
Документов
К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печа
Полиграфии
Средства репрографии и оперативной полиграфии — это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии относятся средства фото
Средства обработки документов
Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним о
Средства электросвязи
К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта и пр.
Начало телефонной связи поло
Прочие средства оргтехники
К банковской оргтехнике относятся специализированные машины и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и прочих карт. Технолог
Концепция электронного офиса
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае р
Техники
В области компьютерных технологий в последнее десятилетие наверное не было более важного и активно развивающегося направления, чем становление и развитие локальных вычислительных с
Вычислительные сети
Глобальная (крупномасштабная) вычислительная сеть WAN (Wide Area Network) представляет собой множество географически удаленных друг от друга компьютеров-узлов, совместное взаимодей
Передача непрерывных и дискретных данных
Кратко термин данные определяет единицы, передающие значение или смысл. Непрерывные (аналоговые) данные имеют непрерывно изменяемые на некотором интервале времени значения. В качес
Кодирование данных при их цифровой и аналоговой передаче
В основе передачи аналоговых сигналов лежит передача непрерывного сигнала постоянной частоты, называемого несущим сигналом. Дискретные данные при передаче по аналоговым линиям свя
Мультиплексирование
Как в локальных, так и в крупномасштабных сетях имеются случаи, когда пропускная способность передающей среды превышает требуемую для передачи единичного сигнала. Экономичное испол
Асинхронная и синхронная цифровая передача
Основное требование для цифровой передачи данных состоит в том, чтобы получатель знал момент начала и временной период передачи каждого получаемого бита. Самая старая и простейшая
Станции, узлы, коммуникационная сеть и методы коммутации
Устройства, взаимодействующие между собой через сеть, принято называть станциями. В качестве станций могут выступать компьютеры, терминалы, принтеры и другое коммуникационное оборудование.
Метод коммутации каналов
Коммутация каналов используется в сетях в том случае, если между двумя станциями необходимо установление непосредственного физического канального соединения. Это соединение устанавливается в комм
Метод коммутации сообщений
Коммутация сообщений представляет собой реализацию принципа поэтапной передачи данных с промежуточным хранением. Здесь нет необходимости заранее резервировать весь путь между двумя станциями. Сооб
Методы пакетной коммутации
Метод коммутации сообщений в настоящее время нашел свое развитие в технике коммутации пакетов, которая используется в двух Модификациях: в режиме дейтаграм и в режиме виртуальных каналов.
Модель взаимодействия открытых систем
Для преодоления различий при использовании в вычислительных сетях аппаратно-программных средств разных производителей и различий у отдельных модификаций этих средств даже у одного производителя Ме
Уровни модели OSI
Каждая система-абонент сети в рамках модели OSI имеет семь уровней (номера уровней от 1 до 7). Абоненты могут взаимодействовать между собой в рамках каждого из семи уровней с использованием соотв
Простейшие локальные вычислительные сети
Как уже отмечалось, в простейших однородных ЛВС нет коммуникационных узлов. В этих сетях обычно используются весьма простые процедуры доступа сетевых станций к общей передающей ср
Token Ring
Стандарт Token Ring (IEEE 802.2), предложенный фирмой IBM в 1984 г., представляет собой более совершенную схему реализации детерминированного метода управления доступа к сети с помощью жето
Ethernet
Наибольшее распространение получил более дешевый вариант стандарта Ethernet (IEEE 802.3), разработанный фирмой XEROX. Логически эта сеть представляет собой шину, с помощью которой каждый узел связ
Высокоскоростные локальные сети
Дальнейшим развитием технологии Ethernet явился новый стандарт Fast Ethernet, также известный, как 100Base-T и 100Base-X технологии, обеспечивающие скорость передачи данных до 100 Мбит/с при испо
Текстов
Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным о
Этапы подготовки текстовых документов
Подготовка текстов с использованием СПТД заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить:
набор текста;
редакт
Набор текста
При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре може
Базовые функции редактирования текста
Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже не
Документов
Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется
Оформление символов текста
Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки
Матричные шрифты
Еще недавно эта категория являлась единственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся «точечные» изображе
Свободно масштабируемые шрифты
Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты называются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При создании шрифта используют, к
Оформление абзацев документа
Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев текста. Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического
Верстка страниц многостраничного документа
Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестн
Печать документа
Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать «твердую» копию р
Создание шаблона документа
Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать програм
Работа с большими документами
Под «большим» документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, но и сложную структуру. К этому классу можно отнести различн
Настольные издательские системы
Появление настольных издательских систем (НИС) стало возможным благодаря трем событиям:
фирма Apple Computer представила принтер LaserWriter;
фирма Adobe Systems включила язык оп
Тенденции развития СПТД
Сегодня текстовые процессоры все чаще входят в состав прикладных офисных программных комплексов нового поколения. Кроме пакета СПТД в комплекс входит электронная таблица, программ
Подготовки табличных документов
При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода
Табличных документов
В основе табличного документа лежит понятие таблица.
Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий
Структура рабочего окна
Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов:
1. Строка заголовка.
Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего файла (
Ввод и редактирование данных
После запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей или ак
Форматирование элементов таблицы
Для правильного оформления таблицы в соответствии с определенными требованиями для отдельных элементов (объектов) таблицы могут быть установлены различные параметры формата.
Формат ячейк
Систем управления базами данных
Всю историю вычислительной техники можно представить как развитие двух основных направлений ее использования: для решения сложных математических расчетов, выполнение которых невоз
Базами данных
1. Управление данными во внешней памяти.
Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти как для непосредственного хранения дан
Типовая организация современной СУБД
Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствует набору функций. Логически в современной СУБД можно выделить внутреннюю часть — ядро СУБД (Data Base Engine), компил
Базами данных
Функциональные возможности моделей данных становятся доступными пользователям СУБД благодаря ее языковым средствам. В данном случае речь идет о пользователях СУБД, к числу которых
Язык QBE
Это язык, относящийся к классу высокоуровневых языков управления базами данных и представляющий пользователю удобный и унифицированный интерфейс для осуществления операций по ведению базы данных.
Язык SQL
Сами по себе данные в компьютерной форме не представляют интерес для пользователя, если отсутствуют средства доступа к ним. Доступ осуществляется в виде запросов, которые формулируются на стандартн
Систем управления базами данных
Системы управления базами данных стали основным инструментом, обеспечивающим хранение больших массивов информации. Современные информационные приложени-я опираются, как уже говорил
Управление доступом.
Управление доступом базируется на реализации следующего минимального набора действий:
произвольное управление доступом;
обеспечение безопасности повторного использования объектов;
Поддержка целостности
Обеспечение целостности данных не менее важная задача, чем управление доступом. С точки зрения пользователей СУБД, основными средствами поддержания целостности данных являются ограничения и прави
Протоколирование и аудит
Такая мера, как протоколирование и аудит, состоит в следующем:
обнаружение необычных и подозрительных действий пользователей и идентификация лиц, совершивших эти действия;
оценк
Защита коммуникаций между клиентом и сервером
Проблема защиты коммуникаций между клиентом и сервером в информационных системах не является специфичной для СУБД. Для обеспечения защиты информации выделяется сервис безопасности, в функции которо
Системы распределенной обработки данных
Потребность в данных коллективного пользования в последнее время все более возрастает. Это послужило причиной все усиливающегося внимания к различным системам распределенной обрабо
Распределенные базы данных
СУБД и централизация обработки информации позволили устранить такие недостатки традиционных файловых систем, как несвязанность, несогласованность и избыточность данных. По мере роста баз данных и
Независимость от центрального узла.
В идеальной системе все узлы равноправны и независимы, а расположенные на них базы являются равноправными поставщиками данных в общее пространство данных. База данных на каждом из узлов самодоста
Прозрачность расположения.
Это свойство означает полную прозрачность расположения данных. Пользователь, обращающийся к DDB, ничего не должен знать о реальном, физическом размещении данных в узлах информационной системы. Все
Обработка распределенных транзакций.
Это качество DDB можно трактовать как возможность выполнения операций обновления распределенной базы данных (INSERT, UPDATE, DELETE), не разрушающее целостность и согласованность данных. Эта цель
Независимость от баз данных.
Это качество означает, что в распределенной системе могут мирно сосуществовать СУБД различных
производителей и возможны операции поиска и обновления в базах данных различных моделей и фор
Следующего поколения
Будучи основным фундаментальным средством построения информационных систем, используемых в производстве, бизнесе и . научной деятельности, базы данных и системы управления ими сос
Системы
В документальных информационно-поисковых системах — ДИПС (их также называют библиографическими) поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания — так называемому по
Информационно-поисковые языки
Для общения человека с компьютером разрабатываются специальные искусственные языки, естественный язык (ЕЯ) в этом качестве пока не может быть использован без специального предвари
Дескрипторные информационно-поисковые языки
Дескрипторные языки семантически более сильны, чем классификационные, но более сложны для формальной обработки.
Дескриптор — ключевое слово или словосочетание, служащее им
Информационно-поисковый тезаурус
Возможно два способа расположения слов в словарях: по близости их буквенного состава и по смысловой близости.
По первому способу создаются алфавитные словари. По второму с
Формирования запросов в них
В ДИПС поиск документов происходит посредством просмотра поискового образа документа. Такая организация поиска документов имеет свои преимущества и недостатки.
Представлени
Документальной информации
Индексирование документа это процедура отображения текста документа в определенную форму, предназначенную для автоматической обработки (индекс документа).
Различают ручное
Массивов в ИПС
Центральной частью каждой ИПС является информационно-поисковый массив (ИПМ), который может быть организован различными способами. В ДИПС ИПМ подразделяется на две части: сами докум
Гипертекстовые технологии поиска документальной информации
Гипертекст (нелинейный текст) это организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами.
Системы автоматизации документооборота
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.
Постоянное увели
И экспертные системы
Разработка систем, основанных на знаниях, является составной частью исследований по искусственному интеллекту и имеет целью создание компьютерных методов решения проблем, обычно тре
Характеристики экспертной системы
Рассмотрим характеристики экспертной системы более подробно. Ядро экспертной системы составляет база знаний, которая создается и накапливается в процессе ее построения. Знания выр
Знания и модели их представления
Для специалистов в области искусственного интеллекта термин «знания» означает информацию, которая необходима программе, чтобы она вела себя «интеллектуально».
Функционирова
Логические модели представления знаний
Основная идея логического подхода состоит в том, чтобы рассматривать всю систему знаний, необходимую для решения прикладных задач и организации взаимодействия ЭВМ с пользователем
Сетевые модели представления знаний
В основе моделей этого типа лежит конструкция, названная ранее семантической сетью. Сетевые модели формально можно задать в виде
Н = < I, С1, С2,
Аппарате фреймов (фреймы для представления знаний)
Одна из разновидностей аппарата семантических сетей связана с концепцией фрейма. Фрейм можно рассматривать как фрагмент семантической сети, предназначенный для описания объекта (сит
Продукционные модели
Продукции наряду с фреймами являются наиболее популярными средствами представления знаний в системах, основанных на знаниях. Продукции, с одной стороны, близки к логическим моделя
Экспертных систем
Процесс создания экспертных систем претерпел значительные изменения за последние несколько лет. Благодаря появлению специальных инструментальных средств (ИС) построения ЭС сократил
Инженерия знаний
Как уже отмечалось, технологию построения экспертных систем часто называют инженерией знаний. Как правило, этот процесс требует специфической формы взаимодействия создателя экспертн
Методология разработки экспертных систем
Разработка (проектирование) ЭС существенно отличается от разработки обычного программного продукта. Опыт разработки ранних ЭС показал, что использование при их разработке методолог
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Учебник
Редактор В,И. Осипов
Корректор М.В. Литвинова
Компьютерная верстка О.Н. Емельяновой
Худож
Новости и инфо для студентов