Система коллежского делопроизводства - раздел Менеджмент, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Административный Хаос, Вызванный Отсутствием В Прежних Учрежд...
Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говорилось следующее:
«... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много...А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше».
Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.
Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.
Много внимания Петр I уделил устройству сенатской канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.
В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент» («Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» (глава 2 Генерального регламента «О преимуществе коллегий»).
С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).
Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.
В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок - по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались. Однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенный дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкий медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.
Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.
Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.
Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.
В ведении регистратора находились регистрационные книги -журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги («регистратуры») - А, В, С и D. Книги А и В служили для (регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.
При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой - что по указу исполнено и когда.
Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.
Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистраци-онный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.
Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение.
Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол («повседневную записку» или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.
После заседания и подписания протокола канцелярия готовила «исполнительные бумаги», содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.
Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование — архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность — архивариус. По регламенту учреждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив -через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).
Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.
В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи отмечают:
«Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваиваются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ...и др.»
Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.
Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.
Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.
В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:
«Октября 17 дня 1723 года».
Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них - Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.
Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам.
Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.
По «Учреждению для управления губерний» порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились «исполнительные» бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.
Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. «Учреждение...» вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.
XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.
Все темы данного раздела:
Государстве
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чащ
Приказное делопроизводство XV-XVII вв.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сло
XIX - начала XX вв.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учр
В 1917—1941 гг.
Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройн
В 1945—1990 гг.
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения у
Делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хр
Документационного обеспечения
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы орга
Документацию
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на
Информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являютс
Основные требования к документам
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения уп
И охране труда
Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников
Понятие - термин - дефиниция
Основу любой научной дисциплины составляют понятия - представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Формирование понятий - результат по
Документоведения
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во вт
Документационного обеспечения управления
В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем но
Общий вид и состав реквизитов документа
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов,
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименован
Код организации(4). Код формы документа (5).
Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКГТО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобра
Наименование организации (6, 7, 8).
Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наи
Дата (9).
Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения засе
Регистрационный индекс документа (10).
Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.
Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему орга
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесооб
Гриф ограничения доступа к документу (13).
Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут простав
Адресат (14).
Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осу
Гриф утверждения (15).
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответств
Резолюция (16).
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной р
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть ма
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты доку
Отметка о наличии приложений (20).
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В распорядительных документах сведения о наличии прило
Подпись (21).
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данн
Гриф согласования (22). Визы (23).
Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласова
Отметка о заверении копии (25).
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).
Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направл
Бланки документов
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.
Гербов субъектов Российской Федерации
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются поли
Документации
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая вк
Организационно-правовых документов
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в ч
Назначение и состав плановой документации
Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поста
Составление и оформление плановых документов
Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в в
Документации
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется
Документов
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
1. Инициирование решен
Документов
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представител
И справочно-аналитической документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в.системе управлени
Информационных документов
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, проти
Назначение и состав отчетной документации
Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, ква
Составление и оформление отчетных документов
Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурно
Состава и форм документов
В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандар
Назначение Табеля форм документов
Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для ре
Разработка Табеля форм документов
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
Применяемых в деятельности организации
Наимено-вание формы доку-мента
Код фор
мы
Кем и когда
утверж
дена
Пери-
одич-
ность состав
Альбом форм документов организации
Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная фор
Ведение Табеля и Альбома форм документов
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспечения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в ак
Официально-деловой стиль
Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью язык
Употребление специальной лексики
Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому п
Употребление устаревшей лексики
Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: архаизмы и историзмы.
Архаизм — слово или словосочетание, вышедшее из употребления и потому воспринимаемое как уст
Употребление неологизмов
Неологизмы — слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона.
Употребление заимствованных слов
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексик
Употребление сокращений
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Употребление языковых формул
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело
Употребление слов в одной падежной форме
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение сл
Ограниченная сочетаемость слов
Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости
Конструкции с отглагольным существительный
В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо прост
В личной форме
Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.
Построение предложений
Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, например:
«В св
Ошибки, связанные с незнанием значений слов
К такого рода ошибкам относятся:
неразличение слов - паронимов (паронимы - близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например:
Окрашенной лексики
К такого рода ошибкам относятся:
употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «высокой» книжной лексики, например:
«прогнозирует» вместо «предвидит»
Неправильное употребление предлогов
К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и некоторых др.
Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилистической ок
Синтаксические ошибки
Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры предложения.
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
Этикет делового общения
Этикет -это установленный порто к поведения где-либо. Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения.
В основе правил делового этикета леж
Основные этапы
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Соответственно масштаб
Поступающих в организацию
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сот
В службе документационного обеспечения
Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное пол
Документов внутри организации
В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей, реже - через
Документов
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистриров
Исполнение документов
При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. р
Анализ структуры документооборота
Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.
Для 100 адресатов на двух листах
Организации
Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организ
Сокращение объема документооборота
Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до
Регистрация и индексация документов
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному во
Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения
Реквизиты
Пояснения по заполнению
Автор (корреспондент)
Название вида документа
Дата документа
&
Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
И документной информации
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:
документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации н
Документов и формированию дел
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов,
Составление заголовков дел
Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок
Установление сроков хранения дел
Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременно
Деятельности и формирование дел
Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хр
Общие требования к формированию дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
расположение документо
Документов
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, п
Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.
На обложку каждого заведе
Документной информации
В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной струк
И каналы ее разглашения
Источники (обладатели) ценной, конфиденциальной документированной информации представляют собой накопители (концентраторы, излучатели) этой информации. К числу основных видов источ
И конфиденциальных документов
Система защиты информации (СЗИ) представляет собой комплекс организационных, технических и технологических средств, методов и мер, препятствующих несанкционированному (незаконному
Защищенный документооборот
Документооборот как объект защиты представляет собой совокупность (сеть) каналов распространения документированной конфиденциальной информации по потребителям в процессе управлен
Документов
В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:
не допустить попадания в данную фирму конфиденциа
Банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по ин
Ми документами
При выходе документов за пределы службы конфиденциальной документации их безопасность резко снижается за счет санкционированного ознакомления с ними значительного числа сотрудников
Документами
Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка н
При проведении совещаний и переговоров
Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются обычно конфиденциальными. Разрешение на прове
Защиты документированной информации
Нормативно-методическое обеспечение защиты конфиденциальной информации предназначено для регламентации процессов обеспечения информационной безопасности фирмы, в том числе при раб
Российской Федерации
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оцен
Фонда Российской Федерации
Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили:
национализированные бывшие ведомственные исторические
архивы;
дела ликвидированных уч
Архив коммерческой фирмы
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300
7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих
Хранения
Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в с
Состав учетных документов архива
На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедш
Оборудование архивохранилищ
Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранения ил
Использование документов архива
Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (пол
Секретарской деятельности
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейш
Деятельности секретаря
Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, ор
Разработка должностной инструкции секретаря
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может
Обучающая инструкция секретаря
Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой эле
Области применения обучающих инструкций
В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена главная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо, когда:
человек поступает на работу
Инструкции секретаря
Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффективной деятельности своего секретаря, должен содействовать созданию обучающей инструкции (ОИ).
Разработка специалистами инструк
Технологий
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных
Технологий
Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с первыми приемами общения (нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями) наших д
Современных информационных технологий
Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не
Техники
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов
Техники для современных офисных технологий
Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтехники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточняет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций ра
Документов
К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печа
Полиграфии
Средства репрографии и оперативной полиграфии — это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии относятся средства фото
Средства обработки документов
Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним о
Средства электросвязи
К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта и пр.
Начало телефонной связи поло
Прочие средства оргтехники
К банковской оргтехнике относятся специализированные машины и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и прочих карт. Технолог
Концепция электронного офиса
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае р
Техники
В области компьютерных технологий в последнее десятилетие наверное не было более важного и активно развивающегося направления, чем становление и развитие локальных вычислительных с
Вычислительные сети
Глобальная (крупномасштабная) вычислительная сеть WAN (Wide Area Network) представляет собой множество географически удаленных друг от друга компьютеров-узлов, совместное взаимодей
Передача непрерывных и дискретных данных
Кратко термин данные определяет единицы, передающие значение или смысл. Непрерывные (аналоговые) данные имеют непрерывно изменяемые на некотором интервале времени значения. В качес
Кодирование данных при их цифровой и аналоговой передаче
В основе передачи аналоговых сигналов лежит передача непрерывного сигнала постоянной частоты, называемого несущим сигналом. Дискретные данные при передаче по аналоговым линиям свя
Мультиплексирование
Как в локальных, так и в крупномасштабных сетях имеются случаи, когда пропускная способность передающей среды превышает требуемую для передачи единичного сигнала. Экономичное испол
Асинхронная и синхронная цифровая передача
Основное требование для цифровой передачи данных состоит в том, чтобы получатель знал момент начала и временной период передачи каждого получаемого бита. Самая старая и простейшая
Станции, узлы, коммуникационная сеть и методы коммутации
Устройства, взаимодействующие между собой через сеть, принято называть станциями. В качестве станций могут выступать компьютеры, терминалы, принтеры и другое коммуникационное оборудование.
Метод коммутации каналов
Коммутация каналов используется в сетях в том случае, если между двумя станциями необходимо установление непосредственного физического канального соединения. Это соединение устанавливается в комм
Метод коммутации сообщений
Коммутация сообщений представляет собой реализацию принципа поэтапной передачи данных с промежуточным хранением. Здесь нет необходимости заранее резервировать весь путь между двумя станциями. Сооб
Методы пакетной коммутации
Метод коммутации сообщений в настоящее время нашел свое развитие в технике коммутации пакетов, которая используется в двух Модификациях: в режиме дейтаграм и в режиме виртуальных каналов.
Модель взаимодействия открытых систем
Для преодоления различий при использовании в вычислительных сетях аппаратно-программных средств разных производителей и различий у отдельных модификаций этих средств даже у одного производителя Ме
Уровни модели OSI
Каждая система-абонент сети в рамках модели OSI имеет семь уровней (номера уровней от 1 до 7). Абоненты могут взаимодействовать между собой в рамках каждого из семи уровней с использованием соотв
Простейшие локальные вычислительные сети
Как уже отмечалось, в простейших однородных ЛВС нет коммуникационных узлов. В этих сетях обычно используются весьма простые процедуры доступа сетевых станций к общей передающей ср
Token Ring
Стандарт Token Ring (IEEE 802.2), предложенный фирмой IBM в 1984 г., представляет собой более совершенную схему реализации детерминированного метода управления доступа к сети с помощью жето
Ethernet
Наибольшее распространение получил более дешевый вариант стандарта Ethernet (IEEE 802.3), разработанный фирмой XEROX. Логически эта сеть представляет собой шину, с помощью которой каждый узел связ
Высокоскоростные локальные сети
Дальнейшим развитием технологии Ethernet явился новый стандарт Fast Ethernet, также известный, как 100Base-T и 100Base-X технологии, обеспечивающие скорость передачи данных до 100 Мбит/с при испо
Текстов
Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным о
Этапы подготовки текстовых документов
Подготовка текстов с использованием СПТД заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить:
набор текста;
редакт
Набор текста
При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре може
Базовые функции редактирования текста
Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже не
Документов
Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется
Оформление символов текста
Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки
Матричные шрифты
Еще недавно эта категория являлась единственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся «точечные» изображе
Свободно масштабируемые шрифты
Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты называются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При создании шрифта используют, к
Оформление абзацев документа
Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев текста. Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического
Верстка страниц многостраничного документа
Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестн
Печать документа
Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать «твердую» копию р
Создание шаблона документа
Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать програм
Работа с большими документами
Под «большим» документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, но и сложную структуру. К этому классу можно отнести различн
Настольные издательские системы
Появление настольных издательских систем (НИС) стало возможным благодаря трем событиям:
фирма Apple Computer представила принтер LaserWriter;
фирма Adobe Systems включила язык оп
Тенденции развития СПТД
Сегодня текстовые процессоры все чаще входят в состав прикладных офисных программных комплексов нового поколения. Кроме пакета СПТД в комплекс входит электронная таблица, программ
Подготовки табличных документов
При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода
Табличных документов
В основе табличного документа лежит понятие таблица.
Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий
Структура рабочего окна
Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов:
1. Строка заголовка.
Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего файла (
Ввод и редактирование данных
После запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей или ак
Форматирование элементов таблицы
Для правильного оформления таблицы в соответствии с определенными требованиями для отдельных элементов (объектов) таблицы могут быть установлены различные параметры формата.
Формат ячейк
Систем управления базами данных
Всю историю вычислительной техники можно представить как развитие двух основных направлений ее использования: для решения сложных математических расчетов, выполнение которых невоз
Базами данных
1. Управление данными во внешней памяти.
Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти как для непосредственного хранения дан
Типовая организация современной СУБД
Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствует набору функций. Логически в современной СУБД можно выделить внутреннюю часть — ядро СУБД (Data Base Engine), компил
Базами данных
Функциональные возможности моделей данных становятся доступными пользователям СУБД благодаря ее языковым средствам. В данном случае речь идет о пользователях СУБД, к числу которых
Язык QBE
Это язык, относящийся к классу высокоуровневых языков управления базами данных и представляющий пользователю удобный и унифицированный интерфейс для осуществления операций по ведению базы данных.
Язык SQL
Сами по себе данные в компьютерной форме не представляют интерес для пользователя, если отсутствуют средства доступа к ним. Доступ осуществляется в виде запросов, которые формулируются на стандартн
Систем управления базами данных
Системы управления базами данных стали основным инструментом, обеспечивающим хранение больших массивов информации. Современные информационные приложени-я опираются, как уже говорил
Управление доступом.
Управление доступом базируется на реализации следующего минимального набора действий:
произвольное управление доступом;
обеспечение безопасности повторного использования объектов;
Поддержка целостности
Обеспечение целостности данных не менее важная задача, чем управление доступом. С точки зрения пользователей СУБД, основными средствами поддержания целостности данных являются ограничения и прави
Протоколирование и аудит
Такая мера, как протоколирование и аудит, состоит в следующем:
обнаружение необычных и подозрительных действий пользователей и идентификация лиц, совершивших эти действия;
оценк
Защита коммуникаций между клиентом и сервером
Проблема защиты коммуникаций между клиентом и сервером в информационных системах не является специфичной для СУБД. Для обеспечения защиты информации выделяется сервис безопасности, в функции которо
Системы распределенной обработки данных
Потребность в данных коллективного пользования в последнее время все более возрастает. Это послужило причиной все усиливающегося внимания к различным системам распределенной обрабо
Распределенные базы данных
СУБД и централизация обработки информации позволили устранить такие недостатки традиционных файловых систем, как несвязанность, несогласованность и избыточность данных. По мере роста баз данных и
Независимость от центрального узла.
В идеальной системе все узлы равноправны и независимы, а расположенные на них базы являются равноправными поставщиками данных в общее пространство данных. База данных на каждом из узлов самодоста
Прозрачность расположения.
Это свойство означает полную прозрачность расположения данных. Пользователь, обращающийся к DDB, ничего не должен знать о реальном, физическом размещении данных в узлах информационной системы. Все
Обработка распределенных транзакций.
Это качество DDB можно трактовать как возможность выполнения операций обновления распределенной базы данных (INSERT, UPDATE, DELETE), не разрушающее целостность и согласованность данных. Эта цель
Независимость от баз данных.
Это качество означает, что в распределенной системе могут мирно сосуществовать СУБД различных
производителей и возможны операции поиска и обновления в базах данных различных моделей и фор
Следующего поколения
Будучи основным фундаментальным средством построения информационных систем, используемых в производстве, бизнесе и . научной деятельности, базы данных и системы управления ими сос
Системы
В документальных информационно-поисковых системах — ДИПС (их также называют библиографическими) поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания — так называемому по
Информационно-поисковые языки
Для общения человека с компьютером разрабатываются специальные искусственные языки, естественный язык (ЕЯ) в этом качестве пока не может быть использован без специального предвари
Дескрипторные информационно-поисковые языки
Дескрипторные языки семантически более сильны, чем классификационные, но более сложны для формальной обработки.
Дескриптор — ключевое слово или словосочетание, служащее им
Информационно-поисковый тезаурус
Возможно два способа расположения слов в словарях: по близости их буквенного состава и по смысловой близости.
По первому способу создаются алфавитные словари. По второму с
Формирования запросов в них
В ДИПС поиск документов происходит посредством просмотра поискового образа документа. Такая организация поиска документов имеет свои преимущества и недостатки.
Представлени
Документальной информации
Индексирование документа это процедура отображения текста документа в определенную форму, предназначенную для автоматической обработки (индекс документа).
Различают ручное
Массивов в ИПС
Центральной частью каждой ИПС является информационно-поисковый массив (ИПМ), который может быть организован различными способами. В ДИПС ИПМ подразделяется на две части: сами докум
Гипертекстовые технологии поиска документальной информации
Гипертекст (нелинейный текст) это организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами.
Системы автоматизации документооборота
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.
Постоянное увели
И экспертные системы
Разработка систем, основанных на знаниях, является составной частью исследований по искусственному интеллекту и имеет целью создание компьютерных методов решения проблем, обычно тре
Характеристики экспертной системы
Рассмотрим характеристики экспертной системы более подробно. Ядро экспертной системы составляет база знаний, которая создается и накапливается в процессе ее построения. Знания выр
Знания и модели их представления
Для специалистов в области искусственного интеллекта термин «знания» означает информацию, которая необходима программе, чтобы она вела себя «интеллектуально».
Функционирова
Логические модели представления знаний
Основная идея логического подхода состоит в том, чтобы рассматривать всю систему знаний, необходимую для решения прикладных задач и организации взаимодействия ЭВМ с пользователем
Сетевые модели представления знаний
В основе моделей этого типа лежит конструкция, названная ранее семантической сетью. Сетевые модели формально можно задать в виде
Н = < I, С1, С2,
Аппарате фреймов (фреймы для представления знаний)
Одна из разновидностей аппарата семантических сетей связана с концепцией фрейма. Фрейм можно рассматривать как фрагмент семантической сети, предназначенный для описания объекта (сит
Продукционные модели
Продукции наряду с фреймами являются наиболее популярными средствами представления знаний в системах, основанных на знаниях. Продукции, с одной стороны, близки к логическим моделя
Экспертных систем
Процесс создания экспертных систем претерпел значительные изменения за последние несколько лет. Благодаря появлению специальных инструментальных средств (ИС) построения ЭС сократил
Инженерия знаний
Как уже отмечалось, технологию построения экспертных систем часто называют инженерией знаний. Как правило, этот процесс требует специфической формы взаимодействия создателя экспертн
Методология разработки экспертных систем
Разработка (проектирование) ЭС существенно отличается от разработки обычного программного продукта. Опыт разработки ранних ЭС показал, что использование при их разработке методолог
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Учебник
Редактор В,И. Осипов
Корректор М.В. Литвинова
Компьютерная верстка О.Н. Емельяновой
Худож
Новости и инфо для студентов