ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

серия «ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ»

Государственный Университет управления

 

ОРГАНИЗАЦИЯ

РАБОТЫ С

ДОКУМЕНТАМИ

 

Учебник

 

Рекомендовано Министерством образования

Российской Федерации в качестве учебника

для студентов высших учебных заведений, обучающихся

по специальностям «Документоведение и документационное

обеспечение управления» и «Менеджмент»

 

Москва

ИНФРА-М

 

УДК 651.4/.8

ББК 65.050.9(2Рос)2

 

Авторский коллектив сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления ГУУ:

Кудряев В.А., к.э.н., профессор; Корнеев И.К., к.э.н., доцент; Ксандопуло Г.Н., к.э.н., доцент; Машурцев В.А., к.э.н., доцент; ПшенкоА.В., к.и.н., доцент; Галахов В.В., к.и.н., доцент; Янковая В.Ф., к.и.н., доцент; Назаренко О.Б., к.э.н.; Ларин М.В., к.и.н.; Алтухова Н.Ф.; Година Т.А.; Доронина Л.А.', Терехова А.Е.; Егорова Е.В.; Лобанова A.M.

 

О 63 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.:

ИНФРА-М, 1999, 575 с.

 

 

ISBN 5-86225-757-8

 

Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных доку­ментов.

 

 

ISBN 5-86225-757-8

 

 

ББК 65.050.9(2Рос)2 ©.Коллектив авторов, 1998, 1999

 

Часть 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ

 

Глава 1 ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Делопроизводство в Древнерусском

Государстве

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не… Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные… В период правления Владимира Святославовича в Киеве — столице Древнерусского государства (978—1015 гг.) - существовало…

Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в.… По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем…  

Система коллежского делопроизводства

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных… «... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том… Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько…

Система министерского делопроизводства

XIX - начала XX вв.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственно­го управления и делопроизводства, которая затронула главным обра­зом верхний уровень… Новая система управления - министерская, основанная на прин­ципе единоначалия,… Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентя­бря 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел,…

История управления и делопроизводства

В 1917—1941 гг.

Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и… Концепция «эшелонов развития» цивилизации, выдвинутая ис­ториками и… Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его…

История управления и делопроизводства

В 1945—1990 гг.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и пробле­мы восстановления народного хозяйства после окончания войны от­теснили на второй план… В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам… На долгом и тернистом пути подготовки Государственной систе­мы документационного обеспечения управления, действующей в…

Литература к главе 1

 

1. Государственные учреждения России XVI—XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991. - 192 с.

2. Документационное обеспечение управления. Документоведе-ние: Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. - М., Главархив, ВНИИДАД, 1990. - 71 с.

3. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. -М., Изд-во ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1968. - 368 с.

4. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. — М., 1974. - 170 с.

5. Литература по вопросам документоведения. 1924 — 1975 гг. : Аннотированный указатель. — М., Главархив, ВНИИДАД, 1979. — 124 с.

6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М., 1956. - 92 с.

7. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. ОКОП-93. - М. - 114 с.

8. Пантин И.К., Плимак С.Г., Хорос В.Г. Революционная тради­ция в России (1783-1833 гг.). - М., Мысль, 1986. - 127 с.

9. Развитие советского документоведения (1917—1981 гг.). Сбор­ник научных трудов. — М., Главархив, ВНИИДАД, 1983. - 212 с.

10. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917— 1970). - М., 1973. - 154с.

 

 

Глава 2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Состав нормативно-методической базы

Делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокуп­ность законов, нормативных правовых актов и методических доку­ментов, регламентирующих… Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и документации;

Законодательство Российской Федерации,

Правовые акты Президента, Правительства

Российской Федерации, федеральных органов

Исполнительной власти в области

Документационного обеспечения

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятель­ности любого учреждения, организации, предприятия. Законодатель­ство Российской Федерации… Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской… Участниками регулируемых гражданским законодательством от­ношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых…

З. Государственные стандарты на

Документацию

Стандартизация в соответствии с законом Российской Федера­ции «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятель­ность по установлению… безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре­ды, жизни, здоровья и… технической и информационной совместимости, а также вза­имозаменяемости продукции;

Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых,… унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации;

Общероссийские классификаторы

Технико-экономической и социальной

Информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело,… Классификаторы технико-экономической и социальной инфор­мации - нормативные… В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.…

Государственная система документационного

Обеспечения управления.

Основные требования к документам

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система… ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливаю­щих единые… Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота орга­низаций, сокращение количества и повышение качества…

Нормативные документы по труду

И охране труда

Нормативные документы по труду и охране труда являются ос­нованием для определения затрат времени на выполнение конкрет­ных работ по… К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы… Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда…

Литература к главе 2

1. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994— 1997.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.

3. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирова­ния технико-экономической информации. — М., Издательство стан­дартов, 1987.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М., Издательство стандартов, 1987.

6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документа­ции. Формуляр-образец. — М., Издательство стандартов, 1990.

7. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

8. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. — М., Издательство стандартов, 1994.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.

Глава 3

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Понятие - термин - дефиниция

Основу любой научной дисциплины составляют понятия - пред­ставления об общем, наиболее существенном, особенном в изучае­мых явлениях и предметах.… Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают по­нятие с предметом… Научные понятия обозначаются специальными словами - тер­минами. Термины составляют основу научного языка. Термин - это…

Общая характеристика терминосистемы

Документоведения

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по… В наше время термин «делопроизводство» определяется следую­щим образом:… Результатом документирования является документ - зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами,'…

Нормирование терминосистемы

Документационного обеспечения управления

В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный… Эта важная функция нормализации терминологии на практике решается с помощью… Нормирование терминосистемы направлено на достижение единства терминоупотребления в каждой конкретной области. При…

Литература к главе 3

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Издательство стандартов, 1994.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

 

 

Глава 4 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

 

Общий вид и состав реквизитов документа

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, назва­ние вида документа и… Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым… Формуляр-образец разрабатывается при создание системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или…

Общие требования к оформлению

Реквизитов документа

 

Государственный герб (1).

Государственный герб изображается только в случаях, предусмо­тренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, орга­нов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации (2).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке доку­мента также наименование государства - Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).

Код организации(4). Код формы документа (5).

Наименование организации (6, 7, 8).

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наимено­вания даются в именительном…   Министерство общего и профессионального образования

Справочные данные об организации (7).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: .индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, отно­сящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (8).

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регла­ментируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ.

Дата (9).

Даты в документе оформляются цифровым способом в следу­ющей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует… В текстах нормативных документов, а также содержащих сведе­ния финансового… В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты простав­ляются часы и минуты.

Регистрационный индекс документа (10).

Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних… На документах, составленных совместно несколькими организа­циями,…

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11).

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Место составления или издания (12).

Москва; г. Коломна, Московской области; с. Ивановка, Мытищинского района, Московской области.

Гриф ограничения доступа к документу (13).

Адресат (14).

На внутренних документах данный реквизит может быть про­ставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления,… Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей: наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

Гриф утверждения (15).

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица,…   УТВЕРЖДАЮ

Резолюция (16).

Резолюция включает в себя: Фамилия И.О. исполнителя Содержание поручения

Заголовок к тексту (17).

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с… приказ - о приеме на работу положение - о бухгалтерии

Отметка о контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Текст документа (19).

Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их: в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти… на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или…

Отметка о наличии приложений (20).

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте. Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д.… Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется…

Подпись (21).

Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ…   Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

Гриф согласования (22). Визы (23).

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласование с…    

Печать (24).

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотрен­ных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии (25).

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее…   Верно

Отметка об исполнителе (26).

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают…   Петров Петров Иван Васильевич

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа. Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;

Отметка о поступлении документа в организацию (28).

По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вклю­чает в себя: наименование получающей организации, дату поступ­ления документа, его входящий регистрационный номер. Напри­мер:

 

АО «Эталон»

Дата 27.06.98

Вх. № 14

 

Отметка для автоматического поиска документа (29).

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые дан­ные.

 

Бланки документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обяза­тельными для каждого… К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоян­ные реквизиты. Они… Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.…

Требования к изготовлению, учету, использо-

Ванию и хранению бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации,

Гербов субъектов Российской Федерации

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее… Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и… Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам орга­нов государственной власти, иных государственных органов и…

Литература к главе 4

 

1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 - 75 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор­ганизационно-распорядительных документов. - М.,ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. -6с.

4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М.,1987. - 12 с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов. - М.,1990. - 19 с.

6. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Изд-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1993. - 88 с.

 

Глава 5 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Система организационно - правовой

Документации

 

Назначение и состав организационно-правовой

Документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и… создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы; установление ее структуры;

Составление и оформление отдельных видов

Организационно-правовых документов

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части… Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеру­емых арабскими цифрами.

Система плановой документации

 

Назначение и состав плановой документации

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя… Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по… Особенность плановых документов в том, что они всегда состав­ляются на какой-либо определенный срок, например,…

Составление и оформление плановых документов

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и ос­новные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст… Программа может быть достаточно объемным, многостранич­ным документом.… Программа оформляется на общем бланке организации. Обяза­тельными реквизитами программы являются: наименование…

Система распорядительной документации

 

Назначение и состав распорядительной

Документации

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов,… Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности,… Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры…

Процедура издания распорядительных

Документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряже­ний включает следующие… 1. Инициирование решения - обоснование необходимости из­дания… 2. Сбор и анализ информации по вопросу.

Составление и оформление распорядительных

Документов

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе… Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами… В соответствии с постановлением Совета Министров - Пра­вительства Российской Федерации «Об утверждении правил…

Система справочно-информационной и

Справочно-аналитической документации

 

Назначение и состав справочно-информационной

И справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом… Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым… Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления:…

Составление и оформление справочно-

Информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых… Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным… Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии…

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Рос­сийской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительствен­ная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкно­венной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на ' светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголо­вок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содер­жание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и, тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правиль­ности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилага­ется список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опу­скать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКВ

номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или HP; минус, плюс и т.д.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст те­леграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, выбор делается в поль­зу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и кон­кретной деловой лексике, употребление которой не вызывает тол­кований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказан­ное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начи­нается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутству­ют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица:

 

А = а И = i П = р Ш = sh

Б = b Й = j(i) С = s Щ = sch(sc)

В = v К = к Т = t Ы = у

Г = д Л = ! У = и Э = е

Д = d М = m Ф = f Ю = ju(iu)

Е = е Н = п X = h Я = ja(ia)

Ж = zh(j) O = o Ц = с

3 = г Ч = сп

Р = г

 

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформле­нию телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служеб­ного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает ав­тоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

маршрутный номер станции, состоящий из определенного.на­бора цифр и букв;

индивидуальный номер абонента;

сокращенное название организации (фирмы);

сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передаю­щего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие ком­поненты в зависимости от практики, принятой в той или иной орга­низации, стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обраще­ния. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других слу­чаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного тол­кования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, от­ражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения -исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящи­еся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой на­грузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого переда­ется информация.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по .факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи ин­формационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки:

 

 

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма запи­сывается в журнал по следующей форме:

 

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

 

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует про­верять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпо­следний обозначает город - msk (Москва) или организацию вну­три страны и т.д.

 

Составление и оформление справочно-

Аналитических документов

 

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фик­сируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и… Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты… Главное при составлении акта - установление фактического со­стояния дел и правильное отражение их в акте. Акт…

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не­обходимости - руководителем организации.

 

Система отчетной документации

 

Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, пред­приятия за определенный… Анализ отчетных документов дает возможность руководству кор­ректировать… Отчетная документация учреждения состоит из нескольких ком­плексов документов:

Составление и оформление отчетных документов

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельно­сти за определенный период времени, выполнении мероприятий, пору­чений, заданий,… Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на… При составлении внутренних отчетов учитывается их назначе­ние и круг рассматриваемых вопросов.

Литература к главе 5

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документо­обороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. — М., 1996.

5. Анреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить при­каз. - М, ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., Экономика, 1991.

7. Кузнецова ТВ., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1988.

8. Справочник по деловой переписке. — М., Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

9. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. — М., ПРИОР, 1995.

 

 

Глава 6 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОСТАВА

И ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Основные направления совершенствования

Состава и форм документов

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторя­ющиеся. Оригинальные… Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно­гообразия типов и… Стандартизация - это форма юридического закрепления результа­тов унификации. В практике совершенствования…

Табель форм документов, применяемых в

Деятельности организации

 

Назначение Табеля форм документов

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, - это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов,… Табель форм документов предназначен для: оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы: 1. Предпроектное обследование. 2. Выбор формы Табеля.

Примерный Табель форм документов,

Применяемых в деятельности организации

  Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле… Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих…

Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности… Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для… Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать…

Ведение Табеля и Альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспе­чения организации, которая… В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь ут­вержденные и… Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического…

Литература к главе б

1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

Все унифицированные формы документов группируются в Аль­бом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табе­лю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.

3. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. — М., Издательство стандартов, 1994.

 

Глава 7 ЯЗЫК ДОКУМЕНТА

 

Официально-деловой стиль

Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под… Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей.… Специфика делового общения выражается и в том, что, незави­симо от того, кто являлся непосредственным составителем…

Требования к текстам документов

 

Употребление специальной лексики

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или… Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых,… Правильность и стабильность терминоупотребления достигают­ся применением на практике терминологических словарей и…

Употребление устаревшей лексики

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы. Архаизм — слово или словосочетание, вышедшее из употребле­ния и потому… Историзм — разновидность архаизма — слово или словосочета­ние, обозначающее предмет, вышедший из употребления:…

Употребление неологизмов

Неологизмы — слова, обозначающие новые понятия и предме­ты, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или… Неологизмы первой группы имеют полное право на существова­ние в деловой речи.… Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употреб­ление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс»…

Употребление заимствованных слов

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми поня­тиями и предметами.… «пролонгировать» вместо «продлить»; «спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения… Различаются два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их…

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в… «Сообщаем, что в период с ... по ...» «Установлено, что в период с ... по ...»

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов… «Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления,… «Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного…

Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная со­четаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи… ЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование направить на рассмотрение передать в… НЕЖЕЛАТЕЛЬНО . предоставить для использования выслать на рассмотрение передать для управления оказывать помощь вести…

Конструкции с отглагольным существительный

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с… «оказать содействие», а не «посодействовать» «оказать помощь», а не «помочь»

Ограниченное употребление глаголов

В личной форме

Письменному деловому общению свойственен неличный (без­личный) характер изложения текста, что, вероятно, является языко­вым выражением того, что… «Комиссией проведена проверка и установлено...», «Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

Построение предложений

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусо­ставных, с обособленными… «В связи с крайне низкой эффективностью использования го­родской… «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде ок­ругов Москвы значительных по размерам пустующих площадях…

Типичные языковые ошибки в текстах

Документов

 

Ошибки, связанные с незнанием значений слов

К такого рода ошибкам относятся: неразличение слов - паронимов (паронимы - близкие по звуча­нию родственные,… представить и предоставить

Неправильное употребление стилистически

Окрашенной лексики

К такого рода ошибкам относятся: употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «вы­сокой» книжной… «прогнозирует» вместо «предвидит»

Неправильное употребление предлогов

К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и некоторых др. Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилисти­ческой окраской:… меры по усовершенствованию

Ошибки, связанные с употреблением

Числительных

 

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:

все числительные записываются цифрами, за исключением фи­нансовых документов, где наряду с цифровой записью дается сло­весная расшифровка;

собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников».

 

Синтаксические ошибки

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет: если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как… если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если…

Этикет делового общения

Этикет -это установленный порто к поведения где-либо. Дело­вой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делово­го общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

Литература к главе 7

1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. - М.; Высшая школа, 1993.

2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленнос­ти. - М.; Издательство стандартов, 1990.

3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. - М.; Информаци­онно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.

4. Громова Н.М. Основы деловой переписки. - М.; РУССЛИТ, 1992.

5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубеж­ный партнер (Переписка, документация, контракты). - М.; Техно-экология, 1992.

6. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. - М.; Имидж, 1991.

7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. - М.; Высшая школа, 1988.

8. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е изд. - М.; Русский язык, 1987.

9. Словарь сокращений и аббревиатур. - М., 1995.

10. Словарь сокращений русского языка / Под ред. Д.И.Алексе­ева. 4-е изд. Стереотип. - М.; Русский язык, 1984.

11. Справочник по деловой переписке. - М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

Глава 8 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сро­ки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной рабо­ты исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

 

Понятие документооборота и его

Основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на… Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве… Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного…

Экспедиционная обработка документов,

Поступающих в организацию

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкрет­ном случае, поступающая по почте,… Независимо от адресата корреспонденция в организации долж­на передаваться… Заказная корреспонденция также передается для экспедицион­ной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий…

Предварительное рассмотрение документов

В службе документационного обеспечения

Следующий этап прохождения поступающих в организацию до­кументов в большей степени зависит от всей постановки документа­ционного обеспечения.… Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­хождения документов… Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления,…

Организация рационального движения

Документов внутри организации

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного под­разделения в другое… В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый… Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а…

Обработка исполненных и отправляемых

Документов

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экс­педиции организации. Для отправки должны приниматься только полностью оформ­ленные, подписанные и… При сдаче документа на отправление или исполненного доку­мента исполнитель обязан указать, в какое дело согласно…

Исполнение документов

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на… Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в… Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6…

Анализ структуры документооборота

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкрет­ной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению… Однако это не значит, что организация документооборота не поддается… Проектирование рациональной системы документооборота ос­новывается на положениях, выработанных практикой…

Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного

Письма с сообщением о проведении конференции

Для 100 адресатов на двух листах

   

Методы учета и сокращения

Документооборота

 

Учет количества и качества документов

Организации

Подсчет объема документооборота может проводиться как в це­лом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях уп­равления:… Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно… Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных…

Сокращение объема документооборота

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой… Движение документов во всех случаях отражает организацион­ную структуру… Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций…

Литература к главе 8

1. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном ' аппарате. Учебное пособие. - Казань, Из-во Казанского Универси­тета, 1989. - 183 с.

2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. - 6 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, 1991. - 76 с.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор-1 ганизационно-распорядительных документов. - М., ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

5. Деловое досье фирмы. - М., ИВЦ Маркетинг, 1993. - 85 с.

6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы I по документационному обеспечению управления.-М., Министер­ство труда,1995-27 с.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

8. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном биз­несе. Пер. с англ. - М., Сол Систем; Финансы и статистика. 1997.- 176 с.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив,1995. — 67 с.

10. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справоч­ное пособие. - Киев, ВЫЩА ШКОЛА, 1988. - 314 с.

 

Глава 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И КОНТРОЛЯ

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Регистрация и индексация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего… Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация… Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован,…

Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения

   

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Массив контрольных сведений вхо­дит в состав… Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению… Контроль исполнения включает в себя несколько последователь­ных этапов:

Литература к главе 9

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, 1991. – 76 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. –М., ВНИИДАД.

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо­ты по документационному обеспечению управления. - М, Изд-во Министерства труда, 1995. - 27 с.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования к документам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив,1995. - 67 с.

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. -М., ПРИОР, 1997.- 194с.

 

 

Глава 10 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

Определение ценности документов

И документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии: документирование, понимаемое как особыми способами удос­товеренная фиксация… использование, включающее и учет документов в текущей дея­тельности граждан и организаций;

Общие требования к систематизации

Документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от… Номенклатура дел закрепляет классификацию, (группировку) исполненных… Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая…

Составление заголовков дел

Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и… название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого… автор документа (название организации, структурного подраз­деления);

Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оператив­ной работы в течение… Установление сроков хранения документов на основании типо­вых или… Сначала определяется категория данной организации. Напри­мер, в ведомственном перечне все организации отрасли…

Хранение документов в оперативной

Деятельности и формирование дел

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ве­домственный архив.… Документы во время их исполнения должны храниться у испол­нителя в специальных… Папки с неисполненными документами хранятся таким обра­зом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их…

Общие требования к формированию дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам в соответст­вии с номенклатурой… расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

Группировка в дела отдельных категорий

Документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской… Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами как… Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются в дела по направлениям деятельности…

Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хране­ния первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. … На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название… При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации…

Литература к главе 10

1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 - М. - 10 с.

2. Положение о Государственной архивной службе России (там же) - 7 с.

3. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры//Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М. - 14с.

4. ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения. - М.,1983. - 15 с.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. - 76 с.

6. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Глав­архив СССР, 1988. - 173 с.

7. Отбор на государственное хранение, фондирование, описа­ние, учет документов источников комплектования выборочного при­ема. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД,1990. - 29 с.

8. Отбор на государственное хранение документов на машинных носителях автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Рекомендации. - М., Главархив СССР, 1991.-32 с.

9. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомен­дации по экспертизе ценности научно-технической документации. -М., Главархив СССР, 1987.- 97 с.

10. Перечень типовых документов, образующихся в деятельнос­ти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга­низаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., Главар­хив СССР, 1989. - 146 с.

 

Глава 11 ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА

 

Состав и направления защиты

Документной информации

В современной российской рыночной экономике обязатель­ным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения при­были и сохранения в целостности… Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и уп­равлении… Обычно выделяется два вида собственной информации:

Источники конфиденциальной информации

И каналы ее разглашения

Источники (обладатели) ценной, конфиденциальной докумен­тированной информации представляют собой накопители (концентраторы, излучатели) этой… Документация как источник ценной предпринимательской ин­формации включает: конфиденциальную документацию, содержащую предпринима­тельскую тайну (ноу-хау);

Система защиты ценной информации

И конфиденциальных документов

Система защиты информации (СЗИ) представляет собой ком­плекс организационных, технических и технологических средств, методов и мер, препятствующих… Собственник или владелец информации лично определяет не толь­ко состав ценной… Комплексность системы защиты достигается ее формированием из различных элементов - правовых, организационных,…

Технология защиты документной

Информации

 

Защищенный документооборот

Документооборот как объект защиты представляет собой сово­купность (сеть) каналов распространения документированной кон­фиденциальной информации по… Движение документированной информации нельзя рассматри­вать только как… При движении документов (в том числе электронных) по ин­станциям создаются потенциальные возможности утраты этой…

Обработка поступивших и отправляемых

Документов

В процессе обработки поступивших конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей: не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм… убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными доку­ментами не вскрывались на пути следования от отправителя до…

Учет конфиденциальных документов и

Формирование справочно-информационного

Банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию… Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их… фиксирование факта поступления или издания документа;

Порядок работы персонала с конфиденциальны

Ми документами

При выходе документов за пределы службы конфиденциальной документации их безопасность резко снижается за счет санкциони­рованного ознакомления с… Особенно велика угроза электронным документам в результате потенциальной… Руководители и исполнители фирмы при работе с конфиденци­альными документами обязаны:

Учет и хранение дел с конфиденциальными

Документами

Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответст­вии с которой организуются… Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфи­денциальных… Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленных (изданных) конфиденциальных документов. После окончания года…

Защита конфиденциальной информации

При проведении совещаний и переговоров

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партне­ров, именуются обычно… Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, прохо­дящие без приглашения… Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные со­вещания осуществляется на основе действующей в фирме…

Нормативно-методическое обеспечение

Защиты документированной информации

Нормативно-методическое обеспечение защиты конфиденциаль­ной информации предназначено для регламентации процессов обес­печения информационной… Нормативно-методическое обеспечение базируется на тех обяза­тельных… Важнейшими организационными документами, фиксирующими задачи, функции и ответственность служб, осуществляющих защиту…

Литература к главе 11

1. Закон Российской Федерации «Об информации, информати­зации и защите информации» от 25-января 1995 г. - Сборник зако­нов Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.

2. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммер­ческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специа­листов. Под ред. В. М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.

3. Герасименко В. А. Защита информации в автоматизирован­ных системах обработки данных. — М., Энергоатомиздат,, 1994.

4. Киселев А. Е., Чаплыгин В. М., Шейкин М. С. Коммерческая безопасность. — М., Инфоарт, 1993.

5. Крысин А. В. Безопасность предпринимательской деятельно­сти. - М., Финансы и статистика, 1996.

6. Левин А. А. Секрет фирмы. — М., Машиностроение, 1992.

7. Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы за­щиты информации. Документ в административных структурах. - М., ВНИИДАД, 1995.

8. Халяпин Д. Б., Ярочкин В. И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М,, ИПКИР, 1994.

9. Халяпин Д. Б., Ярочкин В. И. Основы защиты промышлен­ной и коммерческой информации. Термины и определения. — М., ИПКИР, 1992.

10. Ярочкин В. И. Безопасность информационных систем. — М., Ось-89, 1996.

 

 

Глава 12 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

 

Понятие архива и история формирования

Государственной архивной службы

Российской Федерации

Система хранения информации стала формироваться одновре­менно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного… И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию… . Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зави­симости от точки зрения конкретного историка.…

Государственная часть Архивного

Фонда Российской Федерации

Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. составили: национализированные бывшие ведомственные исторические архивы;

Архивный фонд Российской Федерации,

Архивный фонд организации,

Архив коммерческой фирмы

В соответствии с Основами законодательства Российской Фе­дерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 300 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих матери­альную и духовную… В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы…

Оформление дел длительных сроков

Хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные доку­менты постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения под­лежат обязательному… Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться… Дела постоянного или долговременного хранения, а также кон­фиденциальные и по личному составу должны быть полностью…

Состав учетных документов архива

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, карто­теки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного… Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный… Описи дел составляются по строго установленной Государствен­ной архивной службой форме. Технология составления и…

Оборудование архивохранилищ

Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи… Документы архива подразделяются на документы общего и обо­собленного хранения,… В основе размещения архивных документов в организациях ле­жит создание преимущественно лучших условий для документов…

Использование документов архива

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из ос­новных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В… В государственных архивах формы использования документов; более разнообразны… Архивные справки организациям выдаются на основании запро­сов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на…

Литература к главе 12

 

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14с.

2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 №552. - М., - 10 с.

3. Положение о Государственной архивной службе России (там же) -7с.

4. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры// Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М., - 14с.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Глав-архив СССР, 1988. - 173 с.

6. Особенности комплектования архивных фондов машиночита­емой и телеметрической документации и совершенствование мето­дов сохранности документов на пленочных носителях//Сборник на­учных трудов. - М., Росархив, 1992. - 53 с.

7. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224 с.

8. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М., Главархив СССР, 1985. - 77 с.

9. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. — М., Высшая школа, 1989. — 215 с.

 

Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Необходимость и значение

Секретарской деятельности

Масштабные социально-экономические изменения, происходя­щие в нашем обществе, обновление системы управления и составля­ющих ее элементов, динамичное… Можно без преувеличения сказать, что качество и эффектив­ность работы аппарата… Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать…

Нормативно-методические основы

Деятельности секретаря

Если рассматривать нормативно-методическую и правовую сис­темы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного,… При характеристике секретарской деятельности, в первую оче­редь, акцент сделан… Приходится констатировать тот факт, что российская норматив­но-методическая база деятельности служащих во многом…

Разработка должностной инструкции секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важ­ного документа, как должностная инструкция, регулирующего дея­тельность каждого… Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни­ми» организациями:… Основой для будущей инструкции может служить также лично­стная спецификация, в которой перечисляются требования к…

Обучающая инструкция секретаря

Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изло­жение технологии создания этих… Одни элементы обучающих инструкций анализируются и опи­сываются фрагментарно…  

Области применения обучающих инструкций

человек поступает на работу в организацию; служащего назначают на новую должность или происходит его ротация (по… проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и…

Порядок разработки и структура обучающей

Инструкции секретаря

Разработка специалистами инструкции, как показала зарубеж­ная и отечественная практика, занимает от одного до четырех меся­цев. Сроки создания ОИ… Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соот­ветствии с… Разработка обучающей инструкции осуществляется следующим образом.

Содержание обучающей инструкции секретаря

В разделе «Общие положения» производится точное, краткое, недетализированное объяснение, почему работа существует. Инфор­мация для этого может быть получена на основании ответов на сле­дующие вопросы:

Почему работа существует?

Каким целям отвечает должность секретаря?

Что для этого должен сделать секретарь?

Другие элементы данного раздела совпадают с теми, что обычно входят в состав должностной инструкции.

Раздел «Функциональные обязанности и права» — важнейший элемент описания работы. В других разделах обязанности, требую­щие детализации и пояснения особенностей их выполнения, могут быть в расширенном варианте повторены, например функция кон­троля исполнения документов в разделе «Документация».

Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основы­ваются на следующих посылках:

обязанности нацелены на ключевые результаты работы;

обязанности описывают конечные результаты работы, они гово­рят «ЧTO» а не «как»;

обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату.

Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, иерархи­чески связанными с описываемой работой.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурирован­ной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельнос­ти), то вполне вероятно, что в описание работы включены второсте­пенные обязанности.

Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения оп­ределенных действий, право осуществления контроля, способы со­гласования вопросов и т.п.

Все обязанности подразделены на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. органи­зационные операции также документируются, например при проведе­нии совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоко­ле». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) - прежде всего с доку­ментальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевре­менно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформ­лению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей на­правлено на эффективное циркулирование информации в учрежде­нии, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогатель­ных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленчес­кой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению де­ятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

первичную обработку поступающей в организацию корреспон­денции и ее регистрацию;

предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и приня­тия решения руководителем;

составление проектов резолюций для важнейших документов; направление документов, не требующих рассмотрения руково­дителем, непосредственно в структурные подразделения или ответ­ственным исполнителям;

обработку и отправку корреспонденции; организацию передачи документов внутри организации; составление номенклатур дел; формирование дел;

контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предваритель­ную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе цен­ности документальных материалов;

составление описей на материалы постоянного, долговременно­го хранения и по личному составу;

составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

постоянный контроль за правильным оформлением всей доку­ментации, образующейся в деятельности организации;

оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указан­ных обязанностей является:

решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем администра­тивных функций (организации распорядительства, контроля, коор­динации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как пере­говоры, презентации, совещания, прием посетителей, командиров­ки, секретарь обязан:

1. При проведении плановых совещаний:

совместно с руководителем уточнить дату, место и время прове­дения, его повестку, состав участников, докладчиков; оповестить участников;

уточнить с руководителем регламент совещания; обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;

обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей секретарь должен диф­ференцирование подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обя­зан:

иметь график приема;

вести учет посетителей;

контролировать принимаемые в ходе приема решения;

следить за очередностью приема и регламентом бесед.

Четкое выполнение названных процедур позволит:

оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;

сэкономить время руководителя;

спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:

подбирает необходимую для командировки информацию;

готовит совместно с руководителем программу командировки;

оформляет командировочное удостоверение и другие докумен­ты;

по возвращении руководителя обрабатывает материалы по ко­мандировке;

информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятель­ности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

при необходимости размножение информации;

составление информативно-обзорных рефератов;

ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных доку­ментов.

В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучаю­щих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные лич­ностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень дело­вых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным ис­следователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены.

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.

Деловые качества:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая ква­лификация в области стенографии, машинописи, работе со средст­вами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;

лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стрем­ление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;

вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности се­кретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

В разделе может быть представлена схема рабочего места секре­таря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

копировальные средства и аппараты;

офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне ав­томатизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень не­большом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не ска­заться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точ­ное отображение звуковой информации.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуют­ся секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при боль­шом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, на­пример телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переме­нам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

постепенное вхождение в работу;

ритмичность труда;

обязательное чередование труда и отдыха;

планирование работы.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в лю­бом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования — это наличие в ра­боте секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназна­ченной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дуб­лирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что на­иболее благоприятное время для выполнения творческих или труд­ных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и цо второй половине дня, от 14 до 17 часов, рабо­тоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется пла­нировать на одно и то же время рабочего дня, например обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Приведем пример раздела обучающей инструкции о структуре затрат рабочего времени секретаря на выполняемые им операции.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередно­го решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем днев­нике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограм­мы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей инфор­мационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соот­ветствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с ука­занием руководителя. Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению опреде­ленных мероприятий.

21. Если руководитель остается работать после окончания рабо­чего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок"свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

В разделе обучающей инструкции «Документация» не только перечисляются все виды документов, с которыми работает секретарь, но даются также правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т.п. В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией с внешними и внутренни­ми «корреспондентами» (подразделениями, ответственными испол­нителями, вышестоящими организациями и др.):

Получаете	Передаете
Автор информации	Содер­жание	Сроки и периодичность получения	Автор информации	Содер­жание	Сроки и периодич- ность получения

 

В отдельной таблице можно зафиксировать все информацион­ные связи секретаря и руководителя.

Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Вза­имоотношения секретаря» и «Ответственность» принципиально не отличаются от должностной инструкции, их анализ не дается.

 

Литература к главе 13

 

1. БондыреваТ.Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 1989. -383с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. -76 с.

3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Выпуск 1. - М., 1989. - 272 с.

4. Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело //Спецвыпуск журнала «Секретарское дело», 1996.

5. Основы законодательства Российской Федерации об архив­ном фонде Российской Федерации и архивах. - М., 1993. - 14 с.

6. Ришар П. Секретарь учреждения. - М., Экономика, 1983.

7. Управление персоналом организации. Учебник. - М., ИНФРА-М, 1997.

8. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. -М., Экономика, 1985. - 128 с.

 

 

Часть 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Глава 14 ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

Основные понятия информационных

Технологий

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие… Распространяя содержание этого понятия на управленческую деятельность и… Информационные технологии в соответствии с различием ин­формационных процессов классифицируются на технологии:

Возникновение и развитие информационных

Технологий

Информационная технология возникла на Земле несколько мил­лионов лет назад вместе с первыми приемами общения (нечленораз­дельными звуками, мимикой,… Следующий этап — возникновение письменности (5 — 6 тысяче­летий до н.э.),… Первая в истории информационная символика была представ­лена в каменном веке образами, которые отражали в виде…

Особенности разработки и реализации

Современных информационных технологий

Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программ­ное обеспечение и развитые… Можно выделить две стратегии разработки реализации совре­менных информационных… информационная технология приспосабливается к организа­ционной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь…

Литература к главе 14

 

1. Гейман Л.М. Этапы развития информатики как системы знаний//Микропроцессорные средства и системы, №3, 1989. — с. 31 - 34.

2. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. — М., Финансы и статистика, 1996. — 272 с.

3. Информационные технологии в промышленности / Ю.Г. Да­нилевский, И.А. Петухов, B.C. Шибанов. — Л., Машиностроение. Ленингр. отд-ние, 1988. — 283 с.

4. Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др.; Под ред. С.В. Назарова. — М., Финансы и статистика, 1995. — 248 с.

 

 

Глава 15 СРЕДСТВА

ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

 

Назначение средств организационной

Техники

Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления.… При этом необходимо иметь в виду, что применение техничес­ких средств при… Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала…

Классификация средств организационной

Техники для современных офисных технологий

Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтех­ники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточ­няет и конкретизирует ее… 1. Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствитель­ные;

Средства составления и изготовления

Документов

К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для… По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет… Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующе­му: обеспечение высокой производительности труда при…

Средства репрографии и оперативной

Полиграфии

Средства репрографии и оперативной полиграфии — это сово­купность машин, предназначенных для копирования и тиражирова­ния документов. К средствам… В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник… Светокопирование (диазокопирование) относится к широко рас­пространенным способам, получившим наибольшее применение…

Средства обработки документов

Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося… Средства хранения, поиска и транспортировки документов вклю­чают в себя…  

Средства электросвязи

К средствам электросвязи относятся средства и системы теле­фонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта и пр. Начало телефонной связи положено в 1876 г. изобретением теле­фонного аппарата… Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной…

Прочие средства оргтехники

К банковской оргтехнике относятся специализированные маши­ны и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, раз­личного рода пластиковых… На всех перечисленных участках банковского производства воз­никают похожие… Решение этих задач невозможно без высококлассной организа­ционной техники.

Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективно­сти деятельности персонала офиса считается концепция так называ­емого электронного… Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось прак­тически реальным… Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция элек­тронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в…

Литература к главе 15

 

1. Алферов А. В., Матлин Е.М. Средства тиражирования доку­ментов. — М., Радио и связь, 1990. — 208 с.

2. Андрианов В. И., Бородин В.А., Соколов А. В. «Шпионские штучки» и устройства для защиты объектов и информации. Спра­вочное пособие. — СПб., Лань, 1966. — 272 с.

3. Булатов М.А. Выбираем персональный компьютер, принтер, модем... — М., Финансы и статистика, 1993.

4. Гольц Г. Рабочие станции и информационные сети. — М., Машиностроение, 1990. - 240 с.

5. Дмошинский Г. М., Серегин А. В. Телекоммуникационные сети России. Описание. Классификация. Выбор. - М., Архитектура и строительство России, 1993. — 200 с.

6. Документы и делопроизводство: Справ, пособие /Т. В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев и др. — М., Экономика, 1991. — 271 с.

7. Кочетков Г. Б. Автоматизация конторского труда: Теория и практика офиса будущего. — М., Наука, 1985.

8. Лазерный принтер — это очень просто! Руководство. — М., МП «Центр внедрения информационных технологий», 1992. — 80 с.

9. Макарцев В. В. и др. Большеэкранные видеосистемы. — М., СП «Панас», 1993. - 160 с.

10. Петраков А. В. Введение в электронную почту. — М., Финан­сы и статистика, 1993. - 208 с.

11. Печатающие устройства для персональных ЭВМ: Справоч­ник / Е.П. Бенинсон и др. — М., Радио и связь, 1992. — 208 с.

12. Свириденко С.С. Современные информационные техноло­гии. — М., Радио и связь, 1989. — 304 с.

13. Слуцкин А.А. Микрофильмирование. - М., Наука, 1990 -176с.

14. Средства информационной техники: Справочник/ Артамо­нов Г.Т. и др. - М., Энергоиздат, 1988.

15. Стефанов С.И., Филин В.Н. Краткий словарь полиграфиче­ских терминов. - М., МПИ «Мир книги», 1993. - 81 с.

16. Турьянский А. Г. Искусство и технология международной связи. - М., «Дело Лтд», 1995. - 272 с.

 

Глава 16 ОСНОВЫ СЕТЕВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

Сетевое использование вычислительной

Техники

В области компьютерных технологий в последнее десятилетие наверное не было более важного и активно развивающегося направ­ления, чем становление и… Во-первых, повсеместное распространение относительно недо­рогих ПК,… Во-вторых, объективно существующие потребности пользова­телей ПК одной организации обмениваться между собой…

Основные понятия и базовые концепции

 

Крупномасштабные и локальные

Вычислительные сети

Глобальная (крупномасштабная) вычислительная сеть WAN (Wide Area Network) представляет собой множество географически удаленных друг от друга… Для WAN характерны, во-первых, значительный масштаб (как по площади сети, так… Локальные вычислительные сети LAN (Local Area Network), обеспечивая взаимодействие небольшого- количества однородных…

Передача данных между двумя соединенными

Друг с другом точками

 

Передача непрерывных и дискретных данных

Кратко термин данные определяет единицы, передающие значе­ние или смысл. Непрерывные (аналоговые) данные имеют непрерывно изменяемые на некотором… В системах связи данные передаются из одной точки в другую с помощью… Любые данные (как непрерывные, так и дискретные) могут быть представлены и, следовательно, переданы с помощью как…

Кодирование данных при их цифровой и аналоговой передаче

В основе передачи аналоговых сигналов лежит передача не­прерывного сигнала постоянной частоты, называемого несущим сигналом. Дискретные данные при… Наиболее общим примером использования дискретных сигна­лов для передачи… Основными достоинствами современной цифровой передачи данных по сравнению с традиционной аналоговой являются,…

Мультиплексирование

Как в локальных, так и в крупномасштабных сетях имеются случаи, когда пропускная способность передающей среды превы­шает требуемую для передачи… Использование мультиплексирования с разделением частот (FDM) основывается на… Мультиплексирование с временным разделением (ТОМ) основыва­ется на том, что скорость передачи двоичных данных по…

Асинхронная и синхронная цифровая передача

Основное требование для цифровой передачи данных состоит в том, чтобы получатель знал момент начала и временной период пе­редачи каждого получаемого…  

Передача данных между двумя точками

По коммуникационной сети

 

Станции, узлы, коммуникационная сеть и методы коммутации

В общем случае, не всегда станция-передатчик и станция-при­емник непосредственно связаны друг с другом линией связи. При отсутствии прямого канала… Множество коммуникационных узлов в совокупности со связы­вающими их между… Следует отметить, что наличие подсети связи с коммуникацион­ными узлами является отличительной особенностью…

Метод коммутации каналов

Реализация в сети метода коммутации каналов состоит в выпол­нении последовательности из трех фаз: 1) начальной фазы установления соединения между парой «стан­ция - станция» или… 2) фазы двунаправленной передачи данных по сети;

Метод коммутации сообщений

Коммутация сообщений увеличивает эффективность использо­вания линий связи; позволяет избежать блокировок сети при увели­чении сетевого трафика;…

Методы пакетной коммутации

Режим дейтаграм является прямым развитием коммутации со­общений, где сообщения предварительно разбиваются на небольшие, фиксированного размера… Уменьшение размера передающихся порций информации и воз­можность одновременной… Пакетная коммутация, однако, имеет и негативные явления. С одной стороны, при ее использовании увеличивается объем…

Архитектура открытых вычислительных сетей

 

Модель взаимодействия открытых систем

Модель OSI представляет структурированный подход описания многоуровневой иерархии протоколов (правил и соглашений) сете­вого взаимодействия в рамках…

Уровни модели OSI

Когда прикладной процесс одной из систем направляет сообще­ние прикладному процессу другой системы, он направляет данные на уровень 7. При этом… Протокол уровня 1 (физический уровень) определяет электроме-ханические,… Протокол уровня 2 (канальный уровень) обеспечивает функци­ональные и процедурные средства активизации, поддержки и…

Простейшие локальные вычислительные сети

Как уже отмечалось, в простейших однородных ЛВС нет комму­никационных узлов. В этих сетях обычно используются весьма про­стые процедуры доступа… Несколько однотипных локальных сетей могут образовывать более сложные…

ArcNet

Разработанный фирмой Datapoint в начале 70-х гг. стандарт ARCnet (IEEE 802.4) в настоящее время уже устарел и практически не используется. Станции сети ARCnet (персональные компьютеры), каждая из которых имеет уникальный физический адрес (номер от 0 до 255), соединяются между собой одним из двух способов — в виде шины или распределенной звезды. Логически же эта сеть, независи­мо от ее физической конфигурации, является кольцом.

Файл-сервер сети циклически опрашивает станции (в порядке возрастания их номеров) на предмет их готовности к передаче дан­ных. Данный опрос станций имеет вид перемещаемого по кольцу пакета (0,5 Кбайта), который называется жетоном (token) разреше­ния на передачу. Жетон может быть пустым или содержать данные, передаваемые на опрашиваемую станцию. Получив жетон, станция может передать собственный пакет. Детерминированная процедура доступа данного протокола обеспечивает сети устойчивую работу при возникновении перегрузок. Однако скорость передачи в сети ARCnet не превышает 2,5 Мбит/с и не может считаться в современных усло­виях приемлемой.

Token Ring

Скорость передачи данных в сети Token Ring составляет всего 4 или 16 Мбит/с. Однако основным ее недостатком является относи­тельно высокая…  

Ethernet

Самой яркой особенностью сети Ethernet является используемый в ней недетерминированный метод множественного доступа с контро­лем несущей и… Теоретически скорость передачи данных в сети Ethernet состав­ляет 10 Мбит/с.…

Высокоскоростные локальные сети

Альтернативным вариантом организации скоростной (100 Мбит/с) ЛВС является новая 100VG AnyLAN технология, продвигаемая ком­паниями Hewlett-Packard,… В настоящее время существуют еще более скоростные, но и бо­лее дорогие…

Глава 17 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Классификация программ подготовки

Текстов

Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. За­тем более полувека пишущая… Первый революционный шаг в области обработки текстов сде­лан фирмой IBM в 1964… В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с…

Этапы подготовки текстовых документов

Подготовка текстов с использованием СПТД заключается в по­следовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей услов­ности можно выделить: набор текста; редактирование введенной информации;

Набор текста

При современном уровне развития компьютерных информаци­онных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих… Если используется текстовый процессор, то существенным яв­ляется понятие… Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически…

Базовые функции редактирования текста

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем мо­жет подвергаться изменениям. При традиционной технологии изго­товления документов с… К основным операциям редактирования принято относить сле­дующие: добавление фрагмента текста;

Основные методы форматирования текстовых

Документов

Современные средства подготовки текстовых документов ис­пользуют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление,… Например, текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры… символы - нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;

Оформление символов текста

Шрифт - комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами. Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графические осо­бенности шрифта,… Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много общего.

Матричные шрифты

 

Свободно масштабируемые шрифты

Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают большее разнообразие размеров. Аналогичный комплект матричных шриф­тов занимал бы значительное… Масштабируемые шрифты могут использоваться как для вывода текста на экран, так… Масштабируемые шрифты позволяют добиться наибольшего удовлетворения принципа WYSIWYG. Алгоритмы, управляющие выводом…

Оформление абзацев документа

типа выравнивания границ строк; отступов для строк; межстрочных интервалов;

Верстка страниц многостраничного документа

Под закладкой (bookmark) или меткой понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в… быстрого перехода к месту документа;, обозначенному закладкой; создания перекрестных ссылок в документе.

Печать документа

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совер­шенствуются, что… Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк,… Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но…

Использование СПТД для выполнения

Сложных задач

 

Создание шаблона документа

Современные информационные технологии активно использу­ют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и… Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны… В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержат­ся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо…

Работа с большими документами

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высо­ком уровне иерархии находится… создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например… просмотр структуры документа с выводом на экран только заго­ловков определенного уровня иерархии;

Настольные издательские системы

фирма Apple Computer представила принтер LaserWriter; фирма Adobe Systems включила язык описания страниц PostScript в LaserWriter; … фирма Aldus Corporation создала программу PageMaker, заодно введя и сам термин «desktop publishing». Этот термин был…

Тенденции развития СПТД

Сегодня текстовые процессоры все чаще входят в состав приклад­ных офисных программных комплексов нового поколения. Кроме па­кета СПТД в комплекс… Почти все программы прикладных комплексов оснащены инстру­ментами для… Преимущества использования электронной почты и списков рас­сылки общеизвестны: эти средства позволяют упорядоченным и…

Литература к главе 17

 

1. Аверин О. Multi-Edit 5.00 — обзор основных возможностей/ КомпьютерПресс. - 1992, № 9. - С. 47-52.

2. Андриан Кинг. Windows 95 изнутри /Пер. с англ. — СПб., Пи­тер, 1995. - 512 с.

3. Веселое Е.Н. Интегрированная система МАСТЕР для ПЭВМ. — М., Финансы и статистика, 1989. - 319 с.

4. Денисов В. Word для Windows 6.0 в примерах. — СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1995.

5. Катаев А.И. Текстовый процессор ЛЕКСИКОН (от «н» до «с»). — М., Радио и связь, 1992. - 160 с.

6. Ливингстон Б., Штрауб Д. Секреты Windows 95. - Киев, Ком-издат, Диалектика, 1996. — 560 с.

7. Лоу Д. Секреты Word для Windows 95. — Киев, Диалектика^ 1996 . - 576 с.

8. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. — М., Приор, 1996. — 144 с.

9. Шумихин А.А., Шабанов А. П. Подготовка текстов на ПЭВМ с помощью WORD 5.0. - М., Мир, 1990. - 79 р.

 

 

Глава 18

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Общая характеристика программных средств

Подготовки табличных документов

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в… данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка произ­водится с помощью… данные размещаются в памяти компьютера, а для их обработки создается и используется программа на одном из языков…

Основные требования к оформлению

Табличных документов

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой матери­ал, образующий своеобразную… Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) пере­чень… На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в…

Основные понятия и технология работы с

Табличными процессорами

 

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в кни­гу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

 

Структура рабочего окна

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов: 1. Строка заголовка. Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего фай­ла (книги или блокнота) и кнопки управления окном, состав и…

Ввод и редактирование данных

При необходимости редактирования данных в процессе ввода следует использовать клавиши Del и Backspace. Если же возникает необходимость изменения… Помимо редактирования данных на уровне ячейки в электрон­ной таблице… Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. Обычно…

Форматирование элементов таблицы

Формат ячейки (группы ячеек) представляет собой совокупность значений следующих параметров: формат представления числовых значений (общий, числовой, денежный, финансовый,… выравнивание значений внутри клетки (горизонтальное — по левому краю, по правому краю, по обоим краям, по центру;…

Вычисления в таблицах

 

Каждая ячейка электронной таблицы характеризуется следую­щими параметрами:

адрес ячейки;

содержание ячейки;

значение ячейки;

формат ячейки.

Адрес и формат ячейки уже были рассмотрены выше.

В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).

В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также ре­зультатов вычисления выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соеди-. ненных знаками операций. В качестве операндов используются чис­ловые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосред­ственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствую­щих клеток таблицы, а вместо встроенных функций — возвращаемые ими значения.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, напри­мер F7). Абсолютный адрес указывает на точное положение адре­суемой ячейки в таблице и записывается со знаком $ перед име­нем столбца и номером строки (например, $F$7). При редактиро­вании объектов электронной таблицы относительные адреса соот­ветствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.

Встроенные функции имеют тот же смысл, что и в языках про­граммирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встро­енных функций:

функции для работы с базами данных и списками;

функции для работы с датами и временными значениями;

функции для инженерных расчетов;

функции проверки свойств и значений;

логические функции;

функции для работы со ссылками и массивами;

математические функции;

функции для статистических расчетов;

текстовые функции;

финансовые функции.

 

Литература к главе 18

 

1. Денисов В.М. Lotus Тройка. — СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1994. - 336 с.

2. Кении К. и др. Использование Microsoft Office : Специальное издание. - Киев, Диалектика, 1995. — 480 с.

3. Кох О. Excel 5.0: английская и русская версии. — СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1995. — 272 с.

4. Нелсон С.Л. Путеводитель по Microsoft Excel 5 для Windows. — М., Издат. отдел «Русская редакция», 1994. - 240 с.

5. Николь П., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0: Прак­тическое пособие. — М., ЭКОМ, 1995. - 352 с.

6. Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0 для квалифицированных пользователей: Практическое пособие. — М., ЭКОМ, 1995. - 304 с.462

7. Новиков Ф., Яценко A. Microsoft Office в целом. - СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1995. - 336 с.

8. Харвей Г. Excel 5.0 для «чайников». - Киев, Диалектика, 1996. -288 с.

9. Шмидт Майнхард. Quattro Pro for Windows... для пользовате­ля. - Киев, Торгово-издательское бюро BHV, 1994. - 368с.

 

 

Глава 19 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

 

Определение и классификация современных

Систем управления базами данных

Всю историю вычислительной техники можно представить как развитие двух основных направлений ее использования: для реше­ния сложных математических… Важнейшие требования к информационным системам — хране­ние и обработка данных… В начале 70-х гг. разработан новый вид программного обеспече­ния — системы управления базами данных (Data Base…

Основные функции систем управления

Базами данных

Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти как для непосредственного хранения… 2. Управление буферами оперативной памяти. СУБД обычно работают с базами данных значительных разме­ров; по крайней мере, этот размер превышает доступный объем…

Типовая организация современной СУБД

Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответ­ствует набору функций. Логически в современной СУБД можно выделить внутреннюю часть — ядро… Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памя­ти, управление… Все функции взаимосвязаны, поэтому компоненты должны вза­имодействовать по продуманным и спланированным протоколам.…

Языковые средства систем управления

Базами данных

Функциональные возможности моделей данных становятся до­ступными пользователям СУБД благодаря ее языковым средствам. В данном случае речь идет о… Реализация языковых средств интерфейсов может быть осуще­ствлена различными… для высококвалифицированных пользователей языковые сред­ства представляются в их явной синтаксической форме;

Язык QBE

Для пользователя решение основных задач производится через таблицу-шаблон, связанную с реальной БД. Важно, что для выполнения действий над базой пользователю достаточно обладать…  

Язык SQL

Его появление и развитие как средства описания доступа к БД связано с созданием теории реляционных БД. Прообраз языка воз­ник в 1970 г. в… Язык SQL имеет официальный стандарт - ANSI/ISO. Большин­ство разработчиков… SQL не является языком программирования в традиционном представлении. На нем пишутся не программы, а запросы к базе…

Основы информационной безопасности

Систем управления базами данных

Системы управления базами данных стали основным инструмен­том, обеспечивающим хранение больших массивов информации. Современные информационные… Под информационной безопасностью понимают защищенность информации от случайных… В целях защиты информации в базах данных на практике важ­нейшими являются следующие аспекты информационной…

Аутентификация и идентичность

Проверка подлинности пользователя приложений базы данных чаще всего осуществляется либо через соответствующие механизмы операционной системы, либо через определенный SQL-оператор: пользователь идентифицируется своим именем, а средством аутен­тификации служит пароль. Подобная система создает значительные сложности для повторных проверок и исключает подобные проверки перед каждой транзакцией.

 

Управление доступом.

произвольное управление доступом; обеспечение безопасности повторного использования объектов; использование меток безопасности;

Поддержка целостности

 

Протоколирование и аудит

обнаружение необычных и подозрительных действий пользова­телей и идентификация лиц, совершивших эти действия; оценка возможных последствий состоявшегося нарушения; оказание помощи;

Защита коммуникаций между клиентом и сервером

  Отражение угроз, специфичных для СУБД Однако главный источник угроз для СУБД лежит в самой при­роде баз данных. Наличие специфического непроцедурного языка…

Системы распределенной обработки данных

Потребность в данных коллективного пользования в последнее время все более возрастает. Это послужило причиной все усиливаю­щегося внимания к… Существует несколько понятий в этой области, которые необхо­димо определить… распределенная обработка данных;

Распределенные базы данных

большой поток обменов данными; низкая надежность; низкая общая производительность;

Локальная автономия.

Это качество означает, что управление данными на каждом из узлов распределенной системы выполняется локально. База данных, расположенная на одном из узлов, является неотъемлемым компонентом распределенной системы. Будучи фраг­ментом общего пространства данных, она в то же время функциони­рует как полноценная локальная база данных; управление ею выпол­няется локально и независимо от других узлов системы.

 

Независимость от центрального узла.

  Непрерывные операции. Это качество можно трактовать как возможность непрерывного доступа к данным (известное «24 часа в сутки, семь дней в…

Прозрачность расположения.

  Прозрачная фрагментация. 'Это свойство трактуется как возмож­ность распределенного (т.е. на различных узлах) размещения дан­ных, логически…

Прозрачность тиражирования.

Тиражирование данных - это асинхронный (в общем случае) процесс переноса изменений объек­тов исходной базы данных в базы, расположенные на других узлах распределенной системы. Данное свойство означает, что тиражиро­вание возможно и достигается внутрисистемными средствами.

 

Обработка распределенных запросов.

Это свойство DDB тракту­ется как возможность выполнения операций выборки над распреде­ленной базой данных, сформулированных в рамках обычного запроса на языке SQL.

 

Обработка распределенных транзакций.

  .Независимость от оборудования. Это свойство означает, что в качестве узлов распределенной системы могут выступать компьюте­ры любых моделей и…

Независимость от операционных систем.

Это качество вытекает из предыдущего и означает многообразие операционных систем, управляющих узлами распределенной системы.

Прозрачность сети.

Доступ к любым базам данных осуществля­ется по сети. Спектр поддерживаемых конкретной СУБД сетевых протоколов не должен быть ограничением системы с распределен­ными базами данных. Данное качество формулируется максимально широко •- в распределенной системе возможны любые сетевые про­токолы.

 

Независимость от баз данных.

производителей и возможны операции поиска и обновления в базах данных различных моделей и форматов. Исходя из определения Дэйта СУБД в общем случае можно рас­сматривать как… Рассмотрим теперь проблемы реальных распределенных баз дан­ных (проблемы централизованных СУБД существуют и здесь,…

Системы управления базами данных

Следующего поколения

Будучи основным фундаментальным средством построения ин­формационных систем, используемых в производстве, бизнесе и . научной деятельности, базы… Несмотря на то что реляционные СУБД давно и прочно заняли основные позиции на… Значительное число разработок замечено в области постреля­ционных баз данных. Отметим следующие пути решения в этой…

Литература к главе 19

 

1. Системы управления базами данных и знаний/ Под ред. А.Н. Наумова. — М., Финансы и статистика, 1991.

2. Дейт К. Введение в системы баз данных. - М., Мир, 1980. — 463 с.

3. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных с ис­пользованием микроЭВМ. - М., Мир, 1991. - 252 с.

4. Диго С.М. Проектирование баз данных. — М., Финансы и статистика, 1988. — 216 с.

5. Иванов Ю.Н. Теория информационных объектов и системы управления базами данных. — М., Наука, 1988. — 232 с.

6. Информационные системы в экономике: Учебник / Под.ред. проф.В.В.Дика. — М., Финансы и статистика, 1996. — 272 с.

7. Кагаловский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ. — М., Финансы и статистика, 1992.

8. Мартин Д. Базы данных: практические методы. — М., Радио и связь, 1983

9. МейерД. Теория реляционных баз данных. — М., Мир, 1987. -608 с.

10.Тиори Т.,Фрай Дж. Проектирование структур баз данных. М., МИР 1985.-28с

 

11. Ульман Дж. Основы систем баз данных. - М., Финансы и статистика, 1983.

12. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных М.,Мир, 1984-296 с.

13. Цикритзис Д., Лоховский Ф. Модели данных. - М., Финансы и статистика, 1985. — 344 с.

 

 

Глава 20 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

Цель документального поиска — нахождение и выдача соот­ветствующих запросу пользователя документов или их описаний. Документы, отвечающие запросу пользователя, называются реле­вантными.

Понятие «документ» в рамках информационных технологий трактуется несколько шире, нежели в традиционном документоведении. В соответствии с Оксфордским словарем «документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Традиционно информационно-поисковые системы (ИПС) при­меняются для тематического поиска научно-технической информа­ции в крупных библиотеках, научно-технических центрах, архивах, патентных библиотеках.

В настоящее время в связи с возрастанием объема документаль­ной информации, необходимой для принятия эффективного управ­ленческого решения, и возможностями, предоставляемыми новыми компьютерными технологиями, автоматизированные информацион­но-поисковые системы стали широко использоваться в различных сферах экономики.

По оценкам американских экспертов (фирма Delphi Consulting), в США ежедневно генерируется более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. документов, причем поток дело­вой информации чрезвычайно разнообразен по видам ее представле­ния. Можно выделить три основных составляющих деловой информа­ции. Поданным вышеназванной фирмы, 12% информации — структу­рировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью систем управления базами данных. Примерно 15% инфор­мации представляет собой неструктурированные данные в электрон­ной форме, как правило, это текстовая информация. Для автоматиза­ции хранения и поиска такой информации используются технологии информационно-поисковых систем. И оставшиеся около 73% инфор­мации традиционно хранятся на бумаге. Организация быстрого и эф­фективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой.

Таким образом, сфера приложения для технологий информаци­онно-поисковых систем представляется достаточно широкой.

Примерами документальной информации, для которой эффек­тивно автоматизированное хранение и поиск, могут служить: зако­ны, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты кон­трактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограм­мы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специаль­ные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, спра­вочники и другие документы.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса. При решении этих задач могут использоваться различные подходы.

Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию, представляющую собой, например, запись реляционного файла или строку в электрон­ной таблице. В этом случае поиск документа .сводится к поиску структурированной информации средствами СУБД или табличного процессора.

Второй подход состоит в том, что поиск происходит по всему тексту документа или по его поисковому образу. При этом в качестве запроса чаще всего выступают отдельные ключевые слова или их логические комбинации. Этому подходу, соответствующему тради­ционному пониманию документального поиска, и посвящена дан­ная глава.

Эффективность документального поиска оценивают на основе по­казателей полноты и точности. Полнота поиска определяется как отно­шение числа выданных в ответ на запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность поиска определяется как отношение числа релевантных до­кументов в выдаче к общему числу выданных документов.

Автоматизированный документальный поиск может быть орга­низован на основе различных технологий: поиска по поисковому образу документа, поиска по полному тексту документа, поиска до­кументов по гипертекстовым ссылкам.

Технология полнотекстового поиска является неотъемлемой со­ставляющей таких современных и перспективных информационных технологий, как: системы управления документами (Document management system, DMS), технологии групповой работы над документами (groupware), технологии поиска в Internet/intranet, На тех­нологии гипертекста базируется самый известный сервис Internet — World Wide Web (WWW).

 

Документальные информационно -поисковые

Системы

Одновременно с появлением первых библиотек и архивов воз­никли и проблемы разработки методов поиска и хранения докумен­тальной информации. Основная… Хотя основы методологии ДИПС разработаны достаточно давно, в 50-х — 60-х гг.,… Важнейшей структурной составляющей является информацион­но-поисковый язык.

Информационно-поисковые языки

Для общения человека с компьютером разрабатываются спе­циальные искусственные языки, естественный язык (ЕЯ) в этом качестве пока не может быть… -Синонимы — слова, различающиеся по написанию, но совпада­ющие по смыслу… Омонимы - слова, совпадающие по звуковому и графическому составу, но имеющие разные значения (ключ может быть —…

Классификационные информационно-поисковые

Языки

 

К классификационным языкам относят:

информационно-поисковый язык иерархического типа;

информационно-поисковый язык фасетного типа;

алфавитно-предметную классификацию.

Иерархическая классификация — это перечислительная класси­фикация (т.е. все возможные классы заранее перечислены), в кото­рой каждый класс делится на подклассы. Термины в иерархической классификации расположены в порядке их перехода от общих поня­тий к частному. Классификация осуществляется в зависимости от выбранных оснований деления и порядка их следования.

В иерархической классификации необходимо иметь отдельные исчерпывающие классы для всех возможных предметов, т.е. все воз­можные классы должны быть заранее перечислены, поэтому иерар­хическую классификацию и называют перечислительной.

Процедура построения ИПЯ иерархического типа включает сле­дующие этапы.

1. Анализ предметной области, определение оснований деления (признаков классификации). В качестве признаков класификации выбирают такие, по которым имеет смысл производить поиск доку­ментов в данной предметной области.

2. Установление соподчиненное™ признаков. Соподчиненность может быть естественной или установленной.

3. Формирование классов документов на основе выбранных при­знаков классификации. Получение иерархического дерева классов.

4. Формирование индексов каждого класса.

5. Составление классификационных таблиц и алфавитного указателя.

В классификационной таблице классы упорядочены по индексу, а в алфавитном указателе - по алфавиту.

Индексирование с использованием ИПЯ иерархического типа заключается в определении того, к какому классу относится описываемый объект, и в определении по классификационной таблице и алфавитному указателю индекса этого класса.

Преимущество языков иерархического типа состоит в простоте индексирования и поиска. Классификация наиболее эффективна в том случае, когда классы в иерархической системе располагаются в естественном порядке и набор классов в течение времени не изменя­ется (т.е. предметы естественно находятся в жесткой иерархической соподчиненности). Например, классификация документов в органи­зации, имеющей стабильную структуру.

ИПЯ фасетного типа основаны на принципах многоаспектной классификации, в которой каждый конкретный класс строится при индексировании по определенным правилам из предварительно за­данных категориальных классов — фасетов. В системах фасетной классификации не ставится задача перечислить все сложные классы. Такие системы предлагают составные элементы, из которых по фа-сетной формуле составляется индекс.

Процедура разработки ИПЯ фасетного типа состоит из следую­щих этапов.

1. Анализ предметной области, для которой составляется клас­сификация. Выделение основных признаков классификации. Эти категории называются фасетами, которые при необходимости более детальной классификации могут делиться на субфасеты и т.д.

2. Все возможные простые классы группируются по фасетам. Каждый простой класс фасета называется фокусом.

3. Обозначение соответствующими шифрами фасетов и фокусов.

4. Установление фиксированной последовательности фасетов в поисковом образе (фасетная формула).

5. Составление алфавитного указателя фасет и фокусов.

Преимущество ИПЯ фасетного типа по сравнению с ИПЯ ие­рархического типа состоит в том, что допускается многоаспектное индексирование, так как существует возможность строить классы из разных сочетаний фокусов и получать любые сочетания заранее вы­бранных характеристик объектов классификации.

На практике иерархическая и фасетная классификация часто используются в сочетании. Например, УДК — универсальная деся­тичная классификация.

Алфавитно-предметная классификация — система классов, каж­дый из которых соответствует определенной теме или одному виду предметов, причем классы расположены в алфавитном порядке имен этих классов.

Основной словарный состав (лексика) ИПЯ состоит из упорядо­ченных по алфавиту множества слов, словосочетаний и фраз ЕЯ.

Алфавитно-предметная классификация содержит:

предметный заголовок — слово, словосочетание или фраза ЕЯ, используемое для обозначения предмета или темы, заголовок может подразделяться на подзаголовки;

предметный словник (лексический состав языка) — упорядочен­ное по алфавиту множество предметных заголовков, используемых для построения алфавитно-предметной классификации;

предметную рубрику — совокупность предметного заголовка с описанием адреса хранения документов, основная тема которых обо­значается этим предметным заголовком.

Алфавитно-предметная классификация предназначена для по­строения каталогов для узко предметного поиска. В таких каталогах под предметными заголовками даются сведения (шифр или библио­графическое описание) документов, предмет которых обозначен дан­ным заголовком.

Порядок составления алфавитно-предметной классификации.

1. Анализ предметной области и выбор тем классификации.

2. Устранение синонимии слов, словосочетаний и фраз, исполь­зуемых в качестве предметнрго заголовка. В случае синонимии мож­но использовать систему ссылок.

3. Выделение основных, ведущих слов в словосочетаниях и фра­зах, используемых в качестве предметных заголовков.

Обозначение парадигматических связей между названиями пред­метов и тем. Эти связи обозначаются с помощью ссылок.

Алфавитно-предметная классификация используется главным образом для информационного поиска по отдельным предметам и темам. И применяется в качестве предметных указателей к катало­гам документов.

Основной недостаток классификационных языков состоит в том, что они не обеспечивают возможности поиска документов по любо­му, заранее не заданному сочетанию признаков.

 

Дескрипторные информационно-поисковые языки

Дескрипторные языки семантически более сильны, чем класси­фикационные, но более сложны для формальной обработки. Дескриптор — ключевое слово или словосочетание, служащее именем класса… Внешне координатное индексирование напоминает алфавитно-предметную классификацию. В обоих случаях классы обозначаются…

Информационно-поисковый тезаурус

Возможно два способа расположения слов в словарях: по близо­сти их буквенного состава и по смысловой близости. По первому способу создаются алфавитные словари. По второму способу —… Тезаурусы используют в своей работе специалисты, в той или иной степени связанные с подготовкой и обработкой текстовой…

Полнотекстовые базы данных и средства

Формирования запросов в них

В ДИПС поиск документов происходит посредством просмотра поискового образа документа. Такая организация поиска документов имеет свои преимущества и… Представление документа в виде ПОД позволяет значительно снизить расходы… В то же время технология ДИПС обладает рядом существенных недостатков. Любой набор информативных ключевых слов не…

Автоматическое индексирование

Документальной информации

Индексирование документа это процедура отображения текста документа в определенную форму, предназначенную для автомати­ческой обработки (индекс… Различают ручное и автоматическое индексирование. При руч­ном индексировании… При автоматическом индексировании (АИ) индексирование осу­ществляется компьютерной системой. Формально текст документа…

Структуры информационно-поисковых

Массивов в ИПС

Центральной частью каждой ИПС является информационно-поисковый массив (ИПМ), который может быть организован раз­личными способами. В ДИПС ИПМ… В полнотекстовых базах данных поиск может осуществляться как по самому тексту… В ИПС используют две принципиальные схемы информацион­ного массива — прямую и инверсную.

Гипертекстовые технологии поиска документальной информации

Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документальной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся… Формально гипертекст можно представить в виде сети или гра­фа, где узлами… В самом общем виде взаимодействие пользователя с гипертекс­товой системой заключается в следующем. Пользователь читает…

Системы автоматизации документооборота

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы… Тенденцию перехода от традиционных технологий организации документооборота к… В конце 80-х - начале 90-х гг. появились и начали интенсивно развиваться ряд новых технологий, успешно используемых в…

Литература к главе 20

 

1. Дескрипторный словарь по информатике. - М., ВИНИ­ТИ,1991. - 162 с.

2. Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. - М., Мир, 1972. - 310 с.

3. Михайлов А., Черный А. Основы информатики. — М., Наука, 4968.-456с.

4. Монастырский И. Информационно-поисковые системы. — М., Экономика, 1983.'-206 с.

5. Озкарахан Э. Машины баз данных. - М., Мир, 1989. - с. 539-643.

6. Субботин М. Гипертекст. Новая форма письменной коммуни­кации. - М., Знание, 1994.

7. Сэлтон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск ин­формации. - М., Советское радио, 1973. — 560 с.

8. Тихомиров В.П. Основы гипертекстовой информационной технологий. - М., МЭСИ, 1993.

 

 

Глава 21 ЭКСПЕРТНЫЕ СИСТЕМЫ В

ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Введение в искусственный интеллект

 

Начало современного этапа развития систем искусственного интеллекта (ИИ) может быть отнесено к середине 50-х гг. Этому способствовала программа, разработанная А.Ньюэллом и предназ­наченная для доказательства теорем в исчислении высказываний и названная «ЛОГИК-ТЕОРЕТИК». Некоторые авторы называют эту систему экспертной и связывают определение ее назначения с ана­лизом ее возможностей, проведенных Клодом Шенноном и Марви-ном Минским.

Эти работы положили начало первому этапу исследований в области ИИ, связанному с разработкой программ, решающих задачи на основе применения разнообразных эвристических методов. Эв­ристика — совокупность логических приемов и методических пра­вил, теоретического исследования и отыскания истины, методика поиска доказательств. Эвристические правила — неформальные пра­вила, используемые в целях повышения эффективности поиска в данной предметной области.

Данный метод решения задачи при этом рассматривался как свойственный человеческому мышлению «вообще», для которого характерно возникновение «догадок» о пути решения с последую­щей проверкой их. Эвристическому методу противопоставлялся ис­пользуемый в ЭВМ алгоритмический (процедуральный) метод, ко­торый интерпретировался как механическое осуществление задан­ной последовательности шагов, детерминированно приводящей к правильному ответу. Такая трактовка эвристических методов реше­ния задачи и обусловила появление и распространение термина ИИ.

Второй этап исследований в области ИИ — создание интеграль­ных роботов.

Третий этап исследований в области ИИ характеризуется сме­щением центра внимания исследователей с проблем создания авто­номно функционирующих систем, самостоятельно или в условиях ограниченного общения с человеком решающих в реальной среде поставленные задачи, к созданию человеко-машинных систем, ин­тегрирующих в единое целое интеллект человека и способности ЭВМ для достижения общей цели - решения задачи, поставленной перед подобной системой.

Проблематика ИИ довольно обширна. Список дисциплин по искусственному интеллекту постоянно увеличивается. Сегодня в него входят представление знаний, решение задач, экспертные системы, средства общения с ЭВМ на естественном языке, обучение, когни­тивное моделирование, стратегические игры, обработка визуальной информации и робототехника.

Представление знаний является наиболее важной областью ис­следований по искусственному интеллекту. Это основа всех осталь­ных дисциплин. Знания имеют форму описаний объектов, взаимо­связей и процедур. Наличие адекватных знаний и способность их эффективно использовать означают «умение».

Создание общей теории или метода представления знаний явля­ется стратегической проблемой. Такая теория открыла бы возмож­ность накопления знаний, которые нужны ежедневно для решения все новых и новых задач. Однако для достижения поставленной цели необходимо найти способ выражения общих закономерностей пред­метных областей (ПО), в чем и состоит суть проблемы представле­ния знаний.

Решение задач сводится к поиску пути из некоторой исходной точки в целевую. Человек делает это весьма эффективно с помощью дедуктивного логического вывода (рассуждений), процедурального анализа, аналогии и индукции. Люди способны также учиться на собственном опыте. Компьютеры в общем случае решают задачи только с использованием дедуктивного логического вывода и проце­дурального анализа.

Тип задачи определяет метод, наиболее подходящий для ее ре­шения. Задачи, которые сводятся к процедуральному анализу, вооб­ще говоря, лучше всего решаются на компьютере. Учетные и анали­тические задачи служат примерами процедуральных задач, решае­мых компьютером быстрее и надежнее, чем человеком. Задачи же, связанные с использованием аналогии или индукции, эффективнее решаются человеком. Задачи, требующие дедуктивных рассуждений, представляются наиболее вероятными кандидатами для решения с помощью экспертных систем (систем, основанных на знаниях).

Экспертные системы представляют собой класс компьютерных программ, которые выдают советы, проводят анализ, выполняют классификацию, дают консультации и ставят диагноз. Они ориенти­рованы на решение задач, обычно требующих проведения экспертизы человеком-специалистом. В отличие от программ, использующих процедуральный анализ, экспертные системы решают задачи в узкой предметной области (конкретной области экспертизы) на основе логических рассуждений. Такие системы часто способны найти ре­шение задач, которые неструктурированны и плохо определены. Они справляются с отсутствием структурированности путем привлечения эвристик, что может быть полезным в тех ситуациях, когда недоста­ток необходимых знаний или времени исключает возможность про­ведения полного анализа.

Машины обладают своим собственным языком для представле­ния знаний и решения задач. Язык можно определить как набор символов, используемых для представления знаний (семантика), и правил, предназначенных для обработки этих символов (синтаксис) и решения задач. Человек работает наиболее эффективно, если ом владеет специальными языками, которые развиваются до уровня потребностей конкретной предметной области.

Если правила трансляции с естественного языка в машинный и наоборот выражены в виде совокупности знаний (символов и проце­дур), то логично предположить, что могут быть разработаны средст­ва, позволяющие компьютеру понимать постановку задачи на есте­ственном языке, а затем на естественном же языке выдавать ее реше­ние. Это основная тема исследований по разработке средств обще­ния с ЭВМ на естественном языке. Здесь можно выделить четыре ключевые проблемы.

Машинный перевод — использование компьютеров для перево­да текстов с одного языка на другой.

Информационный поиск - обеспечение с помощью компьюте­ров доступа к информации по конкретной тематике, хранящейся в большой базе данных.

Генерация документов — применение компьютеров для преобра­зования документов, имеющих определенную форму или заданных на специализированном языке, в эквивалентный документ в другой форме или на другом языке.

Взаимодействие с компьютером - организация диалога между пользователем и компьютером.

Считается, что способностью обучения должна быть наделена практически каждая прикладная программа, которая может понадо­биться пользователю. Десять-пятнадцать лет назад большая часть обработки данных при решении задач проводилась программистами вычислительных центров. Программисты фактически выполняли роль посредников, являясь как бы связующим звеном между ЭВМ и теми, кто использовал полученные данные и принимал решения. С появлением персонального компьютера взаимоотношения между пользователем и вычислительной техникой, а следовательно, и роль программиста резко изменились. Вместо того чтобы заставлять поль­зователя преодолевать сложности программирования, проще обучить компьютер сложностям выполнения конкретной задачи, стоящей перед пользователем. Это, конечно, не означает, что необходимость в программистах отпадет, но несколько меняет их роль во взаимоот­ношениях между компьютером и пользователями.

Целью когнитивного моделирования является разработка тео­рии, концепций и моделей человеческого мышления и его функций. Оно позволяет реализовывать не только диагностические и лечебные функции, но и выявлять процессы, протекающие в сознании челове­ка при решении задач. Однако вовсе не следует, что лучшими ком-ггьютерами являются те, которые моделируют работу человеческого мозга, но можно сделать вывод о том, какого типа компьютеры нуж­ны, как спроектировать компьютер, который бы расширил возмож­ности мышления человека и позволил бы ему более эффективно решать задачи.

Современные роботы уже облегчили труд (особенно неквалифи­цированный) многих рабочих, занятых в сфере производства, безу­пречно выполняя свою работу. Исследования в области робототех­ники входят как составная часть в исследования по искусственному интеллекту, ставящие целью оснастить компьютеры средствами ви­зуальной обработки и манипулирования объектами в некоторой сре­де. Эти исследования ведутся в трех основных направлениях:

разработка воспринимающих элементов (в частности, для визу­альной информации) и распознавание информации, поступающей от систем восприятия;

создание манипуляторов и систем управления ими;

выявление эвристик для решения задач перемещения в прост­ранстве и манипулирования объектами (планирование деятельнос­ти).

 

Системы, основанные на знаниях,

И экспертные системы

Разработка систем, основанных на знаниях, является составной частью исследований по искусственному интеллекту и имеет целью создание компьютерных… Понимание этого факта привело к развитию специализирован­ных программных… Типичная экспертная система состоит из следующих основных компонентов: механизма вывода (интерпретатора правил), базы…

Характеристики экспертной системы

Рассмотрим характеристики экспертной системы более подроб­но. Ядро экспертной системы составляет база знаний, которая со­здается и накапливается в… Накопление и организация знаний - одна из самых важных ха­рактеристик… Последствия этого факта выходят за пределы построения про­граммы, предназначенной для решения некоторого класса задач.…

Знания и модели их представления

Для специалистов в области искусственного интеллекта термин «знания» означает информацию, которая необходима программе, чтобы она вела себя… Функционирование средств интеллектуального интерфейса опи­рается на развитые… Под термином «знания» при этом понимается вся совокупность информации, необходимой для решения задачи, включающая в…

Логические модели представления знаний

Основная идея логического подхода состоит в том, чтобы рас­сматривать всю систему знаний, необходимую для решения приклад­ных задач и организации… Факты представляются как формулы в некоторой логике (перво­го или высшего… Система знаний представляется совокупностью таких формул. Будучи представлена в ЭВМ, она образует базу знаний. Формулы…

Сетевые модели представления знаний

  Н = < I, С1, С2, ..., Сn, Г >,  

Модели представления знаний, основанные на

Аппарате фреймов (фреймы для представления знаний)

Одна из разновидностей аппарата семантических сетей связана с концепцией фрейма. Фрейм можно рассматривать как фрагмент семантической сети,… Основная идея фреймового подхода к представлению знаний — более жесткое, чем… Фреймовый подход является частным случаем подхода к пред­ставлению знаний, основанного на семантических сетях. При…

Продукционные модели

Продукции наряду с фреймами являются наиболее популярны­ми средствами представления знаний в системах, основанных на знаниях. Продукции, с одной… (i); Q; Р; А Þ В; N. Здесь i - имя продукции, с помощью которого данная продук­ция выделяется из всего множества продукций.

Инструментальные средства построения

Экспертных систем

Процесс создания экспертных систем претерпел значительные изменения за последние несколько лет. Благодаря появлению специ­альных инструментальных… 1) языки программирования; 2) среды программирования;

Инженерия знаний

Как уже отмечалось, технологию построения экспертных систем часто называют инженерией знаний. Как правило, этот процесс требует специфической формы… Обычно эксперт не прибегает к процедурным или количествен­ным методам; его… Построение базы знаний включает три этапа:

Методология разработки экспертных систем

Разработка (проектирование) ЭС существенно отличается от разработки обычного программного продукта. Опыт разработки ран­них ЭС показал, что… Перед тем как приступить к разработке ЭС, инженер по знаниям должен… Чтобы разработка ЭС была возможной (для данного приложе­ния), необходимо одновременное выполнение по крайней мере…

Литература к главе 21

 

1. ГавриловаТ.А., Червинская К.Р. Извлечение и структурирование знаний для экспертных систем. - М., Радио и связь, 1992. - 200 с.

2. Искусственный интеллект: В 3 кн. Справочник/Под ред. Э.В. Попова. - М., Радио и связь, 1990.

3. Левин Р., Дранг Д. Практическое введение в технологию ис­кусственного интеллекта и экспертных систем с иллюстрацией на Бейсике. - М., Финансы и статистика, 1991. - 239 с.

4. Лорьер Ж.-Л. Системы искусственного интеллекта. - М., Мир, 1991.-568 с.

5. Марселлус Д. Программирование экспертных систем на Турбо Прологе. - М., Финансы и статистика, 1994. - 256 с.

6. Нейлор К. Как построить свою экспертную систему. - М., Энергоатомиздат, 1991. — 286 с.

7. Осуга С. Обработка знаний. - М., Мир, 1989. - 293 с.

8. Попов Э.В., Фоминых И.Б., Кисель Е.Б., Шапот М.Д. Стати­стические и динамические экспертные системы. - М., Финансы и статистика, 1996. — 320 с.

9. Построение экспертных систем /Под ред. Ф. Хейес-Рота, Д. Уотермена, Д. Лената. - М., Мир, 1987. - 441 с.

10. Приобретение знаний /Под ред. С. Осуги, Ю. Саэки - М., Мир, 1990. - 304 с.

11. Таунсенд К., Фохт Д. Проектирование и программная реали­зация экспертных систем на персональных ЭВМ. - М., Финансы и статистика, 1990. - 320 с.

12. Уотермен Д. Руководство по экспертным системам. - М., Мир, 1989. - 388 с.

13. Экспертные системы. Принципы работы и примеры /Под ред. Форсайта Р. - М., Радио и связь, 1987. - 224 с.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Часть 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 3 С ДОКУМЕНТАМИ............................................................................................. 3

Глава 1 ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ 3 ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА................ 3

1.1. Делопроизводство в Древнерусском 3 государстве..................................................................................... 3

1.2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв................................................................................................................. 5

1.3. Система коллежского делопроизводства............................................................................................................. 11

1.4. Система министерского делопроизводства XIX - начала XX вв................................................................ 18

1.5. История управления и делопроизводства в 1917—1941 гг............................................................................ 26

1.6. История управления и делопроизводства в 1945—1990 гг............................................................................ 33

Литература к главе 1................................................................................................................................................................ 36

Глава 2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА....................................................... 37

2.1. Состав нормативно-методической базы делопроизводства....................................................................... 37

2.2. Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области

документационного обеспечения.................................................................................................................................... 38

2.З. Государственные стандарты на документацию.............................................................................................. 42

2.4. Унифицированные системы документации........................................................................................................ 44

2.5. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации............ 45

2.6. Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам.............................................................................................................................. 48

2.7. Нормативные документы по труду и охране труда........................................................................................ 49

Литература к главе 2................................................................................................................................................................ 50

Глава 3 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 51

3.1. Понятие - термин - дефиниция..................................................................................................................................... 51

3.2. Общая характеристика терминосистемы документоведения................................................................... 52

3.3. Нормирование терминосистемы документационного обеспечения управления............................ 58

Литература к главе 3................................................................................................................................................................ 59

Глава 4 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................................................. 60

4.1. Общий вид и состав реквизитов документа......................................................................................................... 60

4.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа............................................................................ 61

4.3. Бланки документов.......................................................................................................................................................... 72

4.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением

государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.............. 74

Литература к главе 4................................................................................................................................................................ 75

Глава 5 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ............................................................................................................................. 77

5.1. Система организационно – правовой документации................................................................................... 77

5.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации.................................................................... 77

5.1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов........................... 79

5.2. Система плановой документации........................................................................................................................... 86

5.2.1. Назначение и состав плановой документации..................................................................................................... 86

5.2.2. Составление и оформление плановых документов............................................................................................. 88

5.3. Система распорядительной документации......................................................................................................... 89

5.3.1. Назначение и состав распорядительной документации.................................................................................. 89

5.3.2. Процедура издания распорядительных документов.......................................................................................... 92

5.3.3. Составление и оформление распорядительных................................................................................................... 95

документов................................................................................................................................................................................. 95

5.4. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.................. 103

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации........ 103

5.4.2. Составление и оформление справочно-информационных документов....................................................... 104

5.4.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов........................................................... 115

5.5. Система отчетной документации.......................................................................................................................... 119

5.5.1. Назначение и состав отчетной документации.................................................................................................. 119

5.5.2. Составление и оформление отчетных документов.......................................................................................... 120

Литература к главе 5.............................................................................................................................................................. 121

Глава 6 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОСТАВА И ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ...................... 123

6.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов....................................... 123

6.2. Табель форм документов, применяемых в деятельности организации............................................... 124

6.2.1. Назначение Табеля форм документов................................................................................................................... 124

6.2.2. Разработка Табеля форм документов.................................................................................................................. 125

6.2.3. Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации................................ 127

6.3. Альбом форм документов организации................................................................................................................... 129

6.4. Ведение Табеля и Альбома форм документов................................................................................................... 132

Литература к главе б.............................................................................................................................................................. 132

Глава 7 ЯЗЫК ДОКУМЕНТА................................................................................................................................................ 133

7.1. Официально-деловой стиль........................................................................................................................................ 133

7.2. Требования к текстам документов......................................................................................................................... 136

7.2.1. Употребление специальной лексики...................................................................................................................... 136

7.2.2. Употребление устаревшей лексики...................................................................................................................... 137

7.2.3. Употребление неологизмов...................................................................................................................................... 138

7.2.4. Употребление заимствованных слов.................................................................................................................... 138

7.2.5. Употребление слов с «универсальным» значением............................................................................................ 138

7.2.6. Употребление сокращений...................................................................................................................................... 139

7.2.7. Употребление языковых формул............................................................................................................................ 141

7.2.8. Употребление слов в одной падежной форме.................................................................................................... 141

7.2.9. Ограниченная сочетаемость слов.......................................................................................................................... 142

7.2.10. Конструкции с отглагольным существительный........................................................................................... 142

7.2.11. Ограниченное употребление глаголов в личной форме.................................................................................. 143

7.2.12. Построение предложений..................................................................................................................................... 143

7.3. Типичные языковые ошибки в текстах документов..................................................................................... 146

7.3.1. Ошибки, связанные с незнанием значений слов.................................................................................................... 146

7.3.2. Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики............................................................. 148

7.3.3. Неправильное употребление предлогов............................................................................................................... 149

7.3.4. Ошибки, связанные с употреблением числительных......................................................................................... 151

7.3.5. Синтаксические ошибки........................................................................................................................................... 151

7.4. Этикет делового общения........................................................................................................................................... 152

Литература к главе 7.............................................................................................................................................................. 154

Глава 8 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ................................................................. 155

8.1. Понятие документооборота и его основные этапы..................................................................................... 155

8.1.1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию................................................... 155

8.1.2. Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения................. 158

8.1.3. Организация рационального движения документов внутри организации................................................ 160

8.1.4. Обработка исполненных и отправляемых документов................................................................................... 161

8.1.5. Исполнение документов............................................................................................................................................ 161

8.2. Анализ структуры документооборота.................................................................................................................. 163

8.3. Методы учета и сокращения документооборота.......................................................................................... 171

8.3.1. Учет количества и качества документов организации.................................................................................. 171

8.3.2. Сокращение объема документооборота............................................................................................................. 174

Литература к главе 8.............................................................................................................................................................. 177

Глава 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И КОНТРОЛЯ

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ............................................................................................................................................ 179

9.1. Регистрация и индексация документов............................................................................................................... 179

9.2. Контроль за исполнением документов Литература к главе 9................................................................... 190

Глава 10 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ........................................................................................................................................ 191

10.1. Определение ценности документов и документной информации..................................................... 191

10.2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел........................................ 193

10.3. Составление заголовков дел................................................................................................................................... 199

10.4. Установление сроков хранения дел..................................................................................................................... 201

10.5. Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел...................................... 202

10.5.1. Общие требования к формированию дел........................................................................................................... 203

10.5.2. Группировка в дела отдельных категорий документов................................................................................ 205

10.5.3. Оформление обложки дела.................................................................................................................................... 207

Литература к главе 10........................................................................................................................................................... 208

Глава 11 ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА 209

11.1. Состав и направления защиты документной информации.................................................................... 209

11.2. Источники конфиденциальной информации и каналы ее разглашения........................................... 213

11.3. Система защиты ценной информации и конфиденциальных документов.................................... 216

11.4. Технология защиты документной информации.......................................................................................... 220

11.4.1. Защищенный документооборот........................................................................................................................... 220

11.4.2. Обработка поступивших и отправляемых документов............................................................................... 223

11.4.3. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного

банка данных по документам............................................................................................................................................. 225

11.4.4. Порядок работы персонала с конфиденциальны ми документами............................................................ 230

11.5. Учет и хранение дел с конфиденциальными документами................................................................... 235

11.6. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров.............. 236

11.7. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации.............. 241

Литература к главе 11........................................................................................................................................................... 246

Глава 12 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ.................................................................................... 247

12.1. Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы

Российской Федерации........................................................................................................................................................ 247

12.2. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.................................................... 250

12.3. Архивный фонд Российской Федерации архивный фонд организации,

архив коммерческой фирмы.............................................................................................................................................. 253

12.4. Оформление дел длительных сроков хранения............................................................................................. 257

12.5. Состав учетных документов архива.................................................................................................................. 260

12.6. Оборудование архивохранилищ............................................................................................................................ 261

12.7. Использование документов архива.................................................................................................................... 263

Литература к главе 12........................................................................................................................................................... 267

Глава 13 ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................................... 268

13.1. Необходимость и значение секретарской деятельности......................................................................... 268

13.2. Нормативно-методические основы деятельности секретаря................................................................ 269

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря........................................................................................ 270

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря..................................................................................................................... 272

Литература к главе 13........................................................................................................................................................... 281

Часть 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ......................................................................................................................................................................... 282

Глава 14 ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ.............................................. 282

14.1. Основные понятия информационных технологий..................................................................................... 282

14.2. Возникновение и развитие информационных технологий..................................................................... 283

14.4. Особенности разработки и реализации современных информационных технологий

Литература к главе 14........................................................................................................................................................... 298

Глава 15 СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ........................................................................................ 299

15.1. Назначение средств организационной техники.......................................................................................... 299

15.2. Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий 301

15.3. Средства составления и изготовления документов.................................................................................. 303

15.4. Средства репрографии и оперативной полиграфии..................................................................................... 305

15.5. Средства обработки документов........................................................................................................................... 310

15.6. Средства электросвязи............................................................................................................................................... 311

15.7. Прочие средства оргтехники................................................................................................................................... 319

15.8. Концепция электронного офиса............................................................................................................................ 321

Литература к главе 15......................................................................................................................................................... 323

Глава 16 ОСНОВЫ СЕТЕВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ........................................................................................................... 325

16.1. Сетевое использование вычислительной техники...................................................................................... 325

16.2. Основные понятия и базовые концепции......................................................................................................... 326

16.2.1. Крупномасштабные и локальные вычислительные сети.............................................................................. 326

16.2.2. Передача данных между двумя соединенными друг с другом точками................................................... 327

16.2.3. Передача данных между двумя точками по коммуникационной сети..................................................... 331

16.2.4. Архитектура открытых вычислительных сетей........................................................................................... 335

16.2.5. Простейшие локальные вычислительные сети............................................................................................... 338

Глава 17 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ............... 340

17.1. Классификация программ подготовки текстов............................................................................................ 340

17.2. Этапы подготовки текстовых документов..................................................................................................... 347

17.2.1. Набор текста............................................................................................................................................................ 347

17.2.2. Базовые функции редактирования текста....................................................................................................... 350

17.2.3. Основные методы форматирования текстовых документов..................................................................... 352

17.2.4. Печать документа.................................................................................................................................................... 360

17.3. Использование СПТД для выполнения сложных задач............................................................................. 361

17.3.1. Создание шаблона документа.............................................................................................................................. 361

17.3.2. Работа с большими документами....................................................................................................................... 362

17.4. Настольные издательские системы.................................................................................................................... 365

17.5. Тенденции развития СПТД........................................................................................................................................ 369

Литература к главе 17........................................................................................................................................................... 370

Глава 18 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТАБЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ............. 372

18.1. Общая характеристика программных средств подготовки табличных документов................. 372

18.2. Основные требования к оформлению табличных документов.............................................................. 377

18.3. Основные понятия и технология работы с табличными процессорами........................................... 384

18.3.1. Структура рабочего окна...................................................................................................................................... 385

18.3.2. Ввод и редактирование данных............................................................................................................................ 386

18.3.3. Форматирование элементов таблицы............................................................................................................... 387

18.3.4. Вычисления в таблицах........................................................................................................................................... 387

Литература к главе 18........................................................................................................................................................... 388

Глава 19 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ....................................................................................... 390

19.1. Определение и классификация современных систем управления базами данных.................... 390

19.2. Основные функции систем управления базами данных.......................................................................... 392

19.3. Типовая организация современной СУБД........................................................................................................ 393

19.4. Языковые средства систем управления базами данных......................................................................... 394

19.5. Основы информационной безопасности систем управления базами данных............................. 398

19.6. Системы распределенной обработки данных................................................................................................. 403

19.6.1. Архитектура «клиент-сервер»............................................................................................................................. 405

19.6.2. Распределенные базы данных................................................................................................................................ 408

19.7. Системы управления базами данных................................................................................................................. 413

следующего поколения....................................................................................................................................................... 413

Литература к главе 19........................................................................................................................................................... 414

Глава 20 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ............................................................................................................................................................................. 415

20.1.Документальные информационно –поисковые системы......................................................................... 416

20.2. Информационно-поисковые языки...................................................................................................................... 417

20.2.1. Классификационные информационно-поисковые языки.............................................................................. 420

20.2.2. Дескрипторные информационно-поисковые языки........................................................................................ 422

20.3. Информационно-поисковый тезаурус............................................................................................................... 423

20.4. Полнотекстовые базы данных и средства формирования запросов в них...................................... 426

20.5. Автоматическое индексирование........................................................................................................................ 429

документальной информации.......................................................................................................................................... 429

20.6. Структуры информационно-поисковых массивов в ИПС........................................................................ 431

20.7. Гипертекстовые технологии поиска документальной информации.................................................. 435

20.8. Системы автоматизации документооборота................................................................................................ 439

Литература к главе 20........................................................................................................................................................... 445

Глава 21 ЭКСПЕРТНЫЕ СИСТЕМЫ В

ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................................................ 447

21.1. Введение в искусственный интеллект............................................................................................................... 447

21.2. Системы, основанные на знаниях, и экспертные системы.................................................................... 450

21.3. Характеристики экспертной системы................................................................................................................ 455

21.4. Знания и модели их представления..................................................................................................................... 456

21.4.1. Логические модели представления знаний........................................................................................................ 459

21.4.2. Сетевые модели представления знаний............................................................................................................. 460

21.4.3. Модели представления знаний, основанные на

аппарате фреймов (фреймы для представления знаний)........................................................................................... 462

21.4.4. Продукционные модели........................................................................................................................................... 465

21.5. Инструментальные средства построения экспертных систем.............................................................. 467

21.6. Инженерия знаний........................................................................................................................................................ 468

21.7. Методология разработки экспертных систем................................................................................................ 471

Литература к главе 21........................................................................................................................................................... 476

 

ОРГАНИЗАЦИЯ

РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

  Учебник