Деятельность ФГУП Охрана организационные аспекты

Деятельность ФГУП Охрана организационные аспекты. Организация деятельности предприятия базируется на следующих опорных моментах -планирование -организация - мотивация - контроль - координация.

Планирование в организации занимает ведущее место, так как именно на основе плановых показателей базируется вся деятельность предприятия.

К сожалению процесс планирования в ФГУП Охрана находиться на низком уровне.

Необходимо повышать степень планирования всех показателей деятельности, для этого руководителю отдела необходимо ответить на определить сильные и слабые стороны во всех сферах деятельности, это и персонал, и финансовые показатели и т.д. Также необходимо наметить цели, необходимые для развития организации. В отношении ФГУП Охрана этими целями должны стать повышение уровня квалификации персонала и разработка оптимального документооборота в самой организации.

Что касается внешней среди, то для хорошей работы, необходимо расширять клиентскую базу по профилю деятельности.

Также необходимо наметить какими путями будут достигаться данные цели. Планирование деятельности поможет обеспечить устойчивое функционирование деятельности организации. В настоящее время планирование в ФГУП Охрана не имеет четкой выраженности, что негативно влияет на организацию её деятельности.

Организация деятельности на предприятии заключается в делегировании полномочий в соответствии с родом деятельности.

Организационная структура отвечает всем требованиям специфики организации, но не хватает инновационного отдела, который бы организовывал мониторинг внешней и внутренней среды организации, и разрабатывал бы мероприятия, влияющие на оптимизации деятельности ФГУП Охрана Мотивация персонала- одно из ключевых моментов организации оптимальной деятельности предприятия.

В ФГУП Охрана отсутствуют любые виды мотивации, что негативно сказывается на деятельности предприятия в целом.

Контроль за деятельностью организации осуществляют выше стоящие органы внутренних дел, поэтому процесс контроль поставлен на хорошем уровне, но внутри самого отдела контроль присутствует на низком уровне, так как отсутствует система мониторинга за деятельностью сотрудников и т.д. Контроль очень важен для организации деятельности предприятия, так как на его основе можно выявить слабые стороны и откорректировать плановые показатели.

Контроль должен осуществляться не только по количественным показателям, но также и по качественным.

Отсутствует текущий контроль, присутствует только контроль со стороны выше стоящих органов на периодической основе, что негативно сказывается на текущей деятельности ФГУП Охрана Координация действий также находится на низком уровне и нуждается в совершенствовании, так как между подразделениями отсутствует согласованность что негативно сказывается на деятельности предприятия.

Между подразделениями должна быть налажена бесперебойная связь и согласованность действий, что в деятельности ФГУП Охрана отсутствует.

Нет согласованности между руководителями и сотрудниками, отсутствует четкий график работ.

Что касается внешней среды, то для определения основных проблем в организации деятельности ФГУП Охрана ГО Краснотурьинск был проведен социологическое исследование клиентов организации методом анкетирования приложение 1 На представленные вопросы ответили 35 клиентов организации.

Портрет аудитории.

Исследование показало, что среди опрошенных клиентов организации 40 составляют женщины и 60 мужчины.

Структура респондентов характеризуется преобладанием людей, из возрастных групп 26 лет-40 лет 48,6 , а также 41 год-50 лет 22,8 . Основную часть составили респонденты с уровнем дохода от 16 тыс. руб. и более 82,8 . По роду занятий 77,1 предприниматели.

Средний балл удовлетворенности клиентов уровнем оказываемых услуг составил у представителей I группы 4,2 балла II группа 4,3 балла, и у представителей III группы 4,5 балла.

До оценки отлично не дотягивает совсем немного.

В результате было решено, что выставлять оценки клиенты будут нам каждый квартал. Это позволит систематически сопоставлять результаты работы и как хорошему студенту тянуться к заветной пятерке. Очень важно, насколько оперативно организация реагирует на жалобы клиента.

Удовлетворение клиентов будет намного выше, если специалисты быстро реагируют на их решение.

Но здесь важна не только скорость, но и качество удовлетворения жалобы таблица 1 . Таблица 1 Удовлетворенность клиентов скоростью реагирования на жалобы п п Наименование группы Результат, Моментально Чуть медленнее 1 I группа клиентов 80 20 2 II группа клиентов 90 10 3 III группа клиентов 87 13 По результатам ответов респондентов видно, что основная часть клиентов обслуживается моментально.

Задержек по удовлетворению жалоб заявок клиентов со стороны организации нет. У участников опроса выяснялось соответствует ли качество оказываемых услуг их ожиданиям. Все три группы клиентов со 100 уверенностью ответили, что соответствует.

То есть обслуживающая организация, что обещает клиентам, то им и дает причем отличного качества.

С нашим отделом в качестве обслуживающей организации готовы оставаться довольно продолжительное время, а возможно и навсегда большей частью клиенты II 90 и III 87 групп.

Это клиенты, приносящие организации большой доход от ее деятельности, поэтому можно говорить о том, что сохранить крупных клиентов нам удается рисунок 3 . Степень лояльности клиентов Рис.3 Маленькая приверженность к организации со стороны клиентов I 40 группы может выражаться в том, что люди ищут более экономичные способы содержания и обслуживания своего жилья в настоящее время.

Да и возможность постоянного нахождения одного из членов семьи дома что становится довольно частым, позволяет им вообще отказаться от такого вида услуг, как техническое обслуживание с помощью сигнализации.

Большое количество конкурентов на рынке оказания одного вида услуг - это большой стимул для организации к совершенствованию качества оказания услуг.

По данным исследования видно, что наши клиенты единогласно считают работу отдела лучшей, в отличие от частных фирм. Это подтвердилось 100 результатом в пользу отдела.

Точно также участники опроса ответили на вопрос касающийся доверия отделу своей собственности для обслуживания. Каждый клиент должен знать все о своей обслуживающей организации.

Он должен понимать кому и за что платит деньги и доверяет свою собственность таблица 2 . Таблица 2 Информированность об организации Группа Степень владения информацией об организации, услугах, Полное В общих чертах Самое малое I группа 30 60 10 II группа 30 70 0 III группа 47 53 0 Данные результаты показывают, что большинство клиентов отдела поручили свое имущество на обслуживание организации, о которой имеют представление в общих чертах.

Но при этом полностью ей доверяя.

Но процент обращающихся клиентов по поводу повышения уровня своих знаний по данному поводу улучшает картину.

Все-таки собственники имущества не хотят всю жизнь оставаться в неведении.

Не обязательно одни и те же показатели удовлетворенности от оказанных услуг являются приоритетными для всех категорий клиентов.

Таблица 3 Приоритетность показателей для клиентов Показатели работы отдела Приоритетность место наиболее важный-8 и т.д. показателя I группы II группы III группы Полная ответственность за деятельность 3 5 6 Квалифицированный персонал 6 4 4 Полный учет требований и возможностей клиента 4 6 3 Индивидуальный подход к каждому клиенту 5 3 2 Приемлемые цены 8 8 8 Высокое качество эстетичность оказания услуг 7 7 7 Надежность, уверенность 2 2 5 Информированность клиента 1 1 1 По данным Таблицы 3 можно сделать следующие выводы - какими финансовыми ресурсами бы не обладал клиент главным для себя он выбирает показатель - приемлемые цены. Это мнение оказалось единым у всех групп клиентов. Каждый заботится об экономии своих денег следующим по важности показателем, также единогласно, респонденты отметили - качество и эстетичность оказываемых услуг на самое последнее место клиенты всех групп поставили показатель информированность клиента.

Но как было выявлено ранее в настоящее время они стремятся получить больше информации об отделе и его услугах, но вот приоритетным этот показатель не считают в остальных случаях мнения клиентов расходятся, что в свою очередь подтверждает высказанную ранее гипотезу. Это говорит о том, что каждый клиент имеет свои предпочтения и организации необходимо, учитывая мнение каждого клиента, стараться удовлетворить их все и в полном объеме.

Было решено узнать у клиентов что они считают недостатком в работе отдела.

Таблица 4 Недостатки работы отдела Показатели недостатки I группа II группа III группа Неудобный режим работы для клиента 66,7 46,1 33,3 Недостаточная информированность клиента 8,3 46,1 38,9 Малое количество рекламы 16,7 7,8 27,8 Высокие цены на обслуживание 8,3 Недовольство такой большой части I группы клиентов объясняется тем, что они оплачивают услуги отдела в кассе организации, а люди могут сделать это только в свое свободное время, т.е. в обеденный перерыв или после работы.

Что не очень возможно с идентичным режимом работы клиента и отдела. Но в скором времени отдел могут перевести на режим работы с 900 до 1800. Недовольство этим фактором клиентов II и III группы объясняется их занятостью в соответствии со спецификой их деятельности.

Но постепенно они переходят на оплату через банк. Такое же сравнение можно провести и по преимуществам в деятельности отдела.

Таблица 5 Преимущества деятельность ФГУП Охрана Показатели преимущества I группа, II группа, III группа, Осуществление работы совместно с ОВО 20 24,2 15,5 Соответствие стандартам, предъявляемым к работе 20 31 28,9 Быстрота реагирования на заявления клиента 30 20,7 17,9 Постоянно обновление устаревших элементов оборудования 6,7 3,4 15,5 Индивидуальный подход 23,3 20,7 22,2 Представители I группы больше всего довольны быстротой решения возникающих в процессе обслуживания проблем.

На втором месте они ценят индивидуальный подход к решению различных вопросов нашей организацией.

Представители II и III групп ставят во главу то, что работа, выполняемая специалистами отдела, соответствует стандартам, предъявляемым к ней. То есть, чем серьезнее клиент, тем солидней он выбирает показатели.

Таким образом, методом анкетирования мы получили общую картину, удовлетворенности клиентов деятельностью ФГУП Охрана ГО Краснотурьинск.

Большая часть опрошенных удовлетворены работой организации, что говорит о положительной тенденции в организации деятельности ФГУП Охрана ГО Краснотурьинск.

Но есть проблемные участки, над которыми необходимо работать.

Таким образом, можно сделать вывод, что внутреннюю и внешнюю организацию деятельности необходимо совершенствовать. 3.3.