Характеристика внемашинного информационного обеспечения экономической информационной системы.

 

Информационное обеспечение ЭИС (ИО) представляет информационную модель экономического объекта.

Различают внемашинное и внутримашинное ИО.

 

 

Рис. 1 Состав информационного обеспечения

Основная задача ИО- обеспечить такую организацию и представление информации , которые отвечали бы любым требованиям пользователей и условиям информационных технологий.

Создание ИО сопровождается выполнением следующих работ:

1. Определяется состав экономических задач и система показателей для их решения на каждом рабочем месте пользователя.

2. Выбираются способы дистанционного обмена информацией и взаимодействия пользователей.

3. Проектируется БД.

4. Разрабатывается пользовательский интерфейс.

К ИО в целом предъявляются следующие требования:

· Предоставлять полную и своевременную информацию для реализации всех преобразований и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах;

· Обеспечить функциональную взаимную увязку задач функциональных подсистем;

· Выявление движения информации от момента ее возникновения до ее использования в системе;

· Организация хранения данных в унифицированных форматах и др.

 

 

Рис. 2 Состав внемашинного информационного обеспечения

 

Система показателей - представляет совокупность взаимосвязанных социальных, экономических, технико-экономических показателей, используемых для решения экономических задач. Они определяют содержание управленческих документов и массивов БД. Система показателей устанавливается в зависимости от функции управления (планирование, учет, анализ и др.), и уровня управления (оперативный, тактический, стратегический).

Система классификации и кодирования.

Классификацией информации называется процесс упорядоченного расположения показателей и реквизитов в массиве информации. Классификация информации необходима для того, чтобы:

· Выявить общие свойства информационного объекта;

· Разработать правила и процедуры обработки информации;

· Сократить объем и время поиска необходимой информации;

· Упростить обработку информации.

Система классификации – это совокупность правил и процедур, с помощью которых разрабатываются классификаторы.

Существуют иерархические и фасетные системы классификации.

 

Классификатор- это систематизированный по одному или нескольким признакам список однородных элементов номенклатуры с кодовыми обозначениями.

Код (кодовое обозначение)- это условное обозначение показателя или реквизита с помощью цифр или букв, присвоенных в соответствии с принятой системой кодирования информации. При проектировании классификаторов используются следующие системы кодирования:

1. Регистрационные

· Порядковая

· Серийная

2. Классификационные

· Десятичная

· Комбинированная

Для систематизации экономической информации создают различные классификаторы;

· Международные классификаторы – входят в состав системы международных экономических стандартов (СМЭС) и используются при передаче информации между организациями разных стран мирового сообщества. Например, международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности ( МСОК), классификация основных продуктов (КОП) и др.;

Многие государственные органы используют Единую систему классифи­кации и кодирования информации, которая строится на основе общероссийских классификаторов разработанных Госстандартом:

· стран Мира (ОКСМ);

· экономических районов (ОКЭР);

· объектов административно-территориального деления и на­селенных пунктов (СОАТО);

· органов государственного управления (СООГУ);

· отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

· видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП);

· валют (ОКБ);

· единиц измерений (СОЕЙ);

· лицензируемых видов деятельности (ЛВД);

· налоговых деклараций (НД) и др.; ведомственных классификаторов

· форм собственности (КФС);

· организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ);

· доходов и расходов бюджетов в РФ (КДРБ);

· типовых банковских счетов (КБС);

· банков (КБ);

· налоговых органов (НО);

· регистрирующих органов и др.; системных классификаторов

· типов документов о регистрациях категорий земель, типов

собственности, видов бюджета, типов налогов, групп банк­ротов и др.;

· типов объектов налогообложения (КОН);

· налоговых льгот (KHJI);

· типов льгот по налогам (KTHJ1);

· штрафных санкций (КШС);

· идентификационных номеров налогоплательщиков (ИНН),

· системы обозначения государственных налоговых инспек­ций (СОГНИ).

Используемые в налоговых органах классификаторы разрабаты­ваются по общим правилам и с учетом требований, предъявляемых к построению кодов.

Рассмотрим структуру системного классификатора на примере ИНН юридических и физических лиц. Идентификационный номер налогоплательщика — юридического лица пред­ставляет собой десятизначный цифровой код, построенный по позиционной системе кодирования:

 

т

т

N

N

X

X

X

X

X

с

 

где ТТ — код территории административно-территориального деле­ния России;

NN — код территориальной налоговой инспекции, осуществив­шей постановку на учет налогоплательщика;

ХХХХХ — собственно порядковый номер налогоплательщика;

С * — служебный символ (контрольное число).

Идентификационной номер налогоплательщика — физического лица представляет собой двенадцатизначный цифровой код, по­строенный по позиционной системе кодирования:

т

т

N

N

X

X

X

X

X

X

с

с

 

Где:

ТТ- код территории административно-территориального деления России;

NN - код территориальной налоговой инспекции, осущест­вившей постановку на учет налогоплательщика;

ХХХХХХ - собственно порядковый номер налогоплательщика;

СС- служебный символ (контрольное число).

В настоящее время внедряется технология штрихового кодирования, позволяющая опе­ративно и качественно обрабатывать входящую информацию.

Штриховое кодирование является одним из типов автоматической идентификации, использующих метод опти­ческого считывания информации. Определенная совокупность штрихов (темных полос) и пробелов (светлых полос) — это знак, а соединение ряда знаков образует код объекта. Иными словами, штриховой код — это способ введения информации в компьютер, с помощью которого объект можно быстро идентифицировать и вне­сти информацию о нем в систему обработки.

Применение штрихо­вых кодов предусматривает использование единого кода на всех этапах прохождения и обработки информации, правиль­ности.

На сегодняшний день указанная технология широко использу­ется при печати уведомлений по уплате имущественных налогов налогоплательщикам — физическим лицам. Новая технология включает в себя несколько этапов:

1. инспекции местного уровня подготавливают уведомления об уплате налогов, исчисляемых налоговым органом (налог на землю, имущество, транспорт), вместе с платежным документом формы № ПД (налог), содержащим штрихкод с совокупностью всей ин­формации о платеже, необходимой для обработки;

2. сканированием штрихкода платежного документа Сбербанк заносит всю необходимую информацию в свою базу данных для по­следующей ее сортировки по кодам бюджетной классификации и передачи в налоговые инспекции в электронном виде;

3. инспекции местного уровня автоматизированным способом обрабатывают сводные платежные поручения Сбербанка вместе с текстовым файлом, содержащим данные платежных документов, отнесенных к конкретному сводному платежному поручению.

· Локальные классификаторы предприятий – создаются на предприятии при проектировании информационного обеспечения.

К средствам формализованного описания экономической информации относится понятие идентификатор. Идентификатор- это условное обозначение или имя реквизита, используемое при проектирование БД и конструировании объектов БД: таблиц, запросов и др.

Унифицированная система документации и организация документопотоков.

Отражение документально происходящих процессов в экономическом объекте называется документирование. Документ- это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы. Совокупность всех документов циркулирующих в системе представляет систему документации.

В АИС выделяют следующие виды документов:

Ø Первичные

Ø Выходные

Ø Внутренние

Ø Внешние

По сфере применения различают:

· Организационно- распорядительные

- организационно- учредительные документы (устав, учредительный договор);

- учетная политика и т.п.

- распорядительные- приказы решения, распоряжения, с помощью которых оформляется распорядительная деятельность;

- справочно-информационная документация- включает служебную переписку, справки, акты и т.п.

· Специальные системы документации – отражают специфику деятельности того или иного подразделения. Например, на предприятии существует система учетной, плановой , маркетинговой, финансовой и др. видов документации.

Все документы совершают движение. Процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения к пункту обработки и потребителю называется документопотоком. Различают внутренние и внешние, входящие и исходящие документопотоки. Движение документов в организации осуществляется в строгом соответствии с документооборотом.

Документооборот- это регламентированная совокупность взаимосвязанных операций над документом в строго установленном порядке на определенном рабочем месте в определенные сроки.