Керування файлами

Розглянемо процедури роботи з робочими документами. За допомогою програми Excel можна створювати самі різні документи. Робочі листи (Sheets) можна використовувати для упорядкування таблиць, обчислення статистичних оцінок, керування базою даних і упорядкування діаграм. Для кожного з цих додатків програма Excel може створити окремий документ, що зберігається на диску у виді файла.

Файл може містити декілька взаємозалежних робочих листів, що утворять єдиний тривимірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогою тривимірних документів користувач одержує прямий доступ одночасно до декількох таблиць і діаграм що підвищує ефективність їхньої обробки.

Створення нового документа.

Для створення нового документа з меню File потрібно викликати директиву New.

На екрані з'явиться документ з ім'ям Book: програма Excel привласнює новим документам ім'я Book (Книга) із додаванням поточного порядкового номера.

Новий документ можна створити також, клацнувши мишею по першій піктограмі, що знаходиться в перший (основний) піктографічної панелі (перший рядок піктографічного меню).

Завантаження робочого документа.

Щоб завантажити з диска розташований там файл із робочим документом, потрібно викликати директиву Open із меню File.

Можна також клікнути мишею по другій піктограмі, що знаходиться на основній панелі. У будь-якому випадку відкриється діалогове вікно завантаження файла. У цьому вікні в поле Drives потрібно зазначити диск, а в поле Directories вибрати директорію, де розташований Ваш файл. Якщо вибір був зроблений правильно, то в лівому полі з'явиться список імен файлів, серед яких повинний знаходитися шуканий файл. Якщо клікнути по імені цього файла, воно з'явиться в поле File Name. Після цього потрібно закрити діалогове вікно, клацнувши мишею по кнопці OK або двічі клікнувши по імені шуканого файла.

Збереження документа.

При першому зберреженні документа потрібно викликати з меню Fileдирективу Save As... Після цього відкриється діалогове вікно, у котрому потрібно зазначити ім'я що зберігається файла, а також диск і директорію, у которій його треба розташувати. Програма Excel по умовчанню пропонує стандартне ім'я (Book[порядковий номер]), але користувач може замінити його будь-яким іншим. У імені файла небажано використовувати деякі символи (наприклад, $ & % ( ) -), хоча це і не заборонено. Не бажано також використовувати символи кирилиці, щоб уникнути непередбачених реакцій програми і системи Windows. Запропоноване по умовчанню програмою Excel розширення файла . XLS, змінювати не бажано. Після того як будуть зроблені всі установки, потрібно закрити діалогове вікно кліком по кнопці OK.

Автоматичне збереження.

Викликайте директиву Add-Ins... із меню Tools, за допомогою якої визивається убудований Менеджер. У діалоговому вікні , що відкрилося, вмикніть опціюAutoSave, клікнувши по ній мишею, а потім закрийте вікно, клікнувши по кнопціOK.

Після цього знову відкрийте меню Tools, у якому повинна з'явитися директива AutoSave... Викликайте цю директиву, тоді з'явиться діалогове вікно AutoSave, у якому користувач може задати інтервал часу між моментами зберігання. Крім того, у цьому вікні можна визначити, чи повинна програма видавати запит на зберігання і чи потрібно автоматично зберігати всі документи, або тільки активний документ

Створення резервних копій.

Для створення резервної копії необхідно викликати директиву Save As... із меню File. У діалоговому вікні , що відкрилося , потрібно клікнути по командній кнопціOptions. З'явиться наступне діалогове вікно, що має назву Save Options. У цьому вікні потрібно включити опціональну кнопку Always Create Backup. Тепер при зберіганні файла буде автоматично створюватися резервний файл із тим же ім'ям, що й основний, але з розширенням . BAK.

Захист даних.

Для введення пароля необхідно викликати директивe Save As із меню File. У діалоговому вікні , що відкрилося , варто клікнути по командній кнопціOptions. З'являється діалогове вікно Save Options. У поле введення Protection Password: цього вікна можна зазначити свій персональний пароль, тоді при кожному виклику цього файла програма буде запитувати пароль. При введенні пароля на екрані замість літер з'являються зірочки. Після закриття вікна Save Options відкривається вікно Confirm Password, у котрому потрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль у поле введення Write Reservation Password, те перед відкриттям цього файла з'явиться діалогове вікно, у якому можна задати пароль або клікнути по кнопці Read Only. У останньому випадку файл можна переглядати, але не можна записати його на диск під тим же ім'ям.

Додаткові відомості про файли.

При першому збереженні файла директивою Save Asвідкривається діалогове вікно Summary Info. У цьому вікні користувач може заповнити поля введення Title:, Subject: і Keywords:. У поле Author по умовчанню вказується інформація, отримана програмою при інсталяції, але користувач може записати в ньому своє ім'я. У поле введення Comments можна помістити відповідний коментар. Якщо коментар не поміщається у відведеному полі екрана, то на правому краї поля коментарів з'являються лінійки прокрутки для їхнього перегляду. Закривається інформаційне вікно щигликом по кнопці OK.

1.3. Структура документів

Тривимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведень програми Excel версії 5.0, що дозволять значно спростити і прискорити роботу з таблицями і керування робочими листами. У новій версії робочі документи можуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в однім файлі, а принцип роботи з ними нагадує звичайну роботу з діловими блокнотами в будь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що відноситься до однієї теми, і берегти її в однім файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документів.

Ця перевага нових документів особливо виявляється при зв'язуванні даних у таблицях. У попередній версії програми у випадку, якщо потрібно було використовувати результат із якогось осередку іншої таблиці, доводилося відкривати відповідний файл і зчитувати потрібну інформацію. Тепер при встановленні інформаційних зв'язків між таблицями одного документа не потрібно нічого відкривати, тому що всі таблиці знаходяться в однім файлі.

Нова технологія полегшує також аналіз даних. Щоб проаналізувати дані, розташовані в декількох таблицях, у Excel Вам потрібно відкрити тільки один файл.

Керування робочими листами.

Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним. За допомогою іменного покажчика (регістра імен), розташованого в нижній частині екрана, можна переходити з одного листа на іншій. На іменному покажчику знаходяться корінці робочих листів, розташовані в порядку зростання номерів: Sheet1, Sheet2 і т.д.

Щиглик мишею, наприклад, по другому корінці викликає поява робочого листа Sheet2. Корінець активного робочого листа маркірується на іменному покажчику білим кольором. Спочатку на покажчику зазначені корінці перших шести робочих листів. Зліва від іменного покажчика розташовані піктограми стрілок, за допомогою яких можна змінювати вміст покажчика, щоб одержати доступ до наступних листів документа.

Щиглик по піктограмі з правою стрілкою зрушує на одиницю вправо діапазон видимості корінців робочих листів. Щиглик по піктограмі з лівою стрілкою зрушує цей діапазон на одиницю вліво. Стрілки з вертикальними штрихами дозволяють перейти відповідно до першого і до останнього листа документа.

Додавання робочих листів.

Директиви додавання розташовані в меню Insert. Користувач може додати в документ елементи наступних типів:

- робочі листи для створення таблиць;

- діаграми (у якості елемента таблиці або на окремому листі);

- робочий лист для запису макрокоманди у виді програмного модуля (на мові макрокоманди Excel або на мові Visual Basic);

- робочий лист для створення діалогового вікна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Якщо лист призначений для створення таблиці, то незалежно від позиції що він займає буде мати назву Sheet17 із наступним збільшенням номера при додаванні нових таблиць. Нові діаграми, розташовані на окремих робочих листах, нумеруються починаючи з Chart1 і т.д. Робочі листи з макрокомандами (макросами Excel) нумеруються починаючи з Macro1, а з діалоговими вікнами - починаючи з Dialog1 і т.д. Робочі листи з програмними модулями написаними на мові Visual Basic, нумеруються починаючи з Module1. Користувач може клікнути за назвою робочого листа правою кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежне від ситуації) меню, у котрому також є директива додавання. Якщо потрібно видалити робочий лист, потрібно відкрити щигликом правої кнопки миші контекстне меню і виконати директиву видалення.

Переміщення робочих листів.

Установіть покажчик миші на корінці робочого листа, що потрібно перемістити, і щигликом правої кнопки миші відкрийте контекстне меню. За допомогою директиви Move or Copy відкрийте діалогове вікно з тією ж назвою і зазначте в ньому нову позицію листа, що переставляється. Закрийте вікно Move or Copy щигликом по кнопці OK, і робочий лист займе нову позицію. Якщо включити опціональну кнопку Create a Copy, то даний робочий лист залишиться на колишній позиції, а нову позицію займе його копія. Назва копії листа буде утворена шляхом додавання порядкового номера до імені листа, що копіюється, наприклад, Sheet1(2).

Можна переставити відразу декілька листів. Для цього промаркуйте ці листи, клікнувши по їхніх іменах в іменному покажчику при натиснутій клавіші [Shift]. Потім виконаєте директиву Move or Copy, що у цьому випадку буде застосовуватися відразу до всіх маркірованих робочих листів.

Перейменування робочих листів.

Установите покажчик миші на корінці робочого листа, що потрібно перейменувати, і клацніть правою кнопкою миші. Відкриється контекстне меню, у якому за допомогою директиви Rename потрібно відкрити діалогове вікно Rename Sheet. Це вікно можна також відкрити подвійним щигликом лівої кнопки миші за назвою робочого листа. У поле введення Name зазначте нове ім'я листа, що повинно містити не більш 31 символа, включаючи пробіли. Після введення імені клікніть по кнопці OK, і на іменному покажчику з'явиться нове ім'я робочого листа. При завданні імен робочих листів не повинні використовуватися наступні символи: квадратні дужки "[ ]"; двокрапка ":"; права коса риса "/"; ліва коса риса "".

Корекція висоти рядків і ширини стовпців.

насамперед рядок або стовпець таблиці, що коректується повинні бути промарковані. Для цього необхідно клікнути лівою кнопкою миші по номері (координаті) рядки або стовпця. У меню Format знаходяться підміню Row і Column. При виборі одного з цих підміню відкриється меню наступного рівня. У підміню Column викликайте директиву Width, тоді відкриється діалогове вікно, у якому користувач може зазначити ширину стовпця. У якості одиниці виміру можна використовувати один символ. Наприклад, якщо в стовпці потрібно записати 10 символів, то в поле введення Column Width варто зазначити число 10. Директива AutoFit Selection із меню Column автоматично коректує ширину стовпця відповідно до його вмісту.

Корекцію можна виконати і за допомогою маніпулятора миші. Для цього покажчик миші потрібно установити на межу між номерами рядків або адресами стовпців. При цьому покажчик миші набуває вид двохнаправленої стрілки. Якщо натиснути тепер ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, трохи зрушити покажчик миші, то можна побачити штрихову лінію, що показує зсув межі рядка. Перемістіть цю лінію в потрібну позицію і відпустіть кнопку миші, тоді в таблиці з'явиться нова межа рядка. Якщо двічі клікнути мишею по номері рядка (адресі стовпця), то висота (ширина) цього рядка (стовпця) буде автоматично скоректована по її вмісті.

 

ЛЕКЦІЯ 2