Бази даних

У комплект постачання Excel входить програма обробки зовнішніх баз даних MS Query.

Програма Query (Запит) може працювати з текстовими файлами і з даними, що були підготовлені наступними програмами керування базами даних: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набір даних, що зберігається на диску у форматі, однієї з перерахованих вище баз даних, будемо називати зовнішньою базою даних.

Якщо в процесі роботи з таблицею в програмі Excel виникає необхідність звернутися до зовнішньої бази даних, потрібно запустити програму Query. Це дозволить імпортувати дані з бази й обробляти їх як звичайні табличні дані в програмі Excel. У деяких випадках зовнішні дані можна обробити безпосередньо програмою Query.

Запуск програми обробки баз даних.

Викликайте Менеджер розширень директивою Add-Ins із меню Tools. Відкриється діалогове вікно Менеджера. У ньому можна вибрати зі списку опції розширення, що включаються і виключаються щигликом по відповідній опціональній кнопці, розташованої перед ім'ям розширення.

За списком опцій можна переміщатися за допомогою лінійки прокрутки. Знайдіть у списку рядок MS Query Add-In і клацніть по кнопці в цьому рядку, щоб у ній з'явився хрестик. Потім закрийте діалогове вікно щигликом по командній кнопці OK.

Тепер загляньте в меню Data. У нижній частині цього меню повинна з'явитися директива Get External Data, за допомогою якої можна запускати програму Query.

Оболонка програми Query.

Вікно програми Query містить багато елементів, що є загальними для всіх програм у середовищі Windows. У верхній частині екрана знаходиться рядок заголовка з кнопками збільшення і зменшення розмірів вікна. Під ній розташований рядок меню з елементами меню, що містять директиви роботи з зовнішніми базами даних.

Під рядком меню знаходиться рядок піктографічного меню (піктографічна панель), у якому розташовані піктограми для виклику найбільше часто використовуваних директив. Якщо установити покажчик миші на піктограму в статусному рядку, з'явиться опис дії, що зв'язана з цією піктограмою.

Після завантаження файла з бази даних під піктографічною панеллю з'являється ім'я цього файла разом із списком назв поля даних, що мвстяться в ньому. Велике поле в нижній частині вікна приділяється для розміщення даних із бази. Лінійки прокрутки, розташовані в правій частині вікна, дозволяють переміщатися усередині набору даних.

У нижній частині вікна зліва знаходиться поле з номером запису даних, що у даний момент обробється. Стрільці поруч із цим полемо дозволяють переходити до наступного або попереднього запису. За допомогою стрілок із вертикальними штрихами можна перейти в початок або в кінець набору даних. У статусний рядок, розташований у нижній частині вікна, виводиться інформація про хід виконання команд і стани програми.

Завантаження зовнішнього набору даних.

Після запуску програми Query з'являється діалогове вікно Select Data Source, у якому доводиться список доступних типів баз даних. Виберіть потрібний Вам тип і клацніть по командній кнопці Use. Відкриється діалогове вікно Add Tables, у якому варто вибрати потрібний файл і клікнути по командній кнопці Add. У вікні повинно з'явитися назва цього файла разом із списком назв поляж. Якщо необхідно завантажити ще один файл, то клацніть по його імені і знову скористайтеся кнопкою Add. Після того як усі необхідні файли будуть завантажені, закрийте діалогове вікно щигликом по кнопці Close.

Якщо потрібний тип баз даних відсутніх у діалоговому вікні Select Data Source, клацніть у ньому по командній кнопці Other. Відкриється діалогове вікно ODBC Data Sources. Тут потрібно клікнути по командній кнопці New і в діалоговому вікні , що відкрилося , додати драйвери для баз даних інших типів, наприклад, Microsoft Access. Закрийте це вікно щигликом по кнопці OK. З'явиться наступне діалогове вікно ODBC Microsoft Access Setup; тут клацніть по командній кнопці Select Database і в діалоговому вікні , що відкрилося , зазначте директорію на диску, де знаходиться ця база даних, і ім'я файла, що містить потрібний набір даних. Закрийте всі інші діалогові вікна щигликом по кнопці OK, після чого обраний набір даних з'явиться у вікні, а відповідний тип баз даних буде внесений у список доступних типів баз даних.

Після закриття всіх діалогових вікон у верхній частині вікна програми Query з'явиться список, що містить ім'я завантаженого файла і назви поляж даних. Якщо було завантажено декілька файлів, то кожному з них буде відповідати окремий список. У рядку заголовка вікна буде розташована назва бази даних.

У нижній частині вікна з'явиться порожнє поле зі стрілкою - поле списку. Після щиглика по стрілці в поле списку з'явиться список, що містить назви поляж даних усіх завантажених файлів. Якщо клікнути мишею по одному з назв поляж даних, то в поле списку з'явиться список значень обраного поля, а список назв поляж переміститися в наступне поле списку зі стрілкою, що з'явиться справа від першого. У цьому полі також можна відкрити список значень іншого поля даних і т.д. У такий спосіб формуються стовпці таблиці, що надалі можна буде обробляти програмою Excel, і тим самим задається структура запису набору даних, що буде містити обрані значення поля. Ця таблиця може містити значення не всіх полів, що містяться у вихідній базі даних. Тому процес розгортання значень поляж у будь-який момент можна припинити.

Для того щоб відсортувати набір даних, що утворився , клацніть по 10-й або 11-й піктограмі вікна програми Query. Сортування можна проводити або по зростанню, або по убуванню значень деякого поля.

У меню Records міститися директиви додавання і видалення стовпців даних, а також директива сортування даних.

Щоб перейти до визначеного запису даних, варто викликати в цьому меню директиву Go To і зазначити в діалоговому вікні , що відкрилося , номер запису, а потім клікнути по кнопціOK.

Як і в програмі Excel, у Query є меню Format, у якому містяться директиви коригування ширини стовпців, висоти рядків і видів шрифту.

Критерії вибору даних.

Коли набір даних завантажений, і з нього потрібно вибрати частину записів. Клацніть по піктограмі вмикання/вимикання критеріїв (6-а на піктографічній панелі), тоді в середній частині вікна з'явиться поле, у котрому потрібно зазначити критерій добору даних.

Для введення критерію варто клікнути мишею в поле критерію (перший рядок), після чого з'явиться поле списку зі стрілкою. Клацніть по цій стрілці, щоб відкрити список поля. Виберіть тут поле, за значеннями якого буде проводитися добір даних.

Після цього в наступному полі введення (другий рядок) зазначте значення цього поля. Для введення значення поля подвійним щигликом мишею по другий рядок відкрийте діалогове вікно Edit Criteria. У поле списку Operator виберіть логічний оператор порівняння даних ("дорівнює", "не дорівнює" і т.д.). Щигликом по командній кнопці Values відкрийте діалогове вікно Select Value[s] із усіма значеннями заданого поля. Виберіть тут потрібне значення і закрийте вікно кнопкою OK, тоді обране значення з'явиться у відповідному полі вікна Edit Criteria. Це вікно закривається також щигликом по кнопці OK.

Після цього програма Query вибере всі записи, що мають задане значення поля, і розташує їх у нижній частині вікна. На закінчення викликайте директиву Return Data to Microsoft Excel, що завершує виконання програми Query і передає сформовану таблицю в програму Excel для подальшої обробки.

Комбіновані запити.

Завантажте вихідний файл даних із бази програмою Query. Клацніть по піктограмі вмикання/вимикання критеріїв (6-а піктограма), тоді в середній частині вікна з'явиться поле критеріїв добору даних. Введіть у нього перший критерій добору способом, що був описаний у попередньому розділі.

За допомогою директиви Add Criteria із меню Criteria відкрийте діалогове вікно цієї директиви. Клацніть по селекторній кнопці And, якщо що відбираються записи повинні задовольняти обом критеріям, або по кнопці Or, якщо досить виконання одного з критеріїв. Після щиглика по маленькій стрільця в поле Field відкриється список значень поля, із якого виберіть значення поля для другого критерію. У наступному полі Operator аналогічним способом виберіть із списку логічний оператор порівняння даних ("менше", "більше" і т.д.). Нарешті, у поле введення Value потрібно зазначити значення, із яких робиться порівняння. Це можна зробити вручну або вибрати значення зі списку, що відкривається командною кнопкою Values. Після виконання всіх установок клацніть по кнопці Add. Повториєте всі установки для наступних критеріїв і на закінчення клацніть по кнопці Close. Після цього програма Query відбере запису, що задовольняють складному комбінованому запиту, і розмістить їх у нижній частині вікна.

Обмін даними з зовнішньою базою.

Зовнішній набір даних можна обробляти або в програмі Query, або передати його на опрацювання в програму Excel.

Щоб запам'ятати зміни, що були зроблені в програмі Query, насамперед активізуйте опцію Allow Editing у меню Records. Потім клацніть по будь-якому полю усередині запису даних і можете починати редагування. Всі зроблені зміни будуть записуватися у вихідний файл даних, тобто буде встановлений динамічний зв'язок.

У програмі Excel зовнішній набір даних можна редагувати як будь-яку іншу таблицю. Зокрема, можна коректувати ширину стовпців і висоту рядків і застосовувати будь-які процедури форматування. Але при цьому потрібно враховувати, що всі зроблені зміни не зроблять ніякого впливу на вихідний зовнішній файл даних, тобто в цьому випадку мова йде про статичну форму інформаційного зв'язку.

1.3. Конфігурування програми EXCEL

Програму Excel можна настроювати відповідно до індивідуальних запитів дуже широкого кола користувачів. Кожний користувач програми Excel, визначивши коло найбільше часто використовуваних функцій, може організувати роботу з ними найбільше зручним для себе способом. З іншого боку, ті функції програми, що ніколи не використовуються, можна взагалі забрати з конфігурації, щоб заощадити ресурси комп'ютера і підвищити ефективність обробки.

Створення піктографічного меню.

Переведіть покажчик миші в будь-яку позицію на основній панелі піктографічного меню і натисніть праву кнопку маніпулятора. У меню, що відкрилося за допомогою директиви Customize відкрийте діалогове вікно. У лівому полі цього вікна розташований список категорій піктограмних кнопок. Виберіть потрібну Вам категорію, тоді в правому полі Buttons з'являться всі піктограмні кнопки, що відносяться до даної категорії. Після щиглика по цікавлячій Вас кнопці в нижньому полі з'явиться короткий опис директиви, що зв'язана з цією кнопкою.

Визначите, які піктограмні кнопки Ви хочете включити в нову піктографічну панель. Виберіть потрібну піктограмну кнопку і буксируйте її, утримуючи ліву кнопку миші натиснутої, у довільну позицію на робочому листі. Як тільки кнопка миші буде відпущена, піктограма з'явиться на робочому листі. Повторюйте цей процес, поки не будуть обрані всі необхідні піктограмні кнопки. Кожну нову піктограму варто розташовувати поруч із попередньої. У такий спосіб буде сформована нова піктографічна панель.

Коли всі піктограми будуть обрані, клацніть по командній кнопці Close, щоб закрити діалогове вікно. Після цього замовлена панель з'явиться на робочому листі. Використовуючи мишу, перемістите панель у зручне для Вас місце на робочому листі, або зафіксуйте її у верхній частині вікна під основною піктографічною панеллю.

Зміни виду основного вікна.

Викликайте директиву Options із меню Tools. Відкриється діалогове вікно, у верхньому полі якого виберіть опцію View. Тоді в лівому полі Show з'являться чотири контрольних індикатори (опціональні кнопки), що визначають зовнішній вигляд основного вікна.

Якщо контрольний індикатор включений, те поруч із ним знаходиться хрестик. Звичайно перші два індикатори є включеними, оскільки по умовчанню на екрані відображається складальний рядок (Formula Bar) і статусний рядок (Status Bar). Ці рядки можна забрати з екрана, вимкнувши відповідні індикатори. Дві інші кнопки служать для вмикання/вимикання коментарю (Note Indicator) і інформаційного вікна (Info Window). У інформаційному вікні можна побачити адресу активної комірки, формулу, що вона містить, і коментар. Якщо в інформаційному вікні є коментар про вміст комірки, то при вмиканні індикатора коментарів у верхньому правом куту активної комірки з'являється маленька червона крапка.

Для того, щоб збільшити робочу зону на екрані, варто включити опцію Full Screen із меню View, що знаходиться в основному рядку меню. Після цього з екрана зникнуть складальний рядок, піктографічна панель і статусний рядок; залишиться тільки піктограмна кнопка Full. За допомогою цієї кнопки можна швидко відновити стандартний вид основного вікна.

Зміна виду робочого листа.

Викликайте директиву Options із меню Tools, тоді відкриється діалогове вікно, у верхньому полі якого виберіть опцію View. У середньому полі Windows Options з'явиться ряд контрольних індикаторів, стан яких визначає форму представлення робочого листа.

Якщо включити індикатор Automatic Page Break, те в робочому листі з'являться штрихові лінії, що вказують межі друкарської сторінки, що утвориться при виводі таблиці на друк при заданих параметрах форматування. За допомогою індикатора Formulas можна включити текстовий режим, при якому замість відображення значень в комірках будуть відображатися формули.

Контрольний індикатор Gridlines робить лінії координатної сітки видимими або невидимими. Крім того, тут можна управляти відображенням заголовків рядків або стовпців (Row & Column Headers), нульових значень у таблиці (Zero Values), горизонтальних (Horizontal Scroll Bar) і вертикальних (Vertical Scroll Bar) лінійок прокрутки, назв робочих листів (Sheet Tabs). Виконавши всі установки, закрийте діалогове вікно щигликом по кнопці OK. Вид робочого листа буде відповідати зазначеному стану контрольних індикаторів.

Установка стандартного шрифту.

Викликайте директиву Options із меню Tools. У верхній частині діалогового вікна , що відкрилося , виберіть опціюGeneral. Тоді в середньому полі Standard Font: з'явиться назва шрифтуу, що програма використовує по умовчанню. Клацніть по стрілці, розташованої поруч із цим полемо, тоді відкриється список усіх доступних видів шрифту. За допомогою лінійки прокрутки можна переглянути весь список. Клацніть мишею за назвою підхожого Вам шрифту, тоді ця назва з'явиться в поле Standard Font:. Тепер по умовчанню буде використовуватися обраний Вами шрифт, але стандартним він стане тільки після перезапуска програми Excel, про що вона повідомить у діалоговому вікні при закритті вікна Options.

Справа від поля Standard Font: знаходиться поле списків для розмірів шрифту (Size). Звичайно використовується шрифт розміром у 10 пунктів, але тут можна задати любий із доступних розмірів шрифту. Варто враховувати, що для тексту, набраного більш великим шрифтом, будуть потрібні комірки більшого розміру. Це може привести до погіршення сприйняття великої таблиці.

Крім установки шрифту, у цьому вікні можна змінити стандартну директорію. По умовчанню програма в якості стандартної використовує директорію, де вона инстальована (c:Programm filesOffice), але в поле Default File Location: можна зазначити будь-яку іншу директорію.

Установка національних параметрів.

Викликайте директиву Options із меню Tools і у верхній частині діалогового вікна , що відкрилося , виберіть опцію ModuleGeneral. Тоді в нижній частині вікна з'явиться група полів International, у якій можна установити національні параметри. Звичайно при інсталяції встановлюються параметри, що прийняті в Америці й Англії (English/USA). Ці параметри стали фактично міжнародними. Зокрема, це стосується роздільника в списках (List Separator), у якості якого використовується кома, оскільки саме цей символ застосовується в програмі Excel для поділу аргументів у функціях.

Клацніть по маленькій стрільця, що знаходиться в поле Language/Country:. Відкриється список країн, національні параметри яких можна установити в програмі Excel. При виборі конкретної країни в нижньому полі з'являються параметри, що використовуються в цій країні. Якщо Вашої країни немає в списку, то Вам прийдеться встановлювати національні параметри через опції International у програмі настроювання (Control Panel) середовищf Windows. Звернете увагу: у Німеччині і Росії кома використовується в якості десяткового знака, що відокремлює цілу частину числа від дробової, тому в якості роздільника аргументів у функціях доводяться використовувати інший символ, як-от крапку з комою. Після виконання всіх установок закрийте вікно щигликом по командній кнопці OK.

Зміна кольорів.

Викликайте директиву Options із меню Tools і у верхній частині діалогового вікна, що відкрилося , виберіть опціюColor. Тоді в першому середньому полі з'явиться зображення шістнадцятьох стандартних колірних тонів (Standard Colors:), на основі яких можна одержати всю колірну гаму. В другому середньому полі розташовані зображення восьми колірних тонів, що використовуються для заповнення стовпчиків діаграм (Chart Fills:), у третьому полі - восьми колірних тонів для побудови діаграм (Chart Colors:), у четвертому полі - восьми кольорів для проведення ліній на діаграмах (Chart Lines:) і в п'ятому полі можна побачити зображення 24-х додаткових колірних тонів, призначених для оформлення таблиць (Other Colors:).

У поле списку Copy Colors from знаходиться список файлів, із яких можна імпортувати колірну палітру. Для того щоб змінити який-небудь колір, клацніть спочатку по відповідному кольоровому квадраті, а потім по командній кнопці Modify. У діалоговому вікні , що відкрилося, Color Picker перемістите мишею маркер колірного тону. У полях Hue:, Sat: і Lum: можна змінити відповідно відтінок, насиченість і яскравість кольору. У нижньому лівому полі перегляду можна побачити колірний тон, що утворюється в результаті цих дій.

Автоматичне завантаження документів.

Припустимо, що деяка версія Вашого документа вже створена і завантажена. Викликайте директиву Save As із меню File і збережете свій документ у піддиректорії XLSTART стартової директорії програми Excel. При кожному запуску програма Excel автоматично завантажує усі файли, що знаходяться в цій піддиректорії.

Інший спосіб зв'язаний із вибором опції General у діалоговому вікні директиви Tools Options. У нижньому полі Alternate Startup File Location: можна зазначити ім'я директорії, де знаходяться Ваші документи.

Можна також зазначити ім'я що завантажується файла в якості стартового параметра. Для цього необхідно перейти в Менеджер Програм (Program Manager) середовище Windows. У ньому потрібно відкрити групу програм Microsoft Office і промаркувати піктограму програми Excel. Потім варто викликати директиву Properties із меню File. Тоді відкриється діалогове вікно, у поле введення котрого Command Line уже буде знаходитися ім'я програми Excel. Введіть у це поле пробіл і зазначте директорію й ім'я Вашого робочого документа. Потім закрийте вікно щигликом по кнопці OK. Тепер при запуску програми Excel автоматично буде завантажуватися Ваш документ. Коли документ застаріє і його не потрібно буде більше завантажувати, цей стартовий параметр можна буде аналогічним способом видалити.

Шаблони таблиць.

Зробіть вручну таблицю і виконаєте в ній усі необхідні процедури форматування. Побудуйте для неї типові діаграми, якщо вони будуть надалі використовуватися.

Викликайте директиву Save As із меню File. У діалоговому вікні , що відкрилося , зазначте ім'я типового документа і виберіть директорію, де він буде зберігатися. Потім клацніть по стрілці в поле Save File As Type: і в списку , що відкрився , виберіть елемент Template. Закрийте вікно щигликом по командній кнопці OK.

Цей документ одержить розширення . XLT, що привласнюється шаблонам. Надалі його можна завантажити як і будь-який інший файл, але в цьому випадку відкривається не самий шаблон, а його копія, що дозволяє багаторазово використовувати вихідний шаблон при побудові інших таблиць.

Для модифікації самого шаблона викликайте директиву Open із меню File. Після вибору шаблона натисніть клавішу [Shift] і клацніть по кнопці OK. Після редагування збережете шаблон звичайним способом.