Порядок заключения кассы операционно-кассовым работником, выполняющим функции старшего по смене (администратора)

8.5.1. При заключении операций за день заведующему кассой надлежит:

- принять от кассовых (операционно-кассовых) работников под роспись в книгах ф.№№0402124/0482155/0402045 денежную наличность и ценности, Отчетные справки ф.№0402112, Справки о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№345, Реестры сумм принятой денежной наличности для осуществления перевода денежных средств ф.№350, Реестры операций с наличной валютой и чеками ф.№328 и приходные/расходные кассовые документы, протоколы операций электронного кассира ф.№342;

- сверить количество приходных/расходных документов с данными Отчетных справок ф.№0402112, Справок оборотов по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№345, протоколов операций электронного кассира ф.№342;

- сверить соответствие фактических сумм денежной наличности, сдаваемых кассовыми работниками, с суммами, указанными в книге ф. №0402124 и в Отчетных справках ф.№0402112, Справках о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№345, протоколах операций электронного кассира ф.№342;

-сверить количество сданных ценностей с учетом записей в книге ф.№ 0482155;

- после вышеуказанной проверки расписаться в Отчетных справках ф.№0402112, Справках о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№345, протоколах электронных кассиров ф.№342.

8.5.2. По данным Отчетных справок ф.№0402112, Справок о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№345, а также на основании приходных и расходных кассовых документов по операциям, совершенным непосредственно самим заведующим кассой составить Справку о кассовых оборотах ф.№0402114 и/или сводную справку о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами ф.№344 (Приложение №12 к документу /10/, Сводную справку о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№346 (Приложение № 27 к настоящему Регламенту).

В автоматизированных ВСП Отчетная справка ф.№0402112, Справка о кассовых оборотах ф.№0402114 формируются АС. Сводная справка о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами ф.№344, Сводная справка о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№346 формируются в АС ВСП в электронном виде и передаются в АС ведения архива ДЭВ в соответствии с п. 8.4 настоящего Регламента.

8.5.3. Сверить указанные в сводных справках кассовые обороты с соответствующими данными кассовых журналов, совместно с операционно-кассовым работником, выполняющим функции старшего по смене. В автоматизированных ВСП указанная сверка осуществляется АС.

Сверка оформляется подписями заведующего кассой в кассовых журналах и операционно-кассового работника, выполняющего функции старшего по смене, в Справке о кассовых оборотах ф.№0402114 и/или Сводной справке о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами ф.№344, Сводной справке о кассовых оборотах по операциям с монетами ф.№346. В автоматизированных ВСП указанная сверка подтверждается АСП/ЭЦП заведующего кассой в кассовых журналах и Сводной справке о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами ф.№344, Сводной справке о кассовых оборотах по операциям с монетами ф.№346 и подписью операционно-кассового работника, выполняющего функции старшего по смене, в Справке о кассовых оборотах ф.№0402114, распечатанной на бумажном носителе.

Справка о кассовых оборотах ф.№0402114, Отчетные справки ф.№0402112, Справка о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов ф.№ 345, Сводная справка о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами ф.№344, Сводная справка о кассовых оборотах по операциям с монетами ф.№346, а также Реестры сумм принятой денежной наличности для осуществления перевода денежных средств ф.№350, Реестры операций с наличной валютой и чеками ф.№328 и приходные/расходные кассовые документы в неавтоматизированных ВСП передаются операционно-кассовому работнику, выполняющему функции старшего по смене.

8.5.4. С учетом данных справок, а также приходных расходных кассовых документов по депозитарным операциям отразить остатки банковских ценностей в книгах учета и, при сменном режиме работы ВСП, оформить акт приема-передачи ф.№403.

8.5.5. Совместно с операционно-кассовым работником, ответственным за обеспечение сохранности банковских ценностей в ВСП, проверить по надписям на накладках пачек с денежной наличностью, ценностями и ярлыках на мешках с монетой (ценностями) соответствие фактического наличия банковских ценностей, находящихся в хранилище, с данными, указанными в книгах учета (акте приема-передачи), и подтверждают своими подписями правильность остатков банковских ценностей, находящихся в хранилище.

8.5.6. В случае выявления расхождения данных между фактическим наличием банковских ценностей в хранилище и их остатками, указанными в книгах учета ф. №280 (акта приема-передачи ф.№403), принимаются меры к устранению этих расхождений. Причины всех выявленных расхождений указываются в акте произвольной формы. На суммы выявленной недостачи (излишка) ценностей формируется в электронном виде расходный кассовый 0402009/приходный кассовый 0402008 и/или мемориальный ф. № 203/277 ордер, которые не содержат подписи вносителя. После заверения указанных ордеров АСП/ЭЦП всех уполномоченных лиц, наличие подписей которых предусмотрено формами документов, они передаются в АС ведения архива ДЭВ для хранения в электронном виде в соответствии с требованиями документа /39/. В автоматизированной системе формируются Книга учета ф.№280 и акт приема-передачи ф. № 403 с учетом выявленных расхождений, листы которых распечатываются. Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, вновь производят сверку фактического наличия ценностей, находящихся в хранилище, с данными указанных книг и акта.

Ущерб, причиненный ВСП по вине его работников, в случае недостачи банковских ценностей, возмещается виновными лицами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В случае, если причина недостачи заключается в том, что “лишние” банковские ценности были ошибочно вложены в инкассаторскую сумку, отправленную из ВСП в филиал банка, а при пересчете указанной сумки обнаруживаются совпадающие по сумме излишки, возможно проведение взаимозачета недостачи и излишка банковских ценностей.

Взаимозачет недостачи и излишка банковских ценностей осуществляется в случае принятия решения о возмещении недостачи и возврате кассовому работнику внесенной им суммы руководителем филиала банка на основании служебной записки руководителя ВСП. Служебная записка с положительной резолюцией руководителя филиала банка направляется в бухгалтерское подразделение для проведения взаимозачета.

8.5.7. В случае невозможности по техническим причинам изъятия денежной наличности из депозитного ящика Темпокассы или «электронного кассира» (из-за поломки замков и т.п.), по окончании операционного дня составляется акт произвольной формы в двух экземплярах с указанием Ф.И.О. и за подписью кассового работника, на рабочем месте которого установлено указанное оборудование, должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей ВСП, и руководителя (заместителя руководителя) ВСП, если он не является одним из должностных лиц. В указанном акте отражается факт неисправности и указывается сумма, находящейся в оборудовании денежной наличности.

Сумма денежной наличности, находящаяся в неисправной Темпокассе:

- на рабочем месте кассового работника: устанавливается кассовым работником по результатам подсчета данных «Отчетной справки» ф. №0402112 и составляет разницу сумм данных графы «Остаток на конец дня» с учетом сумм, сданных в течение дня заведующему кассой по книге ф. № 0402124, и имеющегося фактического остатка денежной наличности, изъятого из рабочего ящика Темпокассы;

- на рабочем месте заведующего кассой: указанная сумма подсчитывается заведующим кассой исходя из суммы остатка денежной наличности на начало дня (по данным книги ф.№0402118), к которой прибавляются суммы денежной наличности, поступившей от совершенных им приходных операций, а также полученной от других кассовых работников по книге ф.№ 0402124, и вычитаются суммы, выданной кассовым работникам денежной наличности по книге ф.№ 0402124 и выданной клиентам при совершении заведующим кассой расходных операций, а также сумма фактически имеющейся у заведующего кассой денежной наличности.

Сумма денежной наличности, находящаяся в кассетах «электронного кассира», устанавливается по данным программного обеспечения (например: по «Протоколу операций электронного кассира» в АС - филиал).

На возникшую вследствие поломки оборудования недостачу денежной наличности при заключении операционного дня составляется акт в двух экземплярах и оформляется расходный кассовый ордер 0402009. По одному экземпляру акта на недостачу вместе с расходным кассовым ордером 0402009 и акта о факте неисправности банковского оборудования направляются в составе отчета ВСП в филиал банка для помещения в сшив кассовых документов, вторые экземпляры указанных актов остаются в ВСП, их копии направляются для уведомления в подразделение, ответственное за организацию кассовой работы.

На следующий рабочий день, после проведения ремонтных работ, на денежную наличность, изъятую из депозитного ящика Темпокассы или «электронного кассира» составляется акт произвольной формы о факте изъятия денежной наличности с указанием ее суммы и Ф.И.О. кассового работника, у которого произошла недостача денежной наличности в следствие поломки оборудования, за подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, и руководителя (заместителя руководителя) ВСП, если он не является одним из должностных лиц. На сумму изъятой денежной наличности составляется акт на излишки и оформляется приходный кассовый ордер 0402008. Акт о факте изъятия вместе с актом на излишки денежной наличности, а также вторые экземпляры акта о факте неисправности банковского оборудования и акта на недостачу направляются в составе отчета ВСП в филиал банка.

При совпадении сумм, указанных в акте на недостачу и в акте на излишки, филиал банка может провести взаимозачет сумм недостачи и излишка. Взаимозачет возможен при условии, если недостача и излишки вследствие поломки оборудования образовались у одного кассира и при этом отсутствует факт ущерба работодателя.

Взаимозачет недостачи и излишка денежной наличности осуществляется при принятии решения о его проведении руководителем (заместителем руководителя) филиала банка на основании служебной записки руководителя ВСП. Служебная записка с положительной резолюцией руководителя филиала банка направляется в бухгалтерское подразделение для отражения в бухгалтерском учете операции проведения взаимозачета.

8.5.8. Книги учета и акт приема-передачи ф.№403 заложить в сейф, расположенный в хранилище.