Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1. Все документы с грифом «коммерческая тайна» подлежат учету в спецподразделении.

3.2. Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3. С целью сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета:

§ учет и регистрация входящих документов;

§ учет и регистрация исходящих документов;

§ инвентарный учет;

§ номенклатура дел, журналов и карточек.

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую тайнy:

а) прием и регистрация документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется спецподразделением. Требование общего делопроизводства об однократности регистрации распространяется на документы, содержащие коммерческую тайну; б) при послуплении всей получаемой корреспонденции, а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом «коммерческая тайна» не вскрывают, а передаются в спецподразделение;

в) в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «коммерческая тайна» составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов производится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, пришиваются и опечатываются;

е) на первом листе зарегистрированого входящего документа с грифом «коммерческая тайна» проставляется штампами, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений;

ж) на первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5. Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну:

а) печатание документов производится в машбюро спецподразделения. По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности;

б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения;

в) отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;

г) все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листа должны быть сданы в спецподразделение для уничтожение ( при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации);

3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты:

а)инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после из регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование;

в) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видам документов, а также по видам производства;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом «коммерческай тайна»:

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При это под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф «коммерческая тайна», после графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом»;

б) документы с грифом «коммерческая тайна» подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом «коммерческая тайна» назависимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;

в) листы дела нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудником спецподразделения.

 

IY. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна»

4.1. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна» во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.

4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3. При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф «коммерческая тайна», что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа «коммерческая тайна» и номера документа, а на внешнем – адреса получателя.

4.4. Исходящим номером документа с грифом «коммерческая тайна» является номер, за которым зарегестрирован документ.

4.5. После отправки документа в карточке ( журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившему отправку.

4.6. При необходимости документы с грифом «коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

 

Y. Размножение документов с грифом «коммерческая тайна»

5.1. Размножение документов с грифом «коммерческая тайна» должно производится в местах, определенных руководителем предприятия, под контролем специально назначенных для этих целей лиц. Использование электронной копировальной техники без применение техническик средств защиты не разрешается.

5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменному разрешению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3. Выписки из документов с грифом «Коммерческая тайна» производится по разрешению соответствующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившему выписку.

 

YI. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна»

6.1. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производится спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом «коммерческая тайна»:

а) сданные в спецподразделение черновики документов, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника спецподразделения и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками спецподразделения и уничтожается. Периодичнось изъятия может устанавливается начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна» производится установленным порядком в соответствии со сроками их хранения;

г) разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия;

 

 

е) отобранные для уничтожение документы и дела с грифом «коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками спецподразделения с учетом данными и уничтожаются;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом «коммерческая тайна» должно производится путем их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документа.

 

YII. Проверка наличия документов с грифом «коммерческая тайна»

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссией, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «коммерческая тайна».

7.3. Проверка осуществляется от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «коммерческая тайна».

7.5. Проверка наличия документов проводятся также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

 

YIII. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «коммерческая тайна»

8.1. Документы с грифом «коммерческая тайна» в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

8.2. Выдача документов с грифом «коммерческая тайна» сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа.

8.3. Передача документов с грифом «коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществлятся только под росписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.